Die 15 besten Tipps und Tricks für Microsoft Word

Microsoft Word ist die perfekte App, die einfach zu bedienen ist, aber viele Lernfunktionen bietet. In diesem Leitfaden werde ich Sie durch einige der besten Tipps und Tricks für Microsoft Word führen. Dies ist sehr praktisch, wenn Sie täglich Dokumente bearbeiten.

Word bleibt eines der wertvollsten und ältesten Tools von Microsoft. Im Laufe der Jahre hat sich die Software weiterentwickelt, um unter anderem komplexe Tabellen und Diagramme, Zusammenfassungen, Flyer und Newsletter zu erstellen. Mit diesen Top-Tipps und Tricks können Sie den Zeitaufwand für MS Word reduzieren und mit der nächsten Aufgabe auf Ihrer Liste fortfahren.

Die 15 besten Tipps und Tricks für Microsoft Word

Das beliebteste Textverarbeitungsprogramm, das von Schreibkräften auf der ganzen Welt verwendet wird, ist Microsoft Word. Wenn Sie einen Bericht, eine Geschichte, einen Aufsatz oder was auch immer Sie gerade bearbeiten, abtippen, ist das Programm mit allen möglichen Funktionen ausgestattet, die Ihnen vielleicht nie in den Sinn kommen würden. Ich stelle einige meiner Lieblingstricks vor, um Ihnen dabei zu helfen, einige der weniger bekannten Softwareteile zu entdecken. Hier sind fünfzehn Tipps und Tricks, die Sie in einen Microsoft Word-Assistenten verwandeln:

1. Verwenden Sie Ihre eigenen Schriftarten und Stile
2. Bestimmen Sie die Lesbarkeitsstatistik Ihres Dokuments
3. Markieren Sie ein Angebot durch Klicken
4. Verwenden Sie Datum und Uhrzeit der automatischen Aktualisierung
5. Beseitigen Sie unerwünschte Formatierungen.
6. Screenshot einfügen
7. Lassen Sie Ihr Dokument sprechen
8. Entfernen Sie das Symbolleisten-Menüband
9. Schützen Sie Ihr Dokument
10. Konvertieren Sie Word in PDF
11. Nutzen Sie Vorlagen, um Zeit zu sparen.
12. Bilder importieren, formatieren und bearbeiten
13. Löschen Sie Wörter mit einem einzigen Tastendruck
14. Fügen Sie einem Dokument Lesezeichen hinzu
15. Dokumente kombinieren und zusammenführen

Probieren wir sie einzeln aus.

1] Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Schriftarten und Stile

Einer der wichtigsten Tipps für die Arbeit mit Word ist die Anpassung der Schriftgröße und des Schriftstils. Word zeigt Text standardmäßig in der 12-Punkt-Schriftart Calibri an. Wenn Sie die Schriftarteinstellungen ändern, können Sie das Aussehen Ihres Dokuments ändern.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Schriftgröße und den Schriftstil zu ändern:

• Bevor Sie etwas eingeben, können Sie Änderungen an den Einstellungen vornehmen.
• Nachdem Sie den Text geschrieben haben, können Sie auch die Größe und den Stil des Textes anpassen.

Sie können dies in der oberen linken Ecke des Bildschirms ändern, indem Sie Folgendes tun:

• Auf der linken Seite der Registerkarte „Startseite“ sehen Sie die Gruppe „Schriftart“ .

• Klicken Sie einfach und ziehen Sie den Cursor, um den Text auszuwählen, den Sie ändern möchten.
• Anschließend können Sie die Schriftart mithilfe der Dropdown-Menüs in der Gruppe „Schriftart“ ändern .
• Wählen Sie einen neuen Schriftstil und ändern Sie die Größe.

Sie sehen in Echtzeit, wie Word Ihren Text aktualisiert. Dies macht ihn zu einem der beliebtesten Tipps für Microsoft Word – es ist eine einfache Optimierung, die zu signifikanten Ergebnissen führt!

2] Bestimmen Sie die Lesbarkeitsstatistik Ihres Dokuments

Word kann neben Rechtschreibung und Grammatik auch die Komplexität Ihres Schreibstils beurteilen. Entspricht Ihr Schreibstil beispielsweise dem Verständnisniveau von Fünftklässlern oder Personen mit höherer Bildung? Du musst dir keine Sorgen machen. Word berechnet Ihre Punktzahl auf einer 100-Punkte-Skala mit dem Flesh Reading Ease Test. Generell gilt: Je höher der Prozentsatz auf der Skala, desto einfacher ist das Verständnis. In der Dokumentation des Amtes heißt es in der Regel, dass die Punktzahl über 60 liegen muss.

Außerdem gibt der Flesh-Kincaid-Grade-Level-Test an, für welche Note Ihr Text geschrieben wurde. Laut Microsoft-Dokumentation sollten Sie eine Note zwischen 7,0 und 8,0 anstreben.

So aktivieren Sie diese Funktion:

• Öffnen Sie Word > Gehen Sie zu „Datei“ > „Optionen“ > „ Rechtschreibung auswählen “.
• Aktivieren Sie unter der Überschrift „Beim Korrigieren von Rechtschreibung und Grammatik in Word“ das Kontrollkästchen „Grammatik anhand der Rechtschreibung prüfen“.
• Aktivieren Sie dann „Lesbarkeitsstatistiken anzeigen“ > Klicken Sie auf „OK“.
• Nachdem Sie diese Funktion aktiviert haben, öffnen Sie die Datei, die Sie durchsuchen möchten.
• Drücken Sie F7 oder wählen Sie Übersicht > Rechtschreibung und Grammatik.

Word zeigt nach der Prüfung von Grammatik und Rechtschreibung den Lesestand Ihres Dokuments an.

3] Markieren Sie ein Angebot mit einem Klick

Möglicherweise möchten Sie einen großen Teil des Dokuments auswählen, um die Schriftart, die Textfarbe usw. zu ändern. Die übliche Methode, den Cursor über einen Textblock zu bewegen, besteht darin, den Cursor zu ziehen. Dies kann jedoch zeitaufwändig sein, insbesondere wenn Der Textblock ist groß und erstreckt sich über mehrere Seiten.

Um dies schnell zu erledigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Klicken Sie auf den Anfang des Textblocks, den Sie hervorheben möchten.
• Halten Sie die Umschalttaste gedrückt und scrollen Sie bis zum Ende des Textblocks.
• Alles wird hervorgehoben, wenn Sie auf das Ende des Textes klicken. Sie können dann alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen.

Wenn Sie das gesamte Dokument auswählen möchten, können Sie dies tun, indem Sie Strg + A drücken.

4] Datum und Uhrzeit der automatischen Aktualisierung verwenden

Verwenden Sie das gleiche Dokument immer wieder und ändern dabei nur ein paar wichtige Details? Ein netter Trick besteht darin, Word das Datum automatisch aktualisieren zu lassen, wenn das Dokument die Uhrzeit und das Datum enthält.

Um ein Datum einzufügen, das automatisch aktualisiert wird, können Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Öffnen Sie Word > klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“.
• Klicken Sie in der Gruppe „Text“ auf „Datum und Uhrzeit“.
• Wählen Sie im Dialogfeld „Datum und Uhrzeit“ das gewünschte Format aus .
• Aktivieren Sie als Nächstes das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren .

Das Datum wird als Feld eingefügt und automatisch aktualisiert.

5] Entfernen Sie unerwünschte Formatierungen

Die Formatierung eines Dokuments kann leicht durcheinander gebracht werden, insbesondere wenn es aus einer anderen Quelle kopiert und eingefügt wurde. Daher sollten Sie etwaige fehlerhafte Formatierungen überprüfen und korrigieren, um Ihr Dokument attraktiver und vorzeigbarer zu gestalten. Sie müssen es auf das Standardformat zurücksetzen, wie in der Gruppe „Schriftart“ auf der Registerkarte „Startseite“ des Menübands angezeigt. Dazu müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Markieren Sie den betreffenden Text und drücken Sie Strg+Leertaste.
• Sie können auch die Schaltfläche „ Alle Formatierungen löschen “ verwenden, um die Formatierung des ausgewählten Textes zu entfernen.

Das ist alles.

6] Screenshot einfügen

Das Hinzufügen einer visuellen Darstellung oder eines Links zum Inhalt eines Artikels oder einer Rezension erhöht manchmal die Tiefe. So können Sie die Screenshot-Funktion in MS Word nutzen, um einen Screenshot zu erstellen und Ihren Inhalten Gewicht zu verleihen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie Word > Klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“.
• Klicken Sie in der Gruppe „Menüband“ in der Gruppe „Illustration“ auf die Option „Screenshot“ .
• Die Option zum Zuschneiden des Bildschirms wird angezeigt .
• Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie zu der Seite, von der Sie einen Screenshot machen möchten.
• Ziehen Sie die Maus zum gewünschten Bild.
• Eine Kopie des Screenshots wird Ihrem Dokument automatisch hinzugefügt.

Das ist alles.

7] Bringen Sie Ihr Dokument zum Sprechen

Word verfügt über eine interessante Funktion, mit der Sie Text in einem Dokument über die Lautsprecher Ihres Computers vorlesen können. Es gehört nicht zum Menüband und muss daher zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzugefügt werden. Damit Ihre Dokumente sprechen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie Word > Klicken Sie im Menüband auf „Datei“ > Klicken Sie dann im Menü auf der linken Seite des Bildschirms auf „Optionen“ .
• Klicken Sie auf Symbolleiste für den Schnellzugriff > Ändern Sie das Dropdown-Menü von „Beliebte Befehle“ auf „Alle Befehle“. Warten Sie einige Sekunden, bis die Liste der Befehle aktualisiert wird.
• Scrollen Sie nach unten zu „Sprechen“ > tippen Sie auf „Hinzufügen“.
• In der Schnellzugriffsleiste über dem Menüband sehen Sie das Sprechsymbol. Es sieht aus wie eine leere Sprechblase.
• Wählen Sie einen Text aus > Klicken Sie dann auf das Sprechsymbol . Nach einigen Sekunden hören Sie den gesprochenen Text.

Sie können aus einem Dokument ein Hörbuch erstellen. Dies wäre sehr hilfreich bei einer Präsentation, bei der Ihr Publikum alle Punkte eines Dokuments verstehen muss, bevor es mit dem nächsten Abschnitt fortfährt.

Für ein Publikum ist es oft effektiver, dem gesprochenen Wort zuzuhören, als etwas zu lesen, bei dem es Zeilen überspringen und zu falschen Schlussfolgerungen kommen kann.

8] Entfernen Sie die Multifunktionsleiste der Symbolleiste

Die graue Symbolleiste oben in Word wird als Multifunktionsleiste bezeichnet.

Wenn Sie ohne Unterbrechung schreiben möchten, können Sie das Symbolleisten-Menüband oben in Ihrem Dokument ausblenden, indem Sie einfach die Tastenkombination Strg + F1 auf Ihrer Tastatur drücken. Wenn Sie mit Ihrer Arbeit fertig sind, können Sie erneut Strg + F1 drücken , um sie wieder anzuzeigen.

9] Schützen Sie Ihr Dokument

Wahrscheinlich haben Sie viel Arbeit in die Erstellung eines komplexen Dokuments gesteckt und möchten möglicherweise nicht, dass Ihre Kollegen Änderungen vornehmen können, oder Sie möchten, dass sie nur bestimmte Änderungen vornehmen können, z. B. das Einfügen von Kommentaren .

Wenn das Dokument in einer Mehrbenutzerumgebung verfügbar ist, können Sie ihm außerdem ein Passwort zuweisen, sodass nur autorisierte Benutzer es öffnen können. Microsoft Word verfügt über eine Reihe integrierter Sicherheitsfunktionen, die Ihnen beim Verschlüsseln Ihres Textes helfen können. Um auf die Schutzeinstellungen zuzugreifen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Klicken Sie auf Datei > Informationen > Dokument schützen.
• Sie können im Dropdown-Menü „Bearbeitung einschränken“, „Mit Passwort verschlüsseln“ oder „Zugriff einschränken“ auswählen .

Wenn Sie „Mit Passwort verschlüsseln“ auswählen, können Sie die Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten steuern .

10] Word in PDF konvertieren

Verwenden Sie immer noch Software von Drittanbietern, um Word-Dokumente in PDF-Dateien zu konvertieren? Nun können Sie Ihr Word-Dokument jetzt einfach in wenigen Schritten in PDF konvertieren, anstatt auf die altmodische Weise:

• Öffnen Sie das Dokument, das Sie als PDF speichern möchten .
• Speichern Sie das Dokument, indem Sie auf die Registerkarte „Datei“ > dann auf die Registerkarte „Speichern unter“ klicken. Das Dialogfeld „Speichern unter“ wird angezeigt.
• Klicken Sie auf die Dropdown-Liste „ Dateityp“ und wählen Sie die Option „PDF“ aus .
• Stellen Sie sicher, dass die Option Datei nach Veröffentlichung öffnen aktiviert oder ausgewählt ist.
• Klicken Sie auf die Option Speichern.

Dies wird Ihr PDF-Dokument sein.

11] Verwenden Sie Vorlagen, um Zeit zu sparen.

In Microsoft Word sind viele Vorlagen verfügbar, von Lebensläufen bis hin zu Newslettern. Der Großteil der harten Arbeit – Formatierung, Layout usw. – ist bereits für Sie erledigt, wenn Sie mit einer Vorlage beginnen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um mit einer Vorlage zu beginnen:

• Starten Sie Word > Klicken Sie auf „Neu“.
• Unter der Option „Leeres Dokument“ sehen Sie Miniaturvorschauen einiger Vorlagen, aus denen Sie auswählen können.
• Die oben gezeigten Vorlagen sind nur einige der online verfügbaren Optionen.
• Wenn Sie nach etwas Bestimmtem suchen, klicken Sie auf die Stelle „ Online-Vorlagen durchsuchen “ und geben Sie ein Schlüsselwort ein – beispielsweise „ Lebenslauf“ . Drücken Sie dann die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.

Das ist alles.

12] Bilder importieren, formatieren und bearbeiten

Sie können Ihren Dokumenten Bilder hinzufügen, indem Sie wie folgt vorgehen:

• Starten Sie Word. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Einfügen .
• Klicken Sie dann auf Bilder > Dieses Gerät.
• Finden Sie das gewünschte Bild. Klicken Sie dann auf Einfügen , um es dem Dokument hinzuzufügen.
• Sie können Archivbilder oder Online-Bilder auch über „Einfügen“ > „Bilder“ > „Online-Bilder“ auswählen .

In den meisten Fällen müssen Sie etwas Arbeit leisten, damit Ihre Bilder optimal aussehen. Standardmäßig positioniert Word Ihre Bilder so, dass sie an Ihrem Text ausgerichtet sind. Dies ist jedoch möglicherweise nicht die beste Wahl. Um dieses Problem zu beheben, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie „ Textumbruch “, um weitere Optionen anzuzeigen. „Quadrat“ ist eine gute Option, da Sie damit das Bild an eine beliebige Stelle ziehen und mit Text umgeben können.
• Klicken Sie auf Ihr Bild und dann im Menüband auf die Registerkarte „Bildformat“ , um weitere Bildbearbeitungsoptionen anzuzeigen.
• Beispielsweise können Sie in den Bildstilen einen Rahmen, einen Schatten oder einen Effekt auswählen oder auf „ Zuschneiden “ klicken, um unerwünschte Bereiche des Bildes zu entfernen.

13] Wörter mit einem Tastendruck löschen

Möchten Sie einen großen Textabschnitt löschen? Anstatt die Rücktaste gedrückt zu halten, halten Sie die STRG-Taste gedrückt und drücken Sie dann die Rücktaste auf Ihrer Tastatur.

Dadurch wird nicht nur ein Zeichen entfernt, sondern jedes Mal, wenn Sie die Rücktaste drücken, wird ein Wort entfernt. Dadurch können Sie Textblöcke blitzschnell löschen.

14] Lesezeichen zu einem Dokument hinzufügen

Beim Arbeiten mit großen Dokumenten sind Lesezeichen sehr praktisch. Sie können jeden Teil eines Dokuments mit einem Lesezeichen versehen und das Lesezeichen benennen, damit es zum Suchen nach bestimmtem Text verwendet werden kann. Der Name des Lesezeichens wird im Dokument selbst nicht angezeigt.

Um ein Lesezeichen hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Sie können ein Lesezeichen erstellen, indem Sie den Cursor an der gewünschten Stelle platzieren.
• Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte „Einfügen“ > Klicken Sie in der Gruppe „Links“ auf das Lesezeichensymbol .
• In einem Popup-Fenster werden Sie aufgefordert, Ihrem Lesezeichen einen Namen zu geben.
• Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „ Hinzufügen “, um Ihrem Dokument ein Lesezeichen hinzuzufügen.
• Drücken Sie nun F5, um das Lesezeichen im Dokument zu finden.
• Die Schaltflächen „Gehe zu“ und „Suchen und Ersetzen“ werden im Popup-Fenster angezeigt.
• Wählen Sie „ Lesezeichen “ in der ersten Liste > Wählen Sie dann den gewünschten Lesezeichennamen aus der Dropdown-Liste aus.
• Klicken Sie auf „Los“ .

15] Zusammenführen und Konsolidieren von Dokumenten

Office 365 bietet eine Word-Funktion, mit der jeder mehrere Dokumente in einer einzigen Datei zusammenführen und zusammenführen kann. Dies ist äußerst praktisch für diejenigen, die Dokumente aus mehreren Quellen erhalten und diese bei der Besprechung als ein Dokument präsentieren müssen.

Abschluss

Obwohl Microsoft Word weit verbreitet ist, sind die besten Funktionen den meisten Benutzern unbekannt. Ich hoffe, dieser Beitrag war hilfreich und Sie kennen jetzt einige der besten Tipps und Tricks für Microsoft Word, die Ihnen viel Zeit sparen, insbesondere wenn Sie mit einem großen und komplexen Dokument arbeiten.