Kuinka rakentaa tehokas sosiaalisen median hyväksymisprosessi tiimillesi

Jokainen sosiaalisen median tiimi, jossa on useampi kuin yksi henkilö, tarvitsee sosiaalisen median hyväksymisprosessin.

Sisällön hyväksymisprosessit eivät ole sosiaalisen median ainutkertaisia. Sinulla on esimerkiksi luultavasti jo hyväksymisprosessi blogillesi tai verkkosivustollesi. Mutta sosiaalisten kanavien nopeus ja kattavuus tekevät hyväksyntätyönkulusta entistä tärkeämmän sosiaalisen median julkaisujesi kannalta.

Tässä selitämme, kuinka luodaan sosiaalisen median hyväksyntätyönkulku, jonka avulla tiimisi voi tehdä tehokasta yhteistyötä ja varmistaa, että sisältösi on puhdasta, oikeaa ja brändättyä.

Mikä on sosiaalisen median hyväksymisprosessi?

Sosiaalisen median hyväksyntäprosessi on työnkulku, jossa sisältö siirtyy sidosryhmältä toiselle, kunnes se lopulta julkaistaan.

Hyvin suunniteltu hyväksyntäprosessi hallitsee kaikkia sosiaalisen median toimintasi vaiheita sisällön luomisesta sosiaalisen median alustalle julkaisemiseen. Se myös luo selkeän polun sisällöllesi ihmiseltä henkilölle organisaatiosi kautta. Siinä dokumentoidaan, mitkä sidosryhmät ovat mukana ja milloin. Lopuksi se määrittää, kenellä on lopulliset valtuudet hyväksyä sisältöä julkaistavaksi brändisi sosiaalisessa mediassa.

Ennen kuin voit kirjoittaa politiikkasi, sinun on valmistauduttava. Tässä on kaikki työkalut ja osat, joita tarvitset aloittamiseen:

Kuinka luoda sosiaalisen median hyväksymisprosessi

Vaihe 1: Määrittele sosiaalisen median strategiasi

Jos luet säännöllisesti Hootsuite-blogia, tiedät, että puhumme paljon strategiasta. Uskomme vahvasti suunnitteluun ja tavoitteiden asettamiseen. Tietämättä minne haluat mennä, et todennäköisesti pääse sinne.

Miksi tarvitset sosiaalisen strategian, ennen kuin voit määrittää hyväksymisprosessin?

Selkeä strategia helpottaa sisällöntuottajien (graafiset suunnittelijat ja sisältömarkkinoijat) luoda sisältöä, joka täyttää vanhempien sidosryhmien odotukset. Näin kaikki voivat olla samalla sivulla ja säästää aikaa vähentämällä yksittäisten viestien tasolla tarvittavien napsautusten määrää.

Selkeä sosiaalisen median strategia kertoo myös, onko hyväksymisprosessi tavoitteidesi mukainen. Jos esimerkiksi strategiasi on olla trendaavien aiheiden kärjessä, sinun on asetettava sidosryhmien määrä ja niiden aikakehys vastaavasti.

Vaihe 2: Määrittele tiimin ja sidosryhmien roolit ja vastuut

Yli 20 prosentilla Hootsuiten keskikokoisista yritysasiakkaista on useita sosiaalista mediaa käyttäviä tiimejä. Tehokkaan sosiaalisen median prosessin luomiseksi sinun on selvitettävä kaikki sosiaalista mediaa käyttävät ihmiset ja tiimit ja kuka on mukana kunkin hyväksymisessä.

Se, miltä se näyttää, on sinun päätettävissäsi. Ehkä jokaisella tiimillä on omat kanavansa ja omat hyväksymisprosessinsa. Tai ehkä pari vanhempaa sidosryhmää ovat kaiken brändisi sosiaalisen sisällön portinvartijoita.

Pääasia, että tämä kaikki tallennetaan.

Esimerkiksi sinun pitäisi kirjoittaa:

• Kuka luo ja suunnittelee sosiaalisen median sisältöä?
• Kuka muokkaa sisältöä laadun ylläpitämiseksi?
• Kuka hyväksyy ja julkaisee sisällön?

Keskikokoisessa yrityksessä sosiaalisen median sisällön hyväksymisprosessi voi sisältää seuraavat roolit:

• Sisällöntekijät: kirjoittajat, suunnittelijat, videoeditorit ja kuka tahansa sisällön luomiseen ja suunnitteluun osallistuva henkilö.
• Sisällöntoimittajat, jotka muokkaavat sisältöä sosiaalisen median tilien kielen, tyylin ja johdonmukaisuuden mukaan.
• Sosiaalisen median johtajat, jotka hyväksyvät sisällön ja varmistavat, että julkaisuaikataulu on yhdenmukainen yleisen brändistrategian ja optimaalisen julkaisuajan kanssa.

Vaihe 3: Luo sosiaalisen median tyyliopas

Mitä sisältöä brändisi julkaisee? Käytätkö englantia vai amerikkalaista oikeinkirjoitusta? Tai kokonaan eri kieltä? Onko brändisävysi leikkisä ja hauska? Tai informatiivinen ja vakava? Mitä mieltä olet hashtageista ja hymiöistä?

Kaikki nämä on otettava huomioon, jotta brändisi sosiaalisen median sisältö on johdonmukaista, laadukasta ja aina brändin mukaista.

Varmista, että yrityksesi on laatinut tyylioppaan. Tämä on yksityiskohtainen asiakirja, joka kuvaa, miltä sosiaalisten verkostojesi pitäisi näyttää. Tämä voi sisältää kaikkea sävystä ja kirjoitustyylistä tuotemerkin väreihin, valokuvien käyttöön ja fonttiin.

Kun kaikki markkinointitiimin jäsenet työskentelevät vankan tyylioppaan mukaan, hyväksyntä on paljon helpompaa. Sisällöntuottajat käyttävät tätä asiakirjaa ohjaamaan työtään. Sillä välin toimittajat ja johtajat voivat viitata asiakirjaan varmistaakseen, että brändistandardeja ja ohjeita noudatetaan.

Vaihe 4: Luo sisältökirjasto

Sisältökirjasto on olemassa oleva hyväksyttyjen sosiaalisten resurssien pooli. Tämä voi sisältää grafiikkaa, malleja ja muita resursseja, joita sisällön kehittäjät voivat käyttää luodessaan uusia julkaisuja.

Ennalta hyväksytyn kirjaston resurssien käyttäminen yksinkertaistaa hyväksymisprosessia huomattavasti. Vanhemmat sidosryhmät voivat olla varmoja, että monet elementit on hyväksytty ennen viran luomista.

Vaihe 5: Aseta määräajat ja määräajat

Sosiaalisen median hyväksymisprosessisi tulisi sidoa aikajanaan, joka antaa jokaiselle tarpeeksi aikaa suorittaa oman osuutensa prosessista.

Aloita määrittämällä, kuinka kauan sisällöntuottajiltasi kuluu keskimäärin tietyn määrän julkaisuja luomiseen. Määritä sitten, kuinka kauan sisällön muokkaaminen kestää, ajoita se ja hyväksy se.

Työskentele sitten taaksepäin määrittääksesi aikajanan, joka sopii kaikille. Tämä auttaa välttämään viime hetken paniikkia tai sisällön pullonkauloja.

Aseta myös säännölliset määräajat ja aikataulu, joka tekee jokaisen vastuussa ajoissa toimittamisesta.

Esimerkiksi meneillään oleva sosiaalisen median hyväksymisprosessi voi sisältää:

• Sisällöntuottajat toimittavat valmiin sisällön kunkin kuukauden 15. päivään mennessä.
• Toimittajat toimittavat lopullisen sisällön kunkin kuukauden 20. päivään mennessä.
• Esimiehet suunnittelevat muokatun laadukkaan sisällön seuraavalle kuukaudelle ennen kuluvan kuun loppua.

Tämä aikajana toimii tietysti vain ikivihreälle sisällölle tai sisällölle, joka ei ole poikkeuksellisen ajankohtainen. Saatat joutua luomaan toiset määräajat tai määräajat, joiden avulla brändisi voi vastata sosiaalisiin trendeihin niiden ilmaantuessa.

Vaihe 6: Määritä työnkulku ja ilmoitukset

Sosiaalisen median hyväksymisprosessi on työnkulku, jossa sisältö siirtyy henkilöltä toiselle, kunnes se lopulta julkaistaan. Olet jo määrittänyt roolit ja määräajat kaikille. Nyt on aika käyttää näitä tietoja työnkulkusi ja ilmoitusten mukauttamiseen.

Ihannetapauksessa työnkulkusi pitäisi siirtää sisältöä automaattisesti henkilöltä toiselle ja ilmoittaa jokaiselle, kun on heidän vuoronsa aloittaa työskentely. Kaiken pitäminen yhdessä järjestelmässä varmistaa, että kaikki tietävät, missä kaikki on hyväksymisprosessissa. Se myös varmistaa, että vain yksi henkilö tekee muutoksia sisältöön kerrallaan.

Joten miten varmistat, että kaikki saavat ilmoituksen, kun on heidän vuoronsa? Voit käyttää sähköpostia, Slack-ilmoituksia tai muita projektinhallintatyökaluja.

Työnkulkua suunniteltaessa on hyvä idea sisällyttää työkaluja ja sovelluksia, jotka helpottavat sisällön luomista ja sisältöongelmien tunnistamista.

Hyviä työkaluja työnkulkuusi:

• Kielioppi oikeinkirjoituksen, kieliopin ja kirjoittamisen selkeyden tukemiseksi.
• Visme suunnittelun tueksi.
• Pictographr tukee kuvien muokkausta.

Vaihe 7: Tarkkaile ja tarkista tarvittaessa

Kokeile sosiaalisen median hyväksymisprosessia jonkin aikaa ja katso, kuinka se toimii tiimillesi. Kokoa sitten kaikki yhteen keskustelemaan puutteista tai asioista, joita voitaisiin parantaa.

Tavoitteena on aina helpottaa joukkueen elämää, ei vaikeampaa. Jos prosessista tulee raskas, se ei toimi. Hanki säännöllistä palautetta tiimin jäseniltä, ​​jotta jokainen tuntee olevansa arvostettu ja mukana.

4 sosiaalisen median hyväksymisprosessin luomisen etua

Olet luultavasti jo hyötynyt joistakin sosiaalisen median prosessin luomisesta. Mutta on muutamia, jotka haluamme nimetä nimenomaisesti.

1. Varmista, että sisältö vastaa brändisi ääntä ja strategiaa.

Puhuimme aiemmin sosiaalisen median tyylioppaan luomisesta, joka auttaa hallitsemaan sisältöäsi ja hyväksymisprosessia. Tämä on hyvä tapa pitää sisältösi tunnistettavana.

Mutta mikään ei voita tiimisi yhdistettyä kokemusta. Prosessin läpityöskentely varmistaa, että jokainen voi jakaa kokemuksiaan niin ydinosaamisensa kuin brändin historian ja tyylin tuntemuksensa osalta.

Tarkastusprosessin toteuttaminen antaa myös parhaan mahdollisuuden havaita mahdolliset virheet ennen sisällön julkaisemista. Jopa parhaat toimittajat ohittavat joskus rikkinäiset linkit tai puuttuvat pilkut. Mitä enemmän käsiä kannella, sitä enemmän mahdollisuuksia saada se oikein.

2. Vältä salasanan jakamista ja hallitse pääsyä

Salasanojen jakaminen sekä tiimien sisällä että ulkopuolisten konsulttien ja urakoitsijoiden kanssa on turvallisuuden painajainen.

Sosiaalisen median hyväksyntäprosessi yhdistettynä hyviin sosiaalisen median hallintatyökaluihin antaa kaikille mahdollisuuden tehdä työnsä samassa järjestelmässä ilman, että heidän tarvitsee jakaa salasanoja.

Hyväksyntäprosessin pitäisi myös antaa sinun hallita, kuinka paljon käyttöoikeuksia kullakin tiimin jäsenellä on. Haluat, että useat ihmiset voivat luoda sisältöä, mutta luultavasti vain harvoilla on hyväksyntäoikeudet.

Hyväksyntäprosessityökalujen avulla voit myös sulkea jonkun pois prosessista, jos hän lähtee tiimistäsi tai organisaatiostasi, joten et koskaan altistu tarpeettomille ulkoisille riskeille.

3. Tee yhteistyötä tehokkaammin

Koko tiimin jatkuva silmukkatyö – useiden sidosryhmien kanssa – voi olla raskasta. Jos teet tämän sähköpostitse tai siirrät asiakirjoja, se vähentää tehokkuutta, hidastaa työnkulkua ja voi vaikuttaa sosiaalisen median sisältökalenteriin. Hyväksyntätyönkulku yksinkertaistaa prosessia ja parantaa tuottavuutta.

Esimerkiksi maailmanlaajuinen kiinteistömarkkinoinnin projektipäällikkö puhui Forrester Consultingille ilman hyväksyntätyönkulkua työskentelyn haasteista:

”Kun työntekijät halusivat lähettää viestejä, heidän piti lähettää omaisuutensa sähköpostitse, ja sitten se oli monivaiheinen prosessi, jossa joku julkaisi viestin heidän puolestaan ​​tai palasi tarkistamaan julkaistun sisällön jälkeenpäin heidän puolestaan.”

On paljon tehokkaampaa pitää kaikki yhdessä alustassa luomista, katselua ja julkaisua varten. Kun erityisiä pyyntöjä ilmenee, työntekijät tietävät, kuka on vastuussa prosessin kustakin vaiheesta. Tämä tarkoittaa, että työntekijät voivat tehdä yhteistyötä suoraan ja tehokkaasti.

Lisäksi hyväksyntätyönkulku auttaa työntekijöitä pysymään aikataulussa. Tämä estää sisällön luomisen, unohtamisen tai julkaisemisen peruuttamisen. Ilmoitukset kertovat kaikille, mikä tarvitsee heidän huomionsa.

Forresterin raportin mukaan sosiaalisen median hyväksymisprosessin hallinnan parantaminen voisi säästää 495 000 dollaria aikaa ja vaivaa kolmen vuoden aikana. Se vaatii paljon aikaa ja vaivaa.

Lähde: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™.

4. Ylläpidä versionhallintaa ja jälkien muokkausta

Tiedostojen lähettäminen sähköpostitse voi saada palautetta eri sidosryhmiltä eri versioina. Joku saattaa tarkastella tiedostoa, joka on jo vanhentunut. Tai jonkun on ehkä kerättävä palautetta useilta sidosryhmiltä ja koottava se yhdeksi asiakirjaksi.

Se ei ole parasta ajanhukkaa. Ja tämä luo riskin, että väärä versio käy läpi hyväksymisprosessin tai jopa julkaistaan.

Sosiaalisen median hyväksymisprosessin avulla voit myös seurata muutoksia, jotta näet, kuka muutti mitä ja milloin. Tämä on hyvä koulutusresurssi kaikille sisällön luomiseen osallistuville.

3 Sosiaalisen median hyväksymistyökalut

Tässä on joitain suosikkityökalujamme, joiden avulla voit rakentaa sosiaalisen median hyväksymisprosessisi ja työnkulkusi.

1. Hootsuite

Olet jo nähnyt, kuinka Hootsuite voi auttaa sosiaalisen median hyväksymisprosessissa.

Hootsuiten käyttö tarkoittaa, että kaikki työnkulun osat voivat toimia samalla alustalla. Sisältöä voi luoda, muokata ja hyväksyä Hootsuiten hallintapaneelista.

Näin tiimisi seniorit voivat käyttää Hootsuitea hyväksyäkseen sosiaalisen median tekijöiden luomia viestejä:

Nämä huipputason hyväksyntäominaisuudet ovat saatavilla Hootsuite Business- ja Enterprise-suunnitelmissa.

Pienille ryhmille suunniteltu ryhmäsuunnitelma sisältää myös monia ominaisuuksia, jotka ovat hyödyllisiä sosiaalisen median hyväksynnän työnkulun ylläpitämiseksi.

Vanhemmat tiimin jäsenet voivat hallita tiimin käyttöoikeuksia ja rooleja sekä määrittää viestejä ja kommentteja tietyille tiimin jäsenille.

2. löysä

Slack on tehokas viestintäalusta, joka auttaa tiimejä tekemään yhteistyötä. Hootsuiten Slack-sovelluksen avulla voit jakaa sosiaalisessa mediassa suoraan Slackin kautta poistumatta Hootsuitesta, mikä helpottaa viestien lähettämistä tiimien välillä.

Tämä työkalu auttaa pitämään tiimit järjestyksessä. Järjestä ja värikoodaa tehtäviä korteille ja Trello-tauluille. Anna tehtävät ryhmän jäsenelle ja merkitse tehtäväsi suoritetuksi, kun tehtäväsi on valmis. Ja ”maininta”-ominaisuuden avulla tiedät, että tiimisi jäsen saa ilmoituksen prosessin edistymisestä.

3. Trello

Vedä ja pudota -ominaisuus tekee Trellosta käyttäjäystävällisen. Se visualisoi työnkulun ja koko tiimi voi olla tietoinen hyväksymisprosessista.