37 Apple Mail -vinkkiä ja temppuja, joita voit käyttää iPhonessa tai iPadissa kuin ammattilainen

Vaikka Apple Mail -sovellus ei ole yhtä näyttävä kuin muut esiasennetut sovellukset iPhoneen ja iPadiin, se on hyödyllinen apuohjelma, joka tarjoaa helpon tavan luoda, lukea ja hallita sähköpostia.

Vuosien varrella Apple on epäilemättä parantanut sovellusta. Viimeaikaiset päivitykset esittelivät uusia ominaisuuksia, joista et ehkä tiennyt. Ota iOS 16 ja iPadOS 16; Esimerkiksi näissä päivityksissä ilmoitettiin useista sovelluksen parannuksista, mikä antoi sille kilpailuedun kolmansien osapuolten sähköpostipalveluihin verrattuna.

Tässä oppaassa haluan näyttää sinulle kaikki uudet ominaisuudet, jotka tulevat saataville syksyllä, kun Apple julkaisee iOS 16:n ja iPadOS 16:n yleisölle, sekä monia muita hyödyllisiä vinkkejä, joiden avulla voit käyttää Mail-sovellusta iPhonessasi. täysillä.

1. Käytä Smart Searchia sähköpostin etsimiseen iOS 16:ssa

Yksi ominaisuus, joka sai merkittävimmän päivityksen sovellushaussa. Älykäs haku tarjoaa osuvampia ja täydellisempiä tuloksia käyttämällä synonyymejä ja korjaamalla kirjoitusvirheitä hakutermeissä. Se tarjoaa myös älykkäitä hakuehdotuksia, jotka tarjoavat monipuolisemman kuvan kokonaissisällöstäsi ennen kuin alat kirjoittaa.

Tämä ominaisuus on kaikkien käytettävissä. Kirjoitusvirheen korjaus on kuitenkin saatavilla vain englanniksi.

2. Sähköpostiseuranta

Mail on lisännyt seurantaominaisuuden, joka siirtää lähettämäsi sähköpostit postilaatikkosi päälle muistuttamaan sinua lähettämään lisäsähköpostiviestin henkilölle, jos et saa heiltä vastausta.

Sovellus havaitsee sähköpostit, joihin olet ilmoittanut odottavasi vastausta. Tällaisissa kirjaimissa näkyy vaihtoehto jatkaa. Napsauttamalla sitä siirryt ”Luo”-käyttöliittymään, jossa vastaanottajan sähköpostiosoite on jo täytetty puolestasi.

3. Lisää monipuolisia linkkejä sähköpostiisi

Apple on lisännyt runsaasti linkkejä sähköpostiin. Olet luultavasti nähnyt tämän ominaisuuden Viestit-sovelluksessa, vaikka et tiedä sen nimeä. Rikkaat linkit näyttävät esikatselun verkkosivustosta tai sisällöstä, jonka joku on lähettänyt sinulle ilman linkkiä.

Jos haluat muuttaa normaalin URL-osoitteen laajennetuksi linkiksi, kirjoita URL-osoite → valitse nuoli avattavasta valikosta ja napsauta Muunna laajennetuksi linkiksi.

4. Lähetä viestisi myöhemmin

Sähköpostien ajoittaminen lähetettäväksi myöhempään ajankohtaan on käyttäjien erittäin toivottu ominaisuus. Joskus olet kirjoittanut sähköpostin, mutta haluat lähettää sen myöhemmin varmistaaksesi, että henkilö voi lukea sen ja vastata siihen.

Pidä vain lähetyspainiketta painettuna ja valitse jokin käytettävissä olevista esiasetetuista vaihtoehdoista. Voit myös valita ”Lähetä myöhemmin” ja kirjoittaa tarkan päivämäärän ja kellonajan, jolloin haluat sähköpostisi lähetettävän. Ennen kuin se lähetetään, löydät sähköpostin luettelosta ”Lähetä myöhemmin” -postilaatikosta muiden kansioiden, kuten ”Lukemattomat” ja ”Tähdellä merkityt” kanssa.

5. Peruuta sähköpostien lähettäminen iPhonessa tai iPadissa

Undo Send on toinen pyydetty ominaisuus, jonka Apple lisäsi Messages & Mail -sovellukseen vuosien käyttäjien pyyntöjen jälkeen. Tämän avulla voit peruuttaa sähköpostin lähettämisen muutaman sekunnin kuluttua lähetä-painikkeen painamisesta.

Oletusarvo on 10 sekuntia, mutta voit asettaa sen 20 tai 30 sekuntiin. Voit myös poistaa tämän ominaisuuden käytöstä. Käsittelimme tätä yksityiskohtaisesti artikkelissamme sähköpostien lähettämisen peruuttamisesta iPhonessa Mailissa.

6. Muistuta itseäsi sähköpostin lukemisesta tai siihen vastaamisesta.

Olemme kaikki tehneet sen. Tarkistimme sähköpostin ja napsautimme ”Lukematon” tallentaaksemme sinisen pisteen sähköpostiin – visuaalinen muistutus, joka kertoo meille, että meidän pitäisi lukea se uudelleen ja vastata.

Mailin uuden ominaisuuden ansiosta voit nyt pyytää sitä muistuttamaan sinua sähköpostin lukemisesta myöhemmin, kun sinulla on aikaa ja huomiota siihen.

Voit tehdä tämän valitsemalla sähköpostin, josta haluat saada muistutuksen, ja pyyhkäisemällä oikealle. Napauta Muistuta → valitse Muistuta minua tunnin kuluttua, Muistuta minua tänä iltana tai Muistuta huomenna. Valitse ”Muistuta minua myöhemmin”, jos haluat ajoittaa sen tiettyyn aikaan ja päivämäärään.

7. Saat ilmoituksia puuttuvista liitteistä ja vastaanottajista

Mikään ei ole kiusallisempaa kuin sähköpostin lähettäminen ja unohtaminen lisätä siihen tärkeimmät vastaanottajat. Se on pahempaa, kun unohdat lisätä liitteen. Yksi sähköpostin tärkeimmistä päivityksistä on kyky ilmoittaa sinulle intuitiivisesti puuttuvasta liitteestä tai vastaanottajasta.

8. Muotoile sähköpostin teksti – lihavoitu, kursivoitu, alleviivattu jne.

Muotoilu korostaa sanoja ja tekee niistä parempia. Tämän avulla voit korostaa tärkeitä osia, alleviivata, muuttaa tekstin väriä, suurentaa tai pienentää sähköpostin kirjasinkokoa ja paljon muuta. Näin teet kaiken.

1. Korosta teksti ja napauta nuolta. Napauta sitten BIU ja valitse Lihavoitu, Kursivointi tai Alleviivaus.
2. Tai kun olet valinnut tekstin, paina Aa näppäimistön yläosassa nähdäksesi kaikki muotoiluvaihtoehdot (kuten alla olevassa kuvassa).

9. Lisää useita sähköpostitilejä

Useimmat meistä käyttävät useampaa kuin yhtä sähköpostitiliä. Tämä säilyttää eron perheen, yrityksen, toimiston ja muun viestinnän välillä. iPhone Mail -sovelluksen avulla voit lisätä useita sähköpostitilejä, olipa kyseessä Gmail, Microsoft, Yahoo, Outlook tai mukautettu palvelu.

Siirry kohtaan iPhone Asetukset → Mail → Tilit → Lisää tili. Siinä kaikki! Voit tutustua yksityiskohtaiseen oppaaseemme useiden sähköpostitilien lisäämisestä iPhoneen.

10. Aseta oletussähköpostitili iPhonessa

Kun olet lisännyt useita sähköpostitilejä, voit asettaa yhden niistä oletustiliksi. Kun napsautat sähköpostia verkkosivulta tai sovelluksesta, se avautuu Mail-sovelluksessa oletussähköpostiosion ”Lähettäjä:” kanssa.

11. Suorita erilaisia ​​toimintoja iOS Mail -sovelluksessa pyyhkäisyllä.

Mail-sovelluksessa on intuitiivisia pyyhkäisyjä, joiden avulla voit kätevästi suorittaa käteviä toimintoja, kuten poistamista, merkitsemistä, arkistointia, lukemattomaksi merkitsemistä ja paljon muuta. Mielenkiintoista on, että nämä pyyhkäiset toimivat myös sähköpostin sisällä.

Määritä pyyhkäisy noudattamalla näitä ohjeita.

1. Avaa iPhonen asetukset ja napauta Mail.
2. Napauta Pyyhkäisyasetukset.
3. Valitse nyt Pyyhkäise vasemmalle tai Pyyhkäise oikealle.
4. Valitse yksi vaihtoehdoista.

Viileä vinkki: Päivitä sähköpostisi pyyhkäisemällä alas Saapuneet-ruudussa.

12. Käytä älykkäitä postilaatikoita iPhonessa

Tämän avulla voit lisätä vaihtoehtoja postilaatikoille, joissa on kyseiseen luokkaan kuuluvia sähköposteja. Esimerkiksi ”Tänään”-älypostilaatikko näyttää kaikki päivän sähköpostit. Samoin Attachments Smart Inbox sisältää luettelon sähköpostiviesteistä, joissa on PDF-tiedostoja, tiedostoja, kuvia ja muuta. Käytä sitä seuraavasti.

1. Napauta Mail-sovelluksessa <Postilaatikot vasemmassa yläkulmassa.
2. Napauta Muokkaa.
3. Ota haluamasi älykkäät postilaatikot käyttöön napauttamalla.
4. Voit myös muuttaa järjestystä napsauttamalla hampurilaiskuvaketta (kolme riviä) ja vetämällä sitä ylös tai alas.
5. Lisää postilaatikoita napsauttamalla Valmis.
6. Napauta postilaatikkoa nähdäksesi kaikki kuvausta vastaavat sähköpostit.

13. Vapauta tilaa Apple Mail -sovelluksessa minimoimalla luonnokset.

Olemme kaikki olleet paikalla, kun kirjoitamme sähköpostin ja palaamme sitten postilaatikkoon nähdäksemme jotain muuta (fakta, lainaus tai jotain aiemmista sähköposteista).

Tässä tapauksessa voit pienentää kirjoitusnäytön pyyhkäisemällä alas ylhäältä, jossa pieni vaakaviiva on. Näin voit minimoida useita luonnoksia. Voit palata siihen uudelleen napauttamalla kutistettua palkkia Mail-sovelluksen näytön alaosassa.

14. Lisää valokuvia, videoita, liitteitä ja jopa piirroksia!

Se on todella siistiä ja hyödyllistä. Valokuvien, videoiden ja liitteiden lisäksi voit myös piirtää jotain Mail-sovelluksessa ja lähettää sen.

1. Kun kirjoitat uutta sähköpostia tai vastaat Mail-sovelluksessa, napauta mitä tahansa syöttökentän sisällä ja käytä nuolta nähdäksesi Lisää valokuva tai video -vaihtoehdon.
2. Kosketa < näppäimistön oikeassa yläkulmassa nähdäksesi lisää vaihtoehtoja. Täältä voit lisätä kuvan käyttämällä valokuva- tai kamerakuvaketta.
3. Voit lisätä asiakirjoja napauttamalla paperikuvaketta ja valitsemalla Tiedostot-sovelluksen.
4. Napauta alla näkyvää kuvaketta skannataksesi asiakirjat välittömästi ja liittääksesi ne sähköpostiin.
5. Piirrä napauttamalla kynäkuvaketta. Napsauta Valmis→ Lisää kuva liittääksesi sen sähköpostiisi.

15. Allekirjoita PDF-tiedostoja tai merkitse liitteet sähköpostisovelluksestasi.

1. Napauta vastaanottamaasi PDF-tiedostoa Mail-sovelluksessa.
2. Napauta sitten kynäkuvaketta oikeassa yläkulmassa.
3. Napauta oikeassa alakulmassa +-kuvaketta ja valitse Allekirjoitus.
4. Käytä nyt olemassa olevaa allekirjoitusta tai lisää yksi (kuten alla).
5. Napsauta lopuksi Valmis ja valitse vastaus, tallenna Tiedostot-sovellukseen jne.

16. Määritä digitaalinen allekirjoituksesi iPhonessa

”Sent from my iPhone” on iPhone Mail -sovelluksen oletusallekirjoitus. iPadissa se on ”Lähetys iPadistani”.

Mutta voit helposti muuttaa sen haluamaksesi. Esimerkiksi nimesi, puhelinnumerosi, työnimikkeesi, verkkosivustosi jne. Opi luomaan yksinkertainen tai HTML-sähköpostin allekirjoitus täältä.

17. Lopeta viestiketjujen käyttö

En ole kovin ihastunut sähköpostisäikeisiin, koska ne aiheuttavat usein hämmennystä ja tekevät uuden viestiketjun sähköpostin hieman vaikeaselkoisen luettavan. Näin voit poistaa sähköpostiviestit käytöstä.

1. Avaa iPhonen asetukset ja napauta Mail.
2. Vieritä alas KIERTO-osioon ja poista kaikki vaihtoehdot käytöstä.

18. Peruuta postituslistojen tilaus nopeasti

Näet useissa sähköpostiviesteissä tilauksen peruutusvaihtoehdon, jonka avulla voit helposti sanoa hyvästit postituslistalle. Napsauta ”Peruuta tilaus” ja vahvista ponnahdusikkunassa.

19. Lisää yhteystiedot VIP-kansioon iPhone Mail Appissa

Onko olemassa kontakteja, jotka vaativat eniten huomiotasi? Voit korostaa tätä lisäämällä heidät VIP-listalle. Smart Inboxin avulla voit myös tarkastella kaikkia VIP-sähköpostiviestejä yhdessä paikassa. Näin lisäät sähköpostin VIP-jäseneksi.

1. Avaa sähköposti ja napauta Lähettäjä- tai Vastaanottaja-kohdan vieressä olevaa nimeä.
2. Napsauta ”Lisää VIPiin” → ”Valmis”.

20. Paina pitkään esikatsellaksesi sisältöä

Kun olet Saapuneet-, Luonnokset-, Lähetetyt- tai muissa vastaavissa osioissa, pidä sähköpostia painettuna nähdäksesi, mistä on kyse. Palaa koskettamalla tyhjää aluetta.

21. Esikatsele lisää sisältöä iOS Mail -sovelluksessa

Oletuksena näet noin kaksi riviä jokaisesta luettelon kirjaimesta. Mutta voit muuttaa tämän viidellä rivillä, jolloin voit lukea enemmän sähköposteja avaamatta sitä.

1. Avaa iPhonen asetukset ja napauta Mail.
2. Napauta Esikatselu.
3. Valitse yksi halutuista vaihtoehdoista.
4. Jos et näe muutoksia heti Mail-sovelluksessa, pakota se sulkemaan ja avaa se uudelleen.

22. Käytä sähköpostia kuin ammattilainen Sirin ja Siri-pikakuvakkeiden kanssa

Voit käyttää Siriä sähköpostien lähettämiseen soittamalla puheavustajalle ja pyytämällä sitä lähettämään sähköpostin.

Lisäksi Pikakuvakkeet-sovelluksessa on useita sähköpostitemppuja, joiden avulla voit saada asiat valmiiksi nopeasti. Voit oppia käyttämään Pikakuvakkeet-sovellusta täältä. Napauta sen jälkeen Pikakuvakkeet-sovelluksessa Galleria ja avaa hakupalkki pyyhkäisemällä alas. Kirjoita tähän sähköpostiosoitteesi nähdäksesi joitain Applen luomia pikakuvakkeita.

23. Vedä sähköpostiosoite kohdasta ”Vastaanottaja” kohtaan ”CC” tai ”Bcc”.

Sen sijaan, että kirjoittaisit sähköpostiosoitteen ”Vastaanottaja:”-osioon, voit käyttää sitä ”CC”- tai ”Bcc”-osiossa. Helppo! Pidä kirjoitettua kirjainta painettuna ja vedä se alas. Voit jopa vetää sen sähköpostin luontiosioon.

24. Poista roskat ravistamalla iPhonea

Laita sähköposti roskakoriin, mutta haluat palauttaa sen heti? Ei ongelmaa. Ravista iPhoneasi ja paina ”Peruuta”.

25. Muunna sähköposti PDF-muotoon

1. Avaa sähköposti ja napauta vasemmalle kaarevaa nuolta.
2. Napauta alareunassa Tulosta.
3. Aseta kaksi sormea ​​tulosteen pikkukuvan päälle ja laajenna sitä.
4. Napauta vasemmassa alakulmassa olevaa Jaa-kuvaketta.
5. Napsauta sitten ”Tallenna tiedostoihin” tai jaa se muiden sovellusten kanssa.

26. Merkitse, siirrä ja poista useita sähköposteja kerralla

Jos haluat suorittaa toimintoja useille sähköposteille samanaikaisesti, voit valita ne erässä. Valitse Muokkaa ja napauta valittavien viestien vieressä olevaa ympyrää ja toimi sitten napauttamalla Merkitse, Siirrä tai Arkistoi.

27. Poista automaattisen täydennyksen ehdotukset

Joskus teemme kirjoitusvirheitä syöttäessämme sähköpostiosoitteita Vastaanottaja:-kenttään. Surullinen osa on, että Mail yleensä muistaa ne ja ehdottaa niitä automaattisesti, kun lähetät onnistuneen sähköpostin. On helppo tapa poistaa se:

1. Kirjoita sähköpostisi → kirjoita osoite, jonka haluat poistaa.
2. Kun tarjous tulee näkyviin, napsauta Info-painiketta (i).
3. Valitse Poista viimeisimmistä.

28. Tallenna kirje luonnoksena

Jos loit sähköpostisi, mutta päätit lopettaa sen myöhemmin, voit napsauttaa Peruuta → Tallenna luonnos, kun olet valmis. Siirry Luonnokset-kansioon ja jatka siitä, mihin jäit.

29. Tulosta sähköpostisi

Tiesitkö, että voit myös tulostaa sähköposteja suoraan iPhonestasi? Tarvitset AirPrint-yhteensopivan tulostimen. Tulostuksen aloittaminen:

1. Avaa Mail → avaa kirje, jonka haluat tulostaa.
2. Napauta Vastaa-kuvaketta → Tulosta.
3. Tämä vie sinut tulostimen asetuksiin. Määritä tiedot ja valitse tulostin, josta haluat tulostaa → Tulosta.

30. Luo erilaisia ​​allekirjoituksia eri sähköpostitileille

Useimmilla meistä on useampi kuin yksi sähköpostitili yhdistettynä Mailiin. Vaikka voit käyttää samaa allekirjoitusta kaikille sähköposteillesi, voit myös luoda erilaisia ​​allekirjoituksia jokaiselle tilille. Mene vain kohtaan Asetukset → Sähköposti → Allekirjoitus.

Jos sinulla on useita tilejä, sinun pitäisi nähdä vaihtoehto nimeltä ”Tilikohtainen”. Tämän vaihtoehdon valitseminen tuo esiin useita tilejäsi, joista jokaisella on oma kenttänsä, johon voit kirjoittaa yksilöllisiä allekirjoituksia.

31. Estä lähettäjät ja poista esto

Joskus haluat estää lähettäjiä lähettämästä sinulle sähköposteja, varsinkin jos he eivät lopeta viestien lähettämistä. Tämä siirtää heidän lähettämänsä uudet viestit automaattisesti roskakoriin.

32. Poista sähköposti-ilmoitukset käytöstä

Sähköpostin aiherivit sotkevat usein ilmoituksia. Jos haluat piilottaa sähköpostiketjun, et saa enää ilmoituksia kyseisestä viestiketjusta:

1. Siirry Mail-kohtaan ja pyyhkäise sen sähköpostiketjun vasemmalle puolelle, jonka haluat poistaa käytöstä.
2. Valitse Lisää (…) → Mykistä.

Voit myös järjestää sähköpostiviestit, jotta ne olisivat helpommin seurattavia ja vähemmän hankalia.

33. Saat ilmoituksia sähköpostivastauksista

Jos vastaat sähköposteihin tai viestiketjuihin usein, saat ilmoituksen aina, kun joku vastaa. Saat tiedon vastauksista:

Kun luet sähköpostia:

1. Avaa sähköposti.
2. Napauta Vastaa-kuvaketta → valitse Ilmoita minulle.

Vaihtoehtoisesti pidä sähköpostia painettuna → valitse kontekstivalikosta ”Ilmoita minulle”.

Kun kirjoitat sähköpostia:

1. Siirry kokoamiseen.
2. Napauta Aihe-kenttää → napauta kellokuvaketta.

34. Suojaa sähköpostitoimintasi

Mainostajat, markkinoijat ja sivustot, jotka lähettävät sinulle sähköpostia, voivat saada tietoja toiminnoistasi Mail-sovelluksessa. He voivat käyttää näitä tietoja selvittääkseen, avasitko sovelluksen ja milloin olet tai missä olet.

Applen yksityisyyssuoja piilottaa laitteen IP-osoitteen, joten se ei voi yhdistää sähköpostitoimintaasi IP-osoitteeseesi. Se myös lataa kaiken poistetun sisältösi taustalla kahden erillisen välityksen kautta varmistaakseen, että kukaan ei voi tunnistaa sinua ja sinulle lähetettyä poistettua sähköpostisisältöä.

Ota tämä käyttöön seuraavasti:

1. Siirry kohtaan Asetukset → Sähköposti.
2. Valitse ”Privacy Protection” → ota käyttöön ”Suojaa sähköposti”.

35. Piilota sähköpostiosoitteesi

Yksi asia, jota vihaan sähköpostissa, on roskaposti. Yksi tapa vähentää sitä on käyttää eri sähköpostiosoitetta, ja Apple antaa sinun tehdä sen. ”Piilota sähköpostiosoitteeni” -ominaisuuden avulla voit kirjautua sisään sovelluksiin ja verkkosivustoille satunnaisella sähköpostiosoitteella.

Tämä ominaisuus on vain niille, joilla on maksullinen iCloud+ -tilaus ja laitteille, joissa on iOS 15 tai iPadOS 15 tai uudempi. Ota tämä ominaisuus käyttöön valitsemalla Asetukset → [nimesi] → iCloud → Piilota sähköpostini.

Valitse osoite tai luo uusi napsauttamalla ”Luo uusi osoite”. Kaikki näihin satunnaisiin sähköpostiviesteihin lähetetyt sähköpostit välitetään todelliseen sähköpostiosoitteeseesi.

36. Vastaa välittömästi nopeilla toimilla

Jos haluat suorittaa toimintoja hieman nopeammin, voit säästää muutaman napautuksen käyttämällä pikatoimintoja. Mailissa pidä viestiä postilaatikossasi nähdäksesi sen sisällön. Näkyviin tulee myös vaihtoehtoluettelo, jonka avulla voit suorittaa nopeita toimintoja, kuten vastata sähköpostiin tai lähettää sen edelleen.

37. Väritä sähköpostisi

Toinen hyödyllinen mutta vähemmän tunnettu Mailin ominaisuus on kyky värikoodata sähköpostiosoitteet verkkotunnuksen mukaan. Se tekee niin, että ihmiset, joilla on sähköpostiosoitteet samasta verkkotunnuksesta (yleensä samasta työpaikasta), näkyvät sinisenä Vastaanottaja:-kentässä, kun taas muut sähköpostit näkyvät vihreinä. Tämä estää sähköpostin lähettämisen vahingossa väärälle henkilölle.

Tee se:

1. Siirry kohtaan Asetukset → Sähköposti.
2. Valitse Merkitse osoitteet → anna verkkotunnus, jonka haluat säilyttää sinisenä.

Voit myös värittää sähköpostisi Macissa samalla menetelmällä. Tämän menetelmän lisäksi voit myös värittää sähköpostisi Macin Mailissa sääntöjen avulla.

Valmistuminen…

Vaikka se ei siltä näytä, Mail on monipuolinen sovellus. Sen ominaisuudet ovat verrattavissa tunnettujen sähköpostipalveluntarjoajien, kuten Gmailin, ominaisuuksiin. Tutustu sähköpostisovellukseesi tämän laajan luettelon vinkeistä ja temppuista. Olemmeko menettäneet jotain? Jos kyllä, kommentoi ne, jotta voimme lisätä ne tänne!