Sosiaalisen median vaatimustenmukaisuus: kaikki mitä sinun tulee tietää vuonna 2022
Sosiaalisen median noudattaminen on monimutkainen aihe, joka voi saada pelon sosiaalisten markkinoijien sydämiin. Tässä viestissä yritämme tehdä siitä hieman selkeämmän ja vähemmän pelottavan.
Noudattaminen tarkoittaa yksinkertaisesti sääntöjen noudattamista. Mutta käytännössä sosiaalisen median noudattaminen on tuskin koskaan helppoa. ”Säännöt” ovat monimutkainen sekoitus alan määräyksiä ja liittovaltion, osavaltion ja paikallisia lakeja.
Sosiaalisen median vaatimustenmukaisuusstandardit ja riskit vaihtelevat toimialan ja sijainnin mukaan. Yleisimmät jaetaan yleensä neljään laajaan luokkaan.
1. Yksityisyys ja tietosuoja
Yleiset tietosuoja- ja tietosuojavaatimukset:
- Rajoita markkinoijien kontaktipiiriä
- Määritä, kuinka markkinoijat keräävät ja tallentavat tietoja
- Varmista, että kuluttajat tietävät, kuinka heidän tietojaan tallennetaan ja käytetään
Tällä alalla on monia kuluttajansuojalakeja ja -asetuksia. Muutamia asiaankuuluvia sääntöjä ovat mm.
- CAN-SPAM (USA)
- Kanadan roskapostin vastainen lainsäädäntö
- California Consumer Privacy Act (CCPA)
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)
- Yhdysvaltain lasten online-tietosuojalaki (COPPA)
- Globaali rajat ylittävä tietosuojakäytäntö (CBPR) -foorumi
Yleiset periaatteet menevät usein päällekkäin. Itse asiassa:
- Internet-markkinoijat eivät saa lähettää ei-toivottuja viestejä.
- Markkinoijien on ilmoitettava kuluttajille, kun he keräävät ja tallentavat henkilötietoja.
- Markkinoijien on varmistettava, että henkilötiedot ovat turvassa ja niitä käytetään vastuullisesti.
2. Yksityisyys
Markkinoijien on ymmärrettävä kaikki alansa tietosuojavaatimukset.
Esimerkiksi näiden markkinointikoulujen on noudatettava Family Educational Rights and Privacy Act -lakia (FERPA) ja opiskelijan oikeuksien suojamuutosta (PPRA) .
On erittäin tärkeää, että terveydenhuollon ammattilaiset ymmärtävät sairausvakuutuksen siirrettävyys- ja tilivelvollisuuslain (HIPAA). Pelkkä viestien lähettäminen uudelleen sosiaaliseen verkostoon ilman allekirjoitettua suostumusta voi olla HIPAA-yhteensopivuusongelma.
Itse asiassa kaikki terveydenhuollon ammattilaiset ovat sosiaalisen median HIPAA-sääntöjen alaisia. Siksi on niin tärkeää, että sinulla on sisäinen sosiaalisen median käytäntö (katso Vinkki 7 alla).
Esimerkiksi äskettäin levisi joukko tviittejä, joissa joku väitti työskentelevänsä Barbadosin sairaalassa, jossa Rihanna synnytti. Tweetit, joissa kerrottiin hänen synnytyksestään ja synnytyksestä, olisivat johtaneet sairaalalle huomattavan sakon vuoksi, jos se ei ole noudattanut HIPAA:ta Yhdysvalloissa.
Lisätietoja on postauksessamme sosiaalisen median käytöstä terveydenhuollossa.
3. Markkinointi väitteet
Sosiaalisten markkinoijien kaikilla toimialoilla on oltava tietoisia markkinoinnin ja mainonnan säännöistä varmistaakseen turvallisen sosiaalisen median läsnäolon.
Ne voivat tulla sellaisilta virastoilta kuin Food and Drug Administration (FDA) ja Federal Trade Commission (FTC).
FDA valvoo erityisesti ruokaan, juomiin ja lisäravinteisiin liittyviä väitteitä. Ne keskittyvät tällä hetkellä erityisesti COVID-19:ään liittyvien väitteiden hillitsemiseen .
FTC keskittyy usein hyväksyntöihin ja takaisinkutsuihin. Yhteiskunnallisella alalla tämä tarkoittaa usein vaikuttamista.
Isossa-Britanniassa Advertising Standards Authority on omaksunut ainutlaatuisen lähestymistavan sopimattomiin vaikuttajiin. Viranomaiset julkaisivat heidän nimensä ja salanimensä verkkosivulle. He jopa mainostivat sosiaalisessa mediassa nimeäen vaikuttajia heidän etunimillään.
Lähde: Daily Mail
4. Pääsy ja arkistointi
Pääsy- ja saavutettavuusvaatimuksilla pyritään varmistamaan kriittisen tiedon saatavuus.
Yhdysvaltain tiedonvapauslaki (FOIA) ja muut julkisia rekistereitä koskevat lait mahdollistavat julkisen pääsyn valtion rekistereihin. Tämä sisältää hallituksen julkaisut sosiaalisessa mediassa.
Tämä tarkoittaa, että hallituksen sosiaalisen median tilit eivät saa estää seuraajia, edes ongelmallisia. Edes poliitikkojen henkilökohtaiset sivut eivät saa estää tilaajia, jos he käyttävät näitä sivuja poliittiseen liiketoimintaan.
Lue lisää postauksestamme sosiaalisen median käyttämisestä valtion virastoissa.
Samaan aikaan arkistointivaatimukset varmistavat, että jokaisella organisaatiolla on kirjaa sosiaalisen median toiminnasta. Tämä voi olla tarpeen oikeustapauksissa.
1. Opi alasi säännöt
Jos käytät sosiaalista mediaa säännellyillä aloilla, sinulla on luultavasti talon sisäisiä valvontaviranomaisia. Niiden pitäisi olla vastauslähteesi kaikkiin kysymyksiin siitä, mitä voit (ja et voi) tehdä sosiaalisessa mediassa.
Vaatimustenmukaisuustiimeilläsi on viimeisimmät tiedot vaatimustenmukaisuusvaatimuksista. Sinulla on viimeisin tieto sosiaalisista työkaluista ja strategioista. Kun vaatimustenmukaisuus ja sosiaalisen median markkinointi toimivat yhdessä, voit maksimoida brändisi hyödyt ja vähentää riskejä.
2. Hallitse pääsyä sosiaalisiin tileihin
Sinun on tiedettävä tarkalleen, kenellä on pääsy sosiaalisen median tileillesi. Sinun on myös annettava eri ryhmän jäsenille eri käyttöoikeudet.
Saatat esimerkiksi haluta, että useat tiimin jäsenet voivat luoda sosiaalisen median sisältöä. Mutta saatat tarvita periaatteessa hyväksynnän ennen julkaisemista.
Salasanojen jakaminen tiimin jäsenten kesken luo tarpeettoman riskin. Se on erityisen ongelmallista, kun ihmiset jättävät roolinsa. Salasanojen ja käyttöoikeuksien hallintajärjestelmä vaaditaan.
3. Valvo tilejäsi
Säännellyillä toimialoilla valvonta on erityisen tärkeää. Saatat joutua vastaamaan kommentteihin tietyn ajan kuluessa. Saatat joutua ilmoittamaan kommenteistasi myös valvojalle. Esimerkiksi ne, jotka liittyvät lääkkeiden haittavaikutuksiin.
On myös tärkeää pitää silmällä sosiaalisia tilejä, jotka liittyvät organisaatioosi, mutta jotka eivät ole yrityksen hallinnassa.
Se voi olla hyvää tarkoittava konsultti tai kumppani, joka luo sopimattoman tilin. Tai se voi olla huijaritili. Jokainen näistä voi aiheuttaa mukautumispäänsärkyä.
Kaikkien ulkopuolisten myyjien kanssa toimivan brändin tulee olla tarkkana sopimattomien väitteiden varalta.
Esimerkiksi Direct Selling Self-Regulatory Council (SRCSB) valvoo säännöllisesti. He huomasivat äskettäin, että Tastefully Simplen monitasoisen markkinoinnin ruokapakkausbrändin myyjät esittivät perusteettomia tulovaatimuksia Facebookissa ja Pinterestissä. Valtuusto ilmoitti Tasteful Simplelle, joka otti yhteyttä myyjiin peruuttaakseen vaatimukset.
Joissakin tapauksissa Tastefully Simple ei pystynyt poistamaan vaatimuksia. Sen jälkeen hallitus neuvoi yhtiötä:
”Hyödynnä sosiaalisen median alustan mekanismia immateriaalioikeuksien loukkausten ilmoittamiseen ja ota tarvittaessa yhteyttä alustaan myös kirjallisesti ja pyydä loput sosiaalisen median viestit poistamaan.”
Ongelmien välttämiseksi aloita sosiaalisen median auditoimalla brändiisi liittyvät sosiaalisen median tilit. Ota sitten käyttöön säännöllinen sosiaalinen seurantaohjelma.
4. Arkistoi kaikki
Säännellyillä toimialoilla kaikki sosiaalisen median viestit on arkistoitava.
Automatisoidut sosiaalisen median vaatimustenmukaisuustyökalut (katso joitain vinkkejä tämän viestin lopusta) tekevät arkistoinnin paljon helpompaa ja tehokkaampaa. Nämä työkalut luokittelevat sisällön ja luovat haettavan tietokannan.
He myös pitävät viestit kontekstissa. Sitten sinä (ja sääntelyviranomaiset) pystyt ymmärtämään, kuinka kukin sosiaalinen viesti sopii isoon kuvaan.
5. Luo sisältökirjasto
Ennalta hyväksytty sisältökirjasto tarjoaa koko tiimillesi helpon pääsyn yhteensopivaan sosiaaliseen sisältöön, malleihin ja resursseihin. Työntekijät, konsultit ja urakoitsijat voivat jakaa ne sosiaalisessa mediassa.
Esimerkiksi Penn Mutual tarjoaa hyväksytyn sisältökirjaston riippumattomille talousalan ammattilaisille. Julkaisemisen helppous tarkoittaa, että 70 % Penn Mutualin talousalan ammattilaisista jakaa hyväksyttyä sosiaalista sisältöä. He näkevät keskimäärin 80-100 osaketta päivässä.
6. Sijoita säännöllisiin harjoituksiin
Tee sosiaalisen median vaatimustenmukaisuuskoulutuksesta osa perehdyttämistäsi. Sijoita sitten säännöllisiin koulutuspäivityksiin. Varmista, että kaikki ymmärtävät alasi viimeisimmän kehityksen.
Työskentele vaatimustenmukaisuustiimisi kanssa. He voivat jakaa kanssasi viimeisimmän sääntelyn kehityksen. Voit jakaa heidän kanssaan sosiaalisen markkinoinnin ja sosiaalisen strategian viimeisimmän kehityksen. Tällä tavalla he voivat ilmoittaa mahdollisista uusista vaatimustenmukaisuusriskeistä.
Ja ehkä tärkein…
7. Luo asianmukaiset sosiaalisen median noudattamiskäytännöt
Sosiaalisen median noudattamiskäytäntösi osat vaihtelevat toimialasi ja yrityksesi koon mukaan. Itse asiassa se voi sisältää useita erilaisia käytäntöjä, esimerkiksi:
- Politiikka sosiaalisissa verkostoissa. Tämä ohjaa sisäistä sosiaalisen median toimintaa ja auttaa tiimiäsi pysymään vaatimustenmukaisena. Sisällytä asiaankuuluvat säännöt ja määräykset, kuvaus sosiaalisista rooleista ja vastuista, hyväksymisprosessi ja tilin turvaohjeet. Meillä on kokonainen viesti, joka auttaa sinua luomaan sosiaalisen median politiikan.
- Hyväksytty käyttökäytäntö. Tämä auttaa faneja ja seuraajia olemaan vuorovaikutuksessa kanssasi oikealla tavalla. Tämä auttaa vähentämään riskiä noudattamatta jättämisestä, joka perustuu julkiseen vuorovaikutukseen sosiaalisessa mediassa.
- Tietosuojakäytäntö. Tämä kertoo ihmisille, kuinka käytät ja tallennat heidän tietojaan. Vahvan tietosuojakäytännön julkaiseminen verkkosivustollasi on monien tietosuojalakien vaatimus. Varmista, että kohdistat erityisesti sosiaalisen median käyttäjiin.
- Vaikuttajien noudattamiskäytäntö. Vaikuttajilla ei todennäköisesti ole syvällistä tietoa noudattamisesta. Sisällytä vaatimustenmukaisuusvaatimukset vaikuttajien kanssa tehtäviin sopimuksiisi.
Esimerkkejä sosiaalisen median noudattamisesta
Tässä on esimerkki kustakin yllä mainitusta sosiaalisen median noudattamiskäytännöstä:
Sosiaalisen median käytäntö: GitLab
Kannattaa lukea koko GitLabin sosiaalisen median käytäntö tiimin jäsenille, mutta tässä on joitain hyviä otteita heidän tekemänsä ja kielteisen listansa:
Lähde: GitLab
Hyväksytyn käytön käytäntö: Canopy Growth Corporation
Tämän Spectrum Therapeuticsin tytäryhtiön hyväksyttävä käyttökäytäntö alkaa:
”Pyydämme, että kaikki kommentit ja julkaisut kunnioittavat sekä Canopy Growth Corporationia että muita käyttäjiä.”
Muiden ohjaavien periaatteiden ohella politiikka sisältää seuraavat tärkeät suositukset:
”Älä lähetä viestejä, jotka ovat laittomia, vääriä, loukkaavia, herjaavia, loukkaavia, uhkaavia, haitallisia, säädyttömiä, jumalanpilkkaa, seksuaalisesti suuntautuneita tai rasistisesti loukkaavia.”
Entä jos jättää politiikan huomiotta?
”Useita rikollisia kielletään käyttämästä sosiaalisen median kanavaamme kolmen varoituksen jälkeen.”
Tietosuojakäytäntö: Wood Group
Tämän yritysryhmän sosiaalisen median tietosuojakäytännössä kuvataan, kuinka ja miksi sosiaalisia tietoja kerätään, tallennetaan ja jaetaan. Se sisältää tietoa sekä vierailijoista että työntekijöistä.
Esimerkiksi:
”Automaattisesti keräämiämme tietoja voivat olla esimerkiksi IP-osoite, laitetyyppi, yksilölliset laitteen tunnistenumerot, selaintyyppi, laaja maantieteellinen sijainti (kuten maa- tai kaupunkitason sijainti) ja muita teknisiä tietoja. Saatamme myös kerätä tietoja siitä, kuinka laitteesi on ollut vuorovaikutuksessa sosiaalisten verkostojemme kanssa, mukaan lukien vieraillut sivut, napsautetut linkit tai jos seuraat sosiaalisen median sivujamme.”
Vaikuttajien noudattamiskäytäntö: Fiverr
Fiverr määrittelee vaikuttajien tukipolitiikassaan FTC:n vaatimukset . Esimerkiksi:
”Jokaisen sosiaalisen median vaikuttajan kannatuksen tulee selvästi, näkyvästi ja yksiselitteisesti paljastaa ”aineellinen yhteys” Fiverr-brändiin.”
Käytäntö sisältää yksityiskohtaiset ohjeet tämän julkistamisen käyttöön ottamisesta:
”Jotta video hyväksyttäisiin, vaikuttajan on tehtävä sanallinen ilmoitus sekä kerrottava paljastuksen kieli itse videolle. Suoraa tukea varten vaikuttajan on annettava sanallinen ilmoitus ja toistettava se säännöllisesti koko suoran lähetyksen ajan.
Fiverr tarjoaa myös esimerkkejä hyväksytyistä ilmoituslausekkeista:
Lähde: Fiverr
Sosiaalisen median vaatimustenmukaisuus rahoituslaitoksille
Rahoituslaitoksilla on laaja luettelo sosiaalisen median vaatimustenmukaisuudesta.
Otetaan esimerkiksi Yhdysvaltain rahoitusalan sääntelyviranomainen (FINRA). Se tarjoaa erilaiset vaatimustenmukaisuusvaatimukset staattiselle ja interaktiiviselle sisällölle.
Staattinen sisältö katsotaan mainoksiksi, ja se on hyväksyttävä etukäteen. Interaktiivinen sisältö kuitenkin tarkistetaan jälkikäteen. Sinun tulee arkistoida molemmat sosiaalisen median viestit vähintään kolmen vuoden ajan.
Mikä on staattinen ja interaktiivinen viesti? Tämä on kysymys, johon jokaisen yrityksen on vastattava riskinsietokyvystään riippuen. Vaatimustenmukaisuusstrategian tulisi koskea organisaation korkeimpia tasoja.
Myös US Securities Exchange Commission (SEC) valvoo sosiaalisen median vaatimusten rikkomista.
Yhdistyneessä kuningaskunnassa Financial Conduct Authorityllä (FCA) on säännöt , jotka koskevat rahoituslaitosten sosiaalista noudattamista.
FCA pakotti äskettäin sijoitussovelluksen poistamaan kaikki vaikuttajia sisältävät sosiaalisen median mainokset. Toimenpide perustui huoleen taloudellisista vaatimuksista. Freetrade Ltd. lainasi muun muassa :
”Vaikuttajan profiilissa olevaan Instagram-tarinaan julkaistu TikTok-video, joka mainostaa Yrityksen käytön etuja sijoitustoiminnan harjoittamiseen, mutta ei sisällä vaadittua riskin paljastamista.”
Samaan aikaan Australian Securities and Investments Commission (ASIC) toimitti äskettäin RG 271:n. Siinä todetaan, että rahoituspalveluyritysten on vahvistettava valitukset 24 tunnin kuluessa. Jopa sosiaalisessa mediassa.
Löydät postauksestamme lisää tietoa sosiaalisen median käyttämisestä rahoituspalveluissa.
Compliance-hallinta on iso työ. Sosiaalisen median noudattamistyökalut voivat auttaa.
1. Hootsuite
Hootsuite auttaa pitämään brändisi yhtenäisenä useilla tavoilla. Ensinnäkin sen avulla voit luoda mukautettuja käyttöoikeuksia. Tiimin jäsenet saavat pääsyn sosiaalisen sisällön luomiseen, mutta lopullinen hyväksyntä rajoittuu asiaankuuluvaan ylempään henkilöstöön tai valvontaviranomaisiin.
Toiseksi Hootsuite Content Libraryn avulla voit luoda ja tallentaa ennalta hyväksyttyä, yhteensopivaa sisältöä. Sosiaaliset ryhmät voivat käyttää ja jakaa tätä materiaalia milloin tahansa.
Hootsuite Amplify jakaa hyväksyttyä sisältöä koko työntekijä- ja konsulttiverkostollesi. Näin varmistetaan, että hyvää tarkoittavat työntekijät eivät aiheuta tahattomia noudattamisriskejä.
Hootsuite integroituu myös alla olevien sosiaalisen median vaatimustenmukaisuustyökalujen kanssa turvallisuuden lisäämiseksi.
2. Brolly
Turvallinen kirjaamis- ja arkistointisovellus, jota useat hallinnon, koulutuksen, rahoituspalvelujen ja yksityisen sektorin organisaatiot käyttävät vaatimustenmukaisuusvaatimusten täyttämiseksi.
3.AETracker
AETracker on suunniteltu biotieteiden yrityksille. Se tunnistaa, tarkkailee ja raportoi mahdollisista haittatapahtumista ja merkintöjen ulkopuolisesta käytöstä reaaliajassa.
4. Sosiaalinen suojelu
Tämä sovellus esiseuloi kaikki käyttäjien viestit ja liitteet. Se varmistaa, että ne noudattavat yrityksen käytäntöjä ja sovellettavia säännöksiä. Viestit, jotka eivät täytä vaatimuksia, on merkitty tarkistettaviksi, eikä niitä voida julkaista. Se luo myös täydellisen kirjausketjun.
5 ZeroFOX
ZeroFOX tarkistaa automaattisesti sopimattoman, haitallisen ja väärennetyn sisällön varalta. Se voi lähettää automaattisia hälytyksiä vaarallisista, uhkaavista tai loukkaavista viesteistä. Se havaitsee myös haitalliset linkit ja huijaukset.
6. Todistus
Kun Proofpoint lisätään Hootsuiteen, se ilmoittaa yleisistä vaatimustenmukaisuusrikkomuksista kirjoittaessasi viestejä. Proofpoint ei salli vaatimustenmukaisuusongelmia sisältävän sisällön lähettämistä.
7. Smarsh
Reaaliaikainen Smarsh-validointi varmistaa yritys-, laki- ja sääntelykäytäntöjen noudattamisen. Kaikki sosiaalinen sisältö arkistoidaan riippumatta siitä, onko se hyväksytty, hylätty tai muutettu. Sisältöä voidaan hallita, kerätä, tarkastella, lisätä tapauksiin ja säilyttää laillisesti.
Hootsuiten käyttöoikeudet, suojaus ja arkistointityökalut pitävät kaikki sosiaalisen median profiilisi ajan tasalla yhdestä ohjauspaneelista. Katso se toiminnassa tänään.
Vastaa