Sådan laver du en effektiv guide til din virksomhed på sociale medier

Uanset hvilken branche du er i, bør enhver moderne virksomhed have bedste praksis på sociale medier.

Retningslinjerne for sociale medier opstiller den bedste sociale praksis for dine medarbejdere. I nogle tilfælde er disse regler påkrævet ved lov eller for retsbeskyttelse. Men i sidste ende er formålet med disse retningslinjer at give medarbejderne den information, de har brug for for at træffe de rigtige beslutninger på sociale medier for dem selv og virksomheden.

Dette gælder, selvom din virksomhed endnu ikke har en tilstedeværelse på sociale medier. Uanset om du har en officiel Twitter-konto eller en Instagram-profil eller ej, må du hellere stole på, at dine medarbejdere er online og chatter vildt.

Denne artikel vil dække:

Forskellen mellem sociale mediepolitik og retningslinjer for sociale medier
Reelle eksempler fra andre mærker
Sådan bruger du vores gratis guideskabelon til sociale medier til at oprette dit eget sæt guider

Hvad er anbefalinger på sociale medier?

Retningslinjer for sociale medier er forslag til, hvordan virksomhedens medarbejdere skal præsentere sig selv og virksomheden på deres personlige konti på sociale medier.

Tænk på bedste praksis på sociale medier som en guide til bedste praksis på sociale medier for medarbejdere.

De skal beskrive, hvordan man opfører sig på sociale netværk på en måde, der er positiv og gavnlig for både virksomheden og medarbejdere og kunder. Sociale anbefalinger kan omfatte etikettetips, nyttige værktøjer og links til vigtige ressourcer.

Det er vigtigt at bemærke, at vi virkelig ikke anbefaler at forbyde medarbejderne at bruge sociale medier eller overhovedet at forbyde dem at tale om din virksomhed. Det er ikke godt at vogte eller censurere dine teammedlemmers sociale tilstedeværelse: tal om den moralske morder og sig farvel til alle organiske ambassadørmuligheder.

Bemærk venligst, at politikker for brug af sociale medier er forskellige fra din virksomheds politik for sociale medier. De adskiller sig også fra din stilguide på sociale medier.

Social Media Policy er et omfattende dokument, der beskriver, hvordan en virksomhed og dens ansatte bruger sociale medier. Disse politikker er designet til at beskytte brandet mod juridiske risici og bevare dets omdømme på sociale medier. Hvor sociale mediepolitikker angiver regler og konsekvenser for at bryde dem, er retningslinjer for sociale medier mere informative.

I mellemtiden definerer stilguiden for sociale medier brandets stemme, mærkevisualiseringer og andre vigtige marketingelementer. Det bruges ofte af indholdsskabere i organisationer for at sikre, at deres opslag er brandet.

En anden forskel: regler for sociale medier er også forskellige fra fællesskabsregler, som sætter reglerne for offentlig interaktion med din konto eller gruppe.

Vil du vide mere? Tag det gratis Hootsuite Academy-kursus Implementering af Social Media Management i din organisation.

Hvorfor er vejledning på sociale medier vigtig?

Hver medarbejder (ja, inklusive Maurice i regnskab) er en potentiel talsmand for et online brand. At dele anbefalinger på sociale medier er din chance for at give hele teamet værktøjerne til at hjælpe dem med at promovere dig på en positiv, inkluderende og respektfuld måde.

Brug regler for sociale medier til at:

Giv dine medarbejdere mulighed for at interagere positivt med deres personlige sociale konti.
Undervis i bedste praksis for sociale medier
Tilskynd medarbejdere til at følge dine officielle konti eller bruge officielle hashtags.
Spred din virksomheds strategi på sociale medier
Introducer medarbejderne til nyttige tredjepartsværktøjer og -ressourcer, såsom Hootsuites dashboard på sociale medier eller Hootsuite Academy-træning.
Beskyt dine medarbejdere mod social chikane
Beskyt din virksomhed mod cybersikkerhedstrusler
Afklar, hvilke oplysninger der kan deles, og hvad der er et brud på privatlivets fred
Boost dit brands omdømme på sociale medier

Mens bedste praksis på sociale medier normalt er designet til at blive delt med medarbejdere, kan alle, du arbejder med, også drage fordel af disse bedste praksisser – såsom virksomhedspartnere, marketingbureauer eller influencers.

Hvis du ikke laver best practices for, hvordan din virksomhed præsenteres eller diskuteres på sociale medier, kan tingene hurtigt komme ud af kontrol. Og på den anden side kan mangel på anbefalinger på sociale medier også forhindre dig i at drage fordel af medarbejderindhold. Et entusiastisk teammedlem, bevæbnet med sociale principper og overbevist om, at de får lov til at tale, kan være en stærk talsmand for dit brand.

10 regler for sociale medier for medarbejdere

Her er en oversigt over de vigtigste sektioner, du bør inkludere i dine sociale mediepolitikker. Men selvfølgelig, selvom disse detaljer er almindelige, skal du gå videre og skræddersy enhver del af dette, så det passer til dit brand: hver branche er trods alt anderledes.

Faktisk er hvert eneste firma unikt… så du vil måske tjekke med dit team, før du forpligter dig til nogle hårde og hurtige regler. Dine medarbejdere kan have specifikke spørgsmål eller bekymringer, som det ville være nyttigt at inkludere i dit hoveddokument.

1. Officielt regnskab

Identificer din virksomheds officielle sociale mediekanaler, og tilskynd medarbejderne til at følge dem. Dette er ikke bare en chance for at få et par flere følgere, det er en fantastisk mulighed for at vise medarbejderne, hvordan dit brand præsenterer sig selv på sociale medier.

Du kan også definere specifikke hashtags, hvis de er en stor del af din sociale strategi.

I nogle tilfælde enten tillader eller kræver virksomheder, at visse medarbejdere opretholder brand-relaterede sociale mediekonti. Hvis det er det, din virksomhed gør, er det et godt sted i dine sociale retningslinjer at forklare, hvordan et teammedlem kan (eller ikke kan) logge ind på deres egen brandede konto.

2. Offentliggørelse og gennemsigtighed

Hvis dine teammedlemmer stolt angiver på deres sociale konti, at de arbejder for din virksomhed, er det en god idé at bede dem om at præcisere, at de opretter opslag på sociale medier på deres vegne og ikke på dit brand. Tilføjelse af oplysninger til deres sociale medieprofil eller bio om, at “Alle udtrykte meninger er mine egne” (eller lignende), hjælper med at gøre det klart, at dette ikke er en officiel holdning.

Når det er sagt, hvis de skal diskutere virksomhedsrelaterede spørgsmål på sociale medier, er de reelt forpligtet ved lov til at identificere sig selv som ansatte. Dette er en regel, ikke et venligt forslag. Faktisk kræver Federal Trade Commission i USA, at identifikation finder sted på den relevante post. Bare at nævne det i din biografi er ikke nok.

Et eksempel på en Google-medarbejderbiografi på Twitter

3. Privatliv

Det skader aldrig at minde dit team om, at fortrolige virksomhedsoplysninger er fortrolige på ethvert tidspunkt af dagen. Uanset om det er personlige oplysninger om kollegaer, finansielle offentliggørelser, fremtidige produkter, privat kommunikation, forsknings- og udviklingsdata eller andre følsomme oplysninger, skal det præciseres, at privatlivets fred og fortrolighed skal respekteres på alle sociale medieplatforme.

4. Cybersikkerhed

Cyberhacks og trusler er ingen joke. Selvom dine medarbejdere er på vagt over for phishing og lignende, skader det aldrig at lære det grundlæggende om cybersikkerhed, især hvis du indsamler kunde- eller kundeoplysninger.

Cybersikkerhed først!

Rapid Cyber Security Update 101:

Vælg stærke adgangskoder
Brug forskellige adgangskoder til hver social konto
Brug ikke de samme adgangskoder til virksomhedskonti.
Brug to-faktor (eller multi-faktor) godkendelse til at logge ind på sociale netværk
Begræns de personlige og professionelle oplysninger, du deler
Brug personlige legitimationsoplysninger til personlige konti
Sørg for, at din internetforbindelse er sikker
Du må ikke downloade eller klikke på mistænkeligt indhold
Aktiver kun placeringstjenester i apps, når det er nødvendigt
Øv Sikker browsing

5. Forfølgelse

Retningslinjerne minder normalt personalet om at være venlige på sociale medier. Men ud over at fremme positivitet, bør virksomheder også gøre det klart, at de ikke tolererer nogen form for chikane på sociale medier.

På den anden side er det en mulighed for at yde støtte til dine medarbejdere, hvis de bliver udsat for chikane. Definer din politik for trolde eller bøller, uanset om det er at rapportere dem, ignorere dem, blokere eller forbyde dem.

Fortæl folk, hvordan de skal rapportere problemer, de måske oplever. Hvis der er behov for støtte, så lad medarbejderne vide, hvordan og hvor de kan få det.

At levere en protokol og værktøjer vil hjælpe dit team med at finde problemer i opløbet, før de eskalerer til en fuldstændig krise på sociale medier.

6. Rummelighed

Det er vigtigt for enhver arbejdsgiver og brand at fremme inklusion på sociale medier og videre. Tilskynd dine medarbejdere til at gøre det samme – det er en måde at vise, at du også holder af dem.

Anbefalinger til inklusion kan omfatte:

Brug inkluderende stedord (de/dem/dem/folk)
Tilføj beskrivende billedtekster til billeder
Vær opmærksom på repræsentation
Lav ikke antagelser om køn, race, erfaring eller evner
Undgå køns- eller race-emoji
Del gerne dine yndlingspronominer
Brug store bogstaver til hashtags (dette gør dem mere læselige for skærmlæsere_
Brug en række forskellige billeder og ikoner. Dette inkluderer stockbilleder, emoji og mærkevarer.
Rapporter og slet alle kommentarer, der anses for at være sexistiske, racistiske, dygtige, aldersforståelige, homofobiske eller hadefulde over for enhver gruppe eller person.
Gør teksten tilgængelig i almindeligt sprog og tilgængelig for folk, der lærer engelsk som andetsprog, eller mennesker med indlæringsvanskeligheder.

Yderligere ressourcer om inklusion kan findes her.

7. Juridiske aspekter

Dine sociale principper kan omfatte at minde medarbejdere om at respektere intellektuel ejendomsret, ophavsrettigheder, varemærker og andre relevante love. Når du er i tvivl, er tommelfingerreglen forholdsvis enkel: Hvis den ikke er din, og du ikke har tilladelse, så lad være med at poste den. Let!

8. Må og lad være

Selvom du måske ønsker at gennemgå de foregående sektioner i detaljer, er det selvfølgelig en chance for at gøre alt så klart som muligt at lave en hurtig referenceliste over do’s and don’ts.

For eksempel…

Medtag virksomheden som arbejdsgiver i din bio på sociale medier (hvis du ønsker det).
MØD IKKE konkurrenterne uhensigtsmæssigt
DEL virksomhedsmeddelelser, begivenheder og historier på sociale medier.
OPLYS IKKE virksomhedshemmeligheder eller dine kollegaers fortrolige oplysninger
UDTAL din egen mening – bare sørg for, at du ikke taler for virksomheden.
Kommenter IKKE juridiske forhold vedrørende virksomheden
Rapportér chikane, du oplever eller bemærker
Interager IKKE med trolde, negativ dækning eller kommentarer

9. Nyttige ressourcer

Du kan inkludere links til nyttige ressourcer i dit vejledningsdokument eller liste dem i et separat afsnit. Uanset hvor du placerer dem, er det en god idé at linke til din politik for sociale medier, stilguide for sociale medier og retningslinjer for fællesskabet, så alle har disse oplysninger ved hånden.

Andre links, du måske vil inkludere, kan være:

virksomhedens dokumenter
- virksomhedens adfærdskodeks
- ansættelseskontrakter
- Fortrolighedspolitik
Marketing-, reklame- og salgsbestemmelser fra Canadas regering og Federal Trade Commission.

Hvis din virksomhed tilbyder ressourcer på sociale medier, hvilken bedre måde end dine anbefalinger på sociale medier til at gøre alle opmærksomme på dem? Uanset om det er værktøjer, træning fra Hootsuite eller stipendier til sociale medier, giver du de mennesker, der arbejder for dig, muligheden for at gå helt ud (fødder?) på sociale medier.

10. Kontaktoplysninger og dato

Glem ikke også at tilføje oplysninger, hvor du kan sende spørgsmål. Det kan være en bestemt person, et forum eller Slack-kanal eller en e-mailadresse.

Du skal også angive, hvornår dine anbefalinger sidst er blevet opdateret.

Eksempler på anbefalinger til sociale netværk

Leder du efter rigtige eksempler på regler for brug af sociale medier? Vi har samlet flere inspirationskilder.

Grossmont-Cuyamaca Community College District giver klare og præcise råd om bedste praksis. “Ytringsfriheden skal udøves ansvarligt,” minder siden læserne om. “Disse retningslinjer giver en køreplan for konstruktiv, respektfuld og produktiv brug af sociale netværkssider.”

Intel går meget op i at forsikre medarbejderne om, at de ikke er her for at censurere eller kontrollere deres onlineadfærd. “Vi stoler på dig,” siger manualen direkte og indirekte. Intel har fra starten gjort sine ønsker klart: Vær oprigtig, fokuser på det gode og brug din sunde fornuft.

Stanford University (ja, den samme institution, som Facebook-grundlæggeren Mark Zuckerberg droppede ud af) har udviklet sociale mediepolitikker, der er ret brede, men som giver brugerne en masse ressourcer og kontekst. Hvis dine anbefalinger på sociale medier er så detaljerede, kan det være en god idé at diskutere de vigtigste ting med dit team på en workshop eller et seminar for at sikre, at ingen detaljer udelades.

Bloomberg School of Nursing ved University of Toronto tilbyder en meget kortfattet liste over anbefalinger, der er nemme at fordøje med et øjeblik. Det er en god påmindelse om, at hvordan du udvikler dine retningslinjer, kan hjælpe med forståelsen, uanset om det er en webside, en PDF eller en brochure.

Husk, at dine anbefalinger kan være så lange eller så korte, som du ønsker. Sharp News giver for eksempel kun fire anbefalinger til brug af sociale medier.

Den Olympiske Komité har holdt sine anbefalinger på sociale medier til OL i Beijing på én side, omend en ret tæt side. Ud fra “kan” og “umulige” bliver det straks klart, hvad der er acceptabelt, og hvad der fordømmes.

Fordi Nordstrom er en kundeservicevirksomhed, og privatlivets fred er vigtigt, fokuserer dens sociale mediepolitikker stærkt på kundebeskyttelse. Din egen branche vil være anderledes, så juster dine anbefalinger, så de passer til dine specifikke problemområder (eller muligheder!).