Kuidas luua oma meeskonna jaoks tõhus sotsiaalmeedia heakskiitmise protsess
Iga sotsiaalmeedia meeskond, mis koosneb rohkem kui ühest inimesest, vajab sotsiaalmeedia heakskiitmise protsessi.
Sisu kinnitamise protsessid ei ole sotsiaalmeedia jaoks ainulaadsed. Näiteks on teil tõenäoliselt juba oma ajaveebi või veebisaidi kinnitusprotsess. Kuid suhtluskanalite kiirus ja ulatus muudab teie sotsiaalmeedia postituste jaoks heakskiidu töövoo veelgi olulisemaks.
Siin selgitame, kuidas seadistada sotsiaalmeedia kinnitamise töövoog, mis võimaldab teie meeskonnal tõhusalt koostööd teha, tagades samas, et teie sisu on puhas, õige ja kaubamärgiga.
Sotsiaalmeedia kinnitamise protsess on töövoog, mille käigus sisu liigub ühelt sidusrühmalt teisele, kuni see lõpuks avaldatakse.
Hästi läbimõeldud heakskiitmisprotsess reguleerib teie sotsiaalmeedia tegevuse kõiki etappe alates sisu loomisest kuni sotsiaalmeedia platvormile postitamiseni. Samuti loob see teie sisule selge tee teie organisatsiooni kaudu inimeselt inimesele. See dokumenteerib, millised sidusrühmad on kaasatud ja millal. Lõpuks täpsustatakse, kellel on lõplikud volitused teie brändi sotsiaalmeedias sisu avaldamiseks heaks kiita.
Enne poliitika kirjutamist peate tegema ettevalmistusi. Siin on kõik tööriistad ja osad, mida vajate alustamiseks:
1. samm: määratlege oma sotsiaalmeedia strateegia
Kui loete regulaarselt Hootsuite’i ajaveebi, teate, et me räägime palju strateegiast. Usume kindlalt planeerimisse ja eesmärkide seadmisse. Teadmata, kuhu soovite minna, on ebatõenäoline, et te sinna jõuate.
Miks vajate enne heakskiitmisprotsessi seadistamist sotsiaalset strateegiat?
Selge strateegia muudab sisuloojatel (graafilised disainerid ja sisuturundajad) lihtsamaks vanemate sidusrühmade ootustele vastava sisu loomise. See võimaldab kõigil olla samal lehel ja säästab aega, vähendades üksikute postituste tasemel vajalike klikkide arvu.
Selge sotsiaalmeedia strateegia annab teile ka teada, kas teie heakskiitmisprotsess on teie eesmärkidega kooskõlas. Näiteks kui teie strateegia on olla trenditeemade esirinnas, peate vastavalt määrama sidusrühmade arvu ja nende ajaraami.
2. samm: määratlege meeskonna ja sidusrühmade rollid ja vastutus
Rohkem kui 20% Hootsuite’i keskmise suurusega äriklientidest kasutab sotsiaalmeediat mitut meeskonda. Tõhusa sotsiaalmeedia protsessi loomiseks tuleb selgeks teha kõik inimesed ja meeskonnad, kes sotsiaalmeediat kasutavad ning kes igaühe heakskiitmises osalevad.
Kuidas see välja näeb, on teie otsustada. Võib-olla on igal meeskonnal oma kanalid ja oma kinnitusprotsessid. Või võib-olla on paar kõrgemat sidusrühma teie kaubamärgi sotsiaalse sisu väravavahid.
Peaasi, et see kõik salvestatakse.
Näiteks peaksite kirjutama:
- Kes loob ja planeerib sotsiaalmeedia sisu?
- Kes muudab sisu kvaliteedi säilitamiseks?
- Kes kiidab sisu heaks ja avaldab?
Keskmise suurusega ettevõttes võib sotsiaalmeedia sisu kinnitamise protsess hõlmata järgmisi rolle:
- Sisuloojad: kirjanikud, disainerid, videotoimetajad ja kõik, kes on seotud sisu loomise ja planeerimisega.
- Sisutoimetajad, kes muudavad sisu keele, stiili ja järjepidevuse järgi sotsiaalmeediakontodel.
- Sotsiaalmeedia juhid, kes kiidavad sisu heaks ja tagavad, et postitamise ajakava on kooskõlas üldise brändistrateegia ja optimaalse postitamisajaga.
3. samm: looge sotsiaalmeedia stiilijuhend
Millist sisu teie bränd avaldab? Kas kasutate briti või ameerika õigekirja? Või hoopis teine keel? Kas teie bränditoon on mänguline ja lõbus? Või informatiivne ja tõsine? Kuidas suhtute hashtag-i ja emotikonisse?
Kõike seda tuleb arvesse võtta, et teie brändi sotsiaalmeedia sisu oleks ühtlane, kvaliteetne ja alati brändiga kooskõlas.
Veenduge, et teie ettevõte on koostanud stiilijuhendi. See on üksikasjalik dokument, mis kirjeldab, millised peaksid teie sotsiaalvõrgustikud välja nägema. See võib hõlmata kõike alates toonist ja kirjutamisstiilist kuni kaubamärgivärvide, fotode kasutamise ja fondini.
Kui kõik turundusmeeskonna liikmed töötavad kindla stiilijuhise alusel, on heakskiit palju lihtsam. Sisuloojad kasutavad seda dokumenti oma töö juhtimiseks. Samal ajal saavad toimetajad ja juhid dokumendile viidata, et tagada brändistandardite ja juhiste järgimine.
4. toiming: looge sisuteek
Sisu kogu on olemasolev heakskiidetud sotsiaalsete ressursside kogum. See võib hõlmata graafikat, malle ja muid ressursse, mida teie sisuarendajad võivad uute postituste loomisel kasutada.
Eelkinnitatud teegi varade kasutamine lihtsustab oluliselt kinnitamisprotsessi. Kõrgemad huvirühmad võivad olla kindlad, et paljud elemendid on heaks kiidetud juba enne ametikoha loomist.
5. samm: määrake tähtajad ja tähtajad
Teie sotsiaalmeedia heakskiitmisprotsess peaks olema seotud ajakavaga, mis annab kõigile piisavalt aega protsessi oma osa lõpuleviimiseks.
Alustuseks määrake, kui kaua kulub teie sisuloojatel keskmiselt teatud arvu postituste loomiseks. Seejärel määrake, kui kaua selle sisu muutmine aega võtab, ajastage see ja kinnitage see.
Seejärel töötage tagurpidi, et seadistada ajaskaala, mis sobib kõigile. See aitab vältida viimase hetke paanikat või sisu kitsaskohti.
Määrake ka regulaarsed tähtajad ja ajakava, mis paneb kõik õigeaegse tarne eest vastutama.
Näiteks võib käimasolev sotsiaalmeedia kinnitusprotsess hõlmata järgmist:
- Sisuloojad edastavad valmis sisu iga kuu 15. kuupäevaks.
- Toimetajad edastavad lõpliku sisu iga kuu 20. kuupäevaks.
- Juhid planeerivad toimetatud kvaliteetse sisu järgmiseks kuuks enne jooksva kuu lõppu.
Loomulikult töötab see ajaskaala ainult igihalja sisu või sisu puhul, mis ei ole erakordselt õigeaegne. Võimalik, et peate looma teise komplekti tähtaegu või tähtaegu, mis võimaldavad teie kaubamärgil reageerida sotsiaalsetele suundumustele, kui need tekivad.
6. samm: määrake oma töövoog ja teatised
Teie sotsiaalmeedia kinnitamise protsess on töövoog, mille käigus sisu liigub ühelt inimeselt teisele, kuni see lõpuks avaldatakse. Olete juba kõigile rollid ja tähtajad määratlenud. Nüüd on aeg kasutada seda teavet oma töövoo ja märguannete kohandamiseks.
Ideaalis peaks teie töövoog sisu automaatselt ühelt inimeselt teisele üle kandma, teavitades iga inimest, kui on tema kord tööle asuda. Kõikide ühes süsteemis hoidmine tagab, et kõik teavad, kus kõik kinnitusprotsessis on. Samuti tagab see, et sisus teeb korraga muudatusi ainult üks inimene.
Kuidas siis tagada, et kõiki teavitataks, kui on nende kord? Saate kasutada meili, Slacki teatisi või muid projektihaldustööriistu.
Töövoo kujundamisel on hea lisada tööriistu ja rakendusi, mis hõlbustavad sisu loomist ja sisuprobleemide tuvastamist.
Mõned suurepärased tööriistad teie töövoo jaoks:
- Grammatiliselt õigekirja, grammatika ja kirjutamise selguse toetamiseks.
- Visme disaini toetamiseks.
- Pictographr fototöötluse toetamiseks.
7. samm: jälgige ja vajadusel vaadake üle
Proovige mõnda aega sotsiaalmeedia kinnitusprotsessi ja vaadake, kuidas see teie meeskonna jaoks toimib. Seejärel kutsuge kõik kokku, et arutada tõrkeid või asju, mida saaks parandada.
Eesmärk on alati teha meeskonna elu lihtsamaks, mitte raskemaks. Kui protsess muutub kohmakaks, siis see ei tööta. Saate regulaarselt tagasisidet meeskonnaliikmetelt, et kõik tunneksid end väärtustatuna ja kaasatuna.
Tõenäoliselt olete sotsiaalmeedia protsessi loomise eelistest juba osa saanud. Kuid on mõned, mida tahame selgesõnaliselt nimetada.
1. Veenduge, et sisu oleks kooskõlas teie brändi hääle ja strateegiaga.
Varem rääkisime sotsiaalmeedia stiilijuhendi loomisest, mis aitab hallata teie sisu ja kinnitamisprotsessi. See on hea viis hoida oma sisu äratuntavana.
Kuid miski ei ületa teie meeskonna kogemusi. Protsessi läbitöötamine tagab, et igaüks saab jagada oma kogemusi nii oma põhioskuste kui ka brändi ajaloo ja stiili tundmise kohta.
Ülevaatusprotsessi rakendamine annab teile ka parima võimaluse tuvastada vead enne sisu avaldamist. Isegi parimad toimetajad jätavad mõnikord vahele katkised lingid või puuduvad komad. Mida rohkem käsi tekil, seda suurem on võimalus seda õigesti teha.
2. Vältige paroolide jagamist ja kontrollige juurdepääsu
Paroolide jagamine nii meeskondades kui ka väliste konsultantide ja töövõtjatega on turvalisuse õudusunenägu.
Sotsiaalmeedia kinnitamise protsess koos heade sotsiaalmeedia haldustööriistadega võimaldab kõigil teha oma tööd samas süsteemis ilma paroole jagamata.
Kinnitusprotsess peaks samuti võimaldama teil kontrollida, kui palju juurdepääsu igal meeskonnaliikmel on. Soovite, et mitu inimest saaksid sisu luua, kuid tõenäoliselt on ainult vähestel kinnitusload.
Kinnitusprotsessi tööriistad võimaldavad teil ka kedagi protsessist välja jätta, kui ta teie meeskonnast või organisatsioonist lahkub, nii et te ei puutu kunagi kokku tarbetu välisriskiga.
3. Tehke tõhusamat koostööd
Kogu meeskonna – mitme sidusrühmaga – pidev loopimine võib olla koormav. Kui teete seda meili teel või edastate dokumente, vähendab see tõhusust, aeglustab teie töövoogu ja võib mõjutada teie sotsiaalmeedia sisukalendrit. Kinnitamise töövoog lihtsustab protsessi ja parandab tootlikkust.
Näiteks rääkis ülemaailmne kinnisvaraturunduse projektijuht ettevõttega Forrester Consulting, millised on väljakutsed ilma heakskiidu töövoota töötamisel:
“Kui töötajad soovisid postitada, pidid nad oma varadele meili saatma ja siis oli see mitmeetapiline protsess, kus keegi postitas nende nimel või tuli tagasi, et pärast avaldatud sisu nende nimel üle vaadata.”
Palju tõhusam on hoida kõike loomiseks, vaatamiseks ja avaldamiseks ühel platvormil. Konkreetsete taotluste ilmnemisel teavad töötajad, kes vastutab protsessi iga etapi eest. See tähendab, et töötajad saavad teha otsest ja tõhusat koostööd.
Lisaks aitab kinnitamise töövoog töötajatel graafikus püsida. See takistab sisu loomist, unustamist või avaldamata jätmist. Märguanded annavad kõigile teada, mis nende tähelepanu vajab.
Forresteri aruanne näitas, et sotsiaalmeedia heakskiitmisprotsessi juhtimise parandamine võib kolme aasta jooksul säästa 495 000 dollarit aega ja vaeva. See on palju aega ja vaeva.
Allikas: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™.
4. Säilitage versioonikontroll ja jälje redigeerimine
Failide e-posti teel esitamine võib kaasa tuua tagasiside erinevatelt sidusrühmadelt erinevates versioonides. Keegi võib vaadata faili, mis on juba aegunud. Või peab keegi koguma tagasisidet mitmelt sidusrühmalt ja koondama selle ühte dokumenti.
See pole parim ajaraiskamine. Ja see loob ohu, et vale versioon läbib kinnitusprotsessi või avaldatakse isegi.
Sotsiaalmeedia kinnitusprotsess võimaldab teil ka muudatusi jälgida, et saaksite näha, kes mida ja millal muutis. See on hea õppematerjal kõigile, kes on seotud sisu loomisega.
Siin on mõned meie lemmiktööriistad, mis aitavad teil luua oma sotsiaalmeedia kinnitamise protsessi ja töövoogu.
1.Hootsuite
Olete juba näinud, kuidas Hootsuite saab aidata sotsiaalmeedia kinnitamise protsessis.
Hootsuite’i kasutamine tähendab, et kõik töövoo osad võivad töötada samal platvormil. Sisu saab luua, redigeerida ja kinnitada Hootsuite’i armatuurlaual.
Teie meeskonna pensionärid saavad Hootsuite’i kasutada sotsiaalmeedia loojate loodud postituste kinnitamiseks järgmiselt.
Need tipptasemel kinnitusfunktsioonid on saadaval Hootsuite’i äri- ja ettevõtteplaanides.
Väikestele meeskondadele mõeldud rühmaplaan sisaldab ka palju funktsioone, mis on kasulikud sotsiaalmeedia kinnitamise töövoo säilitamiseks.
Vanemad meeskonnaliikmed saavad hallata meeskonna juurdepääsu ja rolle ning määrata postitusi ja kommentaare konkreetsetele meeskonnaliikmetele.
2. Loid
Slack on võimas sõnumsideplatvorm, mis aitab meeskondadel koostööd teha. Hootsuite’i Slacki rakendus võimaldab teil jagada sotsiaalmeedias otse Slackis ilma Hootsuite’ist lahkumata, et hõlbustada meeskondade vahel sõnumite saatmist.
See tööriist aitab hoida meeskondi organiseerituna. Korraldage ja värvikoodiga ülesandeid kaartidel ja Trello tahvlitel. Määrake meeskonnaliikmele ülesanded ja märkige oma ülesanne lõpetatuks, kui see on tehtud. Ja “mainimise” funktsiooniga saate teada, et teie meeskonnaliiget teavitatakse protsessi edenemisest.
3. Trello
Pukseerimisfunktsioon muudab Trello kasutajasõbralikuks. See visualiseerib töövoogu ja kogu meeskond võib olla kinnitusprotsessist teadlik.
Lisa kommentaar