Cómo crear una guía efectiva de redes sociales para tu negocio

No importa en qué industria se encuentre, todas las empresas modernas deben tener las mejores prácticas de redes sociales.

Las Pautas de redes sociales establecen las mejores prácticas sociales para sus empleados. En algunos casos, estas reglas son requeridas por ley o para protección legal. Pero, en última instancia, el propósito de estas pautas es proporcionar a los empleados la información que necesitan para tomar las decisiones correctas sobre las redes sociales para ellos y la empresa.

Esto es cierto incluso si su empresa aún no tiene presencia en las redes sociales. Ya sea que tenga una cuenta oficial de Twitter o un perfil de Instagram o no, es mejor que confíe en que sus empleados están en línea y chateando sin parar.

Este artículo cubrirá:

Diferencia entre la política de redes sociales y las pautas de las redes sociales
Ejemplos reales de otras marcas
Cómo usar nuestra plantilla gratuita de guía de redes sociales para crear su propio conjunto de guías

¿Qué son las recomendaciones de las redes sociales?

Las pautas de las redes sociales son sugerencias sobre cómo los empleados de la empresa deben presentarse a sí mismos y a la empresa en sus cuentas personales de redes sociales.

Piense en las mejores prácticas de las redes sociales como una guía de las mejores prácticas de las redes sociales para los empleados.

Deben describir cómo comportarse en las redes sociales de forma positiva y beneficiosa tanto para la empresa como para los empleados y clientes. Las recomendaciones sociales pueden incluir consejos de etiqueta, herramientas útiles y enlaces a recursos importantes.

Es importante tener en cuenta que realmente no recomendamos prohibir a los empleados el uso de las redes sociales o prohibirles que hablen sobre su empresa. No es bueno proteger o censurar la presencia social de los miembros de tu equipo: habla del asesino moral y despídete de cualquier oportunidad de embajador orgánico.

Tenga en cuenta que las políticas de uso de las redes sociales son diferentes de la política de redes sociales de su empresa. También difieren de la guía de estilo de las redes sociales.

La Política de redes sociales es un documento completo que detalla cómo una empresa y sus empleados usan las redes sociales. Estas políticas están diseñadas para proteger la marca de riesgos legales y mantener su reputación en las redes sociales. Donde las políticas de las redes sociales establecen reglas y consecuencias por romperlas, las pautas de las redes sociales son más informativas.

Mientras tanto, la guía de estilo de las redes sociales define la voz de la marca, las imágenes de la marca y otros elementos de marketing importantes. A menudo, los creadores de contenido en las organizaciones lo utilizan para asegurarse de que sus publicaciones tengan su marca.

Otra diferencia: las reglas de las redes sociales también son diferentes de las reglas de la comunidad, que establecen las reglas para la interacción pública con su cuenta o grupo.

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¿Por qué es importante la orientación en redes sociales?

Cada empleado (sí, incluido Maurice en contabilidad) es un portavoz potencial de una marca en línea. Compartir recomendaciones en las redes sociales es tu oportunidad de brindarle a todo el equipo las herramientas para ayudarlos a promocionarte de una manera positiva, inclusiva y respetuosa.

Use las reglas de las redes sociales para:

Ofrezca a sus empleados la oportunidad de interactuar positivamente con sus cuentas sociales personales.
Enseñe las mejores prácticas de las redes sociales
Anime a los empleados a seguir sus cuentas oficiales o usar hashtags oficiales.
Difunde la estrategia de tu empresa en las redes sociales
Presente a los empleados herramientas y recursos útiles de terceros, como el panel de control de redes sociales de Hootsuite o la capacitación de Hootsuite Academy.
Protege a tus empleados del acoso social
Proteja su empresa de las amenazas de ciberseguridad
Aclarar qué información se puede compartir y qué es una violación de la privacidad
Mejora la reputación de tu marca en las redes sociales

Si bien las mejores prácticas de las redes sociales generalmente están diseñadas para compartirlas con los empleados, cualquier persona con la que trabaje también puede beneficiarse de estas mejores prácticas, como socios corporativos, agencias de marketing o personas influyentes.

Si no crea las mejores prácticas sobre cómo se presenta o discute su empresa en las redes sociales, las cosas pueden salirse de control rápidamente. Y, por otro lado, la falta de recomendaciones en las redes sociales también puede impedir que se beneficie del contenido de los empleados. Un miembro del equipo entusiasta, armado con principios sociales y seguro de que se le permite hablar, puede ser un poderoso portavoz de su marca.

10 reglas de redes sociales para empleados

Aquí hay un resumen de las secciones principales que debe incluir en sus políticas de redes sociales. Pero, por supuesto, si bien estos detalles son comunes, siga adelante y adapte cualquier parte de esto para que se adapte a su marca: después de todo, cada industria es diferente.

De hecho, cada empresa es única… por lo que es posible que desee consultar con su equipo antes de comprometerse con reglas estrictas y rápidas. Sus empleados pueden tener preguntas o inquietudes específicas que sería útil incluir en su documento principal.

1. Cuentas oficiales

Identifique los canales de redes sociales oficiales de su empresa y anime a los empleados a seguirlos. Esta no es solo una oportunidad para obtener algunos seguidores más, es una gran oportunidad para mostrar a los empleados cómo se presenta su marca en las redes sociales.

También puede definir hashtags específicos si son una parte importante de su estrategia social.

En algunos casos, las empresas permiten o exigen que ciertos empleados mantengan cuentas de redes sociales relacionadas con la marca. Si eso es lo que hace su empresa, es un buen lugar en sus pautas sociales para explicar cómo un miembro del equipo puede (o no puede) iniciar sesión en su propia cuenta de marca.

2. Divulgación y transparencia

Si los miembros de su equipo afirman con orgullo en sus cuentas sociales que trabajan para su empresa, es una buena idea pedirles que aclaren que están creando publicaciones en las redes sociales en su nombre y no en su nombre. Agregar información a su perfil de redes sociales o biografía que diga «Todas las opiniones expresadas son mías» (o similar) ayuda a dejar en claro que esta no es una opinión oficial.

Dicho esto, si van a discutir temas relacionados con la empresa en las redes sociales, la ley les exige que se identifiquen como empleados. Esta es una regla, no una sugerencia amistosa. De hecho, en los Estados Unidos, la Comisión Federal de Comercio exige que la identificación se realice en el puesto correspondiente. Solo mencionarlo en tu biografía no es suficiente.

Un ejemplo de la biografía de un empleado de Google en Twitter

3. Privacidad

Nunca está de más recordarle a su equipo que la información confidencial de la empresa es confidencial en cualquier momento del día. Ya sea que se trate de información personal sobre colegas, divulgaciones financieras, productos futuros, comunicaciones privadas, datos de investigación y desarrollo u otra información confidencial, aclare que se debe respetar la privacidad y la confidencialidad en todas las plataformas de redes sociales.

4. Ciberseguridad

Los ciberataques y las amenazas no son una broma. Incluso si sus empleados están atentos al phishing y similares, nunca está de más aprender los conceptos básicos de ciberseguridad, especialmente si está recopilando información de clientes o clientes.

¡La ciberseguridad primero!

Actualización rápida de seguridad cibernética 101:

Elija contraseñas seguras
Use diferentes contraseñas para cada cuenta social
No utilice las mismas contraseñas para cuentas corporativas.
Utilice la autenticación de dos factores (o multifactor) para iniciar sesión en las redes sociales
Limite la información personal y profesional que comparte
Usar credenciales personales para cuentas personales
Asegúrate de que tu conexión a Internet sea segura
No descargue ni haga clic en contenido sospechoso
Active los servicios de ubicación en las aplicaciones solo cuando sea necesario
Practique la navegación segura

5. Persecución

Las pautas generalmente recuerdan al personal que sea amable en las redes sociales. Pero más allá de promover la positividad, las empresas también deben dejar en claro que no toleran ninguna forma de acoso en las redes sociales.

Por otro lado, es una oportunidad para brindar apoyo a sus empleados si enfrentan acoso. Defina su política sobre trolls o bullies, ya sea denunciarlos, ignorarlos, bloquearlos o prohibirlos.

Dígale a la gente cómo reportar los problemas que puedan estar experimentando. Si se necesita apoyo, informe a los empleados cómo y dónde pueden obtenerlo.

Proporcionar un protocolo y herramientas ayudará a su equipo a eliminar los problemas de raíz antes de que se conviertan en una crisis total de las redes sociales.

6. Inclusividad

Es importante que cada empleador y marca promueva la inclusión en las redes sociales y más allá. Anime a sus empleados a hacer lo mismo: es una forma de demostrar que usted también se preocupa por ellos.

Las recomendaciones para la inclusión pueden incluir:

Usar pronombres inclusivos (ellos/ellos/ellos/personas)
Agregar leyendas descriptivas a las imágenes
Tenga en cuenta la representación
No haga suposiciones sobre género, raza, experiencia o habilidades.
Evite los emoji de género o raza
Siéntase libre de compartir sus pronombres favoritos
Use letras mayúsculas para los hashtags (esto los hace más legibles para los lectores de pantalla_
Utilice una variedad de imágenes e iconos. Esto incluye imágenes de archivo, emoji y elementos visuales de marca.
Informe y elimine cualquier comentario que se considere sexista, racista, capaz, discriminatorio por edad, homofóbico u odioso hacia cualquier grupo o persona.
Haga que el texto sea accesible utilizando un lenguaje sencillo y accesible para las personas que están aprendiendo inglés como segundo idioma o las personas con discapacidades de aprendizaje.

Se pueden encontrar recursos adicionales sobre inclusión aquí.

7. Aspectos legales

Sus principios sociales pueden incluir recordar a los empleados que respeten la propiedad intelectual, los derechos de autor, las marcas comerciales y otras leyes pertinentes. En caso de duda, la regla general es relativamente simple: si no es tuyo y no tienes permiso, no lo publiques. ¡Fácil!

8. Qué hacer y qué no hacer

Por supuesto, si bien es posible que desee repasar las secciones anteriores en detalle, hacer una lista de referencia rápida de lo que se debe y no se debe hacer es una oportunidad para dejar todo lo más claro posible.

Por ejemplo…

SÍ incluya a la empresa como empleador en su biografía de redes sociales (si lo desea).
NO CONOZCA a los competidores de manera inapropiada
COMPARTA mensajes, eventos e historias de la empresa en las redes sociales.
NO REVELAR secretos de empresa ni información confidencial de sus compañeros
EXPRESE su propia opinión, solo asegúrese de no hablar en nombre de la empresa.
NO comentar sobre asuntos legales relacionados con la empresa.
DENUNCIE el acoso que experimenta o nota
NO interactúes con trolls, coberturas negativas o comentarios.

9. Recursos útiles

Puede incluir enlaces a recursos útiles en su documento de orientación o enumerarlos en una sección separada. Dondequiera que los coloque, es una buena idea incluir un enlace a su política de redes sociales, guía de estilo de redes sociales y pautas de la comunidad para que todos tengan esta información a mano.

Otros enlaces que podrías querer incluir podrían ser:

documentos de la empresa
- código de conducta empresarial
- contratos de trabajo
- política de privacidad
Regulaciones de Mercadeo, Publicidad y Ventas del Gobierno de Canadá y la Comisión Federal de Comercio.

Si su empresa ofrece recursos de redes sociales, ¿qué mejor manera que sus recomendaciones de redes sociales para que todos las conozcan? Ya sean herramientas, capacitación de Hootsuite o becas de redes sociales, le brinda a las personas que trabajan para usted la oportunidad de hacer todo lo posible (¿pies?) En las redes sociales.

10. Datos de contacto y fecha

No olvide agregar también información donde puede enviar preguntas. Puede ser una persona específica, un foro o canal de Slack, o una dirección de correo electrónico.

También debe indicar cuándo se actualizaron por última vez sus recomendaciones.

Ejemplos de recomendaciones para redes sociales

¿Busca ejemplos reales de reglas de uso de redes sociales? Hemos recopilado varias fuentes de inspiración.

El distrito de colegios comunitarios de Grossmont-Cuyamaca ofrece consejos claros y concisos sobre las mejores prácticas. “La libertad de expresión debe ejercerse con responsabilidad”, recuerda la página a los lectores. “Estas pautas proporcionan una hoja de ruta para el uso constructivo, respetuoso y productivo de los sitios de redes sociales”.

Intel hace todo lo posible para asegurar a los empleados que no están aquí para censurar o controlar su comportamiento en línea. “Confiamos en ti”, dice directa e indirectamente el manual. Desde el principio, Intel ha dejado claros sus deseos: ser sincero, centrarse en lo bueno y usar el sentido común.

La Universidad de Stanford (sí, la misma institución de la que abandonó el fundador de Facebook, Mark Zuckerberg) ha desarrollado políticas de redes sociales que son bastante amplias pero brindan a los usuarios muchos recursos y contexto. Si sus recomendaciones de redes sociales son tan detalladas, podría ser una buena idea analizar los puntos clave con su equipo en un taller o seminario para asegurarse de que no se omita ningún detalle.

La Escuela de Enfermería Bloomberg de la Universidad de Toronto ofrece una lista muy concisa de recomendaciones que son fáciles de digerir de un vistazo. Es un buen recordatorio de que la forma en que desarrolla sus pautas puede ayudar con la comprensión, ya sea una página web, un PDF o un folleto.

Recuerda que tus recomendaciones pueden ser tan largas o tan cortas como desees. Sharp News, por ejemplo, ofrece solo cuatro recomendaciones para usar las redes sociales.

El Comité Olímpico ha mantenido sus recomendaciones de redes sociales para los Juegos Olímpicos de Beijing en una página, aunque bastante densa. Con base en el “puedo” y el “imposible”, inmediatamente queda claro lo que es aceptable y lo que se condena.

Debido a que Nordstrom es una empresa de servicio al cliente y la privacidad es importante, sus políticas de redes sociales se centran en gran medida en la protección del cliente. Su propia industria será diferente, así que ajuste sus recomendaciones para que se ajusten a sus áreas problemáticas específicas (¡u oportunidades!).