Sikkerhed i virtuelle datarum: 6 ting at huske på

At holde virksomhedens filer sikker er et must for enhver virksomhed. Disse dokumenter indeholder oplysninger, der ikke kun hjælper virksomheden med at trives, men som også inkluderer dine medarbejderes personlige filer, deres lønninger og hjemmeadresser. Det er derfor, at det er godt for din virksomhed at opbevare disse dokumenter på et bestemt sted, beskyttet mod eksterne trusler.

Af de mange cloud storage-løsninger, der er tilgængelige på markedet, er det kun få, der er i stand til at levere komplet filsikkerhed. Virtuelle datarum er bygget op omkring ideen om et sikkert dokumentmiljø, der kan deles med omverdenen, hvis det er nødvendigt. Men hvilke funktioner skal de bedste datarum have?

1. Sikkerhedscertifikat

Virtuelle datarumsudbydere skal have alle de nødvendige certifikater og sikkerhedsalgoritmer for at gøre det lige så sikkert som en fæstning. Tag et kig på de mest populære virtuelle datarum på markedet, og sammenlign, hvilke sikkerhedscertificeringer de har, og hvad de virkelig gør med sikker plads.

Hvis online fillagring er bygget på ideen om sikkerhed, har den også værktøjer, der giver klienten mulighed for at gøre pladsen endnu mere sikker. Disse er normalt tilladelsesindstillinger, vandmærkningsfunktioner og to-faktor-godkendelse.

2. Tilladelsesindstillinger

En sikker VDR er designet ikke kun til opbevaring, men også til samarbejde. Derfor er det vigtigt at holde styr på, hvem der har adgang til hvilke filer.

Med tilladelsesindstillinger kan du give visse personer adgang til udvalgte dokumenter. Det er således kun de filer, der er direkte knyttet til dem, der vil være tilgængelige for dem.

Du risikerer ikke informationslæk eller brud på privatlivets fred, og du kan være sikker på, at kun de personer, der skal se dokumenterne, vil kunne se dem. Det er udbydere af virtuelle datarum sikre på.

3. Vandmærkefunktioner

Hvis nogen ønsker at hente en fil fra den virtuelle datarumssoftware, vil disse dokumenter have et vandmærke, der understreger, hvem der har uploadet filen og hvornår.

Hvis der er problemer med at lække følsomme oplysninger, kan du bruge vandmærkefunktionen til at identificere et svagt punkt på en af ​​dine medarbejderkonti.

Det er også meget nemmere at holde styr på, hvilke typer dokumenter der udskrives, og hvem der skal printe dem til administrationsformål. Der er også muligheder for værktøjet, afhængigt af behovene hos den virtuelle datarumsbruger.

4. Sikker fildeling

Som tidligere nævnt er online datarumssoftware ikke kun et sted at opbevare dokumenter sikkert, men også til at dele dem med andre.

Måden de deles på skal også være sikker, og det virtuelle datarum skal kunne give dig den sikkerhed – gennem krypteringsalgoritmer og give adgang til personer med den rette autorisation. Og der burde ikke være nogen bekymringer om privatlivets fred under filoverførsel eller filadgang, og du bliver nødt til at tjekke den virtuelle datarumsudbyders anmeldelser for at se, hvor stærke deres sikkerhedsforanstaltninger er.

Det er en kombination af værktøjer, der er tilgængelige for kunden, og dem, der er indbygget i løsningen, der gør erfaringsudvekslingen virkelig sikker.

5. To-faktor autentificering

Når det kommer til personlig kontosikkerhed, er en af ​​de ting, du kan være sikker på fra din side, to-faktor-godkendelse. Mange hackere forsøger at få adgang til dine data, og en simpel gammel adgangskode er ikke nok.

Kombinationen af ​​hvad du har (autentificering) og hvad du kender (adgangskode) er praktisk talt uovertruffen. Et virtuelt datarum skal have denne funktionalitet for at være et virkelig sikkert miljø til lagring af dine virksomhedsfiler.

6. Support

Hvis der er problemer, mens du bruger virtuelle datarum, kan et godt supportteam give den ekstra sikkerhed, du har brug for. Eventuelle fejl i softwaren eller simpelthen fejlstyring af de tilgængelige værktøjer kan rettes gennem en kompetent udbyders hotline.

Når du leder efter en virtuelt datarumsløsning, skal du også være opmærksom på den hjælp, du kan få fra teamet – har de en hotline eller chatfunktion indbygget i deres virtuelle datarum? Er der altid en levende repræsentant tilgængelig til at hjælpe dig?

Sikkerhed i virtuelle rum

Sikkerhed er afgørende i alle situationer. I erhvervslivet er dette en af ​​de vigtigste funktioner, som ethvert værktøj kan have. Derfor skal det elektroniske datarum, hvor alle virksomhedens vigtigste filer skal opbevares, være et sikkert miljø. Ved at kigge alle de anførte funktioner igennem og søge efter dem på markedet for virtuelle datarum, er du sikker på at finde en løsning, der passer til alle dine behov for dataroomservice.