8 snadných způsobů, jak sdílet kalendář aplikace Outlook s ostatními
Chcete sdílet svůj kalendář s kolegy a dalšími lidmi na vašem pracovišti, ale nevíte, jak na to? Nebojte se; V tomto článku probereme jednoduché způsoby, jak pro vás proces sdílení kalendáře bude hračkou.
Postupujte podle všech kroků uvedených v článku, jak jsou uvedeny, abyste se vyhnuli možnosti jakékoli chyby. Kroky v tomto článku fungují skvěle ve verzích Office 365 a Outlooku po roce 2013 a umožňují vám sdílet kalendář Outlooku s ostatními.
Co je Microsoft Outlook?
Microsoft Outlook je všestranný software, který slouží k různým účelům, včetně spolupráce s ostatními při označování událostí, nastavování připomenutí důležitých událostí, plánování schůzek a dalších.
Microsoft Office obsahuje složky Office 365. Používá se hlavně k výměně e-mailů (s e-mailovými službami jako @Gmail, @hotmail, @msn atd.) se členy týmu prostřednictvím komunikace se servery společnosti Microsoft.
Díky funkcím, jako je sdílení e-mailového kalendáře a správa důležitých úkolů, je Outlook důležitou součástí každé společnosti.
- Postup sdílení nového kalendáře v aplikaci Microsoft Outlook
- Kroky ke sdílení kalendáře s kolegou v práci
- Jak zobrazím kalendář, který se mnou sdílí kolega?
- Postup sdílení kalendáře s někým mimo vaši organizaci
- Jak získám přístup ke kalendáři, který je sdílen s někým mimo moji organizaci?
- Jak mohu získat přístup ke sdílenému kalendáři, pokud používám software třetí strany?
- Kdo má přístup k vašemu kalendáři a jaká má oprávnění?
Při sdílení Outlook kalendáře existují dvě možné situace. Nejprve znáte osobu, které chcete tento kalendář poslat. Jiný scénář je, když uživatel sdílí kalendář mimo vaši organizaci.
Na to, jak k oběma situacím přistupovat, se podíváme pomocí následujících kroků.
Postup sdílení kalendáře Outlooku, který znáte nebo pracujete ve stejné organizaci, je jednoduchý.
1. Otevřete desktopovou aplikaci Outlook.
2. Pokud máte v kancelářském balíku zaregistrováno více účtů, ujistěte se, že jste kalendář vybrali pouze ze správného účtu Microsoft.
3. Klepněte na kartu Domů. Klikněte na Share Calendar a vyberte požadovaný kalendář.
4. Přejděte na kartu „Oprávnění“ a klikněte na „Vlastnosti kalendáře“. Zobrazí se vám seznam uživatelů, kteří mají přístup k vašemu kalendáři.
5. Podle výchozího nastavení může každý, kdo pracuje ve stejné společnosti, vidět rozvrh pouze když jste zaneprázdněni, nic víc.
6. Konfigurace se však liší podle organizace. Proto se zaměříme na to, jak jej můžete sdílet s jedním uživatelem, který s vámi spolupracuje.
7. Nyní klikněte na tlačítko „Přidat“, abyste někomu umožnili přístup k vašemu kalendáři.
8. Dále se na displeji zobrazí váš adresář. Podle výchozího nastavení vám zobrazí seznam uživatelů z vaší organizace.
9. Pokud požadovaný uživatel není v seznamu, můžete jej povolit kliknutím na tlačítko Přidat. Klepněte na tlačítko OK.
- Po přidání uživatele klikněte na OK. Váš kalendář nebude této osobě dostupný.
10. Vybrané uživatelské jméno se zobrazí v okně oprávnění. Ve výchozím nastavení budou nastaveny na „Může zobrazit všechny podrobnosti“.
Toto nastavení lze kdykoli nakonfigurovat a změnit podle potřeby.
- Klikněte na kartu „Domů“.
- Vyberte Přidat kalendář.
- Klikněte na Otevřít sdílený kalendář.
- Poté se otevře okno. Zadejte jméno uživatele, jehož sdílený kalendář chcete zobrazit, a klikněte na OK.
Nyní máte přístup ke všem sdíleným kalendářům tohoto uživatele v seznamu Sdílené kalendáře.
Proces sdílení kalendáře s někým, kdo pracuje v jiné organizaci, se příliš neliší.
1. Otevřete aplikaci OutlookDesktop.
2. Otevřete kalendář, který chcete sdílet.
3. Pokud máte v zařízení více účtů Microsoft, ujistěte se, že jste kalendář vybrali pouze ze správného účtu Microsoft.
4. Klikněte na Hlavní nabídka. Klikněte na Sdílet kalendář.
5. Poté se otevře okno s vlastnostmi kalendáře. Chcete-li svůj kalendář sdílet s uživatelem, který není uveden v seznamu, klikněte na Přidat v dialogovém okně Přidat uživatele.
6. Můžete vidět seznam uživatelů, kteří aktuálně vidí váš kalendář Outlooku.
7. Poté se na obrazovce zobrazí váš adresář. Zde vyberte „Kontakty“. Všechny externí kontakty uložené ve vašem adresáři se zobrazí v seznamu.
8. Pokud však zjistíte, že požadovaný uživatel není v tomto seznamu, budete muset tohoto uživatele nejprve přidat. Přidejte tohoto uživatele a klikněte na OK. Váš kalendář bude sdílen.
9. Uživatel, kterého jste vybrali, bude zahrnut v okně oprávnění. Ve výchozím nastavení budou nastaveny na „Může zobrazit všechny podrobnosti“.
Tato možnost může být kdykoli aktualizována nebo změněna podle vašeho uvážení.
Zde je důležité poznamenat, že lidem pracujícím mimo vaši organizaci nelze udělit práva „Delegovat“ nebo „Může upravovat“.
To se liší od obvyklého způsobu přístupu ke sdílenému kalendáři.
Proces zobrazení sdíleného kalendáře někým mimo vaši organizaci se mírně liší.
Chcete-li získat přístup ke sdílenému kalendáři jako příjemce, postupujte podle následujících kroků.
- Klepněte na tlačítko Přijmout a zobrazit kalendář.
- Budete přesměrováni na oficiální web aplikace Outlook.
- Chcete-li zobrazit sdílený kalendář, musíte být přihlášeni ke svému účtu.
Metody uvedené v článku nejsou přímo použitelné, pokud nemáte Outlook a používáte alternativní software.
Proces je trochu časově náročný, protože vyžaduje několik kroků navíc. Vysvětlíme to pomocí odkazu na Kalendář Google. Je to proto, že se jedná o jeden z nejpopulárnějších kalendářových softwarů dostupných na současném trhu.
Tyto kroky jsou však stejně platné pro jakýkoli jiný kalendářový software, který možná používáte.
- Otevřete Gmail (nebo jakoukoli e-mailovou službu, kterou používáte) a přihlaste se ke svému e-mailovému účtu.
- Otevřete e-mail s pozvánkou ke sdílení.
- Uvidíte otevřený nový e-mail. Klikněte pravým tlačítkem na možnost „Tato adresa URL“ v pravém dolním rohu e-mailu.
- Vyberte možnost Kopírovat umístění odkazu.
- Přihlaste se do svého Kalendáře Google.
- Klikněte na tři tečky vedle Přidat kalendář.
- Vyberte Z adresy URL.
- Vložte adresu URL, kterou jste zkopírovali.
- Klikněte na Přidat kalendář.
Kalendář se nezobrazí v seznamu „Další kalendáře“ na levé straně obrazovky.
7. Kdo má přístup k vašemu kalendáři a jaká má oprávnění?
Při sdílení kalendáře máte na výběr z několika úrovní podrobností.
- Mohu zobrazit, když jsem zaneprázdněn: Uživatelé s touto úrovní přístupu ve vašem kalendáři uvidí, jen když budete přítomni.
- Mohou zobrazit názvy a umístění: Uživatelé s touto úrovní oprávnění mohou zobrazit vaši dostupnost, obsah a místa schůzek.
- Může zobrazit všechny informace. Ti, kteří mají ve vašem kalendáři tuto úroveň přístupu, mohou zobrazit všechny podrobnosti o vašich schůzkách stejně jako vy.
Závěr
Tím se dostáváme na konec tohoto článku. V tomto článku jsme hovořili o tom, jak sdílet kalendář s lidmi ve vaší organizaci i mimo ni.
Diskutovali jsme o tom, jak můžete zobrazit sdílené kalendáře. Vysvětlili jsme také, jak můžete podle potřeby udělit oprávnění dalším uživatelům.
FAQ
Povolení přístupu ke kalendáři můžete komukoli kdykoli zrušit. Uvědomte si, že uživatelům Microsoft 365 a Outlooku může chvíli trvat, než aktualizují oprávnění k zobrazení pro váš kalendář.1. Vyberte Kalendář.2. Klepněte na tlačítko Domů. Vyberte oprávnění kalendáře.3. Na kartě oprávnění najdete seznam uživatelů, kteří mají k tomuto kalendáři přístup. Vyberte uživatelské jméno, které chcete odstranit, a klikněte na Odebrat.4. Klepněte na tlačítko OK.
Existují tři možná vysvětlení upozornění „Tento kalendář nelze publikovat“.– Zadaná e-mailová adresa je neplatná.– Toto je skupinová e-mailová adresa Microsoft 365.
Jedním z hlavních důvodů, proč se lidé rozhodnou sdílet kalendáře prostřednictvím e-mailu, je to, že pomocí této metody jim můžete poslat statickou kopii kalendáře. Můžete také zadat období konkrétního časového období, které chcete sdílet. Vaše naplánované aktualizace tak budou bezpečné a soukromé. Pomocí této metody můžete zajistit, že příjemce obdrží snímek vašeho kalendáře.
Napsat komentář