8 maneras fáciles de compartir el calendario de Outlook con otros

¿Quiere compartir su calendario con colegas y otras personas en su lugar de trabajo, pero no sabe cómo hacerlo? No te preocupes; En este artículo, analizaremos formas sencillas de hacer que el proceso de compartir el calendario sea muy sencillo para usted.

Siga todos los pasos mencionados en el artículo tal como se dan para evitar la posibilidad de cualquier error. Los pasos de este artículo funcionan muy bien en Office 365 y versiones posteriores a 2013 de Outlook, lo que le permite compartir su calendario de Outlook con otros.

¿Qué es Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook es un software versátil que sirve para una variedad de propósitos, incluida la colaboración con otros para marcar eventos, establecer recordatorios para eventos importantes, programar citas y más.

Microsoft Office incluye carpetas de Office 365. Se utiliza principalmente para intercambiar correos electrónicos (con servicios de correo electrónico como @Gmail, @hotmail, @msn, etc.) con miembros del equipo a través de la comunicación con los servidores de Microsoft.

Funciones como el intercambio de calendarios por correo electrónico y la administración de tareas importantes hacen de Outlook una parte importante de cualquier empresa.

Maneras de compartir su calendario de Outlook con otros:

1. Pasos para compartir tu nuevo calendario en Microsoft Outlook
2. Pasos para compartir tu calendario con un compañero de trabajo
3. ¿Cómo puedo ver un calendario compartido conmigo por un colega?
4. Pasos para compartir su calendario con alguien fuera de su organización
5. ¿Cómo accedo a un calendario que se ha compartido con alguien fuera de mi organización?
6. ¿Cómo puedo acceder al calendario compartido si estoy usando un software de terceros?
7. ¿Quién tiene acceso a su calendario y qué permisos tiene?

1. Pasos para compartir tu nuevo calendario en Microsoft Outlook

Al compartir un calendario de Outlook, hay dos situaciones posibles. Primero, conoce a la persona a la que desea enviar este calendario. Otro escenario es cuando un usuario comparte un calendario fuera de su organización.

Veremos cómo abordar ambas situaciones con los siguientes pasos.

2. Pasos para compartir tu calendario con un compañero de trabajo

Los pasos para compartir un calendario de Outlook que conoce o trabaja en la misma organización son simples.

1. Abra la aplicación de escritorio de Outlook.

2. Si tiene varias cuentas registradas con su paquete de oficina, asegúrese de seleccionar solo el calendario de la cuenta de Microsoft correcta.

3. Haga clic en la pestaña Inicio. Haga clic en Compartir calendario y seleccione el calendario deseado.

4. Vaya a la pestaña «Permisos» y haga clic en «Propiedades del calendario». Le mostrará una lista de usuarios que pueden acceder a su calendario.

5. De acuerdo con la configuración predeterminada, cualquier persona que trabaje en la misma empresa solo puede ver el horario cuando está ocupado, nada más.

6. Sin embargo, las configuraciones varían según la organización. Por lo tanto, nos centraremos en cómo puede compartirlo con un usuario que trabaja con usted.

7. Ahora haga clic en el botón «Agregar» para permitir que alguien acceda a su calendario.

8. A continuación, verá su libreta de direcciones en la pantalla. Según la configuración predeterminada, le mostrará una lista de usuarios de su organización.

9. Si el usuario requerido no está en la lista, puede habilitarlo haciendo clic en el botón Agregar. Haga clic en Aceptar.

1. Una vez que haya agregado al usuario, haga clic en Aceptar. Tu calendario no estará disponible para esta persona.

10. El nombre de usuario seleccionado se mostrará en la ventana de permisos. De forma predeterminada, se establecerán en «Puede ver todos los detalles».

Esta configuración se puede configurar y cambiar en cualquier momento que desee.

3. ¿Cómo veo un calendario compartido conmigo por un colega?

1. Haga clic en la pestaña «Inicio».
2. Seleccione Agregar calendario.
3. Haga clic en Abrir calendario compartido.
4. Después de eso, se abrirá una ventana. Ingrese el nombre del usuario cuyo calendario compartido desea ver y haga clic en Aceptar.

Ahora puede acceder a todos los calendarios compartidos de ese usuario en la lista Calendarios compartidos.

4. Pasos para compartir su calendario con alguien fuera de su organización

El proceso para compartir un calendario con alguien que trabaja en otra organización no es muy diferente.

1. Abra la aplicación OutlookDesktop.

2. Abra el calendario que desea compartir.

3. Si tiene varias cuentas de Microsoft en su dispositivo, asegúrese de seleccionar solo el calendario de la cuenta de Microsoft correcta.

4. Haga clic en Menú principal. Haz clic en Compartir calendario.

5. Luego se abrirá una ventana con las propiedades del calendario. Para compartir su calendario con un usuario que no está en la lista, haga clic en Agregar en el cuadro de diálogo Agregar usuarios.

6. Puede ver una lista de usuarios que actualmente pueden ver su calendario de Outlook.

7. Después de eso, su libreta de direcciones se mostrará en la pantalla. Desde aquí, seleccione «Contactos». Todos los contactos externos almacenados en su libreta de direcciones se mostrarán en la lista.

8. Sin embargo, si encuentra que el usuario que desea no está en esta lista, primero deberá agregar ese usuario. Agregue este usuario y haga clic en Aceptar. Su calendario será compartido.

9. El usuario que seleccionó se incluirá en la ventana de permisos. De forma predeterminada, se establecerán en «Puede ver todos los detalles».

Esta opción puede actualizarse o cambiarse en cualquier momento a su discreción.

Es importante señalar aquí que a las personas que trabajan fuera de su organización no se les pueden otorgar derechos de «Delegado» o «Puede editar».

5. ¿Cómo accede a un calendario compartido por alguien fuera de su organización?

Esto es diferente de la forma habitual de acceder a un calendario compartido.

El proceso para ver un calendario compartido por alguien fuera de su organización es ligeramente diferente.

Siga los pasos a continuación para acceder al calendario compartido como destinatario.

1. Haga clic en Aceptar y ver calendario.
2. Será redirigido al sitio web oficial de Outlook.
3. Debe iniciar sesión en su cuenta para ver el calendario compartido.

6. ¿Cómo accedo al calendario compartido si estoy usando un software de terceros?

Los métodos mencionados en el artículo no se aplican directamente si no tiene Outlook y está utilizando un software alternativo.

El proceso lleva un poco de tiempo ya que requiere algunos pasos adicionales. Lo explicaremos tomando un enlace a Google Calendar. Esto se debe a que es uno de los programas de calendario más populares disponibles en el mercado en este momento.

Sin embargo, los pasos son igualmente válidos para cualquier otro software de calendario que esté utilizando.

1. Abra Gmail (o cualquier servicio de correo electrónico que utilice) e inicie sesión en su cuenta de correo electrónico.
2. Abra el correo electrónico de invitación para compartir.
3. Verás un nuevo correo electrónico abierto. Haga clic derecho en la opción «Esta URL» en la esquina inferior derecha del correo electrónico.
4. Seleccione Copiar ubicación del enlace.
5. Inicie sesión en su Calendario de Google.
6. Haga clic en los tres puntos junto a Agregar calendario.
7. Seleccione Desde URL.
8. Pegue la URL que copió.
9. Haga clic en Agregar calendario.

El calendario no aparecerá en la lista «Otros calendarios» en el lado izquierdo de la pantalla.

7. ¿Quién tiene acceso a su calendario y qué permisos tiene?

Al compartir un calendario, tiene varios niveles de detalle para elegir.

1. Puedo ver cuando estoy ocupado: aquellos con este nivel de acceso en su calendario solo verán cuando esté presente.
2. Puede ver títulos y ubicaciones: los usuarios con este nivel de permiso pueden ver su disponibilidad, contenido y ubicaciones de reuniones.
3. Puede ver toda la información. Aquellos que tienen este nivel de acceso en su calendario pueden ver todos los detalles de su cita al igual que usted.

Conclusión

Esto nos lleva al final de este artículo. En este artículo, hablamos sobre cómo compartir su calendario con personas dentro y fuera de su organización.

Discutimos cómo puede ver los calendarios compartidos. También hemos explicado cómo puede otorgar permisos a otros usuarios según sea necesario.

Preguntas más frecuentes

¿Cómo puedo deshabilitar el acceso de los usuarios a mi calendario compartido?

Puede revocar el permiso para acceder a su calendario de cualquier persona en cualquier momento. Tenga en cuenta que los usuarios de Microsoft 365 y Outlook pueden tardar algún tiempo en actualizar los permisos de visualización de su calendario.1. Seleccione Calendario.2. Haga clic en Inicio. Seleccione los permisos del calendario.3. En la pestaña de permisos, encontrará una lista de usuarios que pueden acceder a este calendario. Seleccione el nombre de usuario que desea eliminar y haga clic en Eliminar.4. Haga clic en el botón Aceptar.

¿Por qué recibo el error «Este calendario no se puede compartir»?

Hay tres explicaciones posibles para la notificación «Este calendario no se puede publicar». La dirección de correo electrónico proporcionada no es válida. Esta es una dirección de correo electrónico de grupo de Microsoft 365.

¿Cuándo debo compartir mi calendario por correo electrónico?

Una de las principales razones por las que las personas eligen compartir calendarios por correo electrónico es que con este método, puede enviarles una copia estática del calendario. También puede especificar el período del intervalo de fechas específico que desea compartir. Esto mantendrá sus actualizaciones programadas seguras y privadas. Al usar este método, puede asegurarse de que el destinatario reciba una instantánea de su calendario.