Overholdelse af sociale medier: Alt hvad du behøver at vide i 2022

Overholdelse af sociale medier er et komplekst emne, der kan skabe frygt i sociale marketingfolks hjerter. I dette indlæg vil vi forsøge at gøre det lidt tydeligere og lidt mindre skræmmende.

Hvad er overholdelse af sociale medier?

Overholdelse betyder blot at følge reglerne. Men i praksis er overholdelse af sociale medier næppe nogensinde let. “Reglerne” er en kompleks blanding af industribestemmelser og føderale, statslige og lokale love.

Fælles risici for overholdelse af sociale medier

Overholdelsesstandarder og risici på sociale medier varierer efter branche og sted. De mest almindelige falder generelt i fire brede kategorier.

1. Privatliv og databeskyttelse

Generelle krav til privatliv og databeskyttelse:

• Begræns kredsen af ​​kontakter for marketingfolk
• Angiv, hvordan marketingfolk indsamler og opbevarer data
• Sørg for, at forbrugerne ved, hvordan deres data opbevares og bruges

Der er mange love og regler for forbrugerbeskyttelse på dette område. Et par relevante regler omfatter:

• CAN-SPAM (USA)
• Canadas anti-spam-lovgivning
• California Consumer Privacy Act (CCPA)
• EU’s generelle databeskyttelsesforordning (GDPR)
• United States Children’s Online Privacy Protection Act (COPPA)
• Globalt forum for grænseoverskridende privatlivspolitik (CBPR).

Generelle principper har en tendens til at overlappe hinanden. Faktisk:

• Internet marketingfolk bør ikke sende uopfordrede beskeder.
• Markedsførere skal underrette forbrugerne, når de indsamler og opbevarer personlige data.
• Markedsførere skal sikre, at personlige data er sikre og bruges ansvarligt.

2. Privatliv

Marketingfolk skal forstå hele spektret af privatlivskrav i deres branche.

For eksempel skal disse marketingskoler overholde Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) og Student Rights Protection Amendment (PPRA) .

Det er meget vigtigt, at sundhedspersonale forstår Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Blot genudsendelse til et socialt netværk uden et underskrevet samtykke kan være et HIPAA-overholdelsesproblem.

Faktisk er alle sundhedsprofessionelle underlagt HIPAA regler for overholdelse af sociale medier. Derfor er det så vigtigt at have en intern politik for sociale medier (se tip #7 nedenfor).

For eksempel gik en række tweets for nylig viralt, hvor nogen hævdede at arbejde på Barbados hospital, hvor Rihanna fødte. Tweets, der annoncerer hendes fødsel og fødsel, ville have resulteret i en betydelig bøde til hospitalet for manglende overholdelse af HIPAA i USA.

For mere information, se vores indlæg om brug af sociale medier til sundhedspleje.

3. Markedsføringskrav

Sociale marketingfolk i alle brancher skal være opmærksomme på reglerne for markedsføring og annoncering for at sikre en sikker tilstedeværelse på sociale medier.

De kan komme fra agenturer som Food and Drug Administration (FDA) og Federal Trade Commission (FTC).

FDA overvåger påstande relateret til især mad, drikkevarer og kosttilskud. De er i øjeblikket særligt fokuseret på at begrænse krav relateret til COVID-19 .

FTC fokuserer ofte på godkendelser og tilbagekaldelser. På det sociale område betyder det ofte indflydelse.

I Storbritannien har Advertising Standards Authority taget en unik tilgang til upassende influencers. Myndighederne offentliggjorde deres navne og pseudonymer på websiden. De annoncerede endda på sociale medier og navngav influencers ved deres fornavne.

Kilde: Daily Mail

4. Adgang og arkivering

Adgangs- og tilgængelighedskrav har til formål at sikre adgang til kritisk information.

United States Freedom of Information Act (FOIA) og andre love om offentlige registre giver offentlig adgang til offentlige registre. Dette inkluderer offentlige indlæg på sociale medier.

Dette betyder, at offentlige sociale mediekonti ikke bør blokere følgere, selv ikke problematiske. Selv personlige sider af politikere bør ikke blokere abonnenter, hvis de bruger disse sider til politiske forretninger.

Lær mere i vores indlæg om, hvordan du bruger sociale medier til offentlige myndigheder.

I mellemtiden sikrer arkiveringskrav, at enhver organisation har en registrering af aktiviteter på sociale medier. Dette kan være nødvendigt i retssager.

Sådan holder du forbindelsen på sociale medier

1. Lær reglerne for din branche

Hvis du bruger sociale medier til regulerede brancher, har du sandsynligvis interne compliance officerer. De bør være din kilde til svar på alle spørgsmål om, hvad du kan (og ikke kan) gøre på sociale medier.

Dine overholdelsesteams har de mest opdaterede oplysninger om overholdelseskrav. Du har den seneste information om sociale værktøjer og strategier. Når compliance og markedsføring på sociale medier arbejder sammen, kan du maksimere fordelene for dit brand og mindske risikoen.

2. Kontroller adgangen til sociale konti

Du skal vide præcis, hvem der har adgang til dine sociale mediekonti. Du skal også give forskellige teammedlemmer forskellige adgangsniveauer.

For eksempel vil du måske have flere teammedlemmer til at være i stand til at skabe indhold på sociale medier. Men du skal muligvis have en principgodkendelse, før du udgiver.

Deling af adgangskoder mellem teammedlemmer skaber unødvendig risiko. Det er især problematisk, når folk forlader deres rolle. Et system til håndtering af adgangskoder og tilladelser er påkrævet.

3. Overvåg dine konti

I regulerede brancher er overvågning især vigtig. Du skal muligvis svare på kommentarer inden for en vis tid. Du skal muligvis også indberette kommentarer til tilsynsmyndigheden. For eksempel dem, der er forbundet med bivirkninger.

Det er også vigtigt at holde øje med sociale konti, der er knyttet til din organisation, men som ikke er under virksomhedens kontrol.

Det kan være en velmenende konsulent eller en partner, der opretter en upassende konto. Eller det kan være en bedragerkonto. Hver af disse kan forårsage compliance-hovedpine.

Ethvert mærke, der arbejder med eksterne sælgere, bør være på udkig efter upassende påstande.

For eksempel udfører Direct Selling Self-Regulatory Council (SRCSB) regelmæssig overvågning. De opdagede for nylig, at sælgere af multilevel marketing food kit-mærket Tastefully Simple fremsatte udokumenterede indtjeningskrav på Facebook og Pinterest. Rådet underrettede Tasteful Simple, som kontaktede sælgerne for at trække kravene tilbage.

I nogle tilfælde var Tastefully Simple ikke i stand til at fjerne krav. Bestyrelsen rådgav derefter selskabet:

“Brug den sociale medieplatforms mekanisme til at rapportere krænkelser af intellektuelle ejendomsrettigheder, og kontakt om nødvendigt også platformen skriftligt og bed om at få fjernet de resterende opslag på sociale medier.”

For at undgå problemer, start med en social media-revision for at identificere sociale mediekonti, der er knyttet til dit brand. Implementer derefter et almindeligt socialt overvågningsprogram.

4. Arkiver alt

I regulerede brancher skal alle opslag på sociale medier arkiveres.

Automatiserede værktøjer til overholdelse af sociale medier (se nogle tip nederst i dette indlæg) gør arkivering meget nemmere og mere effektiv. Disse værktøjer kategoriserer indhold og skaber en søgbar database.

De holder også budskaber i sammenhæng. Så vil du (og regulatorer) være i stand til at forstå, hvordan hvert socialt indlæg passer ind i det store billede.

5. Opret et indholdsbibliotek

Det forhåndsgodkendte indholdsbibliotek giver hele dit team nem adgang til kompatibelt socialt indhold, skabeloner og ressourcer. Medarbejdere, konsulenter og entreprenører kan dele dem på deres sociale netværk.

For eksempel leverer Penn Mutual et godkendt indholdsbibliotek til uafhængige finansielle fagfolk. Nemt at poste betyder, at 70 % af Penn Mutuals finansielle fagfolk deler godkendt socialt indhold. De ser i gennemsnit 80-100 aktier om dagen.

6. Invester i regelmæssig træning

Gør træning i overholdelse af sociale medier til en del af din onboarding. Så invester i regelmæssige træningsopdateringer. Sørg for, at alle forstår den seneste udvikling inden for dit felt.

Arbejd med dit compliance-team. De kan dele den seneste lovgivningsmæssige udvikling med dig. Du kan dele den seneste udvikling inden for social marketing og social strategi med dem. På denne måde kan de markere eventuelle nye potentielle overholdelsesrisici.

Og måske vigtigst…

7. Opret passende overholdelsespolitikker for sociale medier

Komponenterne i din overholdelsespolitik for sociale medier vil variere afhængigt af din branche og størrelsen på din virksomhed. Faktisk kan det omfatte flere forskellige typer af politikker, for eksempel:

• Politik i sociale netværk. Dette guider intern aktivitet på sociale medier og hjælper dit team med at forblive compliant. Inkluder relevante regler og forskrifter, en beskrivelse af sociale roller og ansvar, en godkendelsesproces og retningslinjer for kontosikkerhed. Vi har et helt indlæg til at hjælpe dig med at oprette en politik for sociale medier.
• Politik for acceptabel brug. Dette hjælper fans og følgere med at interagere med dig på den rigtige måde. Dette hjælper med at reducere risikoen for manglende overholdelse baseret på offentlige interaktioner med dine sociale medier.
• Fortrolighedspolitik. Dette informerer folk om, hvordan du bruger og opbevarer deres data. At offentliggøre en stærk privatlivspolitik på dit websted er et krav i mange privatlivslove. Sørg for, at du målretter specifikt mod brugere af sociale medier.
• Influencer Compliance-politik. Det er usandsynligt, at influencere har indgående kendskab til compliance. Medtag overholdelseskrav i dine kontrakter med influencers.

Eksempler på politik for overholdelse af sociale medier

Her er et eksempel på hver type overholdelsespolitik for sociale medier nævnt ovenfor:

Sociale medier politik: GitLab

Det er værd at læse hele GitLabs sociale mediepolitik for teammedlemmer, men her er nogle gode uddrag fra deres liste over hvad der må og ikke må:

Kilde: GitLab

Politik for acceptabel brug: Canopy Growth Corporation

Politikken for acceptabel brug for dette datterselskab af Spectrum Therapeutics begynder:

“Vi beder om, at alle kommentarer og opslag respekterer både Canopy Growth Corporation og andre brugere.”

Politikken indeholder blandt andre vejledende principper følgende vigtige anbefalinger:

“Send ikke beskeder, der er ulovlige, falske, stødende, injurierende, stødende, truende, skadelige, obskøne, blasfemiske, seksuelt orienterede eller racemæssigt stødende.”

Hvad hvis du ignorerer politik?

“Flere lovovertrædere vil blive forbudt at bruge vores sociale mediekanal efter tre advarsler.”

Privatlivspolitik: Wood Group

Privatlivspolitikken for sociale medier for denne gruppe af virksomheder beskriver, hvordan og hvorfor sociale data indsamles, opbevares og deles. Det indeholder oplysninger om både besøgende og medarbejdere.

For eksempel:

“De oplysninger, vi indsamler automatisk, kan omfatte oplysninger såsom din IP-adresse, enhedstype, unikke enhedsidentifikationsnumre, browsertype, bred geografisk placering (såsom land- eller byniveau) og andre tekniske oplysninger. Vi kan også indsamle oplysninger om, hvordan din enhed har interageret med vores sociale netværk, herunder besøgte sider, klik på links, eller hvis du følger vores sociale mediesider.”

Influencer Compliance-politik: Fiverr

I sin Influencer Support Policy opstiller Fiverr FTC’s krav. For eksempel:

“Hvert social media influencer-godkendelse skal klart, iøjnefaldende og utvetydigt afsløre deres ‘materielle forbindelse’ til Fiverr-mærket.”

Politikken indeholder detaljeret vejledning om, hvordan denne offentliggørelse aktiveres:

”For at en video kan blive godkendt, skal influenceren lave en verbal afsløring, samt overlejre sproget i afsløringen på selve videoen. For at få live support skal influenceren give en mundtlig afsløring og gentage afsløringen med jævne mellemrum under hele live-udsendelsen.”

Fiverr giver også eksempler på godkendte oplysningserklæringer:

Kilde: Fiverr

Overholdelse af sociale medier for finansielle institutioner

Finansielle institutioner står over for en omfattende liste over sociale mediers overholdelseskrav.

Tag for eksempel US Financial Industry Regulatory Authority (FINRA). Det giver forskellige overholdelseskrav til statisk og interaktivt indhold.

Statisk indhold betragtes som annoncering og skal forhåndsgodkendes for at være kvalificeret. Interaktivt indhold er dog efteranmeldt. Du skal arkivere begge typer af opslag på sociale medier i mindst tre år.

Hvad er et statisk og interaktivt indlæg? Dette er et spørgsmål, som hver virksomhed skal besvare afhængigt af deres risikotolerance. Overholdelsesstrategien bør involvere de højeste niveauer i organisationen.

US Securities Exchange Commission (SEC) overvåger også overtrædelser af sociale mediers krav.

I Storbritannien har Financial Conduct Authority (FCA) regler for social compliance af finansielle institutioner.

FCA tvang for nylig en investeringsapp til at fjerne alle annoncer på sociale medier med influencers. Handlingen var baseret på bekymringer om økonomiske krav. Freetrade Ltd. citerede blandt andet :

“En TikTok-video, der blev lagt ud på en Instagram-historie på en influencers profil, der promoverer fordelene ved at bruge virksomheden til at engagere sig i en investeringsvirksomhed, men som ikke inkluderer den påkrævede risikooplysning.”

I mellemtiden indsendte den australske værdipapir- og investeringskommission (ASIC) for nylig RG 271. Den fastslår, at finansielle servicevirksomheder skal bekræfte klager inden for 24 timer. Selv på sociale medier.

Du kan finde mere information i vores indlæg om, hvordan du bruger sociale medier til finansielle tjenester.

7 Nyttige værktøjer til overholdelse af sociale medier

Compliance management er et stort arbejde. Værktøjer til overholdelse af sociale medier kan hjælpe.

1.Hootsuite

Hootsuite hjælper med at holde dit brand afstemt på flere måder. For det første giver det dig mulighed for at oprette brugerdefinerede tilladelser. Teammedlemmer får adgang til oprettelse af socialt indhold, men den endelige godkendelse er begrænset til relevante seniormedarbejdere eller compliance officerer.

For det andet giver Hootsuite Content Library dig mulighed for at oprette og gemme forhåndsgodkendt, kompatibelt indhold. Sociale grupper kan bruge og dele dette materiale til enhver tid.

Hootsuite Amplify distribuerer godkendt indhold til hele dit netværk af medarbejdere og konsulenter. Dette sikrer, at velmenende medarbejdere ikke skaber utilsigtede compliance-risici.

Hootsuite integrerer også med de sociale medier compliance-værktøjer nedenfor for ekstra sikkerhed.

2. Brolly

En sikker registrerings- og arkiveringsapplikation, der bruges af flere organisationer inden for regering, uddannelse, finansielle tjenester og den private sektor for at opfylde overholdelseskrav.

3.AETracker

AETracker er designet til virksomheder involveret i biovidenskab. Den identificerer, overvåger og rapporterer potentielle uønskede hændelser og off-label brug i realtid.

4. Social beskyttelse

Denne applikation forhåndsscreener alle brugerbeskeder og vedhæftede filer. Den verificerer, at de overholder virksomhedens politikker og gældende regler. Meddelelser, der ikke opfylder kravene, markeres til gennemgang og kan ikke offentliggøres. Det skaber også et komplet revisionsspor.

5 ZeroFOX

ZeroFOX tjekker automatisk for upassende, ondsindet og falsk indhold. Den kan sende automatiske advarsler om farlige, truende eller stødende beskeder. Det registrerer også ondsindede links og svindel.

6. Bevispunkt

Når det føjes til Hootsuite, markerer Proofpoint almindelige overtrædelser af overholdelse, mens du skriver dine beskeder. Proofpoint tillader ikke udstationering af indhold med overholdelsesproblemer.

7.Smarsh

Smarsh-validering i realtid sikrer overholdelse af virksomhedens, juridiske og lovgivningsmæssige politikker. Alt socialt indhold arkiveres, uanset om det er godkendt, afvist eller ændret. Indhold kan kontrolleres, indsamles, ses, føjes til sager og opbevares lovligt.

Hootsuites tilladelser, sikkerhed og arkiveringsværktøjer holder alle dine sociale medieprofiler opdaterede fra et enkelt kontrolpanel. Se den i aktion i dag.