Jak vybudovat efektivní proces schvalování sociálních médií pro váš tým

Každý tým sociálních médií, který se skládá z více než jedné osoby, potřebuje proces schvalování sociálních médií.

Procesy schvalování obsahu nejsou jedinečné pro sociální média. Pravděpodobně již máte například schvalovací proces pro váš blog nebo web. Ale díky rychlosti a dosahu sociálních kanálů je pracovní postup schvalování pro vaše příspěvky na sociálních sítích ještě důležitější.

Zde vysvětlíme, jak nastavit pracovní postup schvalování sociálních médií, který umožní vašemu týmu efektivně spolupracovat a zároveň zajistit, aby váš obsah byl čistý, správný a značkový.

Jaký je proces schvalování na sociálních sítích?

Schvalovací proces na sociálních sítích je pracovní postup, při kterém se obsah přesouvá od jednoho zainteresovaného subjektu k druhému, dokud není nakonec publikován.

Dobře navržený schvalovací proces řídí všechny fáze vaší aktivity na sociálních sítích, od vytváření obsahu až po zveřejňování na platformě sociálních médií. Vytváří také jasnou cestu pro váš obsah od člověka k člověku prostřednictvím vaší organizace. Dokumentuje, které zúčastněné strany jsou zapojeny a kdy. Nakonec určuje, kdo má konečnou pravomoc schvalovat obsah ke zveřejnění na sociálních sítích vaší značky.

Než budete moci napsat svou politiku, musíte se připravit. Zde jsou všechny nástroje a díly, které budete potřebovat, abyste mohli začít:

Jak vytvořit schvalovací proces na sociálních sítích

Krok 1: Definujte svou strategii sociálních médií

Pokud pravidelně čtete blog Hootsuite, víte, že se hodně bavíme o strategii. Pevně ​​věříme v plánování a stanovování cílů. Aniž byste věděli, kam chcete jet, je nepravděpodobné, že se tam dostanete.

Proč potřebujete sociální strategii, než budete moci nastavit schvalovací proces?

Jasná strategie usnadňuje tvůrcům obsahu (grafickým designérům a obchodníkům s obsahem) vytvářet obsah, který splňuje očekávání seniorů. To umožňuje všem být na stejné stránce a šetří čas snížením počtu potřebných kliknutí na úrovni jednotlivých příspěvků.

Jasná strategie sociálních médií vám také dá vědět, zda je váš schvalovací proces v souladu s vašimi cíli. Pokud je například vaší strategií být v popředí trendových témat, musíte podle toho nastavit počet stakeholderů a jejich časový rámec.

Krok 2: Definujte role a odpovědnosti týmu a zainteresovaných stran

Více než 20 % středně velkých firemních zákazníků Hootsuite má více týmů využívajících sociální média. Chcete-li vytvořit efektivní proces sociálních médií, musíte si ujasnit všechny lidi a týmy, které používají sociální média, a kdo se podílí na schvalování každého z nich.

Jak to bude vypadat, je na vás. Možná má každý tým své vlastní kanály a vlastní schvalovací procesy. Nebo je možná několik seniorů, kteří jsou strážci veškerého sociálního obsahu vaší značky.

Hlavní věc je, že to vše je zaznamenáno.

Například byste měli napsat:

• Kdo vytváří a plánuje obsah na sociálních sítích?
• Kdo upravuje obsah, aby byla zachována kvalita?
• Kdo schvaluje a publikuje obsah?

Ve středně velké společnosti může proces schvalování obsahu sociálních médií zahrnovat následující role:

• Tvůrci obsahu: Spisovatelé, návrháři, editoři videa a kdokoli, kdo se podílí na vytváření a plánování obsahu.
• Redaktoři obsahu, kteří upravují obsah pro jazyk, styl a konzistenci napříč účty sociálních médií.
• Manažeři sociálních médií, kteří schvalují obsah a zajišťují, aby harmonogram zveřejňování byl v souladu s celkovou strategií značky a optimální dobou zveřejňování.

Krok 3: Vytvořte průvodce stylem sociálních médií

Jaký obsah vaše značka publikuje? Používáte britský nebo americký pravopis? Nebo úplně jiný jazyk? Je tón vaší značky hravý a zábavný? Nebo informativní a seriózní? Jaký máte názor na hashtagy a emotikony?

To vše je třeba vzít v úvahu, abyste zajistili, že obsah sociálních médií vaší značky bude konzistentní, vysoce kvalitní a vždy v souladu se značkou.

Ujistěte se, že vaše společnost vytvořila průvodce stylem. Toto je podrobný dokument popisující, jak by vaše sociální sítě měly vypadat. To může zahrnovat vše od tónu a stylu psaní po barvy značky, použití fotografií a písma.

Když všichni v marketingovém týmu pracují podle solidního průvodce stylem, schvalování je mnohem jednodušší. Tvůrci obsahu používají tento dokument jako vodítko pro svou práci. Mezitím mohou redaktoři a manažeři odkazovat na tento dokument, aby zajistili dodržování standardů a pokynů pro značku.

Krok 4: Vytvořte knihovnu obsahu

Knihovna obsahu je existující fond schválených sociálních zdrojů. To může zahrnovat grafiku, šablony a další zdroje, které mohou vaši vývojáři obsahu používat při vytváření nových příspěvků.

Použití prostředků z předem schválené knihovny značně zjednodušuje proces schvalování. Vyšší zainteresované strany si mohou být jisti, že mnoho prvků bylo schváleno ještě předtím, než byla pozice vůbec vytvořena.

Krok 5: Stanovte si termíny a termíny

Váš proces schvalování na sociálních sítích by měl být svázán s časovou osou, která každému poskytne dostatek času na dokončení své části procesu.

Začněte tím, že určíte, jak dlouho v průměru tvůrcům obsahu trvá vytvoření daného počtu příspěvků. Poté určete, jak dlouho bude trvat úprava tohoto obsahu, jeho naplánování a schválení.

Poté postupujte zpětně a nastavte časovou osu, která bude fungovat pro všechny. To pomůže vyhnout se panice na poslední chvíli nebo zúžení obsahu.

Stanovte si také pravidelné termíny a harmonogram, díky kterému bude každý odpovědný za včasné dodání.

Probíhající proces schvalování na sociálních sítích může například zahrnovat:

• Autoři doručují hotový obsah do 15. dne každého měsíce.
• Redaktoři dodávají konečný obsah do 20. dne každého měsíce.
• Manažeři plánují upravený kvalitní obsah na další měsíc před koncem aktuálního měsíce.

Tato časová osa samozřejmě funguje pouze pro stále zelený obsah nebo obsah, který není výjimečně aktuální. Možná budete muset vytvořit druhou sadu termínů nebo termínů, které vaší značce umožní reagovat na společenské trendy, jakmile se objeví.

Krok 6: Definujte svůj pracovní postup a oznámení

Váš proces schvalování na sociálních sítích je pracovní postup, při kterém se obsah přesouvá od jedné osoby k druhé, dokud není nakonec publikován. Pro všechny jste již definovali role a termíny. Nyní je čas použít tyto informace k přizpůsobení pracovního postupu a oznámení.

V ideálním případě by váš pracovní postup měl automaticky přenášet obsah z jedné osoby na druhou a informovat každou osobu, když je řada na ní začít pracovat. Udržování všeho v jednom systému zajišťuje, že každý ví, kde se co ve schvalovacím procesu nachází. Zajišťuje také, že změny v obsahu provádí vždy pouze jedna osoba.

Jak tedy zajistit, aby byli všichni upozorněni, až na ně přijde řada? Můžete použít e-mail, upozornění Slack nebo jiné nástroje pro řízení projektů.

Při navrhování pracovního postupu je dobré zahrnout nástroje a aplikace, které usnadní vytváření obsahu a identifikaci problémů s obsahem.

Některé skvělé nástroje pro váš pracovní postup:

• Gramatika pro podporu pravopisu, gramatiky a srozumitelnosti psaní.
• Visme pro podporu designu.
• Piktogram pro podporu úprav fotografií.

Krok 7: Monitorujte a kontrolujte podle potřeby

Vyzkoušejte na chvíli schvalovací proces na sociálních sítích a zjistěte, jak funguje ve vašem týmu. Poté všechny shromážděte a prodiskutujte případné závady nebo věci, které by se daly zlepšit.

Cílem je vždy usnadnit život týmu, ne ztížit. Pokud se proces stane nepraktickým, nefunguje. Získejte pravidelnou zpětnou vazbu od členů týmu, aby se každý cítil oceňován a zapojen.

4 Výhody vytvoření procesu schvalování sociálních médií

Pravděpodobně jste již využili některé z výhod vytváření procesu sociálních médií. Ale je několik, které chceme výslovně jmenovat.

1. Ujistěte se, že obsah je v souladu s hlasem a strategií vaší značky.

Dříve jsme hovořili o vytvoření průvodce stylem sociálních médií, který vám pomůže spravovat váš obsah a proces schvalování. Je to dobrý způsob, jak udržet váš obsah rozpoznatelný.

Ale nic nepřekoná kombinované zkušenosti vašeho týmu. Propracování tohoto procesu zajišťuje, že každý může sdílet své zkušenosti, a to jak ve svých základních dovednostech, tak ve znalostech historie a stylu značky.

Implementace procesu kontroly vám také dává nejlepší šanci zachytit případné chyby před zveřejněním obsahu. I ti nejlepší redaktoři někdy přeskakují nefunkční odkazy nebo chybějící čárky. Čím více rukou na balíčku, tím větší šance na to, aby to bylo správně.

2. Vyhněte se sdílení hesel a kontrolujte přístup

Sdílení hesel jak v rámci týmů, tak s externími konzultanty a dodavateli je bezpečnostní noční můra.

Schvalovací proces na sociálních sítích v kombinaci s dobrými nástroji pro správu sociálních médií umožňuje každému dělat svou práci na stejném systému, aniž by musel sdílet hesla.

Schvalovací proces by vám měl také umožnit řídit, jak velký přístup má každý člen týmu. Chcete, aby více lidí mohlo vytvářet obsah, ale pravděpodobně jen několik z nich má oprávnění ke schválení.

Nástroje schvalovacího procesu vám také umožňují vyloučit někoho z procesu, pokud opustí váš tým nebo organizaci, takže nikdy nebudete vystaveni zbytečnému externímu riziku.

3. Spolupracujte efektivněji

Neustálé zacyklení celého týmu – s více zúčastněnými stranami – může být zatěžující. Pokud to uděláte prostřednictvím e-mailu nebo přenosu dokumentů, sníží to efektivitu, zpomalí váš pracovní tok a může to ovlivnit váš kalendář obsahu sociálních médií. Schvalovací pracovní postup zjednodušuje proces a zvyšuje produktivitu.

Například projektový manažer globálního marketingu nemovitostí hovořil s Forrester Consulting o problémech práce bez pracovního postupu schvalování:

„Když chtěli zaměstnanci zveřejňovat příspěvky, museli svá aktiva poslat e-mailem a pak to byl vícestupňový proces, kdy někdo publikoval jejich jménem nebo se vrátil, aby publikovaný obsah následně zkontroloval jejich jménem.“

Mnohem efektivnější je mít vše na jedné platformě pro vytváření, prohlížení a publikování. Když se objeví konkrétní požadavky, zaměstnanci vědí, kdo je zodpovědný za každý krok procesu. To znamená, že zaměstnanci mohou přímo a efektivně spolupracovat.

Pracovní postup schvalování navíc pomáhá zaměstnancům dodržovat plán. Tím se zabrání tomu, aby byl obsah vytvořen, zapomenut nebo nezveřejněn. Oznámení informují každého o tom, co vyžaduje jejich pozornost.

Zpráva společnosti Forrester zjistila, že zlepšení správy schvalovacího procesu na sociálních sítích by mohlo během tří let ušetřit 495 000 dolarů za čas a úsilí. Je to spousta času a úsilí.

Zdroj: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™.

4. Udržujte kontrolu verzí a editaci stop

Odeslání souborů e-mailem může mít za následek zpětnou vazbu od různých zúčastněných stran v různých verzích. Někdo si možná prohlíží soubor, který je již zastaralý. Nebo někdo bude muset shromáždit zpětnou vazbu od více zúčastněných stran a sestavit ji do jednoho dokumentu.

Není to nejlepší ztráta času. A tím vzniká riziko, že nesprávná verze projde schvalovacím procesem nebo bude dokonce zveřejněna.

Schvalovací proces na sociálních sítích vám také umožňuje sledovat změny, takže můžete vidět, kdo co změnil a kdy. Je to dobrý vzdělávací zdroj pro každého, kdo se zabývá tvorbou obsahu.

3 Nástroje pro schvalování sociálních médií

Zde jsou některé z našich oblíbených nástrojů, které vám pomohou vytvořit proces schvalování a pracovní postup na sociálních sítích.

1.Hootsuite

Už jste viděli, jak může Hootsuite pomoci se schvalovacím procesem na sociálních sítích.

Použití Hootsuite znamená, že všechny části pracovního postupu mohou běžet na stejné platformě. Obsah lze vytvářet, upravovat a schvalovat z řídicího panelu Hootsuite.

Zde je návod, jak mohou senioři ve vašem týmu používat Hootsuite ke schvalování příspěvků vytvořených tvůrci sociálních médií:

Tyto funkce schvalování nejvyšší úrovně jsou k dispozici v plánech Hootsuite Business a Enterprise.

Skupinový plán, navržený pro malé týmy, obsahuje také mnoho funkcí užitečných pro udržování pracovního postupu schvalování sociálních médií.

Vedoucí členové týmu mohou spravovat týmový přístup a role a přiřazovat příspěvky a komentáře konkrétním členům týmu.

2. Slack

Slack je výkonná platforma pro zasílání zpráv, která pomáhá týmům spolupracovat. Aplikace Slack pro Hootsuite vám umožňuje sdílet na sociálních sítích přímo ve Slacku, aniž byste museli opustit Hootsuite, což usnadňuje posílání zpráv mezi týmy.

Tento nástroj pomáhá udržet týmy organizované. Uspořádejte a barevně označte úkoly na kartách a deskách Trello. Přidělte úkoly členovi týmu a po dokončení úkolu označte svůj úkol jako dokončený. A díky funkci „zmínit“ budete vědět, že člen vašeho týmu bude upozorněn na průběh procesu.

3. Trello

Díky funkci drag and drop je Trello uživatelsky přívětivé. Vizualizuje pracovní postup a celý tým si může být vědom schvalovacího procesu.