Seguridad en cuartos de datos virtuales: 6 cosas a tener en cuenta

Mantener seguros los archivos de la empresa es imprescindible para cualquier negocio. Estos documentos contienen información que no solo ayuda a la empresa a prosperar, sino que también incluye los archivos personales de sus empleados, sus salarios y domicilios particulares. Es por eso que almacenar estos documentos en una ubicación específica, protegidos de cualquier amenaza externa, es bueno para su negocio.

De las muchas soluciones de almacenamiento en la nube disponibles en el mercado, solo unas pocas pueden proporcionar seguridad completa para los archivos. Las salas de datos virtuales se basan en la idea de un entorno de documentos seguro que se puede compartir con el mundo exterior si es necesario. Pero, ¿qué características deben tener las mejores salas de datos?

1. Certificado de seguridad

Los proveedores de salas de datos virtuales deben tener todos los certificados y algoritmos de seguridad necesarios para que sea tan seguro como una fortaleza. Eche un vistazo a las salas de datos virtuales más populares disponibles en el mercado y compare qué certificaciones de seguridad tienen y qué hacen realmente con el espacio seguro.

Si el almacenamiento de archivos en línea se basa en la idea de seguridad, también cuenta con herramientas que le permiten al cliente hacer que el espacio sea aún más seguro. Por lo general, se trata de configuraciones de permisos, funciones de marca de agua y autenticación de dos factores.

2. Configuración de permisos

Un VDR seguro está diseñado no solo para el almacenamiento, sino también para la colaboración. Por eso es importante realizar un seguimiento de quién tiene acceso a qué archivos.

Con la configuración de permisos, puede permitir que ciertas personas accedan a los documentos seleccionados. Por lo tanto, solo estarán disponibles para ellos los archivos directamente vinculados a ellos.

No corre el riesgo de filtraciones de información o violaciones de la privacidad, y puede estar seguro de que solo las personas que necesitan ver los documentos podrán verlos. Los proveedores de salas de datos virtuales están seguros de ello.

3. Características de la marca de agua

Si alguien quiere recuperar un archivo del software de la sala de datos virtual, estos documentos tendrán una marca de agua que subraya quién cargó el archivo y cuándo.

Si hay algún problema con la filtración de información confidencial, puede usar la función de marca de agua para identificar un punto débil en una de las cuentas de sus empleados.

También es mucho más fácil realizar un seguimiento de los tipos de documentos que se imprimen y quién necesita imprimirlos con fines administrativos. También hay opciones para la herramienta, dependiendo de las necesidades del usuario de la sala de datos virtual.

4. Uso compartido seguro de archivos

Como se mencionó anteriormente, el software de la sala de datos en línea no solo es un lugar para almacenar documentos de forma segura, sino también para compartirlos con otros.

La forma en que se comparten también debe ser segura, y la sala de datos virtual debe poder brindarle esa seguridad, a través de algoritmos de cifrado y otorgando acceso a personas con la autorización adecuada. Y no debería haber problemas de privacidad durante la transferencia de archivos o el acceso a los archivos, y deberá consultar las revisiones del proveedor de la sala de datos virtual para ver qué tan sólidas son sus medidas de seguridad.

Es una combinación de herramientas disponibles para el cliente y las integradas en la solución que hace que el intercambio de experiencias sea realmente seguro.

5. Autenticación de dos factores

Cuando se trata de la seguridad de la cuenta personal, una de las cosas de las que puede estar seguro es la autenticación de dos factores. Muchos piratas informáticos intentan acceder a sus datos y una simple contraseña antigua no es suficiente.

La combinación de lo que tienes (autenticador) y lo que sabes (contraseña) es prácticamente inigualable. Una sala de datos virtual debe tener esta funcionalidad para ser un entorno verdaderamente seguro para almacenar los archivos de su empresa.

6. Soporte

Si hay algún problema durante el uso de salas de datos virtuales, un buen equipo de soporte puede brindarle la seguridad adicional que necesita. Cualquier error en el software o simplemente una mala gestión de las herramientas disponibles se pueden corregir a través de la línea directa de un proveedor competente.

Al buscar una solución de sala de datos virtual, también debe tener en cuenta la ayuda que podría obtener del equipo: ¿tienen una línea directa o una función de chat integrada en su sala de datos virtual? ¿Siempre hay un representante en vivo disponible para ayudarlo?

Seguridad en salas virtuales

La seguridad es fundamental en todas las situaciones. En el mundo empresarial, esta es una de las funciones más importantes que puede tener cualquier herramienta. Por eso, la sala de datos electrónicos, donde se deben almacenar todos los archivos más importantes de la empresa, debe ser un entorno seguro. Al revisar todas las funciones enumeradas y buscarlas en el mercado de salas de datos virtuales, seguramente encontrará una solución que se adapte a todas sus necesidades de servicio de sala de datos.