So bauen Sie einen effektiven Social-Media-Genehmigungsprozess für Ihr Team auf
Jedes Social-Media-Team, das aus mehr als einer Person besteht, benötigt einen Social-Media-Genehmigungsprozess.
Prozesse zur Genehmigung von Inhalten gibt es nicht nur in sozialen Medien. Beispielsweise verfügen Sie wahrscheinlich bereits über einen Genehmigungsprozess für Ihren Blog oder Ihre Website. Aber die Geschwindigkeit und Reichweite sozialer Kanäle macht den Genehmigungsworkflow für Ihre Social-Media-Beiträge noch wichtiger.
Hier erklären wir, wie Sie einen Social-Media-Genehmigungsworkflow einrichten, der Ihrem Team eine effektive Zusammenarbeit ermöglicht und gleichzeitig sicherstellt, dass Ihre Inhalte sauber, korrekt und mit der Marke versehen sind.
Der Social-Media-Genehmigungsprozess ist ein Arbeitsablauf, bei dem Inhalte von einem Stakeholder zum anderen verschoben werden, bis sie schließlich veröffentlicht werden.
Ein gut konzipierter Genehmigungsprozess regelt alle Phasen Ihrer Social-Media-Aktivitäten, von der Inhaltserstellung bis zur Veröffentlichung auf der Social-Media-Plattform. Es schafft außerdem einen klaren Weg für Ihre Inhalte von Person zu Person durch Ihr Unternehmen. Es dokumentiert, welche Stakeholder wann beteiligt sind. Schließlich wird festgelegt, wer die endgültige Autorität hat, Inhalte zur Veröffentlichung in den sozialen Medien Ihrer Marke zu genehmigen.
Bevor Sie Ihre Police verfassen können, müssen Sie einige Vorbereitungen treffen. Hier finden Sie alle Werkzeuge und Teile, die Sie für den Einstieg benötigen:
Schritt 1: Definieren Sie Ihre Social-Media-Strategie
Wenn Sie regelmäßig den Hootsuite-Blog lesen, wissen Sie, dass wir viel über Strategie reden. Wir glauben fest an Planung und Zielsetzung. Ohne zu wissen, wohin Sie wollen, ist es unwahrscheinlich, dass Sie dort ankommen.
Warum benötigen Sie eine soziale Strategie, bevor Sie einen Genehmigungsprozess einrichten können?
Eine klare Strategie erleichtert es Content-Erstellern (Grafikdesignern und Content-Vermarktern), Inhalte zu erstellen, die den Erwartungen hochrangiger Stakeholder entsprechen. Dies ermöglicht es allen, auf dem gleichen Stand zu sein und spart Zeit, indem die Anzahl der erforderlichen Klicks auf der Ebene einzelner Beiträge reduziert wird.
Eine klare Social-Media-Strategie zeigt Ihnen auch, ob Ihr Genehmigungsprozess Ihren Zielen entspricht. Wenn Ihre Strategie beispielsweise darin besteht, bei Trendthemen an vorderster Front zu stehen, müssen Sie die Anzahl der Stakeholder und deren Zeitrahmen entsprechend festlegen.
Schritt 2: Definieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten des Teams und der Stakeholder
Mehr als 20 % der mittelständischen Geschäftskunden von Hootsuite verfügen über mehrere Teams, die soziale Medien nutzen. Um einen effektiven Social-Media-Prozess zu erstellen, müssen Sie klären, welche Personen und Teams Social Media nutzen und wer an der Genehmigung der einzelnen Medien beteiligt ist.
Wie es aussieht, bleibt Ihnen überlassen. Vielleicht hat jedes Team seine eigenen Kanäle und seine eigenen Genehmigungsprozesse. Oder vielleicht sind ein paar hochrangige Stakeholder die Wächter aller sozialen Inhalte Ihrer Marke.
Hauptsache, das alles wird aufgezeichnet.
Sie sollten zum Beispiel schreiben:
- Wer erstellt und plant Social-Media-Inhalte?
- Wer bearbeitet den Inhalt, um die Qualität aufrechtzuerhalten?
- Wer genehmigt und veröffentlicht Inhalte?
In einem mittelgroßen Unternehmen kann der Genehmigungsprozess für Social-Media-Inhalte die folgenden Rollen umfassen:
- Inhaltsersteller: Autoren, Designer, Videoeditoren und alle, die an der Erstellung und Planung von Inhalten beteiligt sind.
- Inhaltsredakteure, die Inhalte hinsichtlich Sprache, Stil und Konsistenz über alle Social-Media-Konten hinweg bearbeiten.
- Social-Media-Manager, die Inhalte genehmigen und sicherstellen, dass der Veröffentlichungsplan mit der gesamten Markenstrategie und dem optimalen Veröffentlichungszeitpunkt übereinstimmt.
Schritt 3: Erstellen Sie einen Social-Media-Styleguide
Welche Inhalte veröffentlicht Ihre Marke? Verwenden Sie britische oder amerikanische Rechtschreibung? Oder eine ganz andere Sprache? Ist Ihr Markenton verspielt und unterhaltsam? Oder informativ und seriös? Wie stehen Sie zu Hashtags und Emojis?
All dies muss berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die Social-Media-Inhalte Ihrer Marke konsistent, von hoher Qualität und immer im Einklang mit der Marke sind.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen einen Styleguide erstellt hat. Dies ist ein detailliertes Dokument, das beschreibt, wie Ihre sozialen Netzwerke aussehen sollten. Dies kann alles umfassen, vom Ton und Schreibstil bis hin zu Branding-Farben, der Verwendung von Fotos und der Schriftart.
Wenn alle Mitglieder des Marketingteams auf der Grundlage eines soliden Styleguides arbeiten, ist die Genehmigung viel einfacher. Inhaltsersteller verwenden dieses Dokument als Leitfaden für ihre Arbeit. In der Zwischenzeit können Redakteure und Manager das Dokument heranziehen, um sicherzustellen, dass Markenstandards und -richtlinien eingehalten werden.
Schritt 4: Erstellen Sie eine Inhaltsbibliothek
Die Inhaltsbibliothek ist ein bestehender Pool genehmigter sozialer Ressourcen. Dazu können Grafiken, Vorlagen und andere Ressourcen gehören, die Ihre Inhaltsentwickler beim Erstellen neuer Beiträge verwenden können.
Die Verwendung von Assets aus einer vorab genehmigten Bibliothek vereinfacht den Genehmigungsprozess erheblich. Hochrangige Stakeholder können sicher sein, dass viele Elemente bereits genehmigt wurden, bevor der Beitrag überhaupt erstellt wurde.
Schritt 5: Legen Sie Fristen und Deadlines fest
Ihr Social-Media-Genehmigungsprozess sollte an einen Zeitplan gebunden sein, der jedem genügend Zeit gibt, seinen Teil des Prozesses abzuschließen.
Ermitteln Sie zunächst, wie lange Ihre Content-Ersteller im Durchschnitt brauchen, um eine bestimmte Anzahl von Beiträgen zu erstellen. Bestimmen Sie dann, wie lange es dauern wird, diesen Inhalt zu bearbeiten, zu planen und zu genehmigen.
Arbeiten Sie dann rückwärts, um einen Zeitplan zu erstellen, der für alle funktioniert. Dies trägt dazu bei, Panik in letzter Minute oder Engpässe bei den Inhalten zu vermeiden.
Legen Sie außerdem regelmäßige Fristen und einen Zeitplan fest, der alle für die pünktliche Lieferung verantwortlich macht.
Ein laufender Genehmigungsprozess für soziale Medien könnte beispielsweise Folgendes umfassen:
- Die Ersteller liefern bis zum 15. eines jeden Monats fertige Inhalte.
- Die Redakteure liefern bis zum 20. eines jeden Monats den endgültigen Inhalt.
- Manager planen bearbeitete Qualitätsinhalte für den nächsten Monat vor dem Ende des aktuellen Monats.
Natürlich funktioniert diese Zeitleiste nur für immer aktuelle Inhalte oder Inhalte, die nicht besonders aktuell sind. Möglicherweise müssen Sie einen zweiten Satz von Fristen oder Fristen erstellen, die es Ihrer Marke ermöglichen, auf auftretende gesellschaftliche Trends zu reagieren.
Schritt 6: Definieren Sie Ihren Workflow und Ihre Benachrichtigungen
Ihr Social-Media-Genehmigungsprozess ist ein Arbeitsablauf, bei dem Inhalte von einer Person zur anderen übertragen werden, bis sie schließlich veröffentlicht werden. Sie haben bereits Rollen und Fristen für alle definiert. Jetzt ist es an der Zeit, diese Informationen zu nutzen, um Ihren Workflow und Ihre Benachrichtigungen anzupassen.
Im Idealfall sollte Ihr Workflow Inhalte automatisch von einer Person zur anderen übertragen und jede Person benachrichtigen, wenn sie an der Reihe ist, mit der Arbeit zu beginnen. Indem alles in einem System gespeichert wird, ist sichergestellt, dass jeder weiß, wo sich alles im Genehmigungsprozess befindet. Außerdem wird sichergestellt, dass jeweils nur eine Person Änderungen am Inhalt vornimmt.
Wie stellen Sie also sicher, dass jeder benachrichtigt wird, wenn er an der Reihe ist? Sie können E-Mail, Slack-Benachrichtigungen oder andere Projektmanagement-Tools verwenden.
Beim Entwerfen eines Workflows empfiehlt es sich, Tools und Apps einzubeziehen, die das Erstellen von Inhalten und das Erkennen von Inhaltsproblemen erleichtern.
Einige großartige Tools für Ihren Workflow:
- Grammarly zur Unterstützung der Rechtschreibung, Grammatik und Klarheit beim Schreiben.
- Visme für Designunterstützung.
- Piktogramm zur Unterstützung der Fotobearbeitung.
Schritt 7: Überwachen und prüfen Sie nach Bedarf
Probieren Sie den Social-Media-Genehmigungsprozess eine Weile aus und sehen Sie, wie er für Ihr Team funktioniert. Bringen Sie dann alle zusammen, um etwaige Störungen oder Dinge zu besprechen, die verbessert werden könnten.
Das Ziel besteht immer darin, dem Team das Leben leichter und nicht schwerer zu machen. Wenn ein Prozess unhandlich wird, funktioniert er nicht. Erhalten Sie regelmäßig Feedback von den Teammitgliedern, damit sich jeder wertgeschätzt und eingebunden fühlt.
Sie haben wahrscheinlich bereits einige Vorteile aus der Erstellung eines Social-Media-Prozesses gezogen. Es gibt aber einige, die wir explizit benennen möchten.
1. Stellen Sie sicher, dass der Inhalt mit der Stimme und Strategie Ihrer Marke übereinstimmt.
Wir haben zuvor über die Erstellung eines Social-Media-Styleguides gesprochen, der Sie bei der Verwaltung Ihrer Inhalte und des Genehmigungsprozesses unterstützt. Dies ist eine gute Möglichkeit, Ihre Inhalte erkennbar zu halten.
Aber nichts geht über die gemeinsame Erfahrung Ihres Teams. Durch die Durcharbeitung des Prozesses wird sichergestellt, dass jeder seine Erfahrungen teilen kann, sowohl in seinen Kernkompetenzen als auch in seinem Wissen über die Geschichte und den Stil der Marke.
Durch die Implementierung eines Überprüfungsprozesses haben Sie außerdem die beste Chance, etwaige Fehler zu erkennen, bevor der Inhalt veröffentlicht wird. Selbst die besten Redakteure überspringen manchmal defekte Links oder fehlende Kommas. Je mehr Hände auf dem Deck sind, desto größer sind die Chancen, es richtig zu machen.
2. Vermeiden Sie die Weitergabe von Passwörtern und kontrollieren Sie den Zugriff
Das Teilen von Passwörtern sowohl innerhalb von Teams als auch mit externen Beratern und Auftragnehmern ist ein Sicherheitsalbtraum.
Der Social-Media-Genehmigungsprozess in Kombination mit guten Social-Media-Management-Tools ermöglicht es jedem, seine Arbeit auf demselben System zu erledigen, ohne Passwörter teilen zu müssen.
Der Genehmigungsprozess sollte es Ihnen auch ermöglichen, zu steuern, wie viel Zugriff jedes Teammitglied hat. Sie möchten, dass mehrere Personen Inhalte erstellen können, aber wahrscheinlich verfügen nur wenige über Genehmigungsberechtigungen.
Mit den Tools für den Genehmigungsprozess können Sie auch jemanden vom Prozess ausschließen, wenn er Ihr Team oder Ihre Organisation verlässt, sodass Sie nie unnötigen externen Risiken ausgesetzt sind.
3. Effektiver zusammenarbeiten
Das ständige Durcheinander des gesamten Teams – mit mehreren Beteiligten – kann belastend sein. Wenn Sie dies per E-Mail tun oder Dokumente übertragen, verringert sich die Effizienz, verlangsamt Ihren Arbeitsablauf und kann sich auf Ihren Social-Media-Inhaltskalender auswirken. Der Genehmigungsworkflow vereinfacht den Prozess und verbessert die Produktivität.
Beispielsweise sprach ein globaler Immobilienmarketing-Projektmanager mit Forrester Consulting über die Herausforderungen, die das Arbeiten ohne Genehmigungsworkflow mit sich bringt:
„Wenn Mitarbeiter etwas posten wollten, mussten sie ihr Vermögen per E-Mail versenden, und dann war es ein mehrstufiger Prozess, bei dem jemand in ihrem Namen postete oder zurückkam, um die veröffentlichten Inhalte anschließend in ihrem Namen zu überprüfen.“
Es ist viel effizienter, alles zum Erstellen, Anzeigen und Veröffentlichen auf einer Plattform zu halten. Bei konkreten Anfragen wissen die Mitarbeiter, wer für den jeweiligen Prozessschritt verantwortlich ist. Dadurch können Mitarbeiter direkt und effektiv zusammenarbeiten.
Darüber hinaus hilft der Genehmigungsworkflow den Mitarbeitern, den Zeitplan einzuhalten. Dadurch wird verhindert, dass Inhalte erstellt, vergessen oder unveröffentlicht werden. Benachrichtigungen informieren alle darüber, was ihre Aufmerksamkeit erfordert.
Ein Forrester-Bericht ergab, dass durch eine Verbesserung des Genehmigungsprozessmanagements in sozialen Medien über einen Zeitraum von drei Jahren 495.000 US-Dollar an Zeit und Aufwand eingespart werden könnten. Es ist viel Zeit und Mühe.
Quelle: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™.
4. Behalten Sie die Versionskontrolle und Trail-Bearbeitung bei
Das Einreichen von Dateien per E-Mail kann zu Rückmeldungen von verschiedenen Beteiligten in unterschiedlichen Versionen führen. Möglicherweise zeigt jemand eine Datei an, die bereits veraltet ist. Oder jemand muss möglicherweise Feedback von mehreren Stakeholdern einholen und es in einem Dokument zusammenfassen.
Es ist nicht die beste Zeitverschwendung. Und dadurch besteht die Gefahr, dass die falsche Version den Genehmigungsprozess durchläuft oder sogar veröffentlicht wird.
Mit dem Social-Media-Genehmigungsprozess können Sie außerdem Änderungen verfolgen, sodass Sie sehen können, wer wann was geändert hat. Dies ist eine gute Bildungsressource für alle, die an der Erstellung von Inhalten beteiligt sind.
Hier sind einige unserer beliebtesten Tools, die Ihnen beim Aufbau Ihres Social-Media-Genehmigungsprozesses und -Workflows helfen.
1.Hootsuite
Sie haben bereits gesehen, wie Hootsuite beim Genehmigungsprozess für soziale Medien helfen kann.
Durch die Verwendung von Hootsuite können alle Teile des Workflows auf derselben Plattform ausgeführt werden. Inhalte können über das Hootsuite-Dashboard erstellt, bearbeitet und genehmigt werden.
So können Senioren in Ihrem Team mit Hootsuite von Social-Media-Erstellern erstellte Beiträge genehmigen:
Diese Genehmigungsfunktionen der obersten Ebene sind in den Hootsuite Business- und Enterprise-Plänen verfügbar.
Der Gruppenplan wurde für kleine Teams entwickelt und enthält außerdem viele nützliche Funktionen für die Aufrechterhaltung eines Social-Media-Genehmigungsworkflows.
Ältere Teammitglieder können den Teamzugriff und die Rollen verwalten und Beiträge und Kommentare bestimmten Teammitgliedern zuweisen.
2. Locker
Slack ist eine leistungsstarke Messaging-Plattform, die Teams bei der Zusammenarbeit unterstützt. Mit der Slack-App für Hootsuite können Sie Inhalte direkt in Slack in sozialen Medien teilen, ohne Hootsuite zu verlassen, um das Versenden von Nachrichten zwischen Teams zu vereinfachen.
Dieses Tool hilft, Teams organisiert zu halten. Organisieren und farblich kennzeichnen Sie Aufgaben auf Karten und Trello-Boards. Weisen Sie einem Teammitglied Aufgaben zu und markieren Sie Ihre Aufgabe als erledigt, wenn Ihre Aufgabe erledigt ist. Und mit der „Erwähnungs“-Funktion wissen Sie, dass Ihr Teammitglied über den Fortschritt des Prozesses informiert wird.
3. Trello
Die Drag-and-Drop-Funktion macht Trello benutzerfreundlich. Es visualisiert den Arbeitsablauf und das gesamte Team kann über den Genehmigungsprozess informiert sein.
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