Zabezpečení ve virtuálních datových místnostech: 6 věcí, které je třeba mít na paměti

Udržování firemních souborů v bezpečí je pro každou firmu nutností. Tyto dokumenty obsahují informace, které nejen pomáhají společnosti prosperovat, ale zahrnují také osobní složky vašich zaměstnanců, jejich platy a adresy domů. Proto je ukládání těchto dokumentů na konkrétním místě chráněné před vnějšími hrozbami dobré pro vaše podnikání.

Z mnoha řešení cloudových úložišť dostupných na trhu je pouze několik schopno poskytnout úplné zabezpečení souborů. Virtuální datové místnosti jsou postaveny na myšlence bezpečného prostředí dokumentů, které lze v případě potřeby sdílet s vnějším světem. Jaké funkce by ale měly mít ty nejlepší datové místnosti?

1. Bezpečnostní certifikát

Poskytovatelé virtuálních datových místností musí mít všechny potřebné certifikáty a bezpečnostní algoritmy, aby byla bezpečná jako pevnost. Podívejte se na nejoblíbenější virtuální datové místnosti dostupné na trhu a porovnejte, jaké mají bezpečnostní certifikace a co skutečně dělají se zabezpečeným prostorem.

Pokud je online úložiště souborů postaveno na myšlence zabezpečení, má také nástroje, které klientovi umožňují, aby byl prostor ještě bezpečnější. Obvykle se jedná o nastavení oprávnění, funkce vodoznaku a dvoufaktorové ověřování.

2. Nastavení oprávnění

Bezpečné VDR je navrženo nejen pro ukládání, ale také pro spolupráci. Proto je důležité mít přehled o tom, kdo má ke kterým souborům přístup.

Pomocí nastavení oprávnění můžete určitým lidem povolit přístup k vybraným dokumentům. Budou jim tak k dispozici pouze soubory přímo na ně napojené.

Neriskujete únik informací ani narušení soukromí a můžete si být jisti, že si je budou moci prohlédnout pouze lidé, kteří si dokumenty potřebují prohlédnout. Poskytovatelé virtuálních datových místností jsou si tím jisti.

3. Funkce vodoznaku

Pokud někdo chce získat soubor ze softwaru virtuální datové místnosti, budou mít tyto dokumenty vodoznak podtrhující, kdo a kdy soubor nahrál.

Pokud se vyskytnou nějaké problémy s únikem citlivých informací, můžete použít funkci vodoznaku k identifikaci slabého místa v jednom z vašich zaměstnaneckých účtů.

Je také mnohem snazší sledovat, jaké typy dokumentů se tisknou a kdo je potřebuje tisknout pro účely správy. Existují také možnosti nástroje v závislosti na potřebách uživatele virtuální datové místnosti.

4. Bezpečné sdílení souborů

Jak již bylo zmíněno, online software pro datové místnosti není jen místem pro bezpečné ukládání dokumentů, ale také pro jejich sdílení s ostatními.

Způsob, jakým jsou sdíleny, musí být také bezpečný a virtuální datová místnost vám musí být schopna toto zabezpečení poskytnout – prostřednictvím šifrovacích algoritmů a udělování přístupu lidem s příslušným oprávněním. A během přenosu souborů nebo přístupu k souborům by nemělo docházet k žádným obavám o soukromí a budete muset zkontrolovat recenze poskytovatele virtuální datové místnosti, abyste zjistili, jak silná jsou jejich bezpečnostní opatření.

Jedná se o kombinaci nástrojů dostupných klientovi a nástrojů zabudovaných do řešení, díky nimž je výměna zkušeností skutečně bezpečná.

5. Dvoufaktorová autentizace

Pokud jde o zabezpečení osobních účtů, jednou z věcí, kterou si můžete být na své straně jisti, je dvoufaktorové ověřování. Mnoho hackerů se snaží dostat k vašim datům a pouhé staré heslo nestačí.

Kombinace toho, co máte (autentikátor) a toho, co znáte (heslo), se prakticky nevyrovná. Virtuální datová místnost musí mít tuto funkci, aby byla skutečně bezpečným prostředím pro ukládání vašich obchodních souborů.

6. Podpora

Pokud se při používání virtuálních datových místností vyskytnou nějaké problémy, dobrý tým podpory vám může poskytnout dodatečné zabezpečení, které potřebujete. Jakékoli chyby v softwaru nebo jednoduše špatná správa dostupných nástrojů mohou být opraveny prostřednictvím horké linky příslušného poskytovatele.

Když hledáte řešení pro virtuální datovou místnost, měli byste si být také vědomi pomoci, kterou můžete získat od týmu – mají ve své virtuální datové místnosti zabudovanou funkci horké linky nebo chatu? Je vždy k dispozici živý zástupce, který vám pomůže?

Bezpečnost ve virtuálních místnostech

Bezpečnost je kritická ve všech situacích. V obchodním světě je to jedna z nejdůležitějších funkcí, kterou může mít jakýkoli nástroj. Proto musí být elektronická datová místnost, kde musí být uloženy všechny nejdůležitější soubory společnosti, bezpečným prostředím. Když si prohlédnete všechny uvedené funkce a vyhledáte je na trhu virtuálních datových místností, určitě najdete řešení, které bude vyhovovat všem vašim potřebám služby datových místností.