15 parasta Microsoft Word -vinkkiä ja -vinkkiä

Microsoft Word on täydellinen sovellus, jonka käytön aloittaminen on helppoa, mutta jossa on paljon oppimisominaisuuksia. Tässä oppaassa opastan sinulle parhaita Microsoft Word -vinkkejä ja temppuja. Tämä on erittäin kätevää, jos muokkaat asiakirjoja joka päivä.

Word on edelleen yksi Microsoftin arvokkaimmista ja vanhimmista työkaluista. Vuosien varrella ohjelmisto on kehittynyt luomaan muun muassa monimutkaisia ​​taulukoita ja kaavioita, yhteenvetoja, esitteitä ja uutiskirjeitä. Voit käyttää näitä parhaita vinkkejä ja temppuja vähentääksesi MS Wordiin käyttämääsi aikaa ja siirtyäksesi seuraavaan luettelossasi olevaan tehtävään.

15 parasta Microsoft Word -vinkkiä ja -vinkkiä

Suosituin konekirjoittajien käyttämä tekstinkäsittelysovellus ympäri maailmaa on Microsoft Word. Kun kirjoitat raportin, tarinan, esseen tai mitä tahansa muuta, jonka parissa työskentelet, ohjelma on täynnä kaikenlaisia ​​ominaisuuksia, joita et ehkä koskaan törmää. Esitän muutamia suosikkitemppujani, jotka auttavat sinua löytämään joitain vähemmän tunnettuja ohjelmistoja. Tässä on viisitoista vinkkiä, jotka tekevät sinusta ohjatun Microsoft Word -toiminnon:

1. Käytä omia fonttejasi ja tyylejäsi
2. Määritä asiakirjasi luettavuustilastot
3. Korosta tarjous napsauttamalla
4. Käytä automaattisen päivityksen päivämäärää ja kellonaikaa
5. Päästä eroon ei-toivotusta muotoilusta.
6. Lisää kuvakaappaus
7. Tee dokumentistasi puhuva
8. Poista työkalupalkin nauha
9. Suojaa asiakirjasi
10. Muunna Word PDF-muotoon
11. Käytä malleja säästääksesi aikaa.
12. Tuo, muotoile ja muokkaa kuvia
13. Poista sanat yhdellä näppäimen painalluksella
14. Lisää kirjanmerkkejä asiakirjaan
15. Asiakirjojen yhdistäminen ja yhdistäminen

Kokeillaan niitä yksitellen.

1] Napsauta Mukautetut kirjasimet ja tyylit

Yksi tärkeimmistä Wordin kanssa työskentelystä vinkeistä on fontin koon ja tyylin säätäminen. Word näyttää tekstin oletuksena 12-pisteisellä Calibri-fontilla. Jos muutat kirjasinasetuksia, voit muuttaa asiakirjasi ulkoasua.

On kaksi tapaa muuttaa fontin kokoa ja tyyliä:

• Ennen kuin syötät mitään, voit tehdä muutoksia asetuksiin.
• Tekstin kirjoittamisen jälkeen voit myös säätää tekstin kokoa ja tyyliä.

Voit muuttaa tätä näytön vasemmassa yläkulmassa seuraavasti:

• Etusivu -välilehden vasemmalla puolella näet Fontti- ryhmän.

• Napsauta ja vedä kohdistinta valitaksesi tekstin, jota haluat muuttaa.
• Tämän jälkeen voit vaihtaa fonttia Fontti- ryhmän avattavista valikoista .
• Valitse uusi kirjasintyyli ja muuta kokoa.

Reaaliajassa näet, kuinka Word päivittää tekstiäsi. Tämä tekee siitä yhden Microsoft Wordin suosituimmista vinkeistä – se on yksinkertainen säätö, joka tuottaa merkittäviä tuloksia!

2] Määritä asiakirjasi luettavuustilastot

Word voi myös arvioida kirjoitustyylisi monimutkaisuutta oikeinkirjoituksen ja kieliopin lisäksi. Vastaako kirjoitustyylisi esimerkiksi viidesluokkalaisten tai korkeasti koulutettujen ihmisten ymmärtämisen tasoa? Sinulla ei ole mitään hätää. Word laskee pisteesi 100 pisteen asteikolla Flesh Reading Ease Testin avulla. Yleissääntönä on, että mitä korkeampi prosenttiosuus asteikolla on, sitä helpompi se on ymmärtää. Viraston asiakirjoissa yleensä sanotaan, että pistemäärän on oltava yli 60.

Lisäksi Flesh-Kincaid Grade Level -testi osoittaa arvosanan, jolle tekstisi on kirjoitettu, ja Microsoftin dokumentaation mukaan sinun pitäisi pyrkiä 7.0-8.0:aan.

Tässä on menettely tämän ominaisuuden aktivoimiseksi:

• Avaa Word > Siirry tiedostoon > Asetukset > Valitse oikeinkirjoitus
• Otsikon alla Kun korjataan oikeinkirjoitusta ja kielioppia Wordissa > Valitse Tarkista kielioppi oikeinkirjoituksen kanssa -valintaruutu.
• Valitse sitten Näytä luettavuustilastot > Napsauta OK.
• Kun olet ottanut tämän ominaisuuden käyttöön, avaa tiedosto, jota haluat tutkia.
• Paina F7 tai valitse Yleiskatsaus > Oikeinkirjoitus ja kielioppi.

Word näyttää asiakirjasi lukutason tarkistettuaan kieliopin ja oikeinkirjoituksen.

3] Korosta tarjous yhdellä napsautuksella

Haluat ehkä valita suuren osan asiakirjasta muuttaaksesi fonttia, tekstin väriä jne. Tavallinen tapa siirtää kohdistinta tekstilohkon päälle on vetää osoitinta, mutta tämä voi viedä aikaa, varsinkin kun tekstilohko on suuri ja kattaa useita sivuja.

Voit tehdä tämän nopeasti seuraavasti:

• Napsauta sen tekstilohkon alkua, jonka haluat korostaa.
• Pidä Shift-näppäintä painettuna ja vieritä alas tekstilohkon loppuun.
• Kaikki korostetaan, kun napsautat tekstin loppua. Voit sitten ryhtyä mihin tahansa tarvitsemasi toimenpiteeseen.

Jos haluat valita koko asiakirjan, voit tehdä sen painamalla Ctrl + A.

4] Käytä automaattisen päivityksen päivämäärää ja aikaa

Käytätkö samaa asiakirjaa yhä uudelleen ja uudelleen, kunhan muutat vain muutamia tärkeitä tietoja? Yksi hieno temppu on antaa Wordin päivittää päivämäärä automaattisesti, jos asiakirja sisältää kellonajan ja päivämäärän.

Voit lisätä automaattisesti päivittyvän päivämäärän seuraavasti:

• Avaa Word > napsauta Lisää-välilehteä.
• Valitse Teksti -ryhmässä Päivämäärä ja aika.
• Valitse haluamasi muoto Päivämäärä ja aika -valintaikkunassa .
• Valitse seuraavaksi Päivitä automaattisesti -ruutu.

Päivämäärä lisätään kenttään ja päivitetään automaattisesti.

5] Päästä eroon ei-toivotusta muotoilusta

Asiakirjan muotoilu on helppo sotkea, varsinkin jos se on kopioitu ja liitetty toisesta lähteestä. Siksi sinun tulee tarkistaa ja korjata mahdolliset virheelliset muotoilut, jotta asiakirjasta tulee houkuttelevampi ja esitettävämpi. Sinun on palautettava se oletusmuotoon nauhan Aloitus-välilehden Fontti-ryhmän mukaisesti. Voit tehdä tämän noudattamalla alla olevia vaiheita:

• Korosta loukkaava teksti ja paina Ctrl+välilyönti.
• Voit myös käyttää Tyhjennä kaikki muotoilut -painiketta päästäksesi eroon valitun tekstin muotoilusta.

Siinä kaikki.

6] Lisää kuvakaappaus

Visuaalisen esityksen tai linkin lisääminen artikkelin tai arvostelun sisältöön lisää joskus syvyyttä. Näin voit käyttää MS Wordin kuvakaappausominaisuutta ottaaksesi kuvakaappauksen ja lisätäksesi sisältöäsi. Voit tehdä tämän seuraavasti:

• Avaa Word > Napsauta ”Lisää”-välilehteä
• Napsauta Kuvakaappaus-vaihtoehtoa nauharyhmän Kuvitus – ryhmässä .
• Näyttöön tulee vaihtoehto rajata näyttö .
• Napsauttamalla sitä siirryt sivulle, josta haluat ottaa kuvakaappauksen.
• Vedä hiiri haluamasi kuvan kohdalle.
• Kopio kuvakaappauksesta lisätään automaattisesti asiakirjaasi.

Tässä kaikki.

7] Tee asiakirjastasi puhuva

Wordissa on mielenkiintoinen ominaisuus, jonka avulla voit lukea asiakirjan tekstiä tietokoneesi kaiuttimien kautta. Se ei kuulu nauhaan, joten se on lisättävä pikatyökalupalkkiin. Saat asiakirjasi puhumaan seuraavasti:

• Avaa Word > Napsauta nauhassa Tiedosto > napsauta sitten Asetukset näytön vasemman reunan valikosta.
• Napsauta Pikatyökalupalkki > Muuta pudotusvalikosta suositut komennot kaikkiin komentoihin. Odota muutama sekunti, että komentoluettelo päivittyy.
• Vieritä alas kohtaan Puhu > napauta Lisää.
• Näet Puhu-kuvakkeen nauhan yläpuolella olevassa pikakäyttöpalkissa. Se näyttää tyhjältä puhekuplalta.
• Valitse tekstiä > Napsauta sitten Puhu- kuvaketta, ja muutaman sekunnin kuluttua kuulet puhutun tekstin.

Voit luoda äänikirjan dokumentista. Tämä olisi erittäin hyödyllistä esityksessä, jossa yleisösi on ymmärrettävä kaikki asiakirjan kohdat ennen kuin siirryt seuraavaan osaan.

Yleisön on usein tehokkaampaa kuunnella puhuttua sanaa kuin lukea jotain, jossa hän voi ohittaa rivejä ja tehdä virheellisiä johtopäätöksiä.

8] Poista työkalupalkin nauha

Wordin yläosassa olevaa harmaata työkalupalkkia kutsutaan nauhaksi.

Jos haluat kirjoittaa keskeytyksettä, voit piilottaa työkalurivin nauhan asiakirjan yläreunassa painamalla näppäimistön Ctrl + F1 -näppäinyhdistelmää . Kun olet valmis, voit tuoda sen takaisin näkyviin painamalla Ctrl + F1 uudelleen.

9] Suojaa asiakirjasi

On todennäköistä, että olet tehnyt paljon työtä monimutkaisen asiakirjan luomiseen, etkä ehkä halua kollegojesi pystyvän tekemään muutoksia tai saatat haluta, että he voivat vain tehdä tiettyjä muutoksia, kuten lisätä kommentteja. .

Lisäksi, jos asiakirja on saatavilla usean käyttäjän ympäristössä, voit määrittää sille salasanan, jotta vain valtuutetut käyttäjät voivat avata sen. Microsoft Wordissa on useita sisäänrakennettuja suojausominaisuuksia, jotka voivat auttaa tekstin salaamisessa. Pääset suojausasetuksiin noudattamalla alla olevia ohjeita:

• Napsauta Tiedosto > Tiedot > Suojaa asiakirja.
• Voit valita avattavasta valikosta Rajoita muokkaamista, Salaa salasanalla tai Rajoita pääsyä .

Valitsemalla ”Salaa salasanalla” voit hallita katselu- ja muokkausoikeuksia .

10] Muunna Word PDF-muotoon

Käytätkö edelleen kolmannen osapuolen ohjelmistoja Word-asiakirjojen muuntamiseen PDF-tiedostoiksi? No, nyt voit yksinkertaisesti muuntaa Word-asiakirjan PDF-muotoon vain muutamalla vaiheella vanhanaikaisen tavan sijaan:

• Avaa asiakirja, jonka haluat tallentaa PDF- muodossa .
• Tallenna asiakirja napsauttamalla Tiedosto-välilehteä > napsauttamalla Tallenna nimellä -välilehteä . Tallenna nimellä -valintaikkuna tulee näkyviin.
• Napsauta avattavaa Tallenna nimellä -luetteloa > valitse PDF-vaihtoehto .
• Varmista, että Avaa tiedosto julkaisun jälkeen -vaihtoehto on valittuna tai valittuna.
• Napsauta Tallenna-vaihtoehtoa.

Tämä on PDF-dokumenttisi.

11] Käytä malleja säästääksesi aikaa.

Microsoft Wordissa on saatavilla monia malleja ansioluetteloista uutiskirjeisiin. Suurin osa kovasta työstä – muotoilu, asettelu jne. – on jo tehty puolestasi, jos aloitat mallista. Aloita mallin käyttö seuraavasti:

• Käynnistä Word > Napsauta Uusi.
• Tyhjä asiakirja -vaihtoehdon alla näet pikkukuvien esikatselun joistakin malleista, joista voit valita.
• Yllä näkyvät mallit ovat vain joitain verkossa saatavilla olevista vaihtoehdoista.
• Jos etsit jotain erityistä, napsauta kohtaa Hae online-malleista ja kirjoita avainsana, kuten CV . Paina sitten näppäimistön Enter- näppäintä.

Siinä kaikki.

12] Tuo, muotoile ja muokkaa kuvia

Voit lisätä kuvia asiakirjoihin seuraavasti:

• Käynnistä Word. Napsauta nauhan Lisää- välilehteä.
• Napsauta sitten Kuvat > Tämä laite.
• Etsi haluamasi kuva. Napsauta sitten Lisää lisätäksesi sen asiakirjaan.
• Voit myös valita arkistokuvia tai verkkokuvia kohdasta Lisää > Kuvat > Verkkokuvat.

Useimmissa tapauksissa sinun on tehtävä jonkin verran työtä saadaksesi kuvat näyttämään parhailta. Oletusarvoisesti Word sijoittaa kuvat niin, että ne ovat tekstisi mukaisia, mutta tämä ei ehkä ole paras valinta. Voit korjata tämän seuraavasti:

• Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse ” Text Wrap ” nähdäksesi muut vaihtoehdot. Neliö on hyvä vaihtoehto, koska sen avulla voit vetää kuvan minne tahansa ja kääriä tekstin sen ympärille.
• Napsauta kuvaasi ja sitten nauhan Kuvamuoto- välilehteä saadaksesi lisää kuvanmuokkausvaihtoehtoja.
• Voit esimerkiksi valita kehyksen, varjon tai tehosteen Picture Styles -kohdassa tai napsauttaa ” Rajaa ” poistaaksesi ei-toivotut alueet kuvasta.

13] Poista sanat yhdellä näppäimen painalluksella

Haluatko poistaa suuren tekstin? Sen sijaan, että pidät askelpalautinta painettuna, pidä alhaalla CTRL-näppäintä ja paina sitten näppäimistön askelpalautinta .

Näin tekemällä vain yhden merkin poistamisen sijaan yksi sana poistetaan joka kerta, kun painat askelpalautinta. Tämän ansiosta voit poistaa tekstipalstoja salamannopeasti.

14] Lisää kirjanmerkkejä asiakirjaan

Kun käsittelet suuria asiakirjoja, kirjanmerkit ovat erittäin käteviä. Voit lisätä minkä tahansa asiakirjan osan kirjanmerkkeihin ja nimetä kirjanmerkin, jotta sitä voidaan käyttää tietyn tekstin etsimiseen. Kirjanmerkin nimeä ei näytetä itse asiakirjassa.

Voit lisätä kirjanmerkin seuraavasti:

• Voit luoda kirjanmerkin asettamalla kohdistimen haluamaasi kohtaan.
• Napsauta nauhan Lisää- välilehteä > napsauta Linkit- ryhmässä Kirjanmerkki -kuvaketta.
• Sinua pyydetään antamaan kirjanmerkille nimi ponnahdusikkunassa.
• Lisää kirjanmerkki asiakirjaan napsauttamalla Lisää -painiketta.
• Paina nyt F5 löytääksesi kirjanmerkin asiakirjasta.
• Siirry- ja Etsi- ja Korvaa – painikkeet tulevat näkyviin ponnahdusikkunaan.
• Valitse ” Kirjanmerkki ” ensimmäisestä luettelosta > valitse sitten haluamasi kirjanmerkin nimi avattavasta luettelosta.
• Napsauta ”Go” .

15] Asiakirjojen yhdistäminen ja konsolidointi

Office 365 tarjoaa Word-ominaisuuden, jonka avulla kuka tahansa voi yhdistää ja yhdistää useita asiakirjoja yhdeksi tiedostoksi. Tämä on uskomattoman kätevä niille, jotka saavat asiakirjoja useista lähteistä ja joiden on esitettävä ne kokouksessa yhtenä asiakirjana.

Johtopäätös

Vaikka Microsoft Word on laajalti käytetty, sen parhaat ominaisuudet ovat tuntemattomia useimmille käyttäjille. Toivon, että tämä viesti oli hyödyllinen, ja nyt tiedät joitain parhaista Microsoft Word -vinkkeistä ja temppuista, jotka säästävät paljon aikaa, varsinkin jos työskentelet suuren ja monimutkaisen asiakirjan kanssa.