15 nejlepších tipů a triků pro Microsoft Word

Microsoft Word je perfektní aplikace, se kterou se snadno začíná, ale má spoustu výukových funkcí. V této příručce vás provedu některými z nejlepších tipů a triků aplikace Microsoft Word. To bude velmi užitečné, pokud budete upravovat dokumenty každý den.

Word zůstává jedním z nejcennějších a nejstarších nástrojů společnosti Microsoft. V průběhu let se software vyvíjel, aby mimo jiné vytvářel složité tabulky a grafy, souhrny, letáky a zpravodaje. Pomocí těchto nejlepších tipů a triků můžete zkrátit čas strávený na MS Word a přejít k dalšímu úkolu ve vašem seznamu.

15 nejlepších tipů a triků pro Microsoft Word

Nejoblíbenější aplikací pro zpracování textu, kterou používají písaři na celém světě, je Microsoft Word. Když napíšete zprávu, příběh, esej nebo cokoli jiného, ​​na čem byste mohli pracovat, program je nabitý nejrůznějšími funkcemi, se kterými se možná nikdy nesetkáte. Představuji několik mých oblíbených triků, které vám pomohou objevit některé z méně známých částí softwaru. Zde je patnáct tipů a triků, které z vás udělají průvodce Microsoft Word:

1. Používejte vlastní písma a styly
2. Určete statistiku čitelnosti dokumentu
3. Kliknutím zvýrazněte nabídku
4. Použijte datum a čas automatické aktualizace
5. Zbavte se nežádoucího formátování.
6. Vložte snímek obrazovky
7. Nechte svůj dokument mluvit
8. Odebrat pásek z panelu nástrojů
9. Chraňte svůj dokument
10. Převést Word do PDF
11. Použijte šablony pro úsporu času.
12. Importujte, formátujte a upravujte obrázky
13. Odstraňte slova jediným stisknutím klávesy
14. Přidání záložek do dokumentu
15. Kombinování a spojování dokumentů

Pojďme si je jeden po druhém vyzkoušet.

1] Klikněte na Vlastní písma a styly

Jedním z důležitých tipů pro práci s Wordem je úprava velikosti a stylu písma. Word ve výchozím nastavení zobrazuje text 12bodovým písmem Calibri. Pokud změníte nastavení písma, můžete změnit vzhled dokumentu.

Existují dva způsoby, jak změnit velikost a styl písma:

• Před zadáním čehokoli můžete provést změny v nastavení.
• Po napsání textu můžete také upravit velikost a styl textu.

Toto můžete změnit v levém horním rohu obrazovky takto:

• Na levé straně karty Domů uvidíte skupinu Písmo .

• Stačí kliknout a přetáhnout kurzor a vybrat text, který chcete změnit.
• Poté můžete změnit písmo pomocí rozevíracích nabídek ve skupině Písmo .
• Vyberte nový styl písma a změňte velikost.

V reálném čase uvidíte, jak Word aktualizuje váš text. Díky tomu je jedním z nejoblíbenějších tipů pro Microsoft Word – je to jednoduché vyladění, které přináší významné výsledky!

2] Určete statistiku čitelnosti dokumentu

Word dokáže kromě pravopisu a gramatiky posoudit i složitost vašeho stylu psaní. Odpovídá váš styl psaní například úrovni porozumění žáků pátých tříd nebo lidí s vyšším vzděláním? Nemáš se čeho bát. Word vypočítá vaše skóre na 100bodové stupnici pomocí testu snadnosti čtení těla. Obecně platí, že čím vyšší procento na stupnici, tím snazší je pochopit. Dokumentace úřadu obvykle uvádí, že skóre musí být vyšší než 60.

Test Flesh-Kincaid Grade Level také označuje stupeň, pro který je váš text napsán, a podle dokumentace společnosti Microsoft byste měli cílit na úroveň mezi 7.0 a 8.0.

Zde je postup pro aktivaci této funkce:

• Otevřete Word > Přejít na Soubor > Možnosti > Vybrat pravopis
• Pod nadpisem Při opravách pravopisu a gramatiky ve Wordu > Zaškrtněte políčko Kontrola gramatiky pomocí pravopisu.
• Poté zaškrtněte Zobrazit statistiku čitelnosti > klikněte na OK.
• Po povolení této funkce otevřete soubor, který chcete prozkoumat.
• Stiskněte F7 nebo vyberte Přehled > Pravopis a gramatika.

Word zobrazí úroveň čtení dokumentu po kontrole gramatiky a pravopisu.

3] Zvýrazněte nabídku jedním kliknutím

Možná budete chtít vybrat velkou část dokumentu a změnit písmo, barvu textu atd. Obvyklý způsob, jak přesunout kurzor nad blok textu, je přetáhnout kurzor, ale to může být časově náročné, zvláště když blok textu je velký a zabírá více stránek.

Chcete-li to provést rychle, postupujte takto:

• Klikněte na začátek textového bloku, který chcete zvýraznit.
• Podržte klávesu Shift a přejděte dolů na konec textového bloku.
• Vše se zvýrazní, když kliknete na konec textu. Poté můžete provést jakoukoli akci, kterou potřebujete.

Pokud chcete vybrat celý dokument, můžete tak učinit stisknutím Ctrl + A.

4] Použijte datum a čas automatické aktualizace

Používáte stejný dokument znovu a znovu, pokud změníte pouze několik klíčových detailů? Jeden šikovný trik je nechat Word automaticky aktualizovat datum, pokud dokument obsahuje čas a datum.

Chcete-li vložit datum, které se automaticky aktualizuje, postupujte takto:

• Otevřete Word > klikněte na kartu Vložit.
• Ve skupině Text > klikněte na Datum a čas.
• V dialogovém okně Datum a čas vyberte požadovaný formát .
• Dále zaškrtněte políčko Aktualizovat automaticky .

Datum bude vloženo jako pole a bude automaticky aktualizováno.

5] Zbavte se nechtěného formátování

Je snadné pokazit formátování dokumentu, zvláště pokud byl zkopírován a vložen z jiného zdroje. Proto byste měli zkontrolovat a opravit jakékoli nesprávné formátování, aby byl váš dokument atraktivnější a prezentovatelnější. Musíte jej vrátit do výchozího formátu, jak je znázorněno ve skupině Písmo na kartě Domů na pásu karet. Chcete-li to provést, musíte provést následující kroky:

• Zvýrazněte problematický text a stiskněte Ctrl+Mezerník.
• Můžete také použít tlačítko „ Vymazat vše formátování “, abyste se zbavili formátování vybraného textu.

To je vše.

6] Vložte snímek obrazovky

Přidání vizuální reprezentace nebo odkazu na obsah článku nebo recenze někdy přidává hloubku. Takto můžete použít funkci snímku obrazovky v aplikaci MS Word k pořízení snímku obrazovky a přidání váhy obsahu. Chcete-li to provést, postupujte takto:

• Otevřete Word > Klikněte na záložku „Vložit“.
• Klikněte na možnost Snímek obrazovky ve skupině Ilustrace ve skupině Pás karet .
• Zobrazí se možnost oříznutí obrazovky .
• Kliknutím na něj se dostanete na stránku, ze které chcete pořídit snímek obrazovky.
• Přetáhněte myší na požadovaný obrázek.
• Kopie snímku obrazovky bude automaticky přidána do vašeho dokumentu.

To je vše.

7] Nechte svůj dokument mluvit

Word má zajímavou funkci, která umožňuje číst text v dokumentu přes reproduktory počítače. Nepatří na pás karet, proto je nutné jej přidat na panel nástrojů Rychlý přístup. Chcete-li, aby vaše dokumenty mluvily, postupujte takto:

• Otevřete Word > klikněte na Soubor na pásu karet > poté klikněte na Možnosti v nabídce na levé straně obrazovky.
• Klepněte na panel nástrojů Rychlý přístup > Změnit rozevírací seznam z oblíbených příkazů na všechny příkazy. Počkejte několik sekund, než se aktualizuje seznam příkazů.
• Přejděte dolů na Mluvit > klepněte na Přidat.
• Na panelu rychlého přístupu nad pásem karet se zobrazí ikona Mluvit. Vypadá to jako prázdná bublina.
• Vyberte nějaký text > Poté klikněte na ikonu Mluvit a po několika sekundách uslyšíte mluvený text.

Z dokumentu můžete vytvořit audioknihu. To by bylo velmi užitečné v prezentaci, kde vaše publikum potřebuje porozumět všem bodům dokumentu, než přejde k další části.

Pro publikum je často efektivnější poslouchat mluvené slovo, než číst něco, kde mohou přeskakovat řádky a dojít k chybným závěrům.

8] Odebrat pásek z panelu nástrojů

Šedý panel nástrojů v horní části aplikace Word se nazývá pás karet.

Pokud chcete psát bez přerušení, můžete skrýt pás karet v horní části dokumentu pouhým stisknutím kombinace kláves Ctrl + F1 na klávesnici. Až budete s prací hotovi, můžete ji znovu zobrazit stisknutím Ctrl + F1 .

9] Chraňte svůj dokument

Je pravděpodobné, že jste si dali hodně práce s vytvářením složitého dokumentu a možná nechcete, aby vaši kolegové mohli provádět jakékoli změny, nebo chcete, aby mohli provádět pouze určité změny, například vkládat komentáře. .

Pokud je dokument dostupný ve víceuživatelském prostředí, můžete mu přiřadit heslo, aby jej mohli otevřít pouze oprávnění uživatelé. Microsoft Word má řadu vestavěných funkcí zabezpečení, které mohou pomoci šifrovat váš text. Chcete-li získat přístup k nastavení ochrany, postupujte podle následujících kroků:

• Klepněte na Soubor > Informace > Zamknout dokument.
• Z rozevírací nabídky můžete vybrat možnost Omezit úpravy, Šifrovat heslem nebo Omezit přístup .

Výběrem možnosti „Šifrovat heslem“ můžete ovládat oprávnění pro prohlížení a úpravy .

10] Převést Word do PDF

Stále používáte software třetích stran k převodu dokumentů aplikace Word do souborů PDF? Nyní můžete jednoduše převést dokument aplikace Word do PDF v několika krocích namísto staromódního způsobu:

• Otevřete dokument, který chcete uložit jako PDF .
• Uložte dokument kliknutím na záložku Soubor > klikněte na záložku Uložit jako, zobrazí se dialogové okno Uložit jako.
• Klikněte na rozevírací seznam Uložit jako typ > vyberte možnost PDF .
• Ujistěte se, že je zaškrtnutá nebo vybraná možnost Otevřít soubor po publikování.
• Klikněte na možnost Uložit.

Toto bude váš dokument PDF.

11] Použijte šablony pro úsporu času.

V aplikaci Microsoft Word je k dispozici mnoho šablon, od životopisů po zpravodaje. Většina tvrdé práce – formátování, rozvržení atd. – je již hotová za vás, pokud začnete se šablonou. Chcete-li začít se šablonou, postupujte takto:

• Spusťte Word > klikněte na Nový.
• Pod možností Prázdný dokument uvidíte miniatury náhledů některých šablon, ze kterých si můžete vybrat.
• Výše uvedené šablony jsou jen některé z možností dostupných online.
• Pokud hledáte něco konkrétního, klikněte tam, kde je uvedeno Hledat online šablony, a zadejte klíčové slovo – například CV . Poté stiskněte klávesu Enter na klávesnici.

To je vše.

12] Importujte, formátujte a upravujte obrázky

Obrázky můžete do dokumentů přidat takto:

• Spusťte aplikaci Word. Klikněte na kartu Vložit na pásu karet.
• Poté klikněte na Obrázky > Toto zařízení.
• Najděte požadovaný obrázek. Poté klikněte na Vložit pro přidání do dokumentu.
• Můžete také vybrat standardní obrázky nebo online obrázky z Vložit > Obrázky > Online obrázky.

Ve většině případů budete muset udělat nějakou práci, aby vaše obrázky vypadaly co nejlépe. Ve výchozím nastavení Word umístí obrázky tak, aby byly zarovnány s textem, ale to nemusí být nejlepší volba. Chcete-li to opravit, postupujte takto:

• Klepněte pravým tlačítkem myši na obrázek a vyberte „ Zalomit text “ pro další možnosti. Čtverec je dobrá volba, protože umožňuje přetáhnout obrázek kamkoli a obtékat kolem něj text.
• Kliknutím na obrázek a poté na kartu Formát obrázku na pásu karet zobrazíte další možnosti úprav obrázku.
• Můžete například vybrat rámeček, stín nebo efekt ve Stylech obrázků nebo kliknout na „ Oříznout “ a odstranit nežádoucí oblasti obrázku.

13] Smažte slova jedním stisknutím klávesy

Chcete smazat velký kus textu? Místo držení klávesy Backspace podržte klávesu CTRL a poté stiskněte klávesu Backspace na klávesnici.

Tím se místo odstranění pouze jednoho znaku odstraní jedno slovo pokaždé, když stisknete klávesu Backspace. Díky tomu můžete smazat kusy textu rychlostí blesku.

14] Přidání záložek do dokumentu

Při práci s velkými dokumenty jsou záložky velmi pohodlné. Libovolnou část dokumentu si můžete přidat do záložek a pojmenovat záložku, aby se dala použít k hledání konkrétního textu. Název záložky se v samotném dokumentu nezobrazuje.

Chcete-li přidat záložku, postupujte takto:

• Záložku můžete vytvořit umístěním kurzoru tam, kde ji chcete mít.
• Klikněte na kartu Vložit na pásu karet > Ve skupině Odkazy klikněte na ikonu Záložka .
• Ve vyskakovacím okně budete vyzváni k zadání názvu své záložky.
• Pro přidání záložky do dokumentu stačí kliknout na tlačítko „ Přidat “.
• Nyní stiskněte F5 a vyhledejte záložku v dokumentu.
• Ve vyskakovacím okně se zobrazí tlačítka Přejít na a Najít a nahradit .
• V prvním seznamu vyberte „ Záložka “ > Potom z rozevíracího seznamu vyberte požadovaný název záložky.
• Klikněte na „Go“ .

s. 15] Slučovací a slučovací dokumenty

Office 365 nabízí funkci Wordu, která umožňuje komukoli sloučit a sloučit více dokumentů do jednoho souboru. To je neuvěřitelně užitečné pro ty, kteří dostávají dokumenty z více zdrojů a potřebují je předložit na jednání jako jeden dokument.

Závěr

Přestože je Microsoft Word široce používán, jeho nejlepší vlastnosti jsou většině uživatelů neznámé. Doufám, že tento příspěvek byl užitečný a nyní znáte některé z nejlepších tipů a triků aplikace Microsoft Word, které vám ušetří spoustu času, zejména pokud pracujete s velkým a složitým dokumentem.