Die Kraft der Datenraum-Due-Diligence: Gewährleistung von Sicherheit und Effizienz bei Geschäftstransaktionen

Unternehmensvertreter stoßen in ihrer Praxis häufig auf die Praxis der Durchführung einer Due-Diligence-Prüfung. Das Unternehmen kann von Regierungsbehörden und Institutionen, Partnern und Investoren geprüft werden oder es kann einer strategischen Due-Diligence-Prüfung unterzogen werden, bevor es Transaktionen eingeht (z. B. Fusionen und Übernahmen).

Insbesondere eine qualitativ hochwertige und vielfältige Due Diligence erhöht die Chancen auf eine erfolgreiche Transaktion oder eine potenziell gewinnbringende Partnerschaft deutlich. Aus diesem Grund betrachten einige globale Unternehmen die Sorgfaltspflicht als obligatorisches Element , um unerwünschte Ergebnisse zu vermeiden.

Da dieser Prozess eine besondere Organisation der Dokumente erfordert, hilft ein virtueller Datenraum mit besonderer Funktionalität und Hochtechnologie. Lassen Sie uns mehr über die Due Diligence von Datenräumen , ihren Betrieb mit Daten und ihr verborgenes Potenzial sprechen.

Was ist das Geheimnis der Supermacht virtueller Datenräume?

Die Besonderheit virtueller Datenräume besteht darin, dass es sich um einzigartige Software handelt, die speziell für die digitalen Bedürfnisse von Unternehmen entwickelt wurde. Deshalb können die besten Datenräume Unternehmen bereits heute effektiv auf dem Weg zur digitalen Transformation unterstützen.

Anbieter von Datenräumen bieten einen sicheren virtuellen Raum auf Basis eines cloudbasierten Netzwerkzugriffs. Dies ist ein vollständig gesicherter Raum für Teamarbeit, zum Hochladen und Bearbeiten von Dokumenten, zum Bearbeiten oder zum Teilen zwischen Beteiligten. Weitere Schlüsselfaktoren der VDR-Supermacht sind:

• Prozessautomatisierung: Das Team kann die Hauptstruktur nur einmal entwickeln und diese dann nur mit relevanten Materialien ergänzen. Die Softwarelösung indiziert alle Dateien unabhängig. Und der Einsatz künstlicher Intelligenz ermöglicht es, einfache Aufgaben an eine digitale Schnittstelle zu delegieren.
• Vollständige Zugriffskontrolle: Nur ein bestimmter Kreis von Administratoren hat die Möglichkeit, Zugriffsrechte zu ändern. Somit muss sich das Unternehmen keine Sorgen um die Vertraulichkeit der Informationen machen.
• Genauigkeit auf höchstem Niveau: Tools wie Prüfprotokolle, automatische Nummerierung, Farbberichte, Unterstützung verschiedener Dateiformate und ein Aktivitäts-Dashboard ermöglichen es Ihnen, nur genaue Berichte auf der Grundlage objektiver Daten zu erstellen und alle an bestimmten Dateien vorgenommenen Änderungen zu verfolgen.

Eine hochwertige Softwarelösung sollte über geeignete Tools zur Organisation des Arbeitsablaufs verfügen. Eine detaillierte Überprüfung des Datenraums wird jedoch deutlich machen, dass jeder Anbieter versucht, ein einzigartiges Produkt zu entwickeln. Und obwohl die grundlegenden Tools recht ähnlich sind, kann sich jede dieser Umgebungen auf die Lösung spezifischer Probleme spezialisieren.

Das Wichtigste: Alle notwendigen Dokumente sind griffbereit

Der Hauptzweck des Due-Diligence-Prozesses besteht darin, die über ein Unternehmen bereitgestellten Informationen zu sammeln und zu analysieren. Aus diesem Grund konzentrieren sich Datenraumanbieter auf die ordnungsgemäße Organisation von Big Data. Denn liegen viele solcher Informationen vor, kann der Due-Diligence-Prozess lange dauern und den Gesamtprozess des Bestehens einer Prüfung oder des Abschlusses von Kooperationsverträgen verlangsamen.

Darüber hinaus sollten sowohl der potenzielle Käufer als auch der Verkäufer (im Falle von Transaktionen, Fusionen oder Übernahmen) einer ordnungsgemäßen Informationsprüfung unterzogen werden . Gleiches gilt für potenzielle Partner: Manager sollten die Unterlagen des Unternehmens prüfen, mit dem sie ein Joint Venture eingehen möchten.

Durch die Nutzung der Datenraumdienste haben Sie alle notwendigen Informationen stets zur Hand, darunter:

• Finanzdokumentation: Jahresabschlüsse der Einnahmen und Ausgaben, Prüfungen des Unternehmens, Steuerunterlagen und andere Einnahmequellen – all dies ermöglicht die Beurteilung des wahren Zustands der Finanzstruktur des Unternehmens, was für eine fundierte Entscheidungsfindung sehr wichtig ist;
• Rechtliche Dokumentation zur Unternehmensstruktur, Satzung usw.;
• Personaldokumentation in Form einer Liste der Mitarbeiter des Unternehmens, ihrer Qualifikationen und allgemeinen Kontaktinformationen. Dies ermöglicht es dem Partner, die gesamte Personalsituation im Unternehmen zu verstehen.
• Bildmaterialien. Einige Due-Diligence-Prozesse können je nach gewünschtem Ergebnis auch Materialien umfassen, die das Gesamtbild des Unternehmens prägen. Dazu können Informationen über ehrenamtliche Aktivitäten, Medienartikel über Erfolge, die Erschließung neuer Märkte oder Kooperationen gehören.

Eine richtig ausgewählte Online-Datenraumsoftware hilft dabei, alle Informationen qualitativ und übersichtlich zu gruppieren und eine klare Kategorisierung zu entwickeln, die die Navigation durch die Struktur des „Informationsbaums“ erleichtert.

„Wie sieht es aus?“: Verbesserung der Due Diligence mit VDR

Unternehmen, die sich für die Dienste von Anbietern virtueller Datenräume entscheiden, haben die Möglichkeit, den Due-Diligence-Prozess deutlich zu modernisieren. Insbesondere mit einem VDR sieht es so aus:

1. Der Kunde entwickelt eine Grundstrukturvorlage und lädt wichtige Dokumentationen in den elektronischen Datenraum hoch.
2. Das Unternehmen wählt sofort eine Person aus, die als Administrator fungiert und die Zugriffsrechte verwaltet;
3. Vor der Due-Diligence-Prüfung kann das Team den virtuellen Raum vollständig für die Fernüberprüfung von Informationen konfigurieren, Anzeigerechte eröffnen und Einladungen an Partner zum virtuellen Speicher senden (One-Click-Messaging).
4. Wenn Daten aktualisiert werden müssen, kann das Team die Informationen in der Datei schnell aktualisieren, auch im kollaborativen Bearbeitungsmodus.
5. Nach der Inspektion hilft die Datenraumsoftware dabei, die Gesamtergebnisse zu formulieren, Stärken und Schwächen zu identifizieren und weitere Schritte zu planen. Handelt es sich beispielsweise um eine strategische Partnerschaft, entscheiden die Parteien, ob sie eine Partnerschaft eingehen wollen.

Dieses Due-Diligence-Format wird viel bequemer und optimierter sein und Ergebnisse in kürzerer Zeit liefern.