Kuidas luua oma ettevõtte jaoks tõhus sotsiaalmeedia juhend

Olenemata sellest, mis tööstusharus te tegutsete, peaksid igal kaasaegsel ettevõttel olema sotsiaalmeedia parimad tavad.

Sotsiaalmeedia juhised kirjeldavad teie töötajate jaoks parimaid sotsiaalseid tavasid. Mõnel juhul on need reeglid kohustuslikud seadusega või õiguskaitse eesmärgil. Kuid lõppkokkuvõttes on nende juhiste eesmärk pakkuda töötajatele teavet, mida nad vajavad enda ja ettevõtte jaoks õigete sotsiaalmeediaotsuste tegemiseks.

See kehtib isegi siis, kui teie ettevõte ei ole veel sotsiaalmeedias esindatud. Olenemata sellest, kas teil on ametlik Twitteri konto või Instagrami profiil või mitte, on parem uskuda, et teie töötajad on võrgus ja vestlevad metsikult.

See artikkel hõlmab järgmist:

• Sotsiaalmeedia poliitika ja sotsiaalmeedia juhiste erinevus
• Tõelised näited teistelt kaubamärkidelt
• Kuidas kasutada meie tasuta sotsiaalmeedia juhendi malli oma juhendite komplekti loomiseks

Millised on sotsiaalmeedia soovitused?

Sotsiaalmeedia juhised on soovitused, kuidas ettevõtte töötajad peaksid ennast ja ettevõtet oma isiklikel sotsiaalmeediakontodel esitlema.

Mõelge sotsiaalmeedia parimatele tavadele kui töötajatele sotsiaalmeedia parimate tavade juhendile.

Nad peaksid kirjeldama, kuidas sotsiaalvõrgustikes käituda nii, et see oleks positiivne ja kasulik nii ettevõttele kui ka töötajatele ja klientidele. Sotsiaalsed soovitused võivad sisaldada etiketinõuandeid, kasulikke tööriistu ja linke olulistele ressurssidele.

Oluline on märkida, et me tõesti ei soovita töötajatel keelata sotsiaalmeedia kasutamist või üldse keelata neil teie ettevõttest rääkida. Ei ole hea oma meeskonnaliikmete sotsiaalset kohalolekut valvata ega tsenseerida: rääkige moraalsest tapjast ja jätke hüvasti kõigi orgaaniliste saadikute võimalustega.

Pange tähele, et sotsiaalmeedia kasutamise eeskirjad erinevad teie ettevõtte sotsiaalmeedia poliitikast. Need erinevad ka teie sotsiaalmeedia stiilijuhendist.

Sotsiaalmeedia poliitika on põhjalik dokument, mis kirjeldab, kuidas ettevõte ja selle töötajad sotsiaalmeediat kasutavad. Nende poliitikate eesmärk on kaitsta kaubamärki juriidiliste riskide eest ja säilitada selle mainet sotsiaalmeedias. Kui sotsiaalmeedia poliitika sätestab reeglid ja nende rikkumise tagajärjed, on sotsiaalmeedia juhised informatiivsemad.

Samal ajal määratleb sotsiaalmeedia stiilijuhend brändi hääle, brändi visuaalid ja muud olulised turunduselemendid. Sisuloojad kasutavad seda sageli organisatsioonides, et tagada nende postituste bränding.

Teine erinevus: sotsiaalmeedia reeglid erinevad ka kogukonna reeglitest, mis seavad reeglid teie konto või grupiga avalikuks suhtluseks.

Kas soovite rohkem teada? Osalege tasuta Hootsuite Academy kursusel Sotsiaalmeedia haldamise rakendamine teie organisatsioonis.

Miks on sotsiaalmeedia juhised olulised?

Iga töötaja (jah, ka Maurice raamatupidamises) on veebibrändi potentsiaalne eestkõneleja. Sotsiaalmeedias soovituste jagamine on teie võimalus pakkuda kogu meeskonnale tööriistu, mis aitavad teid positiivsel, kaasaval ja lugupidaval viisil reklaamida.

Kasutage sotsiaalmeedia reegleid, et:

• Andke oma töötajatele võimalus oma isiklike sotsiaalkontodega positiivselt suhelda.
• Õpetage sotsiaalmeedia parimaid tavasid
• Julgustage töötajaid jälgima teie ametlikke kontosid või kasutama ametlikke hashtage.
• Levitage oma ettevõtte strateegiat sotsiaalmeedias
• Tutvustage töötajatele kasulikke kolmandate osapoolte tööriistu ja ressursse, nagu Hootsuite’i sotsiaalmeedia juhtpaneel või Hootsuite Academy koolitus.
• Kaitske oma töötajaid sotsiaalse ahistamise eest
• Kaitske oma ettevõtet küberjulgeoleku ohtude eest
• Täpsustage, millist teavet saab jagada ja mis on privaatsuse rikkumine
• Suurendage oma kaubamärgi mainet sotsiaalmeedias

Kuigi sotsiaalmeedia parimad tavad on tavaliselt mõeldud töötajatega jagamiseks, saavad neist parimatest tavadest kasu ka kõik, kellega koos töötate – näiteks ettevõttepartnerid, turundusagentuurid või mõjutajad.

Kui te ei loo parimaid tavasid selle kohta, kuidas teie ettevõtet sotsiaalmeedias esitletakse või arutatakse, võivad asjad kiiresti kontrolli alt väljuda. Teisest küljest võib sotsiaalmeedia soovituste puudumine takistada teil töötajate sisust kasu saamast. Entusiastlik meeskonnaliige, kes on relvastatud sotsiaalsete põhimõtetega ja kindel, et tal on lubatud rääkida, võib olla teie kaubamärgi võimas eestkõneleja.

10 sotsiaalmeedia reeglit töötajatele

Siin on kokkuvõte peamistest jaotistest, mida peaksite oma sotsiaalmeedia poliitikasse lisama. Kuid kuigi need üksikasjad on tavalised, tehke seda ja kohandage selle mis tahes osa oma kaubamärgile sobivaks: iga tööstusharu on lõppude lõpuks erinev.

Tegelikult on iga ettevõte ainulaadne… nii et võiksite enne rangete reeglite järgimist oma meeskonnaga nõu pidada. Teie töötajatel võib olla konkreetseid küsimusi või muresid, mida oleks kasulik teie põhidokumenti lisada.

1. Ametlik raamatupidamisarvestus

Tehke kindlaks oma ettevõtte ametlikud sotsiaalmeediakanalid ja julgustage töötajaid neid jälgima. See ei ole lihtsalt võimalus saada paar jälgijat juurde, see on suurepärane võimalus näidata töötajatele, kuidas teie bränd end sotsiaalmeedias esitleb.

Samuti saate määratleda konkreetsed hashtagid, kui need on teie sotsiaalse strateegia oluline osa.

Mõnel juhul ettevõtted kas lubavad või nõuavad teatud töötajatel kaubamärgiga seotud sotsiaalmeedia kontode pidamist. Kui teie ettevõte seda teeb, on see hea koht suhtlusjuhistes selgitamaks, kuidas meeskonnaliige saab (või ei saa) oma kaubamärgiga kontole sisse logida.

2. Avalikustamine ja läbipaistvus

Kui teie meeskonnaliikmed kinnitavad oma sotsiaalkontodel uhkusega, et nad töötavad teie ettevõttes, on hea mõte paluda neil selgitada, et nad loovad sotsiaalmeediapostitusi nende, mitte teie kaubamärgi nimel. Kui lisate oma sotsiaalmeedia profiilile või biograafiale teabe, et “Kõik avaldatud arvamused on minu omad” (või sarnased), aitab see mõista, et see ei ole ametlik seisukoht.

Nagu öeldud, kui nad kavatsevad sotsiaalmeedias ettevõttega seotud küsimusi arutada, peavad nad seadusega tegelikult end töötajatena identifitseerima. See on reegel, mitte sõbralik soovitus. Tegelikult nõuab Ameerika Ühendriikides Föderaalne Kaubanduskomisjon , et isiku tuvastamine toimub vastaval ametikohal. Ainult selle mainimisest oma eluloos ei piisa.

Näide Google’i töötaja biograafiast Twitteris

3. Privaatsus

Kunagi ei tee paha oma meeskonnale meelde tuletada, et ettevõtte konfidentsiaalne teave on konfidentsiaalne igal kellaajal. Olgu selleks kolleegide isiklik teave, finantsteabe avalikustamine, tulevased tooted, erasuhtlus, uurimis- ja arendusandmed või muu tundlik teave, selgitage, et kõigil sotsiaalmeedia platvormidel tuleb austada privaatsust ja konfidentsiaalsust.

4. Küberturvalisus

Küberhäkkimine ja ähvardused pole naljaasi. Isegi kui teie töötajad on andmepüügi ja muu sarnase suhtes valvsad, ei tee kunagi kahju küberturvalisuse põhitõdede õppimisest, eriti kui kogute klientide või klientide teavet.

Esmalt küberturvalisus!

Kiire küberturvalisuse värskendus 101:

• Valige tugevad paroolid
• Kasutage iga sotsiaalkonto jaoks erinevaid paroole
• Ärge kasutage ettevõtte kontode jaoks samu paroole.
• Kasutage sotsiaalvõrgustikesse sisselogimiseks kahe- (või mitmefaktorilist) autentimist
• Piirake jagatavat isiklikku ja ametialast teavet
• Kasutage isiklike kontode jaoks isiklikke mandaate
• Veenduge, et teie Interneti-ühendus on turvaline
• Ärge laadige alla ega klõpsake kahtlast sisu
• Aktiveerige asukohateenused rakendustes ainult vajaduse korral
• Harjutage ohutut sirvimist

5. Tagakiusamine

Tavaliselt tuletavad juhised töötajatele sotsiaalmeedias lahked meelde. Kuid lisaks positiivsuse propageerimisele peaksid ettevõtted ka selgeks tegema, et nad ei talu mingit sotsiaalmeedia ahistamist.

Teisest küljest on see võimalus pakkuda oma töötajatele tuge, kui neid ähvardab ahistamine. Määrake oma poliitika trollide või kiusajate suhtes, olgu selleks siis neist teatamine, ignoreerimine, nende blokeerimine või keelamine.

Rääkige inimestele, kuidas võimalikest probleemidest teada anda. Kui vajate tuge, andke töötajatele teada, kuidas ja kust nad seda saavad.

Protokolli ja tööriistade pakkumine aitab teie meeskonnal probleeme lahendada juba enne, kui need eskaleeruvad täielikuks sotsiaalmeediakriisiks.

6. Kaasatus

Iga tööandja ja kaubamärgi jaoks on oluline edendada kaasamist sotsiaalmeedias ja mujal. Julgustage oma töötajaid sama tegema – see on viis näidata, et hoolite ka neist.

Kaasamise soovitused võivad hõlmata järgmist:

• Kasutage kaasavaid asesõnu (nemad/nemad/nemad/inimesed)
• Lisage piltidele kirjeldavad pealkirjad
• Pöörake tähelepanu esindusele
• Ärge tehke oletusi soo, rassi, kogemuste või võimete kohta
• Vältige soo või rassi emotikone
• Jagage julgelt oma lemmikasesõnu
• Kasutage hashtagide jaoks suuri tähti (see muudab need ekraanilugejatele loetavamaks_
• Kasutage erinevaid pilte ja ikoone. See hõlmab varupilte, emotikone ja kaubamärgiga visuaale.
• Teatage ja kustutage kommentaarid, mida peetakse seksistlikeks, rassistlikeks, võimetegelikeks, eakateks, homofoobseteks või vaenu tekitavateks mis tahes rühma või isiku suhtes.
• Tehke tekst kättesaadavaks lihtsas keeles ja juurdepääsetavaks inimestele, kes õpivad inglise keelt teise keelena või õpiraskustega inimestele.

Lisaressursse kaasamise kohta leiate siit.

7. Õiguslikud aspektid

Teie sotsiaalsed põhimõtted võivad hõlmata töötajatele meelde tuletamist, et nad austaksid intellektuaalomandit, autoriõigusi, kaubamärke ja muid asjakohaseid seadusi. Kui kahtlete, on rusikareegel suhteliselt lihtne: kui see pole teie oma ja teil pole luba, ärge seda postitage. Lihtne!

8. Mida teha ja mida mitte

Muidugi, kuigi võite soovida eelnevaid jaotisi üksikasjalikult läbi vaadata, annab kiire viitenimekirja koostamine, mida teha ja mida mitte, teha kõik võimalikult selgeks.

Näiteks…

• Lisage ettevõte tööandjana oma sotsiaalmeedia biograafiasse (soovi korral).
• ÄRGE KOHTUGE konkurentidega sobimatult
• JAGA sotsiaalmeedias ettevõtte sõnumeid, sündmusi ja lugusid.
• ÄRGE AVALDAGE ettevõttesaladusi ega oma kolleegide konfidentsiaalset teavet
• AVALDA oma arvamust – lihtsalt veendu, et sa ei räägiks ettevõtte nimel.
• ÄRGE kommenteerige ettevõttega seotud juriidilisi küsimusi
• Teatage ahistamisest, mida kogete või märkate
• ÄRGE suhtlege trollide, negatiivsete kajastuste ega kommentaaridega

9. Kasulikud ressursid

Saate oma juhenddokumenti lisada linke kasulikele ressurssidele või loetleda need eraldi jaotises. Kuhu iganes need paigutate, on hea mõte linkida oma sotsiaalmeedia poliitika, sotsiaalmeedia stiilijuhis ja kogukonna juhised, et see teave oleks kõigil käepärast.

Muud lingid, mida võiksite lisada, võivad olla järgmised:

• ettevõtte dokumendid
  • ettevõtte käitumiskoodeks
  • töölepingud
  • Privaatsuspoliitika
• Kanada valitsuse ja föderaalse kaubanduskomisjoni turundus-, reklaami- ja müügieeskirjad.

Kui teie ettevõte pakub sotsiaalmeedia ressursse, siis mis oleks parem viis kui teie sotsiaalmeedia soovitused, et kõik neist teadlikud oleksid? Olgu need tööriistad, Hootsuite’i koolitus või sotsiaalmeedia stipendiumid, annate inimestele, kes teie heaks töötavad, võimaluse sotsiaalmeedias kõik ära teha.

10. Kontaktandmed ja kuupäev

Ärge unustage lisada ka teavet, kuhu saate küsimusi saata. See võib olla konkreetne inimene, foorum või Slacki kanal või meiliaadress.

Samuti peate märkima, millal teie soovitusi viimati värskendati.

Sotsiaalvõrgustike soovituste näited

Kas otsite tõelisi näiteid sotsiaalmeedia kasutamise reeglitest? Oleme kogunud mitmeid inspiratsiooniallikaid.

Grossmont-Cuyamaca Community College District annab selgeid ja kokkuvõtlikke nõuandeid parimate tavade kohta. “Sõnavabadust tuleb kasutada vastutustundlikult,” tuletab leht lugejatele meelde. “Need juhised annavad teekaardi suhtlusvõrgustike konstruktiivseks, lugupidavaks ja produktiivseks kasutamiseks.”

Intel teeb palju tööd, et kinnitada töötajatele, et nad ei ole siin selleks, et tsenseerida ega kontrollida oma veebikäitumist. “Me usaldame teid,” ütleb juhend otse ja kaudselt. Intel on algusest peale oma soovid selgeks teinud: ole siiras, keskendu heale ja kasuta tervet mõistust.

Stanfordi Ülikool (jah, sama institutsioon, millest Facebooki asutaja Mark Zuckerberg välja langes) on välja töötanud sotsiaalmeedia poliitika, mis on üsna lai, kuid pakub kasutajatele palju ressursse ja konteksti. Kui teie sotsiaalmeedia soovitused on nii üksikasjalikud, võib olla hea mõte arutada oma meeskonnaga töötoas või seminaril olulisi näpunäiteid, et veenduda, et üksikasju ei jäetaks välja.

Toronto ülikooli Bloombergi õenduskool pakub väga lühikest loetelu soovitustest, mida on ühe pilguga lihtne seedida. See on hea meeldetuletus, et juhiste väljatöötamine võib aidata mõista, olgu selleks veebileht, PDF-fail või brošüür.

Pidage meeles, et teie soovitused võivad olla nii pikad või lühikesed, kui soovite. Näiteks Sharp News pakub sotsiaalmeedia kasutamiseks vaid nelja soovitust.

Olümpiakomitee on oma sotsiaalmeedia soovitused Pekingi olümpiamängude kohta hoidnud ühel lehel, kuigi üsna tihedalt. “Võimaliku” ja “võimatu” põhjal saab kohe selgeks, mis on vastuvõetav ja mis hukka mõistetav.

Kuna Nordstrom on klienditeenindusettevõte ja privaatsus on oluline, keskenduvad selle sotsiaalmeedia poliitikad suuresti klientide kaitsele. Teie enda tegevusala on erinev, seega kohandage oma soovitusi vastavalt teie konkreetsetele probleemsetele valdkondadele (või võimalustele!).

Sotsiaalmeedia juhendi mall

Oleme kõik need kasulikud näpunäited koondanud ühte tasuta allalaaditavasse malli. See on lihtsalt lihtne Google’i dokument ja seda on üsna lihtne kasutada.

Tehke lihtsalt koopia ja hakake oma soovitusi lisama, et aidata oma meeskonnal sotsiaalmeedias edu saavutada.