Cómo construir un proceso efectivo de aprobación de redes sociales para su equipo
Cada equipo de redes sociales que consta de más de una persona necesita un proceso de aprobación de redes sociales.
Los procesos de aprobación de contenido no son exclusivos de las redes sociales. Por ejemplo, probablemente ya tenga un proceso de aprobación para su blog o sitio web. Pero la velocidad y el alcance de los canales sociales hacen que el flujo de trabajo de aprobación sea aún más importante para sus publicaciones en las redes sociales.
Aquí, explicaremos cómo configurar un flujo de trabajo de aprobación de redes sociales que le permita a su equipo colaborar de manera efectiva mientras garantiza que su contenido sea limpio, correcto y de marca.
El proceso de aprobación de las redes sociales es un flujo de trabajo en el que el contenido pasa de una parte interesada a otra hasta que finalmente se publica.
Un proceso de aprobación bien diseñado rige todas las fases de su actividad en las redes sociales, desde la creación de contenido hasta la publicación en la plataforma de redes sociales. También crea una ruta clara para su contenido de persona a persona a través de su organización. Documenta qué partes interesadas están involucradas y cuándo. Finalmente, especifica quién tiene la autoridad final para aprobar el contenido para su publicación en las redes sociales de su marca.
Antes de que pueda redactar su póliza, debe prepararse un poco. Aquí están todas las herramientas y piezas que necesitará para comenzar:
Paso 1: Define tu estrategia de redes sociales
Si lee regularmente el blog de Hootsuite, sabrá que hablamos mucho sobre estrategia. Creemos firmemente en la planificación y el establecimiento de objetivos. Sin saber a dónde quiere ir, es poco probable que llegue allí.
¿Por qué necesita una estrategia social antes de poder configurar un proceso de aprobación?
Una estrategia clara facilita que los creadores de contenido (diseñadores gráficos y especialistas en marketing de contenido) creen contenido que cumpla con las expectativas de las partes interesadas principales. Esto permite que todos estén en la misma página y ahorra tiempo al reducir la cantidad de clics necesarios en el nivel de publicación individual.
Una estrategia clara de redes sociales también le permite saber si su proceso de aprobación está en línea con sus objetivos. Por ejemplo, si su estrategia es estar a la vanguardia de los temas de moda, debe establecer la cantidad de partes interesadas y su marco de tiempo en consecuencia.
Paso 2: Definir las funciones y responsabilidades del equipo y las partes interesadas
Más del 20 % de los clientes de empresas medianas de Hootsuite tienen varios equipos que utilizan las redes sociales. Para crear un proceso efectivo de redes sociales, debe aclarar todas las personas y equipos que usan las redes sociales y quién está involucrado en la aprobación de cada uno.
Lo que parece depende de ti. Quizás cada equipo tenga sus propios canales y sus propios procesos de aprobación. O tal vez un par de partes interesadas sénior sean los guardianes de todo el contenido social de su marca.
Lo principal es que todo esto quede registrado.
Por ejemplo, debes escribir:
- ¿Quién crea y planifica el contenido de las redes sociales?
- ¿Quién edita el contenido para mantener la calidad?
- ¿Quién aprueba y publica el contenido?
En una empresa mediana, el proceso de aprobación de contenido de redes sociales puede incluir los siguientes roles:
- Creadores de contenido: escritores, diseñadores, editores de video y cualquier persona involucrada en la creación y planificación de contenido.
- Editores de contenido que editan contenido por idioma, estilo y consistencia en las cuentas de redes sociales.
- Administradores de redes sociales que aprueban el contenido y se aseguran de que el cronograma de publicación sea consistente con la estrategia general de la marca y el tiempo óptimo de publicación.
Paso 3: Crea una guía de estilo de redes sociales
¿Qué contenido publica tu marca? ¿Utiliza ortografía británica o americana? ¿O un idioma completamente diferente? ¿El tono de tu marca es juguetón y divertido? ¿O informativo y serio? ¿Cómo te sientes acerca de los hashtags y emojis?
Todos estos deben tenerse en cuenta para garantizar que el contenido de las redes sociales de su marca sea consistente, de alta calidad y siempre en línea con la marca.
Asegúrese de que su empresa haya creado una guía de estilo. Este es un documento detallado que describe cómo deberían ser sus redes sociales. Esto puede incluir todo, desde el tono y el estilo de escritura hasta los colores de la marca, el uso de fotos y la fuente.
Cuando todos en el equipo de marketing trabajan con una guía de estilo sólida, la aprobación es mucho más fácil. Los creadores de contenido usan este documento para guiar su trabajo. Mientras tanto, los editores y gerentes pueden consultar el documento para asegurarse de que se sigan los estándares y las pautas de la marca.
Paso 4: crea una biblioteca de contenido
La biblioteca de contenido es un grupo existente de recursos sociales aprobados. Esto puede incluir gráficos, plantillas y otros recursos que los desarrolladores de contenido pueden usar al crear nuevas publicaciones.
El uso de activos de una biblioteca preaprobada simplifica enormemente el proceso de aprobación. Las partes interesadas sénior pueden estar seguras de que muchos elementos han sido aprobados incluso antes de que se haya creado el puesto.
Paso 5: establecer plazos y fechas límite
Su proceso de aprobación de redes sociales debe estar vinculado a una línea de tiempo que les dé a todos el tiempo suficiente para completar su parte del proceso.
Comience por determinar cuánto tiempo les toma a sus creadores de contenido, en promedio, crear una cantidad determinada de publicaciones. Luego determine cuánto tiempo llevará editar ese contenido, programarlo y aprobarlo.
Luego trabaje hacia atrás para establecer una línea de tiempo que funcione para todos. Esto ayudará a evitar el pánico de última hora o los cuellos de botella en el contenido.
También establezca plazos regulares y un cronograma que haga que todos sean responsables de entregar a tiempo.
Por ejemplo, un proceso continuo de aprobación de redes sociales podría incluir:
- Los creadores entregan el contenido terminado el día 15 de cada mes.
- Los editores entregan el contenido final el día 20 de cada mes.
- Los administradores planifican el contenido de calidad editado para el próximo mes antes de que finalice el mes actual.
Por supuesto, esta línea de tiempo solo funciona para contenido perenne o contenido que no es excepcionalmente oportuno. Es posible que deba crear un segundo conjunto de plazos o plazos que le permitan a su marca responder a las tendencias sociales a medida que surjan.
Paso 6: Defina su flujo de trabajo y notificaciones
Su proceso de aprobación de redes sociales es un flujo de trabajo en el que el contenido pasa de una persona a otra hasta que finalmente se publica. Ya ha definido roles y plazos para todos. Ahora es el momento de usar esta información para personalizar su flujo de trabajo y notificaciones.
Idealmente, su flujo de trabajo debería transferir contenido automáticamente de una persona a otra, notificando a cada persona cuándo es su turno para comenzar a trabajar. Mantener todo en un solo sistema garantiza que todos sepan dónde está cada cosa en el proceso de aprobación. También garantiza que solo una persona realice cambios en el contenido a la vez.
Entonces, ¿cómo te aseguras de que todos sean notificados cuando es su turno? Puede usar el correo electrónico, las notificaciones de Slack u otras herramientas de gestión de proyectos.
Al diseñar un flujo de trabajo, es una buena idea incluir herramientas y aplicaciones que faciliten la creación de contenido y la identificación de problemas de contenido.
Algunas excelentes herramientas para su flujo de trabajo:
- Grammarly para apoyar la ortografía, la gramática y la claridad de la escritura.
- Visme para soporte de diseño.
- Pictographr para apoyar la edición de fotos.
Paso 7: Supervisar y revisar según sea necesario
Pruebe el proceso de aprobación de redes sociales por un tiempo y vea cómo funciona para su equipo. Luego reúna a todos para discutir cualquier falla o cosa que podría mejorarse.
El objetivo siempre es hacerle la vida más fácil al equipo, no más difícil. Si un proceso se vuelve difícil de manejar, no funciona. Obtenga comentarios regulares de los miembros del equipo para que todos se sientan valorados e involucrados.
Probablemente ya haya cosechado algunos de los beneficios de crear un proceso de redes sociales. Pero hay algunos que queremos nombrar explícitamente.
1. Asegúrate de que el contenido esté en línea con la voz y la estrategia de tu marca.
Anteriormente hablamos sobre la creación de una guía de estilo de redes sociales para ayudarlo a administrar su contenido y proceso de aprobación. Esta es una buena manera de mantener su contenido reconocible.
Pero nada supera la experiencia combinada de su equipo. Trabajar durante el proceso garantiza que todos puedan compartir su experiencia, tanto en sus habilidades básicas como en su conocimiento de la historia y el estilo de la marca.
La implementación de un proceso de revisión también le brinda la mejor oportunidad de detectar cualquier error antes de que se publique el contenido. Incluso los mejores editores a veces se saltan enlaces rotos o faltan comas. Cuantas más manos en el mazo, más posibilidades de hacerlo bien.
2. Evite compartir contraseñas y controle el acceso
Compartir contraseñas tanto dentro de los equipos como con consultores y contratistas externos es una pesadilla para la seguridad.
El proceso de aprobación de redes sociales, combinado con buenas herramientas de administración de redes sociales, permite que todos hagan su trabajo en el mismo sistema sin tener que compartir contraseñas.
El proceso de aprobación también debería permitirle controlar cuánto acceso tiene cada miembro del equipo. Desea que varias personas puedan crear contenido, pero probablemente solo algunas tengan permisos de aprobación.
Las herramientas del proceso de aprobación también le permiten excluir a alguien del proceso si deja su equipo u organización, por lo que nunca se expone a riesgos externos innecesarios.
3. Colabora de forma más eficaz
El bucle constante de todo el equipo, con múltiples partes interesadas, puede ser una carga. Si hace esto por correo electrónico o transfiere documentos, reduce la eficiencia, ralentiza su flujo de trabajo y puede afectar su calendario de contenido de redes sociales. El flujo de trabajo de aprobación simplifica el proceso y mejora la productividad.
Por ejemplo, un gerente de proyectos de marketing inmobiliario global habló con Forrester Consulting sobre los desafíos de trabajar sin un flujo de trabajo de aprobación:
“Cuando los empleados querían publicar, tenían que enviar sus activos por correo electrónico y luego era un proceso de varios pasos en el que alguien publicaba en su nombre o regresaba para revisar el contenido publicado en su nombre”.
Es mucho más eficiente mantener todo en una plataforma para crear, ver y publicar. Cuando surgen solicitudes específicas, los empleados saben quién es el responsable de cada paso del proceso. Esto significa que los empleados pueden colaborar directa y eficazmente.
Además, el flujo de trabajo de aprobación ayuda a los empleados a mantenerse al día. Esto evita que el contenido sea creado, olvidado o anulado. Las notificaciones informan a todos sobre lo que necesita su atención.
Un informe de Forrester encontró que mejorar la gestión del proceso de aprobación de las redes sociales podría ahorrar $495,000 en tiempo y esfuerzo durante tres años. Es mucho tiempo y esfuerzo.
Fuente: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™.
4. Mantenga el control de versiones y la edición de seguimiento
El envío de archivos por correo electrónico puede generar comentarios de diferentes partes interesadas en diferentes versiones. Alguien puede estar viendo un archivo que ya está desactualizado. O alguien podría tener que recopilar comentarios de múltiples partes interesadas y compilarlos en un solo documento.
No es la mejor pérdida de tiempo. Y esto crea el riesgo de que la versión incorrecta pase por el proceso de aprobación o incluso se publique.
El proceso de aprobación de redes sociales también le permite realizar un seguimiento de los cambios para que pueda ver quién cambió qué y cuándo. Este es un buen recurso educativo para cualquier persona involucrada en la creación de contenido.
Estas son algunas de nuestras herramientas favoritas para ayudarlo a desarrollar su flujo de trabajo y proceso de aprobación de redes sociales.
1.Hootsuite
Ya ha visto cómo Hootsuite puede ayudar con el proceso de aprobación de las redes sociales.
El uso de Hootsuite significa que todas las partes del flujo de trabajo pueden ejecutarse en la misma plataforma. El contenido se puede crear, editar y aprobar desde el panel de control de Hootsuite.
Así es como las personas mayores de su equipo pueden usar Hootsuite para aprobar publicaciones creadas por creadores de redes sociales:
Estas funciones de aprobación de nivel superior están disponibles en los planes Hootsuite Business y Enterprise.
Diseñado para equipos pequeños, el plan de grupo también incluye muchas características útiles para mantener un flujo de trabajo de aprobación de redes sociales.
Los miembros sénior del equipo pueden administrar el acceso y las funciones del equipo, y asignar publicaciones y comentarios a miembros específicos del equipo.
2. Holgura
Slack es una poderosa plataforma de mensajería que ayuda a los equipos a colaborar. La aplicación de Slack para Hootsuite le permite compartir en las redes sociales directamente en Slack sin salir de Hootsuite para facilitar el envío de mensajes entre equipos.
Esta herramienta ayuda a mantener los equipos organizados. Organice y codifique con colores las tareas en tarjetas y tableros de Trello. Asigne tareas a un miembro del equipo y marque su tarea como completada cuando haya terminado. Y con la función de «mención», sabrá que el miembro de su equipo recibirá una alerta sobre el progreso del proceso.
3. Trello
La función de arrastrar y soltar hace que Trello sea fácil de usar. Visualiza el flujo de trabajo y todo el equipo puede estar al tanto del proceso de aprobación.
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