15 mejores consejos y trucos de Microsoft Word

Microsoft Word es la aplicación perfecta que es fácil de usar pero tiene muchas funciones de aprendizaje. En esta guía, lo guiaré a través de algunos de los mejores consejos y trucos de Microsoft Word. Esto será muy útil si edita documentos todos los días.

Word sigue siendo una de las herramientas más valiosas y antiguas de Microsoft. A lo largo de los años, el software ha evolucionado para crear tablas y gráficos complejos, resúmenes, volantes y boletines, entre otras cosas. Puede utilizar estos consejos y trucos principales para reducir el tiempo que dedica a MS Word y pasar a la siguiente tarea de su lista.

15 mejores consejos y trucos de Microsoft Word

La aplicación de procesamiento de textos más popular utilizada por los mecanógrafos de todo el mundo es Microsoft Word. Cuando escribe un informe, una historia, un ensayo o cualquier otra cosa en la que esté trabajando, el programa está cargado con todo tipo de características que quizás nunca encuentre. Presento algunos de mis trucos favoritos para ayudarlo a descubrir algunas de las piezas de software menos conocidas. Aquí hay quince consejos y trucos que lo convertirán en un mago de Microsoft Word:

1. Usa tus propias fuentes y estilos
2. Determine las estadísticas de legibilidad de su documento
3. Resalta una oferta haciendo clic
4. Usar fecha y hora de actualización automática
5. Deshazte del formato no deseado.
6. Insertar captura de pantalla
7. Haz que tu documento hable
8. Quitar cinta de la barra de herramientas
9. Proteja su documento
10. Convertir Word a PDF
11. Utilice plantillas para ahorrar tiempo.
12. Importar, formatear y editar imágenes.
13. Eliminar palabras con una sola pulsación de tecla
14. Agregar marcadores a un documento
15. Combinar y fusionar documentos

Vamos a probarlos uno por uno.

1] Haga clic en Fuentes y estilos personalizados

Uno de los consejos importantes para trabajar con Word es ajustar el tamaño y el estilo de la fuente. Word muestra el texto en fuente Calibri de 12 puntos de forma predeterminada. Si cambia la configuración de la fuente, puede cambiar el aspecto de su documento.

Hay dos formas de cambiar el tamaño y el estilo de la fuente:

• Antes de ingresar cualquier cosa, puede realizar cambios en la configuración.
• Después de escribir el texto, también puede ajustar el tamaño y el estilo del texto.

Puede cambiar esto en la esquina superior izquierda de la pantalla haciendo lo siguiente:

• En el lado izquierdo de la pestaña Inicio , verá el grupo Fuente .

• Simplemente haga clic y arrastre el cursor para seleccionar el texto que desea cambiar.
• Después de eso, puede cambiar la fuente usando los menús desplegables en el grupo Fuente .
• Elija un nuevo estilo de fuente y cambie el tamaño.

En tiempo real, verás cómo Word actualiza tu texto. Esto lo convierte en uno de los consejos más populares para Microsoft Word: ¡es un ajuste simple que produce resultados significativos!

2] Determine las estadísticas de legibilidad de su documento

Word también puede evaluar la complejidad de su estilo de escritura, además de la ortografía y la gramática. ¿Su estilo de escritura coincide, por ejemplo, con el nivel de comprensión de los alumnos de quinto grado o de personas con educación superior? No tienes nada de qué preocuparte. Word calcula su puntaje en una escala de 100 puntos con la Prueba de Facilidad de Lectura de Carne. Como regla general, cuanto mayor sea el porcentaje en la escala, más fácil será de entender. La documentación de la Oficina generalmente establece que la puntuación debe ser superior a 60.

Además, la prueba de nivel de grado Flesh-Kincaid indica el grado para el que está escrito su texto y, de acuerdo con la documentación de Microsoft, debe apuntar a entre 7.0 y 8.0.

Este es el procedimiento para activar esta característica:

• Abra Word > Ir a Archivo > Opciones > Seleccionar ortografía
• Bajo el título Al corregir la ortografía y la gramática en Word > Seleccione la casilla de verificación Revisar la gramática con la ortografía.
• Luego marque Mostrar estadísticas de legibilidad> Haga clic en Aceptar.
• Después de habilitar esta función, abra el archivo que desea explorar.
• Presione F7 o seleccione Información general > Ortografía y gramática.

Word muestra el nivel de lectura de su documento después de revisar la gramática y la ortografía.

3] Destaca una oferta con un clic

Es posible que desee seleccionar una gran parte del documento para cambiar la fuente, el color del texto, etc. La forma habitual de mover el cursor sobre un bloque de texto es arrastrar el cursor, pero esto puede llevar mucho tiempo, especialmente cuando el bloque de texto es grande y ocupa varias páginas.

Para hacer esto rápidamente, siga estos pasos:

• Haga clic en el comienzo del bloque de texto que desea resaltar.
• Mantenga presionada la tecla Mayús y desplácese hacia abajo hasta el final del bloque de texto.
• Todo se resaltará al hacer clic en el final del texto. A continuación, puede realizar cualquier acción que necesite.

Si desea seleccionar todo el documento, puede hacerlo presionando Ctrl + A.

4] Usar fecha y hora de actualización automática

¿Está utilizando el mismo documento una y otra vez siempre y cuando solo cambie algunos detalles clave? Un buen truco es dejar que Word actualice automáticamente la fecha si el documento contiene la hora y la fecha.

Para insertar una fecha que se actualice automáticamente, puedes seguir estos pasos:

• Abra Word > haga clic en la pestaña Insertar.
• En el grupo Texto > haga clic en Fecha y hora.
• En el cuadro de diálogo Fecha y hora , seleccione el formato deseado .
• A continuación, marque la casilla Actualizar automáticamente .

La fecha se insertará como un campo y se actualizará automáticamente.

5] Deshágase del formato no deseado

Es fácil estropear el formato de un documento, especialmente si se ha copiado y pegado desde otra fuente. Por lo tanto, debe verificar y corregir cualquier formato incorrecto para que su documento sea más atractivo y presentable. Debe revertirlo al formato predeterminado como se muestra en el grupo Fuente en la pestaña Inicio de la cinta. Para hacer esto, debe seguir los pasos que se detallan a continuación:

• Resalte el texto ofensivo y presione Ctrl+Espacio.
• También puede usar el botón » Borrar todo el formato » para deshacerse del formato del texto seleccionado.

Eso es todo.

6] Insertar captura de pantalla

Agregar una representación visual o un enlace al contenido de un artículo o revisión a veces agrega profundidad. Así es como puede usar la función de captura de pantalla en MS Word para tomar una captura de pantalla y agregar peso a su contenido. Para hacer esto, siga estos pasos:

• Abra Word> Haga clic en la pestaña «Insertar»
• Haga clic en la opción Captura de pantalla en el grupo Ilustración en el grupo Cinta .
• Aparecerá la opción de recortar la pantalla .
• Al hacer clic en él, accederá a la página de la que desea tomar una captura de pantalla.
• Arrastre el ratón a la imagen deseada.
• Una copia de la captura de pantalla se agregará automáticamente a su documento.

Esto es todo.

7] Haz que tu documento hable

Word tiene una función interesante que te permite leer el texto de un documento a través de los parlantes de tu computadora. No pertenece a la cinta, por lo que debe agregarse a la barra de herramientas de acceso rápido. Para hacer que sus documentos hablen, siga estos pasos:

• Abra Word> Haga clic en Archivo en la cinta > Luego haga clic en Opciones en el menú en el lado izquierdo de la pantalla.
• Haga clic en Barra de herramientas de acceso rápido > Cambie el menú desplegable de comandos populares a todos los comandos. Espere unos segundos a que se actualice la lista de comandos.
• Desplácese hacia abajo hasta Hablar > toque Agregar.
• En la barra de acceso rápido sobre la cinta, verá el icono Hablar. Parece una burbuja de diálogo vacía.
• Seleccione algún texto > Luego haga clic en el ícono Hablar , y después de unos segundos escuchará el texto hablado.

Puede crear un audiolibro a partir de un documento. Esto sería muy útil en una presentación en la que su audiencia necesita comprender todos los puntos de un documento antes de pasar a la siguiente sección.

A menudo, es más efectivo para una audiencia escuchar la palabra hablada que leer algo donde pueden saltarse líneas y llegar a conclusiones erróneas.

8] Quitar cinta de la barra de herramientas

La barra de herramientas gris en la parte superior de Word se llama cinta.

Si desea escribir sin interrupción, puede ocultar la cinta de la barra de herramientas en la parte superior de su documento simplemente presionando la combinación de teclas Ctrl + F1 en su teclado. Cuando haya terminado con su trabajo, puede presionar Ctrl + F1 nuevamente para volver a verlo.

9] Protege tu documento

Es probable que haya dedicado mucho trabajo a la creación de un documento complejo, y es posible que no desee que sus colegas puedan realizar ningún cambio, o que solo desee que puedan realizar ciertos cambios, como insertar comentarios. .

Además, si el documento está disponible en un entorno multiusuario, puede asignarle una contraseña para que solo los usuarios autorizados puedan abrirlo. Microsoft Word tiene una serie de funciones de seguridad integradas que pueden ayudar a cifrar su texto. Para acceder a la configuración de protección, siga los pasos que se detallan a continuación:

• Haga clic en Archivo > Información > Proteger documento.
• Puede seleccionar Restringir edición, Cifrar con contraseña o Restringir acceso en el menú desplegable.

Seleccionar «Cifrar con contraseña» le permite controlar los permisos para ver y editar .

10] Convertir Word a PDF

¿Sigue utilizando software de terceros para convertir documentos de Word a archivos PDF? Bueno, ahora puede simplemente convertir su documento de Word a PDF en solo unos pocos pasos en lugar de la forma antigua:

• Abra el documento que desea guardar como PDF .
• Guarde el documento haciendo clic en la pestaña Archivo > haga clic en la pestaña Guardar como , aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.
• Haga clic en la lista desplegable Guardar como tipo > seleccione la opción PDF .
• Asegúrese de que la opción Abrir archivo después de publicar esté marcada o seleccionada.
• Haga clic en la opción Guardar.

Este será su documento PDF.

11] Usa plantillas para ahorrar tiempo.

Hay muchas plantillas disponibles en Microsoft Word, desde currículos hasta boletines. La mayor parte del trabajo duro (formato, diseño, etc.) ya está hecho si comienza con una plantilla. Para comenzar con una plantilla, siga estos pasos:

• Inicie Word > Haga clic en Nuevo.
• En la opción Documento en blanco , verá vistas previas en miniatura de algunas de las plantillas que puede elegir.
• Las plantillas que se muestran arriba son solo algunas de las opciones disponibles en línea.
• Si está buscando algo específico, haga clic donde dice Buscar plantillas en línea e ingrese una palabra clave, como CV . Luego presione Entrar en su teclado.

Eso es todo.

12] Importar, formatear y editar imágenes

Puede agregar imágenes a sus documentos haciendo lo siguiente:

• Inicie Palabra. Haga clic en la pestaña Insertar en la cinta.
• Luego haga clic en Imágenes > Este dispositivo.
• Encuentre la imagen deseada. Luego haga clic en Insertar para agregarlo al documento.
• También puede seleccionar imágenes de stock o imágenes en línea desde Insertar > Imágenes > Imágenes en línea.

En la mayoría de los casos, deberá trabajar un poco para que sus imágenes se vean lo mejor posible. De manera predeterminada, Word posiciona sus imágenes para que estén alineadas con su texto, pero puede que esta no sea la mejor opción. Para solucionar esto, siga estos pasos:

• Haga clic con el botón derecho en la imagen y seleccione » Ajuste de texto » para ver otras opciones. Square es una buena opción porque te permite arrastrar la imagen a cualquier lugar y envolverla con texto.
• Haga clic en su imagen y luego en la pestaña Formato de imagen en la cinta para obtener más opciones de edición de imágenes.
• Por ejemplo, puede seleccionar un marco, una sombra o un efecto en Estilos de imagen , o hacer clic en » Recortar » para eliminar áreas no deseadas de la imagen.

13] Eliminar palabras con una pulsación de tecla

¿Quieres eliminar una gran parte del texto? En lugar de mantener presionada la tecla Retroceso, mantenga presionada la tecla CTRL y luego presione la tecla Retroceso en su teclado.

Al hacer esto, en lugar de eliminar solo un carácter, se elimina una palabra cada vez que presiona la tecla de retroceso. Gracias a esto, puede eliminar fragmentos de texto a la velocidad del rayo.

14] Agregar marcadores a un documento

Cuando se trabaja con documentos grandes, los marcadores son muy convenientes. Puede marcar cualquier parte de un documento y nombrar el marcador para que pueda usarse para buscar un texto específico. El nombre del marcador no se muestra en el propio documento.

Para agregar un marcador, siga estos pasos:

• Puede crear un marcador colocando el cursor donde desea que aparezca.
• Haga clic en la pestaña Insertar en la cinta > En el grupo Vínculos , haga clic en el ícono Marcador .
• Se le pedirá que le dé un nombre a su marcador en una ventana emergente.
• Simplemente haga clic en el botón » Agregar » para agregar un marcador a su documento.
• Ahora presione F5 para encontrar el marcador en el documento.
• Los botones Ir a y Buscar y reemplazar aparecerán en la ventana emergente.
• Seleccione » Marcador » en la primera lista> Luego seleccione el nombre del marcador que desea de la lista desplegable.
• Haga clic en «Ir» .

15] Fusión y consolidación de documentos

Office 365 ofrece una función de Word que permite que cualquiera combine y combine varios documentos en un solo archivo. Esto es increíblemente útil para aquellos que reciben documentos de múltiples fuentes y necesitan presentarlos en la reunión como un solo documento.

Conclusión

Aunque Microsoft Word se usa ampliamente, la mayoría de los usuarios desconocen sus mejores características. Espero que esta publicación haya sido útil y que ahora conozca algunos de los mejores consejos y trucos de Microsoft Word que le ahorrarán mucho tiempo, especialmente si está trabajando con un documento grande y complejo.