Обеспечение безопасности файлов компании обязательно для любого бизнеса. В этих документах есть информация, которая не только помогает компании процветать, но также включает личные файлы ваших сотрудников, их заработную плату и домашние адреса. Вот почему хранение этих документов в определенном месте, защищенном от любых внешних угроз, полезно для вашего бизнеса.
Из множества доступных на рынке решений для облачных хранилищ лишь немногие способны обеспечить полную безопасность файлов. Виртуальные комнаты данных построены на основе идеи безопасной среды документов, которой можно поделиться с внешним миром, если это необходимо. Но какими функциями должны обладать лучшие комнаты данных?
1. Сертификат безопасности
Провайдеры виртуальной комнаты данных должны иметь все необходимые сертификаты и алгоритмы безопасности, которые сделают ее такой же безопасной, как крепость. Посмотрите на самые популярные виртуальные комнаты данных, доступные на рынке, и сравните, какие сертификаты безопасности у них есть, и что они действительно делают с защищенным пространством.
Если онлайн-хранилище файлов построено на идее безопасности, в нем также есть инструменты, которые позволяют клиенту сделать пространство еще более безопасным. Обычно это настройки разрешений, функции водяных знаков и двухфакторная аутентификация.
2. Настройки разрешений
Безопасный VDR предназначен не только для хранения, но и для сотрудничества. Вот почему важно следить за тем, у кого есть доступ к каким файлам.
С помощью настроек разрешений вы можете разрешить определенным людям доступ к выбранным документам. Таким образом, им будут доступны только файлы, непосредственно связанные с ними.
Вы не рискуете утечкой информации и нарушением конфиденциальности, и можете быть уверены, что только люди, которым необходимо просмотреть документы, смогут их просмотреть. Провайдеры виртуальных комнат данных уверены в этом.
3. Возможности водяных знаков
Если кто-то захочет извлечь файл из программного обеспечения виртуальной комнаты данных, на этих документах будет водяной знак, подчеркивающий, кто и когда загрузил файл.
Если есть какие-либо проблемы с утечкой конфиденциальной информации, с помощью функции водяных знаков вы можете определить слабое место одной из учетных записей вашего сотрудника.
Также намного проще отслеживать, какие типы документов печатаются и кому нужно их печатать для целей управления. Существуют также варианты инструмента, в зависимости от потребностей пользователя виртуальной комнаты данных.
4. Безопасный обмен файлами
Как уже упоминалось ранее, программное обеспечение онлайн-комнаты данных — это не только место, где можно безопасно хранить документы, но и делиться ими с другими.
Способ их совместного использования также должен быть защищен, и виртуальная комната данных должна иметь возможность предоставить вам такую безопасность — с помощью алгоритмов шифрования и предоставления доступа людям с соответствующей авторизацией. И не должно быть никаких проблем с конфиденциальностью во время передачи файлов или доступа к файлам, и вам нужно будет проверить отзывы провайдера виртуальной комнаты данных, чтобы увидеть, насколько надежны их меры безопасности.
Это комбинация инструментов, доступных клиенту, и тех, которые встроены в решение, что делает обмен опытом по-настоящему безопасным.
5. Двухфакторная аутентификация
Когда дело доходит до безопасности личной учетной записи, одна из вещей, которые вы можете быть уверены на своей стороне, — это двухфакторная аутентификация. Многие хакеры пытаются получить доступ к вашим данным, и простого старого пароля недостаточно.
Комбинация того, что у вас есть (аутентификатор) и того, что вы знаете (пароль), практически не имеет себе равных. Виртуальная комната данных должна иметь эту функциональность, чтобы быть действительно безопасной средой для хранения ваших бизнес-файлов.
6. Поддержка
Если во время использования виртуальных комнат данных возникнут какие-либо проблемы, хорошая команда поддержки может обеспечить дополнительную безопасность, которая вам нужна. Любые ошибки в программном обеспечении или просто неправильное управление доступными инструментами можно исправить по горячей линии компетентного провайдера.
При поиске решения для виртуальной комнаты данных вы также должны знать о помощи, которую вы могли бы получить от команды — есть ли у них горячая линия или функция чата, встроенная в их виртуальную комнату данных? Всегда ли есть живой представитель, готовый вам помочь?
Безопасность в виртуальных комнатах
Безопасность имеет решающее значение во всех ситуациях. В деловом мире это одна из важнейших функций, которыми может обладать любой инструмент. Вот почему электронная комната данных, в которой должны храниться все самые важные файлы компании, должна быть безопасной средой. Просматривая все перечисленные функции и ища их на рынке виртуальных комнат данных, вы обязательно найдете решение, которое удовлетворит все ваши потребности в услугах комнаты данных.
Добавить комментарий