Sicherheit in virtuellen Datenräumen: 6 Dinge, die Sie beachten sollten

Die Sicherheit von Unternehmensdateien ist für jedes Unternehmen ein Muss. Diese Dokumente enthalten Informationen, die nicht nur zum Erfolg des Unternehmens beitragen, sondern auch die persönlichen Dateien Ihrer Mitarbeiter, deren Gehälter und Privatadressen. Aus diesem Grund ist es gut für Ihr Unternehmen, diese Dokumente an einem bestimmten Ort aufzubewahren, der vor externen Bedrohungen geschützt ist.

Von den vielen auf dem Markt erhältlichen Cloud-Speicherlösungen sind nur wenige in der Lage, vollständige Dateisicherheit zu bieten. Virtuelle Datenräume basieren auf der Idee einer sicheren Dokumentenumgebung, die bei Bedarf mit der Außenwelt geteilt werden kann. Doch welche Features sollten die besten Datenräume haben?

1. Sicherheitszertifikat

Anbieter virtueller Datenräume müssen über alle notwendigen Zertifikate und Sicherheitsalgorithmen verfügen, um sie so sicher wie eine Festung zu machen. Werfen Sie einen Blick auf die beliebtesten virtuellen Datenräume auf dem Markt und vergleichen Sie, welche Sicherheitszertifizierungen sie haben und was sie wirklich mit sicheren Räumen machen.

Wenn die Online-Dateispeicherung auf dem Sicherheitsgedanken basiert, verfügt sie auch über Tools, mit denen der Kunde den Speicherplatz noch sicherer machen kann. Dabei handelt es sich in der Regel um Berechtigungseinstellungen, Wasserzeichenfunktionen und Zwei-Faktor-Authentifizierung.

2. Berechtigungseinstellungen

Ein sicherer VDR dient nicht nur der Speicherung, sondern auch der Zusammenarbeit. Deshalb ist es wichtig, den Überblick darüber zu behalten, wer Zugriff auf welche Dateien hat.

Mit Berechtigungseinstellungen können Sie bestimmten Personen Zugriff auf ausgewählte Dokumente gewähren. Somit stehen ihnen nur die direkt mit ihnen verknüpften Dateien zur Verfügung.

Sie riskieren keine Informationslecks oder Datenschutzverletzungen und können sicher sein, dass nur die Personen, die die Dokumente einsehen müssen, diese einsehen können. Anbieter virtueller Datenräume sind sich dessen sicher.

3. Wasserzeichenfunktionen

Wenn jemand eine Datei aus der Software des virtuellen Datenraums abrufen möchte, werden diese Dokumente mit einem Wasserzeichen versehen, das unterstreicht, wer die Datei wann hochgeladen hat.

Wenn es Probleme mit der Weitergabe vertraulicher Informationen gibt, können Sie mithilfe der Wasserzeichenfunktion eine Schwachstelle in einem Ihrer Mitarbeiterkonten identifizieren.

Außerdem ist es viel einfacher, den Überblick darüber zu behalten, welche Arten von Dokumenten gedruckt werden und wer sie für Verwaltungszwecke drucken muss. Abhängig von den Bedürfnissen des Benutzers des virtuellen Datenraums gibt es auch Optionen für das Tool.

4. Sichere Dateifreigabe

Wie bereits erwähnt, ist eine Online-Datenraumsoftware nicht nur ein Ort, an dem Dokumente sicher gespeichert, sondern auch mit anderen geteilt werden können.

Auch die Art der Weitergabe muss sicher sein, und der virtuelle Datenraum muss Ihnen diese Sicherheit bieten können – durch Verschlüsselungsalgorithmen und die Gewährung des Zugriffs an Personen mit entsprechender Berechtigung. Und es sollten keine Datenschutzbedenken bei der Dateiübertragung oder dem Dateizugriff bestehen, und Sie müssen die Bewertungen des Anbieters virtueller Datenräume prüfen, um zu sehen, wie stark seine Sicherheitsmaßnahmen sind.

Es ist eine Kombination aus Tools, die dem Kunden zur Verfügung stehen, und denen, die in die Lösung integriert sind, die den Erfahrungsaustausch wirklich sicher macht.

5. Zwei-Faktor-Authentifizierung

Wenn es um die Sicherheit Ihres persönlichen Kontos geht, können Sie sich unter anderem auf die Zwei-Faktor-Authentifizierung verlassen. Viele Hacker versuchen, auf Ihre Daten zuzugreifen, und ein einfaches altes Passwort reicht nicht aus.

Die Kombination aus dem, was Sie haben (Authentifikator) und dem, was Sie wissen (Passwort), ist praktisch unübertroffen. Ein virtueller Datenraum muss über diese Funktionalität verfügen, um eine wirklich sichere Umgebung für die Speicherung Ihrer Geschäftsdateien zu sein.

6. Unterstützung

Sollten bei der Nutzung virtueller Datenräume Probleme auftreten, kann ein gutes Support-Team für die zusätzliche Sicherheit sorgen, die Sie benötigen. Etwaige Fehler in der Software oder einfach ein Missmanagement der verfügbaren Tools können über die Hotline eines kompetenten Anbieters behoben werden.

Wenn Sie nach einer Lösung für einen virtuellen Datenraum suchen, sollten Sie sich auch darüber im Klaren sein, welche Hilfe Sie vom Team erhalten können – verfügt das Team über eine integrierte Hotline- oder Chat-Funktion in seinem virtuellen Datenraum? Ist immer ein Live-Vertreter verfügbar, der Ihnen hilft?

Sicherheit in virtuellen Räumen

Sicherheit ist in allen Situationen von entscheidender Bedeutung. In der Geschäftswelt ist dies eine der wichtigsten Funktionen, die jedes Tool haben kann. Deshalb muss der elektronische Datenraum, in dem alle wichtigen Dateien des Unternehmens gespeichert werden müssen, eine sichere Umgebung sein. Wenn Sie sich alle aufgeführten Funktionen ansehen und auf dem Markt für virtuelle Datenräume danach suchen, finden Sie mit Sicherheit eine Lösung, die alle Ihre Anforderungen an den Datenraumservice erfüllt.