Sotsiaalmeedia vastavus: kõik, mida peate teadma 2022. aastal

Sotsiaalmeedia järgimine on keeruline teema, mis võib sotsiaalse turundajate südamesse hirmu tekitada. Selles postituses püüame muuta selle veidi selgemaks ja veidi vähem hirmutavaks.

Mis on sotsiaalmeedia vastavus?

Vastavus tähendab lihtsalt reeglite järgimist. Kuid praktikas on sotsiaalmeedia järgimine vaevalt kunagi lihtne. “Reeglid” on keerukas segu valdkonna eeskirjadest ning föderaal-, osariigi ja kohalikest seadustest.

Levinud sotsiaalmeedia nõuetele vastavuse riskid

Sotsiaalmeedia vastavusstandardid ja riskid on olenevalt tööstusest ja asukohast erinevad. Kõige tavalisemad jagunevad üldiselt nelja suurde kategooriasse.

1. Privaatsus ja andmekaitse

Üldised privaatsus- ja andmekaitsenõuded:

• Piirata turundajate kontaktide ringi
• Täpsustage, kuidas turundajad andmeid koguvad ja salvestavad
• Veenduge, et tarbijad teaksid, kuidas nende andmeid salvestatakse ja kasutatakse

Selles valdkonnas on palju tarbijakaitseseadusi ja -määrusi. Mõned asjakohased reeglid hõlmavad järgmist:

• CAN-SPAM (USA)
• Kanada rämpspostivastased õigusaktid
• California tarbijate privaatsusseadus (CCPA)
• ELi andmekaitse üldmäärus (GDPR)
• Ameerika Ühendriikide laste veebiprivaatsuse kaitse seadus (COPPA)
• Ülemaailmse piiriülese privaatsuspoliitika (CBPR) foorum

Üldpõhimõtted kipuvad kattuma. Tegelikult:

• Interneti-turundajad ei tohiks saata soovimatuid sõnumeid.
• Turundajad peavad teavitama tarbijaid isikuandmete kogumisest ja säilitamisest.
• Turundajad peavad tagama, et isikuandmed on turvalised ja neid kasutatakse vastutustundlikult.

2. Privaatsus

Turundajad peavad mõistma kõiki oma valdkonna privaatsusnõudeid.

Näiteks peavad need turunduskoolid järgima perehariduse õiguste ja eraelu puutumatuse seadust (FERPA) ja õpilaste õiguste kaitse muudatust (PPRA) .

On väga oluline, et tervishoiutöötajad mõistaksid ravikindlustuse kaasaskantavuse ja vastutuse seadust (HIPAA). Lihtsalt sotsiaalvõrgustikku uuesti postitamine ilma allkirjastatud nõusolekuta võib olla HIPAA vastavuse probleem.

Tegelikult kehtivad kõik tervishoiutöötajad HIPAA sotsiaalmeedia järgimise reeglid. Seetõttu on sisemise sotsiaalmeedia poliitika omamine nii oluline (vt allpool olevat nõuannet nr 7).

Näiteks läks hiljuti levima rida säutse, milles keegi väitis, et töötab Barbadose haiglas, kus Rihanna sünnitas. Tema sünnitusest ja sünnitusest teatanud säutsud oleksid toonud USA-s haiglale märkimisväärse trahvi HIPAA mittejärgimise eest.

Lisateabe saamiseks vaadake meie postitust sotsiaalmeedia kasutamise kohta tervishoius.

3. Turundusväited

Kõigi tööstusharude sotsiaalturundajad peavad olema teadlikud turunduse ja reklaami reeglitest, et tagada turvaline kohalolek sotsiaalmeedias.

Need võivad pärineda sellistest agentuuridest nagu toidu- ja ravimiamet (FDA) ja föderaalne kaubanduskomisjon (FTC).

FDA jälgib eelkõige toidu, jookide ja toidulisanditega seotud väiteid. Praegu on nad eriti keskendunud COVID-19-ga seotud väidete piiramisele .

FTC keskendub sageli heakskiitmisele ja tagasikutsumisele. Sotsiaalsfääris tähendab see sageli mõjutamist.

Ühendkuningriigis on Advertising Standards Authority võtnud ebasobivate mõjutajate suhtes ainulaadse lähenemisviisi. Ametivõimud postitasid veebilehele nende nimed ja pseudonüümid. Nad isegi reklaamisid sotsiaalmeedias , nimetades mõjutajaid nende eesnimede järgi.

Allikas: Daily Mail

4. Juurdepääs ja arhiveerimine

Juurdepääsu- ja juurdepääsetavuse nõuete eesmärk on tagada juurdepääs kriitilisele teabele.

Ameerika Ühendriikide teabevabaduse seadus (FOIA) ja muud avalike dokumentide seadused tagavad avaliku juurdepääsu valitsuse dokumentidele. See hõlmab valitsuse postitusi sotsiaalmeedias.

See tähendab, et valitsuse sotsiaalmeedia kontod ei tohiks blokeerida jälgijaid, isegi probleemseid. Isegi poliitikute isiklikud lehed ei tohiks tellijaid blokeerida, kui nad kasutavad neid lehti poliitiliseks äriks.

Lisateavet meie postitusest leiate selle kohta, kuidas kasutada sotsiaalmeediat valitsusasutuste jaoks.

Samal ajal tagavad arhiveerimisnõuded, et igal organisatsioonil on sotsiaalmeedia tegevuste arvepidamine. See võib olla vajalik juriidiliste juhtumite puhul.

Kuidas sotsiaalmeedias ühenduses olla

1. Õppige oma valdkonna reegleid

Kui kasutate sotsiaalmeediat reguleeritud tööstusharude jaoks, on teil tõenäoliselt ettevõttesisesed järelevalveametnikud. Need peaksid olema teie vastuste allikas kõigile küsimustele selle kohta, mida saate (ja ei saa) sotsiaalmeedias teha.

Teie vastavusmeeskondadel on vastavusnõuete kohta kõige värskem teave. Teil on uusim teave sotsiaalsete tööriistade ja strateegiate kohta. Kui vastavus ja sotsiaalmeedia turundus töötavad koos, saate oma kaubamärgile saadava kasu maksimeerida ja riske maandada.

2. Kontrolli juurdepääsu sotsiaalkontodele

Peate täpselt teadma, kellel on juurdepääs teie sotsiaalmeedia kontodele. Samuti peate andma erinevatele meeskonnaliikmetele erinevad juurdepääsutasemed.

Näiteks võite soovida, et mitu meeskonnaliiget saaksid luua sotsiaalmeedia sisu. Kuid enne avaldamist võite vajada põhimõttelist heakskiitu.

Paroolide jagamine meeskonnaliikmete vahel tekitab tarbetut riski. Eriti problemaatiline on see, kui inimesed lahkuvad oma rollist. Vaja on paroolide ja lubade haldamise süsteemi.

3. Jälgige oma kontosid

Reguleeritud tööstusharudes on seire eriti oluline. Võimalik, et peate teatud aja jooksul kommentaaridele vastama. Samuti peate võib-olla teatama oma kommentaaridest reguleerivale asutusele. Näiteks need, mis on seotud ravimi kõrvaltoimetega.

Samuti on oluline hoida silma peal sotsiaalkontodel, mis on teie organisatsiooniga seotud, kuid mida ettevõte ei kontrolli.

See võib olla heatahtlik konsultant või partner, kes loob sobimatu konto. Või võib see olla petiskonto. Kõik need võivad põhjustada vastavuse peavalu.

Iga kaubamärk, mis töötab väliste müüjatega, peaks jälgima sobimatuid väiteid.

Näiteks otsemüügi iseregulatsiooni nõukogu (SRCSB) teeb regulaarset seiret. Hiljuti avastasid nad, et mitmetasandilise turundusega toidukomplektide kaubamärgi Tastefully Simple müüjad esitasid Facebookis ja Pinterestis põhjendamatuid tulunõudeid. Nõukogu teavitas Maitselist Lihtsat, kes võttis müüjatega ühendust, et pretensioonid tagasi võtta.

Mõnel juhul ei suutnud Tastefully Simple nõudeid eemaldada. Seejärel andis juhatus ettevõttele nõu:

“Kasutage sotsiaalmeedia platvormi mehhanismi intellektuaalomandi rikkumistest teatamiseks ja vajadusel võtke platvormiga ka kirjalikult ühendust ning paluge ülejäänud sotsiaalmeedia postitused eemaldada.”

Probleemide vältimiseks alustage sotsiaalmeedia auditiga, et tuvastada teie kaubamärgiga seotud sotsiaalmeedia kontod. Seejärel rakendage regulaarne sotsiaalse jälgimise programm.

4. Arhiveeri kõik

Reguleeritud tööstusharudes tuleb kõik sotsiaalmeedia postitused arhiveerida.

Automatiseeritud sotsiaalmeedia nõuetele vastavuse tööriistad (vt mõningaid nõuandeid selle postituse allosas) muudavad arhiveerimise palju lihtsamaks ja tõhusamaks. Need tööriistad kategoriseerivad sisu ja loovad otsitava andmebaasi.

Samuti hoiavad nad sõnumeid kontekstis. Siis saate (ja reguleerivad asutused) aru, kuidas iga sotsiaalne postitus üldpilti sobib.

5. Looge sisuteek

Eelkinnitatud sisuteek annab kogu teie meeskonnale hõlpsa juurdepääsu ühilduvale sotsiaalsele sisule, mallidele ja ressurssidele. Töötajad, konsultandid ja töövõtjad saavad neid oma sotsiaalvõrgustikes jagada.

Näiteks pakub Penn Mutual sõltumatutele finantsspetsialistidele heakskiidetud sisuteeki. Postitamise lihtsus tähendab, et 70% Penn Mutuali finantsprofessionaalidest jagavad heakskiidetud sotsiaalset sisu. Nad näevad keskmiselt 80-100 aktsiat päevas.

6. Investeeri tavapärastesse treeningutesse

Muutke sotsiaalmeedia nõuetele vastavuse koolitus oma sisseelamise osaks. Seejärel investeerige regulaarsetesse koolituste uuendustesse. Veenduge, et kõik mõistaksid teie valdkonna uusimaid arenguid.

Tehke koostööd oma vastavusmeeskonnaga. Nad saavad teiega jagada uusimaid regulatiivseid arenguid. Saate nendega jagada sotsiaalturunduse ja sotsiaalse strateegia uusimaid arenguid. Nii saavad nad märgistada kõik uued võimalikud vastavusriskid.

Ja võib-olla kõige tähtsam…

7. Looge asjakohased sotsiaalmeedia vastavuseeskirjad

Teie sotsiaalmeedia järgimise poliitika komponendid sõltuvad teie valdkonnast ja teie ettevõtte suurusest. Tegelikult võib see hõlmata mitut erinevat tüüpi poliitikat, näiteks:

• Poliitika sotsiaalvõrgustikes. See juhib sisemist sotsiaalmeedia tegevust ja aitab teie meeskonnal järgida. Kaasake asjakohased reeglid ja määrused, sotsiaalsete rollide ja kohustuste kirjeldus, kinnitusprotsess ja konto turvajuhised. Meil on terve postitus, mis aitab teil luua sotsiaalmeedia poliitikat.
• Vastuvõetava kasutuseeskirjad. See aitab fännidel ja jälgijatel teiega õigel viisil suhelda. See aitab vähendada eeskirjade eiramise riski, mis põhineb avalikul suhtlusel teie sotsiaalmeedias.
• Privaatsuspoliitika. See teavitab inimesi sellest, kuidas te nende andmeid kasutate ja salvestate. Tugevate privaatsuseeskirjade avaldamine oma veebisaidil on paljude privaatsusseaduste nõue. Veenduge, et sihiksite spetsiaalselt sotsiaalmeedia kasutajaid.
• Mõjutaja vastavuspoliitika. Mõjutajatel ei ole tõenäoliselt põhjalikud teadmised nõuetele vastavusest. Lisage mõjutajatega sõlmitud lepingutesse vastavusnõuded.

Sotsiaalmeedia vastavuspoliitika näited

Siin on näide iga ülalmainitud sotsiaalmeedia vastavuspoliitika tüübi kohta.

Sotsiaalmeedia eeskirjad: GitLab

Tiimiliikmetel tasub läbi lugeda kogu GitLabi sotsiaalmeedia poliitika , kuid siin on mõned head väljavõtted nende nimekirjast, mida teha ja mida mitte:

Allikas: GitLab

Vastuvõetava kasutuseeskirjad: Canopy Growth Corporation

Selle Spectrum Therapeuticsi tütarettevõtte vastuvõetava kasutuse eeskirjad algavad:

“Palume, et kõik kommentaarid ja postitused austaksid nii Canopy Growth Corporationi kui ka teisi kasutajaid.”

Muude juhtpõhimõtete hulgas sisaldab poliitika järgmisi olulisi soovitusi:

“Ärge postitage sõnumeid, mis on ebaseaduslikud, valed, solvavad, laimavad, solvavad, ähvardavad, kahjulikud, rõvedad, jumalateotavad, seksuaalse orientatsiooniga või rassiliselt solvavad.”

Mis siis, kui ignoreerite poliitikat?

“Mitmel rikkujal keelatakse meie sotsiaalmeediakanali kasutamine pärast kolme hoiatust.”

Privaatsuspoliitika: Wood Group

Selle ettevõtete rühma sotsiaalmeedia privaatsuspoliitika kirjeldab, kuidas ja miks sotsiaalandmeid kogutakse, säilitatakse ja jagatakse. See sisaldab teavet nii külastajate kui ka töötajate kohta.

Näiteks:

„Automaatselt kogutav teave võib sisaldada sellist teavet nagu teie IP-aadress, seadme tüüp, unikaalsed seadme identifitseerimisnumbrid, brauseri tüüp, lai geograafiline asukoht (nt asukoht riigi või linna tasandil) ja muu tehniline teave. Samuti võime koguda teavet selle kohta, kuidas teie seade on meie sotsiaalvõrgustikega suhelnud, sealhulgas külastatud lehtede, klõpsatud linkide või selle kohta, kas jälgite meie sotsiaalmeedia lehti.

Mõjutaja vastavuspoliitika: Fiverr

Fiverr sätestab oma mõjutajate tugipoliitikas FTC nõuded. Näiteks:

“Iga sotsiaalmeedia mõjutaja kinnitus peab selgelt, silmatorkavalt ja ühemõtteliselt avaldama oma “materiaalse seose” Fiverr kaubamärgiga.”

Eeskirjad sisaldavad üksikasjalikke juhiseid selle avalikustamise lubamiseks.

„Video heakskiitmiseks peab mõjutaja tegema suulise avalikustamise, samuti avaldama avalikustamise keele videole endale. Otseülekannete saamiseks peab mõjutaja suuliselt avalikustama ja seda perioodiliselt kogu otsesaate jooksul kordama.

Fiverr pakub ka näiteid heakskiidetud avalikustamisavaldustest:

Allikas: Fiverr

Sotsiaalmeedia vastavus finantsasutustele

Finantsasutused seisavad silmitsi ulatusliku sotsiaalmeedia vastavusnõuete loeteluga.

Võtame näiteks USA finantssektori reguleeriva ameti (FINRA). See pakub staatilisele ja interaktiivsele sisule erinevad vastavusnõuded .

Staatiline sisu loetakse reklaamiks ja see peab olema eelnevalt kinnitatud. Interaktiivne sisu vaadatakse aga üle. Mõlemat tüüpi sotsiaalmeedia postitusi tuleb arhiivida vähemalt kolm aastat.

Mis on staatiline ja interaktiivne postitus? See on küsimus, millele iga ettevõte peab vastama sõltuvalt oma riskitaluvusest. Vastavusstrateegia peaks hõlmama organisatsiooni kõrgeimaid tasemeid.

USA väärtpaberibörsi komisjon (SEC) jälgib ka sotsiaalmeedia nõuete rikkumisi.

Ühendkuningriigis on Financial Conduct Authority (FCA) eeskirjad , mis reguleerivad finantsasutuste sotsiaalset vastavust.

FCA sundis hiljuti investeerimisrakendust eemaldama kõik mõjutajaid sisaldavad sotsiaalmeediareklaamid. Meede põhines murel rahaliste nõuete pärast. Muu hulgas tsiteeris Freetrade Ltd.

“TikToki video, mis postitati Instagrami loosse mõjutaja profiilil ja mis reklaamib ettevõtte kasutamise eeliseid investeerimisäris osalemiseks, kuid ei sisalda nõutavat riskide avalikustamist.”

Vahepeal esitas Austraalia Väärtpaberite ja Investeeringute Komisjon (ASIC) hiljuti RG 271. Selles öeldakse, et finantsteenuste ettevõtted peavad kaebusi kinnitama 24 tunni jooksul. Isegi sotsiaalmeedias.

Lisateavet sotsiaalmeedia kasutamise kohta finantsteenuste jaoks leiate meie postitusest.

7 kasulikku sotsiaalmeedia vastavustööriista

Vastavuse juhtimine on suur töö. Abiks võivad olla sotsiaalmeedia nõuetele vastavuse tööriistad.

1.Hootsuite

Hootsuite aitab teie kaubamärki mitmel viisil ühtlustada. Esiteks võimaldab see luua kohandatud õigusi. Meeskonnaliikmed saavad juurdepääsu sotsiaalse sisu loomisele, kuid lõplik heakskiit on piiratud asjakohaste kõrgemate töötajate või järelevalveametnikega.

Teiseks võimaldab Hootsuite’i sisuteek luua ja salvestada eelnevalt heakskiidetud ühilduvat sisu. Sotsiaalsed rühmad saavad seda materjali igal ajal kasutada ja jagada.

Hootsuite Amplify levitab heakskiidetud sisu kogu teie töötajate ja konsultantide võrgustikule. See tagab, et heade kavatsustega töötajad ei tekita soovimatuid vastavusriske.

Turvalisuse suurendamiseks integreerub Hootsuite ka allolevate sotsiaalmeedia vastavustööriistadega.

2. Brolly

Turvaline arvestus- ja arhiveerimisrakendus, mida kasutavad mitmed valitsus-, haridus-, finantsteenuste ja erasektori organisatsioonid vastavusnõuete täitmiseks.

3.AETracker

AETracker on mõeldud bioteadustega tegelevatele ettevõtetele. See tuvastab, jälgib ja teavitab reaalajas võimalikke kõrvaltoimeid ja märgistusevälist kasutamist.

4. Sotsiaalne kaitse

See rakendus vaatab eelnevalt läbi kõik kasutajateated ja manused. See kontrollib, kas nad järgivad ettevõtte eeskirju ja kehtivaid eeskirju. Nõuetele mittevastavad kirjad märgitakse ülevaatamiseks ja neid ei saa avaldada. Samuti loob see täieliku kontrolljälje.

5 ZeroFOX

ZeroFOX kontrollib automaatselt sobimatut, pahatahtlikku ja võltsitud sisu. See võib saata automaatseid hoiatusi ohtlike, ähvardavate või solvavate sõnumite kohta. Samuti tuvastab see pahatahtlikud lingid ja pettused.

6.Tõestus

Kui Proofpoint lisatakse Hootsuite’i, märgib see sõnumi tippimisel levinumad nõuetele vastavuse rikkumised. Proofpoint ei luba postitada vastavusprobleemidega sisu.

7.Smarsh

Reaalajas Smarshi valideerimine tagab vastavuse ettevõtte, juriidilistele ja regulatiivsetele poliitikatele. Kogu sotsiaalne sisu arhiivitakse, olenemata sellest, kas see on heaks kiidetud, tagasi lükatud või muudetud. Sisu saab kontrollida, koguda, vaadata, juhtumitesse lisada ja seaduslikult hoida.

Hootsuite’i load, turvalisus ja arhiveerimistööriistad hoiavad kõik teie sotsiaalmeedia profiilid ajakohasena ühel juhtpaneelil. Vaadake seda täna töös.