Jak vytvořit efektivního průvodce sociálními sítěmi pro vaši firmu
Bez ohledu na to, v jakém odvětví se pohybujete, každý moderní podnik by měl mít osvědčené postupy pro sociální média.
Pravidla pro sociální média vymezují nejlepší sociální postupy pro vaše zaměstnance. V některých případech jsou tato pravidla vyžadována zákonem nebo z důvodu právní ochrany. Ale v konečném důsledku je účelem těchto pokynů poskytnout zaměstnancům informace, které potřebují, aby mohli činit správná rozhodnutí o sociálních sítích pro sebe a pro společnost.
To platí i v případě, že vaše společnost ještě nemá přítomnost na sociálních sítích. Ať už máte oficiální účet na Twitteru nebo instagramový profil, nebo ne, raději věřte, že vaši zaměstnanci jsou online a divoce chatují.
Tento článek se bude týkat:
- Rozdíl mezi politikou sociálních médií a pokyny pro sociální média
- Reálné příklady od jiných značek
- Jak používat naši bezplatnou šablonu průvodce sociálními médii k vytvoření vlastní sady průvodců
Pokyny pro sociální média jsou návrhy, jak by zaměstnanci společnosti měli prezentovat sebe a společnost na svých osobních účtech na sociálních sítích.
Považujte osvědčené postupy sociálních médií za průvodce osvědčenými postupy v sociálních médiích pro zaměstnance.
Měly by popisovat, jak se chovat na sociálních sítích tak, aby to bylo pozitivní a přínosné jak pro firmu, tak pro zaměstnance a zákazníky. Sociální doporučení mohou zahrnovat tipy na etiketu, užitečné nástroje a odkazy na důležité zdroje.
Je důležité si uvědomit, že opravdu nedoporučujeme zakazovat zaměstnancům používání sociálních sítí nebo jim zakazovat o vaší firmě vůbec mluvit. Není dobré hlídat nebo cenzurovat společenskou přítomnost členů vašeho týmu: mluvte o morálním zabijákovi a rozlučte se s jakýmikoli příležitostmi pro organické ambasadory.
Vezměte prosím na vědomí, že zásady používání sociálních médií se liší od zásad vaší společnosti pro sociální média. Liší se také od vašeho průvodce stylem sociálních médií.
Politika sociálních médií je komplexní dokument, který podrobně popisuje, jak společnost a její zaměstnanci používají sociální média. Tyto zásady jsou navrženy tak, aby chránily značku před právními riziky a udržely její pověst na sociálních sítích. Tam, kde zásady sociálních médií stanoví pravidla a důsledky jejich porušení, jsou pokyny pro sociální média informativnější.
Mezitím průvodce stylem sociálních médií definuje hlas značky, vizuální prvky značky a další důležité marketingové prvky. Často jej používají tvůrci obsahu v organizacích, aby zajistili, že jejich příspěvky budou označeny značkou.
Další rozdíl: pravidla sociálních médií se také liší od pravidel komunity, která nastavují pravidla pro veřejnou interakci s vaším účtem nebo skupinou.
Chcete vědět více? Absolvujte bezplatný kurz Hootsuite Academy Implementace správy sociálních sítí ve vaší organizaci.
Každý zaměstnanec (ano, včetně Maurice v účetnictví) je potenciálním mluvčím online značky. Sdílení doporučení na sociálních sítích je vaší šancí poskytnout celému týmu nástroje, které mu pomohou vás propagovat pozitivním, inkluzivním a respektujícím způsobem.
Pomocí pravidel sociálních médií:
- Dejte svým zaměstnancům příležitost pozitivně komunikovat s jejich osobními sociálními účty.
- Vyučujte osvědčené postupy pro sociální média
- Povzbuďte zaměstnance, aby sledovali vaše oficiální účty nebo používali oficiální hashtagy.
- Šiřte firemní strategii na sociálních sítích
- Seznamte zaměstnance s užitečnými nástroji a zdroji třetích stran, jako je řídicí panel sociálních médií Hootsuite nebo školení Hootsuite Academy.
- Chraňte své zaměstnance před sociálním obtěžováním
- Chraňte svou společnost před hrozbami kybernetické bezpečnosti
- Ujasněte si, jaké informace lze sdílet a co je porušením soukromí
- Zvyšte reputaci své značky na sociálních sítích
Zatímco osvědčené postupy pro sociální média jsou obvykle navrženy tak, aby je bylo možné sdílet se zaměstnanci, kdokoli, s kým pracujete, může také těžit z těchto osvědčených postupů – například firemní partneři, marketingové agentury nebo influenceři.
Pokud nevytvoříte osvědčené postupy pro to, jak je vaše společnost prezentována nebo diskutována na sociálních sítích, věci se mohou rychle vymknout kontrole. A na druhou stranu nedostatek doporučení na sociálních sítích vám také může bránit ve využívání zaměstnaneckého obsahu. Nadšený člen týmu, vyzbrojený společenskými zásadami a přesvědčený, že smí mluvit, může být silným mluvčím vaší značky.
Zde je souhrn hlavních sekcí, které byste měli zahrnout do svých zásad pro sociální média. Ale samozřejmě, i když jsou tyto detaily běžné, jděte do toho a upravte kteroukoli jeho část tak, aby vyhovovala vaší značce: každé odvětví je koneckonců jiné.
Ve skutečnosti je každá společnost jedinečná… a tak se možná budete chtít poradit se svým týmem, než se zavážete k jakýmkoli tvrdým a rychlým pravidlům. Vaši zaměstnanci mohou mít konkrétní otázky nebo obavy, které by bylo užitečné zahrnout do vašeho hlavního dokumentu.
1. Oficiální účty
Identifikujte oficiální kanály sociálních médií vaší společnosti a povzbuďte zaměstnance, aby je sledovali. Není to jen šance získat pár dalších sledujících, je to skvělá příležitost ukázat zaměstnancům, jak se vaše značka prezentuje na sociálních sítích.
Můžete také definovat konkrétní hashtagy, pokud jsou hlavní součástí vaší sociální strategie.
V některých případech společnosti buď povolují, nebo vyžadují, aby si někteří zaměstnanci udržovali účty na sociálních sítích souvisejících se značkou. Pokud je to to, co vaše firma dělá, je dobré místo ve vašich zásadách pro sociální sítě vysvětlit, jak se člen týmu může (nebo nemůže) přihlásit ke svému vlastnímu značkovému účtu.
2. Zveřejňování a transparentnost
Pokud členové vašeho týmu na svých účtech na sociálních sítích hrdě uvádějí, že pracují pro vaši společnost, je dobré je požádat, aby objasnili, že příspěvky na sociálních sítích vytvářejí jejich jménem a ne vaší značkou. Přidáním informací do jejich profilu nebo životopisu na sociálních sítích, že „Všechny vyjádřené názory jsou mé vlastní“ (nebo podobné), pomůžete objasnit, že se nejedná o oficiální názor.
Jak již bylo řečeno, pokud se chystají diskutovat o záležitostech souvisejících se společností na sociálních médiích, musí se ze zákona skutečně identifikovat jako zaměstnanci. Toto je pravidlo, ne přátelský návrh. Ve Spojených státech Federální obchodní komise ve skutečnosti vyžaduje, aby byla identifikace provedena na příslušném místě. Pouhá zmínka ve vašem životopise nestačí.
Příklad životopisu zaměstnance Google na Twitteru
3. Soukromí
Nikdy není na škodu připomenout svému týmu, že důvěrné firemní informace jsou důvěrné kdykoli během dne. Ať už se jedná o osobní údaje o kolezích, finanční informace, budoucí produkty, soukromou komunikaci, údaje o výzkumu a vývoji nebo jiné citlivé informace, ujasněte si, že soukromí a důvěrnost musí být respektovány na všech platformách sociálních médií.
4. Kybernetická bezpečnost
Kybernetické hacky a hrozby nejsou vtip. I když jsou vaši zaměstnanci ostražití ohledně phishingu a podobně, nikdy není na škodu naučit se základy kybernetické bezpečnosti, zvláště pokud shromažďujete informace o zákaznících nebo zákaznících.
Kybernetická bezpečnost na prvním místě!
Rychlá aktualizace kybernetického zabezpečení 101:
- Zvolte silná hesla
- Používejte různá hesla pro každý sociální účet
- Nepoužívejte stejná hesla pro firemní účty.
- K přihlášení na sociální sítě používejte dvoufaktorové (nebo vícefaktorové) ověřování
- Omezte osobní a profesní informace, které sdílíte
- Používejte osobní přihlašovací údaje pro osobní účty
- Ujistěte se, že je vaše internetové připojení zabezpečené
- Nestahujte ani neklikejte na podezřelý obsah
- Služby určování polohy v aplikacích aktivujte pouze v případě potřeby
- Procvičte si Bezpečné prohlížení
5. Pronásledování
Pokyny obvykle zaměstnancům připomínají, aby byli na sociálních sítích laskaví. Kromě podpory pozitivity by však podniky měly také dát jasně najevo, že netolerují žádnou formu obtěžování na sociálních sítích.
Na druhou stranu je to příležitost poskytnout podporu svým zaměstnancům, pokud čelí obtěžování. Definujte svou politiku vůči trollům nebo tyranům, ať už je budete nahlašovat, ignorovat, blokovat nebo zakazovat.
Řekněte lidem, jak hlásit problémy, se kterými se mohou setkat. Pokud je potřeba podpora, dejte zaměstnancům vědět, jak a kde ji mohou získat.
Poskytnutí protokolu a nástrojů pomůže vašemu týmu potlačit problémy v zárodku, než přerostou v plnohodnotnou krizi sociálních médií.
6. Začlenění
Pro každého zaměstnavatele a značku je důležité podporovat začlenění na sociálních sítích i mimo ně. Povzbuďte své zaměstnance, aby dělali totéž – je to způsob, jak ukázat, že vám na nich také záleží.
Doporučení pro zařazení mohou zahrnovat:
- Používejte inkluzivní zájmena (oni/oni/oni/lidé)
- Přidejte k obrázkům popisné popisky
- Dávejte pozor na reprezentaci
- Nedělejte si domněnky o pohlaví, rase, zkušenostech nebo schopnostech
- Vyhněte se emotikonům podle pohlaví nebo rasy
- Neváhejte a podělte se o svá oblíbená zájmena
- Pro hashtagy používejte velká písmena (proto jsou lépe čitelné pro čtečky obrazovky_
- Používejte různé obrázky a ikony. To zahrnuje obrázky z akcií, emotikony a značkové vizuály.
- Nahlaste a smažte jakékoli komentáře považované za sexistické, rasistické, schopné, ageistické, homofobní nebo nenávistné vůči jakékoli skupině nebo osobě.
- Zpřístupněte text pomocí jednoduchého jazyka a zpřístupněte jej lidem, kteří se učí angličtinu jako druhý jazyk, nebo lidem s poruchami učení.
Další zdroje týkající se inkluze naleznete zde.
7. Právní aspekty
Vaše sociální zásady mohou zahrnovat připomenutí zaměstnanců, aby respektovali duševní vlastnictví, autorská práva, ochranné známky a další příslušné zákony. V případě pochybností je pravidlo poměrně jednoduché: pokud to není vaše a nemáte povolení, nezveřejňujte to. Snadný!
8. Co dělat a co nedělat
Samozřejmě, i když možná budete chtít projít předchozí sekce podrobně, vytvoření rychlého referenčního seznamu, co dělat a co ne, je šancí, jak vše co nejjasněji objasnit.
Například…
- Zahrňte společnost jako zaměstnavatele do svého životopisu na sociálních sítích (pokud si přejete).
- NEPOKLÁDEJTE se s konkurenty nevhodně
- Sdílejte firemní zprávy, události a příběhy na sociálních sítích.
- NEZVEŘEJŇUJTE firemní tajemství ani důvěrné informace svých kolegů
- VYJÁDŘTE svůj vlastní názor – jen se ujistěte, že nemluvíte za společnost.
- NEKOMENTUJTE právní záležitosti týkající se společnosti
- HLÁŠTE obtěžování, které zažijete nebo si všimnete
- NEKONTAKTUJTE s trolly, negativním pokrytím nebo komentáři
9. Užitečné zdroje
Do dokumentu s pokyny můžete zahrnout odkazy na užitečné zdroje nebo je uvést v samostatné části. Ať je umístíte kamkoli, je dobré uvést odkaz na vaši politiku sociálních médií, průvodce stylem sociálních sítí a pokyny pro komunitu, aby měl každý tyto informace po ruce.
Další odkazy, které byste mohli chtít zahrnout, mohou být:
- firemní dokumenty
- firemní kodex chování
- pracovní smlouvy
- Zásady ochrany osobních údajů
- Předpisy o marketingu, reklamě a prodeji od kanadské vlády a Federální obchodní komise.
Pokud vaše společnost nabízí zdroje sociálních médií, jaký lepší způsob, než vaše doporučení na sociálních sítích, o nich informovat každého? Ať už se jedná o nástroje, školení od Hootsuite nebo stipendia na sociálních sítích, dáváte lidem, kteří pro vás pracují, příležitost jít naplno (nohy?) na sociální média.
10. Kontaktní údaje a datum
Nezapomeňte také přidat informace, kam můžete zasílat dotazy. Může to být konkrétní osoba, fórum nebo kanál Slack nebo e-mailová adresa.
Musíte také uvést, kdy byla vaše doporučení naposledy aktualizována.
Příklady doporučení pro sociální sítě
Hledáte skutečné příklady pravidel používání sociálních médií? Shromáždili jsme několik zdrojů inspirace.
Oblast Grossmont-Cuyamaca Community College District poskytuje jasné a stručné rady ohledně osvědčených postupů. „Svoboda projevu musí být uplatňována zodpovědně,“ připomíná stránka čtenářům. „Tyto pokyny poskytují plán pro konstruktivní, ohleduplné a produktivní používání stránek sociálních sítí.“
Intel vynakládá velké úsilí, aby ujistil zaměstnance, že zde nejsou od toho, aby cenzurovali nebo kontrolovali jejich online chování. „Věříme vám,“ říká manuál přímo i nepřímo. Intel od začátku jasně vyjádřil svá přání: buďte upřímní, zaměřte se na dobro a používejte zdravý rozum.
Stanfordská univerzita (ano, stejná instituce, ze které vypadl zakladatel Facebooku Mark Zuckerberg) vyvinula zásady sociálních médií, které jsou dost široké, ale uživatelům poskytují spoustu zdrojů a kontextu. Pokud jsou vaše doporučení na sociálních sítích tak podrobná, mohlo by být dobré prodiskutovat klíčové poznatky se svým týmem na workshopu nebo semináři, abyste se ujistili, že nezůstaly žádné podrobnosti.
Bloomberg School of Nursing na University of Toronto nabízí velmi stručný seznam doporučení, která jsou snadno stravitelná na první pohled. Je to dobrá připomínka, že způsob, jakým vytvoříte své pokyny, může pomoci s porozuměním, ať už se jedná o webovou stránku, soubor PDF nebo brožuru.
Pamatujte, že vaše doporučení mohou být tak dlouhá nebo krátká, jak si přejete. Sharp News například nabízí pouze čtyři doporučení pro používání sociálních sítí.
Olympijský výbor ponechal svá doporučení na sociálních sítích pro olympiádu v Pekingu na jedné stránce, i když poměrně hutné. Na základě „může“ a „nemožné“ je okamžitě jasné, co je přijatelné a co je odsuzováno.
Protože Nordstrom je společnost poskytující služby zákazníkům a soukromí je důležité, její zásady sociálních médií se silně zaměřují na ochranu zákazníků. Vaše vlastní odvětví bude jiné, proto svá doporučení upravte tak, aby odpovídala vašim konkrétním problémovým oblastem (nebo příležitostem!).
Šablona průvodce sociálními médii
Všechny tyto užitečné tipy jsme sestavili do jedné bezplatné šablony ke stažení. Je to jen jednoduchý dokument Google a jeho použití je docela snadné.
Stačí vytvořit kopii a začít přidávat svá doporučení, která pomohou vašemu týmu uspět na sociálních sítích.
Napsat komentář