8 helppoa tapaa jakaa Outlook-kalenteri muiden kanssa
Haluatko jakaa kalenterisi kollegoiden ja muiden työpaikallasi olevien ihmisten kanssa, mutta et tiedä miten se tehdään? Älä huoli; Tässä artikkelissa käsittelemme helppoja tapoja tehdä kalenterin jakamisesta helppoa.
Noudata kaikkia artikkelissa mainittuja ohjeita, jotta vältyt virheiltä. Tämän artikkelin vaiheet toimivat erinomaisesti Office 365:ssä ja Outlookin 2013 jälkeisissä versioissa, joten voit jakaa Outlook-kalenterisi muiden kanssa.
Mikä on Microsoft Outlook?
Microsoft Outlook on monipuolinen ohjelmisto, joka palvelee monenlaisia tarkoituksia, mukaan lukien yhteistyö muiden kanssa tapahtumien merkitsemiseksi, muistutusten asettaminen tärkeistä tapahtumista, tapaamisten aikatauluttaminen ja paljon muuta.
Microsoft Office sisältää Office 365 -kansiot. Sitä käytetään pääasiassa sähköpostien vaihtamiseen (sähköpostipalveluilla, kuten @Gmail, @hotmail, @msn jne.) tiimin jäsenten kanssa viestinnän kautta Microsoftin palvelimien kanssa.
Ominaisuudet, kuten sähköpostikalenterin jakaminen ja tärkeiden tehtävien hallinta, tekevät Outlookista tärkeän osan jokaisessa yrityksessä.
- Ohjeet uuden kalenterisi jakamiseen Microsoft Outlookissa
- Kalenterisi jakaminen työtoverin kanssa
- Miten näen kollegani kanssani jakaman kalenterin?
- Ohjeet kalenterisi jakamiseen organisaatiosi ulkopuolisten kanssa
- Miten pääsen kalenteriin, joka on jaettu jonkun organisaationi ulkopuolisen kanssa?
- Kuinka pääsen jaettuun kalenteriin, jos käytän kolmannen osapuolen ohjelmistoa?
- Kenellä on pääsy kalenteriisi ja mitä käyttöoikeuksia heillä on?
Kun jaat Outlook-kalenterin, on kaksi mahdollista tilannetta. Ensinnäkin tiedät henkilön, jolle haluat lähettää tämän kalenterin. Toinen skenaario on, kun käyttäjä jakaa kalenterin organisaatiosi ulkopuolella.
Katsomme, kuinka lähestyä molempia tilanteita seuraavilla vaiheilla.
Vaiheet tuntemasi tai samassa organisaatiossa työskentelevän Outlook-kalenterin jakamiseen ovat yksinkertaisia.
1. Avaa Outlook-työpöytäsovellus.
2. Jos sinulla on useita tilejä rekisteröitynä Office Suite -ohjelmistoon, varmista, että valitset kalenterin vain oikealta Microsoft-tililtä.
3. Napsauta Koti-välilehteä. Napsauta Jaa kalenteri ja valitse haluamasi kalenteri.
4. Siirry ”Luvat”-välilehteen ja napsauta ”Kalenterin ominaisuudet”. Se näyttää sinulle luettelon käyttäjistä, jotka voivat käyttää kalenteriasi.
5. Oletusasetusten mukaan kuka tahansa samassa yrityksessä työskentelevä näkee aikataulun vain ollessasi kiireinen, ei sen enempää.
6. Kokoonpanot vaihtelevat kuitenkin organisaatioittain. Siksi keskitymme siihen, kuinka voit jakaa sen yhden kanssasi työskentelevän käyttäjän kanssa.
7. Napsauta nyt Lisää-painiketta salliaksesi jonkun käyttää kalenteriasi.
8. Seuraavaksi näet osoitekirjasi näytöllä. Oletusasetusten mukaan se näyttää luettelon organisaatiosi käyttäjistä.
9. Jos haluttua käyttäjää ei ole luettelossa, voit ottaa sen käyttöön napsauttamalla Lisää-painiketta. Napsauta OK.
- Kun olet lisännyt käyttäjän, napsauta OK. Kalenterisi ei ole tämän henkilön käytettävissä.
10. Valittu käyttäjätunnus näkyy käyttöoikeusikkunassa. Oletusarvoisesti ne on asetettu ”Voi tarkastella kaikkia tietoja”.
Tämä asetus voidaan määrittää ja muuttaa milloin tahansa haluamallasi tavalla.
- Napsauta ”Koti”-välilehteä.
- Valitse Lisää kalenteri.
- Napsauta Avaa jaettu kalenteri.
- Tämän jälkeen ikkuna avautuu. Kirjoita sen käyttäjän nimi, jonka jaettua kalenteria haluat tarkastella, ja napsauta OK.
Voit nyt käyttää kaikkia kyseisen käyttäjän jaettuja kalentereita Jaetut kalenterit -luettelosta.
Kalenterin jakaminen toisessa organisaatiossa työskentelevän kanssa ei eroa paljon toisistaan.
1. Avaa OutlookDesktop-sovellus.
2. Avaa kalenteri, jonka haluat jakaa.
3. Jos laitteellasi on useita Microsoft-tilejä, varmista, että valitset kalenterin vain oikealta Microsoft-tililtä.
4. Napsauta Päävalikkoa. Napsauta Jaa kalenteri.
5. Sitten avautuu ikkuna kalenterin ominaisuuksilla. Jos haluat jakaa kalenterisi sellaisen käyttäjän kanssa, jota ei ole luettelossa, napsauta Lisää käyttäjiä -valintaikkunassa Lisää.
6. Näet luettelon käyttäjistä, jotka voivat tällä hetkellä nähdä Outlook-kalenterisi.
7. Sen jälkeen osoitekirjasi tulee näkyviin näytölle. Valitse tästä ”Yhteystiedot”. Kaikki osoitekirjaasi tallennetut ulkoiset yhteystiedot näkyvät luettelossa.
8. Jos kuitenkin huomaat, että haluamaasi käyttäjää ei ole tässä luettelossa, sinun on ensin lisättävä kyseinen käyttäjä. Lisää tämä käyttäjä ja napsauta OK. Kalenterisi jaetaan.
9. Valitsemasi käyttäjä sisällytetään käyttöoikeusikkunaan. Oletusarvoisesti ne on asetettu ”Voi tarkastella kaikkia tietoja”.
Tätä vaihtoehtoa voidaan päivittää tai muuttaa milloin tahansa harkintasi mukaan.
Tässä on tärkeää huomata, että organisaatiosi ulkopuolella työskenteleville ihmisille ei voida myöntää ”Delegate”- tai ”Can Edit”-oikeuksia.
Tämä eroaa tavallisesta tavasta käyttää jaettua kalenteria.
Jaetun kalenterin tarkastelu organisaatiosi ulkopuoliselle henkilölle on hieman erilainen.
Noudata alla olevia ohjeita päästäksesi jaettuun kalenteriin vastaanottajana.
- Napsauta Hyväksy ja näytä kalenteri.
- Sinut ohjataan viralliselle Outlook-sivustolle.
- Sinun on oltava kirjautuneena tilillesi nähdäksesi jaetun kalenterin.
Artikkelissa mainitut menetelmät eivät sovellu suoraan, jos sinulla ei ole Outlookia ja käytät vaihtoehtoisia ohjelmistoja.
Prosessi on hieman aikaa vievä, koska se vaatii muutaman lisävaiheen. Selitämme ottamalla linkin Google-kalenteriin. Tämä johtuu siitä, että se on yksi markkinoiden suosituimmista kalenteriohjelmistoista tällä hetkellä.
Vaiheet ovat kuitenkin yhtä päteviä kaikille muille käyttämillesi kalenteriohjelmistoille.
- Avaa Gmail (tai mikä tahansa käyttämäsi sähköpostipalvelu) ja kirjaudu sisään sähköpostitiliisi.
- Avaa jakamiskutsu sähköposti.
- Näet uuden sähköpostin auki. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ”Tämä URL-osoite” -vaihtoehtoa sähköpostin oikeassa alakulmassa.
- Valitse Kopioi linkin sijainti.
- Kirjaudu sisään Google-kalenteriin.
- Napsauta Lisää kalenteri -kohdan vieressä olevaa kolmea pistettä.
- Valitse URL-osoitteesta.
- Liitä kopioimasi URL-osoite.
- Napsauta Lisää kalenteri.
Kalenteri ei näy ”Muut kalenterit” -luettelossa näytön vasemmassa reunassa.
7. Kenellä on pääsy kalenteriisi ja mitä oikeuksia heillä on?
Kun jaat kalenterin, voit valita useista yksityiskohdista.
- Voi nähdä, milloin olen varattu: Ne, joilla on tämä käyttöoikeustaso kalenterissasi, näkevät vain, kun olet paikalla.
- Voi tarkastella nimikkeitä ja paikkoja: Käyttäjät, joilla on tämä lupataso, voivat tarkastella saatavuuttasi, sisältöäsi ja kokouspaikkojasi.
- Voi tarkastella kaikkia tietoja. Ne, joilla on tämä käyttöoikeustaso kalenterissasi, voivat tarkastella kaikkia tapaamistietojasi aivan kuten sinäkin.
Johtopäätös
Tämä vie meidät tämän artikkelin loppuun. Tässä artikkelissa puhuimme kalenterisi jakamisesta organisaatiossasi ja sen ulkopuolella olevien ihmisten kanssa.
Keskustelimme siitä, kuinka voit nähdä jaetut kalenterit. Olemme myös selittäneet, kuinka voit myöntää käyttöoikeudet muille käyttäjille tarpeen mukaan.
FAQ
Voit peruuttaa kalenterin käyttöoikeuden keneltä tahansa milloin tahansa. Huomaa, että Microsoft 365- ja Outlook-käyttäjillä voi kestää jonkin aikaa kalenterisi katseluoikeuksien päivittäminen.1. Valitse Kalenteri.2. Napsauta Koti. Valitse kalenterin käyttöoikeudet.3. Käyttöoikeudet-välilehdellä on luettelo käyttäjistä, jotka voivat käyttää tätä kalenteria. Valitse poistettava käyttäjätunnus ja napsauta Poista.4. Napsauta OK-painiketta.
”Tätä kalenteria ei voida julkaista” -ilmoitukselle on kolme mahdollista selitystä. – Annettu sähköpostiosoite on virheellinen. – Tämä on Microsoft 365 -ryhmäsähköpostiosoite.
Yksi tärkeimmistä syistä, miksi ihmiset päättävät jakaa kalentereita sähköpostitse, on se, että tällä menetelmällä voit lähettää heille staattisen kopion kalenterista. Voit myös määrittää ajanjakson tietyltä ajanjaksolta, jonka haluat jakaa. Tämä pitää ajoitetut päivityksesi turvassa ja yksityisinä. Tällä menetelmällä voit varmistaa, että vastaanottaja saa tilannekuvan kalenteristasi.
Vastaa