Die besten Tipps und Tricks zu Microsoft Teams, die Sie kennen sollten

Nutzen Sie Microsoft Teams auf Ihren Geräten? Verwendet Ihr Unternehmen Microsoft Teams für Besprechungen oder Videokonferenzen? Wenn Sie oder Ihr Unternehmen es verwenden, gibt es verschiedene Microsoft Teams-Tipps, die nicht viele Menschen kennen. In diesem Beitrag haben wir versucht, einige der besten Tipps und Tricks für Microsoft Teams anzubieten, damit Sie diese leistungsstarke Organisations-App optimal nutzen können.

Die besten Tipps und Tricks zu Microsoft Teams, die Sie kennen sollten

Hier ist eine Liste der besten Tipps und Tricks für Microsoft Teams, die in diesem Artikel behandelt werden:

1. Ändern Sie die Kalendereinladungsbenachrichtigung in Microsoft Teams
2. Das Freigabesymbol ist in Teams nicht verfügbar
3. Laden Sie externe Teilnehmer zu einer Teams-Besprechung ein
4. Nehmen Sie mit einem Konto an einer Microsoft Teams-Besprechung teil
5. Laden Sie das gesamte Team zu einer Teambesprechung ein
6. Schalten Sie die Kamera in Microsoft Teams aus
7. Erhalten Sie eine Liste der Besprechungsteilnehmer in Teams
8. Wie wähle ich mich in eine Microsoft Teams-Besprechung ein?
9. Wie finde ich einen Eintrag in Microsoft Teams?
10. Erstellen Sie einen Hyperlink für eine Microsoft-Teambesprechung
11. Machen Sie einen Teilnehmer während einer Besprechung in Teams zum Moderator

Überprüfen Sie unbedingt jeden einzelnen und finden Sie heraus, wann Sie ihn verwenden sollten.

1. Ändern Sie die Kalendereinladungsbenachrichtigung in Microsoft Teams

Da Microsoft Teams dies noch nicht unterstützt, müssen Sie die Outlook-App auf Ihrem Telefon oder Computer aufrufen.

• Öffnen Sie die Outlook-App.
• Wählen Sie den Termin/Termin aus, den Sie bearbeiten möchten.
• Ändern Sie die Erinnerung, die Sie einrichten möchten.

2. Das Freigabesymbol ist in Teams nicht verfügbar

In der Microsoft-Web-App gibt es keine Option zur Bildschirmfreigabe. Wenn Sie die Desktop-Version von Microsoft Teams verwenden, wenden Sie sich außerdem an Ihren Administrator. Sie können die Bildschirmfreigabefunktion nur für Teammitglieder in Microsoft Teams aktivieren oder deaktivieren.

3. Laden Sie externe Mitglieder zur Teambesprechung ein

Ja, Sie können Microsoft Teams nutzen, um Leute außerhalb Ihres Unternehmens zu treffen. Darüber hinaus können sie auch dann an einer Besprechung teilnehmen, wenn sie kein Konto haben oder die Teams-App installiert haben. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie die Teams-App und klicken Sie im linken Bereich auf das Kalendersymbol.
• Wählen Sie in der oberen rechten Ecke des rechten Bereichs „Neuer Termin“ aus.

• Geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse in das Feld „Mitglieder“ ein und drücken Sie die Eingabetaste.
• Schritt 4: Füllen Sie alle restlichen Details aus und klicken Sie auf „Senden“.

So können Sie Einladungen an externe Benutzer zu einem Meeting in Microsoft Teams versenden, auch wenn diese kein Konto haben.

4. Nehmen Sie mit einem Konto an einer Microsoft Teams-Besprechung teil

Möchten Sie ohne Konto an einer Teams-Besprechung teilnehmen? Ja, Sie können von jedem Gerät aus als Gast beitreten, auch wenn Sie kein Microsoft Teams-Konto oder kein Microsoft-Konto haben. Befolgen Sie diese Schritte, um als Gast an Teams-Besprechungen teilzunehmen.

• Öffnen Sie die Besprechungseinladung und klicken Sie auf „An einer Microsoft Teams-Besprechung teilnehmen“.
• Sie haben zwei Möglichkeiten: Laden Sie die Teams-App herunter oder treten Sie online bei.
• Wenn Sie die App nicht herunterladen möchten, klicken Sie auf „Online beitreten“. Sie können an Besprechungen mit dem Microsoft Edge- oder Chrome-Browser teilnehmen.
• Erlauben Sie auf Anfrage Zugriff auf Ihr Mikrofon und Ihre Kamera, damit Sie in der Besprechung gesehen und gehört werden können.
• Geben Sie Ihren Namen ein und wählen Sie die gewünschten Audio- und Videoeinstellungen aus. Klicken Sie auf „Jetzt teilnehmen“, um dem Meeting beizutreten.

Wenn Sie bei der Verwendung von Microsoft Teams Probleme bei der Anmeldung haben, lesen Sie unseren entsprechenden Leitfaden.

5. Laden Sie das gesamte Team zu einer Teambesprechung ein

Möchten Sie allen Teammitgliedern eine Einladung zu einem bevorstehenden Meeting senden? Sie haben gesendet, aber die Teilnehmer haben keine Einladung erhalten. Dies liegt daran, dass Teammitglieder standardmäßig keine Einladungen erhalten.

Sie können es wie folgt aktivieren:

• Die Open Teams-App folgte dem gemeinsamen Kanal. Klicken Sie auf „Nachrichten“ und dann auf das Fleischbällchen-Symbol (drei horizontale Punkte).
• Es erscheint ein Dropdown-Menü – wählen Sie die Option „In SharePoint öffnen“.

• Anschließend müssen Sie im linken Bereich die Option „Konversationen“ auswählen.
• Klicken Sie nun auf das Meatball-Symbol und wählen Sie „Einstellungen“ aus der Dropdown-Liste.
• Klicken Sie auf der Einstellungsseite unten auf die Schaltfläche „Gruppe bearbeiten“.
• Scrollen Sie nach unten zum unteren Bildschirmrand.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Mitglieder erhalten alle Gruppenbenachrichtigungen und Ereignisse in ihren Postfächern“.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Sie müssen nicht jedes Teammitglied zum Meeting einladen. Alle Teammitglieder werden automatisch eingeladen, sobald Sie in der Teams-App ein neues Meeting erstellen.

6. Deaktivieren Sie die Kamera in Microsoft Teams

Möchten Sie die Kamera in Microsoft Teams vor oder nach der Teilnahme an einem Meeting ausschalten? Sie können eine Option nicht finden? Hier ist eine Anleitung, die Ihnen beim Ausschalten der Kamera in Microsoft Teams hilft:

Bevor Sie einem Meeting beitreten

Sie können die Kamera ausschalten, bevor Sie an einer Besprechung in Teams teilnehmen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Beitreten“, um dem Meeting beizutreten.
• Auf dem nächsten Bildschirm können Sie Video- und Audioeinstellungen auswählen. Deaktivieren Sie das Kamerasymbol unten.

• Klicken Sie auf „Jetzt teilnehmen“, um dem Meeting beizutreten, ohne das Video anzuzeigen.

Mitten in einer Besprechung

Sie können die Kamera während eines Meetings jederzeit ausschalten. Drücken Sie dazu die Kamerataste, um das Video während des aktuellen Meetings auszuschalten. Das ist alles; Ihr Video wird stummgeschaltet, während Sie sich in einer Besprechung in Teams befinden.

7. Erhalten Sie eine Liste der Besprechungsteilnehmer in Teams

Sie haben zwei Möglichkeiten, eine Liste der Besprechungsteilnehmer abzurufen. Laden Sie zunächst den Bericht während der Besprechung herunter, um zu sehen, wer anwesend ist. Zweitens laden Sie den endgültigen Anwesenheitsbericht herunter, nachdem das Meeting beendet ist.

Befolgen Sie diese Schritte, um den Mitgliederbericht in Microsoft Teams herunterzuladen:

Während der Besprechung:

• Öffnen Sie die Besprechungssteuerung
• Wählen Sie Mitglieder anzeigen.
• Klicken Sie neben „Personen“ auf das Download-Symbol (Pfeil nach unten).

Es wird eine Liste der Teilnehmer heruntergeladen, einschließlich des Namens und der Uhrzeit, zu der sie der Besprechung beigetreten sind und sie verlassen haben.

Nach dem Treffen:

• Klicken Sie auf das Kalendersymbol.
• Öffnen Sie das Meeting und wählen Sie im oberen Menü die Registerkarte „Teilnehmer“. Es zeigt Ihnen alle Daten zu den Besprechungsteilnehmern an.
• Bei älteren Meetings können Sie auf Anwesenheitsbericht klicken und den Bericht auswählen, den Sie anzeigen möchten.

Alternativ können Sie auch 5 Minuten warten. Öffnen Sie den Besprechungschat und Sie sehen die Kachel des Anwesenheitsberichts. Klicken Sie darauf, um die CSV-Datei herunterzuladen.

8. Wie wähle ich mich in eine Microsoft Teams-Besprechung ein?

Möchten Sie an einer Teams-Besprechung teilnehmen? Nun, der Prozess ist ziemlich einfach. Befolgen Sie einfach diese Schritte:

• Öffnen Sie die Teams-App und klicken Sie im linken Bereich auf das Kalendersymbol.
• Wählen Sie die Besprechung auf der rechten Seite des Kalenders aus. Die Besprechungsdetails werden angezeigt.
• Scrollen Sie nach unten und suchen Sie die Einwahlnummer und die Konferenz-ID.
• Wählen Sie die Telefonnummer, die Sie in den Besprechungsdetails sehen.

Wenn möglich, sind Sie kein Teammitglied, haben aber eine Einladung zur Teilnahme an der Besprechung erhalten. Verwenden Sie die Telefonnummer am selben Standort, um sich mit der Konferenz zu verbinden.

9. Wie finde ich einen Datensatz in Microsoft Teams?

Wenn Sie eine Aufzeichnung in Microsoft Teams finden möchten, werden Sie entweder Besprechungsorganisator oder starten Sie die Aufzeichnung.

Wenn Sie Microsoft Stream zum Speichern von Aufzeichnungen verwenden, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Öffnen Sie Teams und gehen Sie im linken Bereich zu Chats. Klicken Sie auf das Meeting, dessen Aufzeichnung Sie ansehen möchten.
• Klicken Sie in diesem Chatverlauf auf „Besprechungsaufzeichnung“ und wählen Sie „Weitere Optionen“.
• Wählen Sie nun Microsoft Stream aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weitere Optionen“.
• Hier können Sie Besprechungsaufzeichnungen ansehen und herunterladen. Sie können den Eintrag auch teilen oder zum Chatfenster hinzufügen.

10. Erstellen Sie einen Hyperlink zu einer Microsoft Team-Besprechung

Ja, Sie können einen Hyperlink für eine Teams-Besprechung erstellen, um ihn mit anderen Teilnehmern zu teilen. Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Link zu erstellen. Schauen Sie sich die folgenden Möglichkeiten an:

Methode 1: Erhalten Sie einen Link über die Funktion „Jetzt treffen“.

Um einen Link zum Teilen zu erhalten, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Klicken Sie im linken Bereich der Teams-App auf das Kalendersymbol.
• Klicken Sie im rechten Bereich auf die Schaltfläche „Besprechung starten“. Eine Dropdown-Liste wird angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Link abrufen“ neben der Schaltfläche „Teilen“.

• Durch Klicken auf den Button können Sie den Link kopieren oder per E-Mail teilen.

Methode 2: Erhalten Sie einen Einladungslink über ein geplantes Meeting

Möchten Sie einen Einladungslink zu einem bereits geplanten Meeting teilen? Nun, das ist auch einfach. Mach Folgendes:

• Öffnen Sie die Teams-App. Klicken Sie auf das Kalendersymbol im linken Bereich und auf „Neuer Termin“ auf der rechten Seite.
• Geben Sie alle Daten ein. Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens ein Mitglied hinzufügen, damit dieses Tutorial funktioniert. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“.

• Öffnen Sie den Kalender erneut. Klicken Sie auf eine Besprechung, um die Besprechungsdetails zu öffnen.
• Schritt 4: Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Besprechungsdetails“ und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Link „Klicken Sie hier, um an einer Besprechung teilzunehmen“. Wählen Sie „Link kopieren“ und teilen Sie den Link mit Kollegen.

12. Machen Sie während einer Teambesprechung ein Mitglied zum Redner

Ja, Microsoft Teams unterstützt jetzt mehrere Rollen, sodass Sie Teilnehmer zwischen Besprechungen in die Moderatorenrolle befördern können. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

• Klicken Sie während einer Besprechung auf das Teilnehmersymbol.
• Nach dem Anklicken sehen Sie eine Teilnehmerliste. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Mitglieds. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie die Option „Moderator erstellen“.
• Sie erhalten ein Bestätigungs-Popup. Wählen Sie die Option Bearbeiten.

Eine Benachrichtigung wird an den Leiter der neuen Rolle gesendet.

Holen Sie das Beste aus Microsoft Teams heraus!

Dies sind einige der besten Tipps und Tricks für Microsoft Team, die Sie noch heute anwenden können. Ich hoffe, dass diese Top-Tipps für Microsoft Teams Ihnen dabei helfen, an Ihrem Arbeitsplatz produktiver zu sein.

In einer Microsoft Teams-Besprechung wird die Leiste weiterhin in Teams angezeigt

Um die Taskleiste für die Besprechungsverwaltung auszublenden, müssen Sie Microsoft Teams öffnen. Zuerst müssen Sie einen Anruf starten und den Cursor von der Taskleiste wegbewegen. Das ist alles. Die Symbolleiste verschwindet im Handumdrehen.

So verbergen Sie Moderatoren von Microsoft Team Meetings in einer Teams-Besprechung

Um Sprecher in einer Besprechung auszublenden, können Sie in den Vollbildmodus wechseln, um alles auszublenden. Es wird nur der von den Moderatoren verwendete Bildschirm angezeigt. Sie können auch auf die drei Punkte klicken und dann auf die Schaltfläche „Fokus“ auf der Schaltfläche „Geteilter Inhalt“ klicken.

Sie können nicht alle Teilnehmer in einem Microsoft Teams-Video sehen?

Mit keiner Methode können Sie alle Teilnehmer in einem Meeting gleichzeitig sehen. Microsoft Teams unterstützt 300 Teilnehmer in einem einzigen Meeting, daher ist es nicht praktikabel, alle gleichzeitig anzuzeigen. Während des Treffens können maximal 49 Personen gleichzeitig gesehen werden. Wenn sich jedoch weniger als 49 Personen bei Ihnen angemeldet haben, können Sie alle gleichzeitig sehen.