Sådan opbygger du en effektiv godkendelsesproces på sociale medier for dit team
Ethvert socialt medieteam, der består af mere end én person, har brug for en godkendelsesproces på sociale medier.
Indholdsgodkendelsesprocesser er ikke unikke for sociale medier. For eksempel har du sikkert allerede en godkendelsesproces for din blog eller hjemmeside. Men hastigheden og rækkevidden af sociale kanaler gør godkendelsesworkflowet endnu vigtigere for dine opslag på sociale medier.
Her vil vi forklare, hvordan du opsætter en arbejdsgang for godkendelse af sociale medier, der gør det muligt for dit team at samarbejde effektivt og samtidig sikre, at dit indhold er rent, korrekt og brandet.
Godkendelsesprocessen på sociale medier er en arbejdsgang, hvor indhold flyttes fra en interessent til en anden, indtil det endeligt udgives.
En veldesignet godkendelsesproces styrer alle faser af din sociale medieaktivitet, fra indholdsoprettelse til opslag til den sociale medieplatform. Det skaber også en klar vej for dit indhold fra person til person gennem din organisation. Den dokumenterer hvilke interessenter der er involveret og hvornår. Endelig specificerer den, hvem der har den endelige myndighed til at godkende indhold til offentliggørelse på dit brands sociale medier.
Før du kan skrive din politik, skal du forberede dig. Her er alle de værktøjer og dele, du skal bruge for at komme i gang:
Trin 1: Definer din strategi for sociale medier
Hvis du jævnligt læser Hootsuite-bloggen, ved du, at vi taler meget om strategi. Vi tror meget på planlægning og målsætning. Uden at vide, hvor du vil hen, er det usandsynligt, at du når dertil.
Hvorfor har du brug for en social strategi, før du kan sætte en godkendelsesproces op?
En klar strategi gør det nemmere for indholdsskabere (grafiske designere og indholdsmarkedsførere) at skabe indhold, der lever op til forventningerne hos senior interessenter. Dette giver alle mulighed for at være på samme side og sparer tid ved at reducere antallet af nødvendige klik på det individuelle indlægsniveau.
En klar strategi for sociale medier fortæller dig også, om din godkendelsesproces er i overensstemmelse med dine mål. For eksempel, hvis din strategi skal være på forkant med trending-emner, skal du indstille antallet af interessenter og deres tidsramme i overensstemmelse hermed.
Trin 2: Definer roller og ansvar for teamet og interessenterne
Mere end 20 % af Hootsuites mellemstore erhvervskunder har flere teams, der bruger sociale medier. For at skabe en effektiv social medieproces skal du afklare alle de personer og teams, der bruger sociale medier, og hvem der er involveret i at godkende hver enkelt.
Hvordan det ser ud er op til dig. Måske har hvert team sine egne kanaler og sine egne godkendelsesprocesser. Eller måske er et par seniorinteressenter gatekeepere for alt socialt indhold til dit brand.
Det vigtigste er, at alt dette er optaget.
For eksempel skal du skrive:
- Hvem skaber og planlægger indhold på sociale medier?
- Hvem redigerer indholdet for at bevare kvaliteten?
- Hvem godkender og udgiver indhold?
I en mellemstor virksomhed kan godkendelsesprocessen for indhold på sociale medier omfatte følgende roller:
- Indholdsskabere: Forfattere, designere, videoredaktører og alle, der er involveret i indholdsskabelse og planlægning.
- Indholdsredaktører, der redigerer indhold for sprog, stil og konsistens på tværs af konti på sociale medier.
- Sociale mediechefer, der godkender indhold og sørger for, at opslagsplanen er i overensstemmelse med den overordnede brandstrategi og optimalt opslagstidspunkt.
Trin 3: Opret en stilguide til sociale medier
Hvilket indhold udgiver dit brand? Bruger du britisk eller amerikansk stavemåde? Eller et helt andet sprog? Er din brand tone legende og sjov? Eller informativ og seriøs? Hvordan har du det med hashtags og emojis?
Alle disse skal overvejes for at sikre, at dit brands sociale medieindhold er konsistent, høj kvalitet og altid i overensstemmelse med brandet.
Sørg for, at din virksomhed har lavet en stilguide. Dette er et detaljeret dokument, der beskriver, hvordan dine sociale netværk skal se ud. Dette kan omfatte alt fra tone og skrivestil til brandingfarver, brug af fotos og skrifttype.
Når alle i marketingteamet arbejder ud fra en solid stilguide, er godkendelse meget nemmere. Indholdsskabere bruger dette dokument til at guide deres arbejde. I mellemtiden kan redaktører og ledere henvise til dokumentet for at sikre, at brandstandarder og retningslinjer følges.
Trin 4: Opret et indholdsbibliotek
Indholdsbiblioteket er en eksisterende pulje af godkendte sociale ressourcer. Dette kan omfatte grafik, skabeloner og andre ressourcer, som dine indholdsudviklere kan bruge, når de opretter nye indlæg.
Brug af aktiver fra et forhåndsgodkendt bibliotek forenkler godkendelsesprocessen i høj grad. Senior interessenter kan være sikre på, at mange elementer er blevet godkendt, før stillingen overhovedet er oprettet.
Trin 5: Indstil deadlines og deadlines
Din godkendelsesproces på sociale medier bør være bundet til en tidslinje, der giver alle nok tid til at fuldføre deres del af processen.
Start med at bestemme, hvor lang tid det tager dine indholdsskabere i gennemsnit at oprette et givet antal indlæg. Bestem derefter, hvor lang tid det vil tage at redigere indholdet, planlægge det og godkende det.
Arbejd derefter baglæns for at oprette en tidslinje, der fungerer for alle. Dette vil hjælpe med at undgå panik i sidste øjeblik eller indholdsflaskehalse.
Sæt også faste deadlines og en tidsplan, der gør alle ansvarlige for at levere til tiden.
For eksempel kan en løbende godkendelsesproces på sociale medier omfatte:
- Skabere leverer færdigt indhold senest den 15. i hver måned.
- Redaktører leverer endeligt indhold senest den 20. i hver måned.
- Ledere planlægger redigeret kvalitetsindhold for den næste måned inden udgangen af den aktuelle måned.
Selvfølgelig fungerer denne tidslinje kun for stedsegrønt indhold eller indhold, der ikke er usædvanligt rettidigt. Du skal muligvis oprette et andet sæt deadlines eller deadlines, der giver dit brand mulighed for at reagere på sociale tendenser, efterhånden som de opstår.
Trin 6: Definer din arbejdsgang og dine meddelelser
Din godkendelsesproces på sociale medier er en arbejdsgang, hvor indhold flyttes fra én person til en anden, indtil det endeligt udgives. Du har allerede defineret roller og deadlines for alle. Nu er det tid til at bruge disse oplysninger til at tilpasse din arbejdsgang og dine meddelelser.
Ideelt set bør din arbejdsgang automatisk overføre indhold fra én person til en anden og give hver person besked, når det er deres tur til at begynde at arbejde. At holde alt i ét system sikrer, at alle ved, hvor alt er i godkendelsesprocessen. Det sikrer også, at kun én person foretager ændringer i indholdet ad gangen.
Så hvordan sikrer du dig, at alle får besked, når det er deres tur? Du kan bruge e-mail, Slack-meddelelser eller andre projektstyringsværktøjer.
Når du designer en arbejdsgang, er det en god idé at inkludere værktøjer og apps, der gør det nemmere at skabe indhold og identificere indholdsproblemer.
Nogle gode værktøjer til din arbejdsgang:
- Grammatisk for at understøtte stavning, grammatik og skriftklarhed.
- Visme til designsupport.
- Pictographr til understøttelse af fotoredigering.
Trin 7: Overvåg og gennemgå efter behov
Prøv godkendelsesprocessen for sociale medier i et stykke tid, og se, hvordan det fungerer for dit team. Så tag alle sammen for at diskutere eventuelle fejl eller ting, der kunne forbedres.
Målet er altid at gøre livet lettere for holdet, ikke sværere. Hvis en proces bliver uhåndterlig, virker den ikke. Få regelmæssig feedback fra teammedlemmer, så alle føler sig værdsat og involveret.
Du har sikkert allerede høstet nogle af fordelene ved at skabe en social medieproces. Men der er et par stykker, som vi vil nævne eksplicit.
1. Sørg for, at indholdet er i overensstemmelse med dit brands stemme og strategi.
Vi har tidligere talt om at lave en stilguide til sociale medier for at hjælpe med at administrere dit indhold og din godkendelsesproces. Dette er en god måde at holde dit indhold genkendeligt.
Men intet slår dit holds kombinerede oplevelse. At arbejde igennem processen sikrer, at alle kan dele deres erfaringer, både i deres kernekompetencer og deres viden om brandets historie og stil.
Implementering af en gennemgangsproces giver dig også den bedste chance for at fange eventuelle fejl, før indholdet offentliggøres. Selv de bedste redaktører springer nogle gange over ødelagte links eller manglende kommaer. Jo flere hænder på dækket, jo flere chancer for at få det rigtigt.
2. Undgå adgangskodedeling og kontroller adgang
At dele adgangskoder både inden for teams og med eksterne konsulenter og entreprenører er et sikkerhedsmareridt.
Godkendelsesprocessen for sociale medier, kombineret med gode værktøjer til administration af sociale medier, giver alle mulighed for at udføre deres arbejde på det samme system uden at skulle dele adgangskoder.
Godkendelsesprocessen bør også give dig mulighed for at kontrollere, hvor meget adgang hvert teammedlem har. Du ønsker, at flere personer skal være i stand til at oprette indhold, men sandsynligvis kun få har godkendelsestilladelser.
Godkendelsesprocesværktøjerne giver dig også mulighed for at udelukke nogen fra processen, hvis de forlader dit team eller din organisation, så du aldrig bliver udsat for unødvendige eksterne risici.
3. Samarbejd mere effektivt
Den konstante looping af hele teamet – med flere interessenter – kan være byrdefuldt. Hvis du gør dette via e-mail eller overfører dokumenter, reducerer det effektiviteten, sænker din arbejdsgang og kan påvirke din kalender med indhold på sociale medier. Godkendelsesworkflowet forenkler processen og forbedrer produktiviteten.
For eksempel talte en global ejendomsmarketingprojektleder med Forrester Consulting om udfordringerne ved at arbejde uden en godkendelsesworkflow:
“Når medarbejdere ønskede at skrive indlæg, skulle de e-maile deres aktiver, og så var det en proces i flere trin, hvor nogen skrev på deres vegne eller kom tilbage for at gennemgå det offentliggjorte indhold bagefter på deres vegne.”
Det er meget mere effektivt at holde alt på én platform til oprettelse, visning og publicering. Når der opstår specifikke ønsker, ved medarbejderne, hvem der er ansvarlig for hvert trin i processen. Det betyder, at medarbejderne kan samarbejde direkte og effektivt.
Derudover hjælper godkendelsesarbejdsgangen medarbejderne med at holde tidsplanen. Dette forhindrer indhold i at blive oprettet, glemt eller upubliceret. Notifikationer informerer alle om, hvad der kræver deres opmærksomhed.
En Forrester-rapport fandt ud af, at en forbedring af godkendelsesprocessen på sociale medier kunne spare $495.000 i tid og kræfter over tre år. Det er meget tid og kræfter.
Kilde: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™.
4. Oprethold versionskontrol og sporredigering
Indsendelse af filer via e-mail kan resultere i feedback fra forskellige interessenter i forskellige versioner. Nogen ser muligvis en fil, der allerede er forældet. Eller nogen skal måske indsamle feedback fra flere interessenter og kompilere det i ét dokument.
Det er ikke det bedste spild af tid. Og det skaber risiko for, at den forkerte version vil gennemgå godkendelsesprocessen eller endda blive offentliggjort.
Godkendelsesprocessen på sociale medier giver dig også mulighed for at spore ændringer, så du kan se, hvem der har ændret hvad og hvornår. Dette er en god pædagogisk ressource for alle, der er involveret i indholdsskabelse.
Her er nogle af vores foretrukne værktøjer til at hjælpe dig med at opbygge din godkendelsesproces og arbejdsgang på sociale medier.
1.Hootsuite
Du har allerede set, hvordan Hootsuite kan hjælpe med godkendelsesprocessen på sociale medier.
Brug af Hootsuite betyder, at alle dele af arbejdsgangen kan køre på den samme platform. Indhold kan oprettes, redigeres og godkendes fra Hootsuite-dashboardet.
Her er, hvordan seniorer på dit team kan bruge Hootsuite til at godkende opslag oprettet af sociale medier:
Disse godkendelsesfunktioner på øverste niveau er tilgængelige i Hootsuite Business- og Enterprise-planerne.
Gruppeplanen er designet til små teams og indeholder også mange funktioner, der er nyttige til at opretholde en godkendelsesworkflow på sociale medier.
Senior teammedlemmer kan administrere teamadgang og roller og tildele indlæg og kommentarer til specifikke teammedlemmer.
2. Slap
Slack er en kraftfuld meddelelsesplatform, der hjælper teams med at samarbejde. Slack-appen til Hootsuite giver dig mulighed for at dele på sociale medier direkte i Slack uden at forlade Hootsuite for at gøre det nemmere at sende beskeder mellem hold.
Dette værktøj hjælper med at holde organiserede teams. Organiser og farvekod opgaver på kort og Trello-tavler. Tildel opgaver til et teammedlem og marker din opgave som afsluttet, når din opgave er udført. Og med “omtale”-funktionen vil du vide, at dit teammedlem vil blive advaret om processens fremskridt.
3. Trello
Træk og slip-funktionen gør Trello brugervenlig. Det visualiserer arbejdsgangen, og hele teamet kan være opmærksom på godkendelsesprocessen.
Skriv et svar