So erstellen Sie einen effektiven Social-Media-Leitfaden für Ihr Unternehmen

Egal in welcher Branche Sie tätig sind, jedes moderne Unternehmen sollte über Best Practices für soziale Medien verfügen.

Die Social-Media-Richtlinien legen die besten sozialen Praktiken für Ihre Mitarbeiter fest. In einigen Fällen sind diese Regeln gesetzlich oder zum Rechtsschutz erforderlich. Letztlich besteht der Zweck dieser Richtlinien jedoch darin, den Mitarbeitern die Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um die richtigen Social-Media-Entscheidungen für sich und das Unternehmen zu treffen.

Dies gilt auch dann, wenn Ihr Unternehmen noch keine Social-Media-Präsenz hat. Unabhängig davon, ob Sie einen offiziellen Twitter-Account oder ein Instagram-Profil haben oder nicht, sollten Sie darauf vertrauen, dass Ihre Mitarbeiter online sind und wild chatten.

In diesem Artikel wird Folgendes behandelt:

• Unterschied zwischen Social-Media-Richtlinie und Social-Media-Richtlinien
• Echte Beispiele anderer Marken
• So verwenden Sie unsere kostenlose Vorlage für Social-Media-Leitfäden, um Ihre eigenen Leitfäden zu erstellen

Was sind Social-Media-Empfehlungen?

Social-Media-Richtlinien sind Vorschläge, wie Mitarbeiter eines Unternehmens sich und das Unternehmen auf ihren persönlichen Social-Media-Konten präsentieren sollen.

Betrachten Sie Social-Media-Best-Practices als Leitfaden für Social-Media-Best-Practices für Mitarbeiter.

Sie sollten beschreiben, wie man sich in sozialen Netzwerken so verhält, dass es sowohl für das Unternehmen als auch für Mitarbeiter und Kunden positiv und vorteilhaft ist. Soziale Empfehlungen können Etikette-Tipps, hilfreiche Tools und Links zu wichtigen Ressourcen enthalten.

Es ist wichtig zu beachten, dass wir wirklich nicht empfehlen, Mitarbeitern die Nutzung sozialer Medien zu verbieten oder ihnen zu verbieten, überhaupt über Ihr Unternehmen zu sprechen. Es ist nicht gut, die soziale Präsenz Ihrer Teammitglieder zu schützen oder zu zensieren: Sprechen Sie über den Moralkiller und verabschieden Sie sich von allen Möglichkeiten für Bio-Botschafter.

Bitte beachten Sie, dass sich die Richtlinien zur Nutzung sozialer Medien von den Richtlinien Ihres Unternehmens für soziale Medien unterscheiden. Sie unterscheiden sich auch von Ihrem Social-Media-Styleguide.

Die Social-Media-Richtlinie ist ein umfassendes Dokument, das detailliert beschreibt, wie ein Unternehmen und seine Mitarbeiter soziale Medien nutzen. Diese Richtlinien sollen die Marke vor rechtlichen Risiken schützen und ihren Ruf in den sozialen Medien wahren. Während Social-Media-Richtlinien Regeln und Konsequenzen bei Verstößen festlegen, sind Social-Media-Richtlinien informativer.

In der Zwischenzeit definiert der Social-Media-Styleguide die Markenstimme, die Markenvisualisierung und andere wichtige Marketingelemente. Es wird häufig von Inhaltserstellern in Organisationen verwendet, um sicherzustellen, dass ihre Beiträge gebrandet sind.

Ein weiterer Unterschied: Die Regeln für soziale Medien unterscheiden sich auch von den Community-Regeln, die die Regeln für die öffentliche Interaktion mit Ihrem Konto oder Ihrer Gruppe festlegen.

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Warum ist Social-Media-Beratung wichtig?

Jeder Mitarbeiter (ja, auch Maurice in der Buchhaltung) ist ein potenzieller Sprecher einer Online-Marke. Das Teilen von Empfehlungen in sozialen Medien ist Ihre Chance, dem gesamten Team die Werkzeuge an die Hand zu geben, mit denen es Sie auf positive, integrative und respektvolle Weise fördern kann.

Nutzen Sie Social-Media-Regeln, um:

• Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, mit ihren persönlichen Social-Media-Konten positiv zu interagieren.
• Vermitteln Sie Best Practices für soziale Medien
• Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Ihren offiziellen Accounts zu folgen oder offizielle Hashtags zu verwenden.
• Verbreiten Sie die Strategie Ihres Unternehmens in den sozialen Medien
• Stellen Sie Ihren Mitarbeitern hilfreiche Tools und Ressourcen von Drittanbietern vor, beispielsweise das Social-Media-Dashboard von Hootsuite oder Schulungen der Hootsuite Academy.
• Schützen Sie Ihre Mitarbeiter vor sozialer Belästigung
• Schützen Sie Ihr Unternehmen vor Bedrohungen der Cybersicherheit
• Klären Sie, welche Informationen weitergegeben werden dürfen und was eine Verletzung der Privatsphäre darstellt
• Steigern Sie den Ruf Ihrer Marke in den sozialen Medien

Während Best Practices für soziale Medien in der Regel darauf ausgelegt sind, mit Mitarbeitern geteilt zu werden, kann auch jeder, mit dem Sie zusammenarbeiten, von diesen Best Practices profitieren – beispielsweise Unternehmenspartner, Marketingagenturen oder Influencer.

Wenn Sie keine Best Practices dafür entwickeln, wie Ihr Unternehmen in den sozialen Medien präsentiert oder diskutiert wird, können die Dinge schnell außer Kontrolle geraten. Und andererseits können fehlende Social-Media-Empfehlungen auch verhindern, dass Sie von Mitarbeiterinhalten profitieren. Ein enthusiastisches Teammitglied, das mit sozialen Prinzipien ausgestattet ist und sich sicher ist, dass es das Wort ergreifen darf, kann ein starker Sprecher Ihrer Marke sein.

10 Social-Media-Regeln für Mitarbeiter

Hier finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Abschnitte, die Sie in Ihre Social-Media-Richtlinien aufnehmen sollten. Aber auch wenn diese Details häufig vorkommen, können Sie jeden Teil davon so anpassen, dass er zu Ihrer Marke passt: Schließlich ist jede Branche anders.

Tatsächlich ist jedes Unternehmen einzigartig. Daher sollten Sie sich bei Ihrem Team erkundigen, bevor Sie sich auf feste Regeln festlegen. Ihre Mitarbeiter haben möglicherweise spezielle Fragen oder Bedenken, die Sie gerne in Ihr Hauptdokument aufnehmen möchten.

1. Offizielle Konten

Identifizieren Sie die offiziellen Social-Media-Kanäle Ihres Unternehmens und ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, ihnen zu folgen. Dies ist nicht nur eine Chance, ein paar weitere Follower zu gewinnen, sondern auch eine tolle Gelegenheit, den Mitarbeitern zu zeigen, wie sich Ihre Marke in den sozialen Medien präsentiert.

Sie können auch bestimmte Hashtags definieren, wenn diese ein wichtiger Bestandteil Ihrer Social-Media-Strategie sind.

In einigen Fällen gestatten oder verlangen Unternehmen, dass bestimmte Mitarbeiter markenbezogene Social-Media-Konten unterhalten. Wenn Ihr Unternehmen dies tut, ist dies eine gute Stelle in Ihren sozialen Richtlinien, um zu erklären, wie sich ein Teammitglied bei seinem eigenen Markenkonto anmelden kann (oder nicht).

2. Offenlegung und Transparenz

Wenn Ihre Teammitglieder auf ihren Social-Media-Konten stolz angeben, dass sie für Ihr Unternehmen arbeiten, ist es eine gute Idee, sie zu bitten, klarzustellen, dass sie Social-Media-Beiträge in ihrem Namen und nicht in Ihrem Namen erstellen. Das Hinzufügen der Information „Alle geäußerten Meinungen sind meine eigenen“ (oder Ähnliches) zu ihrem Social-Media-Profil oder ihrer Biografie trägt dazu bei, deutlich zu machen, dass es sich nicht um eine offizielle Ansicht handelt.

Wenn sie jedoch unternehmensbezogene Themen in sozialen Medien diskutieren, sind sie gesetzlich verpflichtet, sich als Mitarbeiter auszuweisen. Dies ist eine Regel, kein freundlicher Vorschlag. Tatsächlich verlangt die Federal Trade Commission in den Vereinigten Staaten, dass eine Identifizierung an der entsprechenden Stelle erfolgt. Es reicht nicht aus, es nur in Ihrer Biografie zu erwähnen.

Ein Beispiel für die Biografie eines Google-Mitarbeiters auf Twitter

3. Datenschutz

Es schadet nie, Ihr Team daran zu erinnern, dass vertrauliche Unternehmensinformationen zu jeder Tageszeit vertraulich sind. Unabhängig davon, ob es sich um persönliche Informationen über Kollegen, finanzielle Offenlegungen, zukünftige Produkte, private Kommunikation, Forschungs- und Entwicklungsdaten oder andere sensible Informationen handelt, stellen Sie klar, dass Privatsphäre und Vertraulichkeit auf allen Social-Media-Plattformen respektiert werden müssen.

4. Cybersicherheit

Cyber-Hacks und Bedrohungen sind kein Scherz. Auch wenn Ihre Mitarbeiter wachsam gegenüber Phishing und Ähnlichem sind, kann es nie schaden, die Grundlagen der Cybersicherheit zu erlernen, insbesondere wenn Sie Kunden oder Kundeninformationen sammeln.

Cybersicherheit zuerst!

Schnelles Cyber-Sicherheitsupdate 101:

• Wählen Sie starke Passwörter
• Verwenden Sie für jedes soziale Konto unterschiedliche Passwörter
• Verwenden Sie nicht dieselben Passwörter für Firmenkonten.
• Verwenden Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (oder Multi-Faktor-Authentifizierung), um sich bei sozialen Netzwerken anzumelden
• Begrenzen Sie die persönlichen und beruflichen Informationen, die Sie weitergeben
• Verwenden Sie persönliche Anmeldeinformationen für persönliche Konten
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung sicher ist
• Laden Sie keine verdächtigen Inhalte herunter und klicken Sie nicht darauf
• Aktivieren Sie Ortungsdienste in Apps nur bei Bedarf
• Üben Sie sicheres Surfen

5. Verfolgung

Die Richtlinien erinnern die Mitarbeiter normalerweise daran, in den sozialen Medien freundlich zu sein. Doch über die Förderung einer positiven Einstellung hinaus sollten Unternehmen auch deutlich machen, dass sie keinerlei Form von Belästigung in den sozialen Medien dulden.

Andererseits ist es eine Gelegenheit, Ihre Mitarbeiter zu unterstützen, wenn sie Belästigungen ausgesetzt sind. Definieren Sie Ihre Richtlinien gegenüber Trollen oder Tyrannen, sei es, sie zu melden, zu ignorieren, zu blockieren oder zu verbieten.

Sagen Sie den Leuten, wie sie eventuell auftretende Probleme melden können. Wenn Unterstützung benötigt wird, teilen Sie den Mitarbeitern mit, wie und wo sie diese erhalten können.

Die Bereitstellung eines Protokolls und von Tools hilft Ihrem Team, Probleme im Keim zu ersticken, bevor sie zu einer ausgewachsenen Social-Media-Krise eskalieren.

6. Inklusivität

Für jeden Arbeitgeber und jede Marke ist es wichtig, Inklusion in den sozialen Medien und darüber hinaus zu fördern. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, dasselbe zu tun – so zeigen Sie, dass Sie sich auch um sie kümmern.

Zu den Empfehlungen zur Einbeziehung können gehören:

• Verwenden Sie inklusive Pronomen (they/them/them/people)
• Fügen Sie den Bildern beschreibende Bildunterschriften hinzu
• Achten Sie auf die Repräsentation
• Machen Sie keine Annahmen über Geschlecht, Rasse, Erfahrung oder Fähigkeiten
• Vermeiden Sie Geschlechts- oder Rassen-Emojis
• Teilen Sie gerne Ihre Lieblingspronomen mit
• Verwenden Sie Großbuchstaben für Hashtags (dies macht sie für Screenreader besser lesbar_)
• Verwenden Sie eine Vielzahl von Bildern und Symbolen. Dazu gehören Stockbilder, Emojis und Markenvisualisierungen.
• Melden und löschen Sie alle Kommentare, die als sexistisch, rassistisch, behindertenfeindlich, altersfeindlich, homophob oder hasserfüllt gegenüber einer Gruppe oder Person gelten.
• Machen Sie den Text in einfacher Sprache verständlich und für Menschen zugänglich, die Englisch als Zweitsprache lernen, oder für Menschen mit Lernschwierigkeiten.

Weitere Ressourcen zum Thema Inklusion finden Sie hier.

7. Rechtliche Aspekte

Zu Ihren sozialen Grundsätzen kann es gehören, Ihre Mitarbeiter daran zu erinnern, geistiges Eigentum, Urheberrechte, Marken und andere relevante Gesetze zu respektieren. Im Zweifelsfall ist die Faustregel relativ einfach: Wenn es nicht Ihnen gehört und Sie keine Erlaubnis haben, posten Sie es nicht. Einfach!

8. Gebote und Verbote

Auch wenn Sie die vorherigen Abschnitte im Detail durchgehen möchten, bietet die Erstellung einer kurzen Referenzliste mit Verhaltensregeln und Verboten natürlich die Möglichkeit, alles so klar wie möglich zu machen.

Zum Beispiel…

• Nehmen Sie das Unternehmen unbedingt als Arbeitgeber in Ihre Social-Media-Biografie auf (wenn Sie möchten).
• Treffen Sie Konkurrenten nicht unangemessen
• Teilen Sie Unternehmensnachrichten, Ereignisse und Geschichten in den sozialen Medien.
• GEBEN SIE KEINE Betriebsgeheimnisse oder vertraulichen Informationen Ihrer Kollegen preis
• Drücken Sie Ihre eigene Meinung aus – achten Sie nur darauf, dass Sie nicht für das Unternehmen sprechen.
• Kommentieren Sie KEINE rechtlichen Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Unternehmen
• Melden Sie Belästigungen, die Sie erleben oder bemerken
• Interagieren Sie NICHT mit Trollen, negativer Berichterstattung oder Kommentaren

9. Nützliche Ressourcen

Sie können Links zu hilfreichen Ressourcen in Ihr Leitfadendokument aufnehmen oder diese in einem separaten Abschnitt auflisten. Wo auch immer Sie sie platzieren, es ist eine gute Idee, einen Link zu Ihrer Social-Media-Richtlinie, Ihrem Social-Media-Styleguide und Ihren Community-Richtlinien anzubringen, damit jeder diese Informationen zur Hand hat.

Andere Links, die Sie möglicherweise einfügen möchten, könnten sein:

• Firmendokumente
  • Verhaltenskodex des Unternehmens
  • Arbeitsverträge
  • Datenschutz-Bestimmungen
• Marketing-, Werbe- und Verkaufsvorschriften der kanadischen Regierung und der Federal Trade Commission.

Wenn Ihr Unternehmen Social-Media-Ressourcen anbietet, gibt es keinen besseren Weg als Ihre Social-Media-Empfehlungen, um alle darauf aufmerksam zu machen? Ganz gleich, ob es sich um Tools, Schulungen von Hootsuite oder Social-Media-Stipendien handelt: Sie geben den Menschen, die für Sie arbeiten, die Möglichkeit, in den sozialen Medien ihr Bestes zu geben.

10. Kontaktinformationen und Datum

Vergessen Sie nicht, auch Informationen anzugeben, an die Sie Fragen senden können. Dabei kann es sich um eine bestimmte Person, ein Forum oder einen Slack-Kanal oder eine E-Mail-Adresse handeln.

Sie müssen auch angeben, wann Ihre Empfehlungen zuletzt aktualisiert wurden.

Beispiele für Empfehlungen für soziale Netzwerke

Suchen Sie nach echten Beispielen für Regeln zur Nutzung sozialer Medien? Wir haben mehrere Inspirationsquellen gesammelt.

Der Grossmont-Cuyamaca Community College District bietet klare und prägnante Ratschläge zu Best Practices. „Die freie Meinungsäußerung muss verantwortungsvoll ausgeübt werden“, erinnert die Seite die Leser. „Diese Richtlinien bieten einen Fahrplan für die konstruktive, respektvolle und produktive Nutzung von Social-Networking-Sites.“

Intel unternimmt große Anstrengungen, um seinen Mitarbeitern zu versichern, dass sie nicht dazu da sind, ihr Online-Verhalten zu zensieren oder zu kontrollieren. „Wir vertrauen Ihnen“, heißt es direkt und indirekt im Handbuch. Von Anfang an hat Intel seine Wünsche klar zum Ausdruck gebracht: Seien Sie aufrichtig, konzentrieren Sie sich auf das Gute und nutzen Sie den gesunden Menschenverstand.

Die Stanford University (ja, dieselbe Institution, die Facebook-Gründer Mark Zuckerberg verlassen hat) hat Social-Media-Richtlinien entwickelt, die ziemlich weit gefasst sind, den Nutzern aber viele Ressourcen und Kontext bieten. Wenn Ihre Social-Media-Empfehlungen so detailliert sind, ist es möglicherweise eine gute Idee, die wichtigsten Erkenntnisse mit Ihrem Team in einem Workshop oder Seminar zu besprechen, um sicherzustellen, dass keine Details ausgelassen werden.

Die Bloomberg School of Nursing der University of Toronto bietet eine sehr prägnante Liste mit Empfehlungen, die auf einen Blick leicht zu verstehen sind. Es ist eine gute Erinnerung daran, dass die Art und Weise, wie Sie Ihre Richtlinien entwickeln, zum Verständnis beitragen kann, egal ob es sich um eine Webseite, ein PDF oder eine Broschüre handelt.

Denken Sie daran, dass Ihre Empfehlungen so lang oder so kurz sein können, wie Sie möchten. Sharp News bietet beispielsweise nur vier Empfehlungen für die Nutzung von Social Media.

Das Olympische Komitee hat seine Social-Media-Empfehlungen für die Olympischen Spiele in Peking auf einer Seite zusammengefasst, wenn auch recht dicht. Anhand des „Könnens“ und „Unmöglichen“ wird sofort klar, was akzeptabel und was verwerflich ist.

Da Nordstrom ein Kundendienstunternehmen ist und Datenschutz wichtig ist, liegt der Schwerpunkt seiner Social-Media-Richtlinien stark auf dem Kundenschutz. Ihre eigene Branche wird anders sein. Passen Sie Ihre Empfehlungen daher an Ihre spezifischen Problembereiche (oder Chancen!) an.

Vorlage für einen Social-Media-Leitfaden

Wir haben alle diese hilfreichen Tipps in einer kostenlosen, herunterladbaren Vorlage zusammengestellt. Es ist nur ein einfaches Google-Dokument und ziemlich einfach zu verwenden.

Erstellen Sie einfach eine Kopie und fügen Sie Ihre Empfehlungen hinzu, um Ihrem Team zum Erfolg in den sozialen Medien zu verhelfen.