Turvallisuus virtuaalisissa datahuoneissa: 6 muistettavaa asiaa

Yritystiedostojen turvassa pitäminen on jokaisen yrityksen välttämätöntä. Nämä asiakirjat sisältävät tietoja, jotka eivät vain auta yritystä menestymään, vaan sisältävät myös työntekijöidesi henkilökohtaiset tiedostot, palkat ja kotiosoitteet. Siksi näiden asiakirjojen säilyttäminen tietyssä paikassa, suojassa ulkoisilta uhilta, on hyödyllistä yrityksellesi.

Markkinoilla olevista monista pilvitallennusratkaisuista vain harvat pystyvät tarjoamaan täydellisen tiedostosuojauksen. Virtuaaliset datahuoneet on rakennettu ajatuksen ympärille turvallisesta dokumenttiympäristöstä, joka voidaan tarvittaessa jakaa ulkomaailman kanssa. Mutta mitä ominaisuuksia parhaissa datahuoneissa pitäisi olla?

1. Turvallisuustodistus

Virtuaalisten datahuoneiden tarjoajilla on oltava kaikki tarvittavat sertifikaatit ja suojausalgoritmit, jotta se olisi yhtä turvallinen kuin linnoitus. Tutustu markkinoiden suosituimpiin virtuaalisiin datahuoneisiin ja vertaa, mitä turvallisuussertifikaatteja heillä on ja mitä he todella tekevät suojatun tilan kanssa.

Jos tiedostojen online-tallennus on rakennettu tietoturva-ajatuksen varaan, siinä on myös työkaluja, joiden avulla asiakas voi tehdä tilasta entistä turvallisemman. Nämä ovat yleensä käyttöoikeusasetuksia, vesileimaominaisuuksia ja kaksivaiheista todennusta.

2. Käyttöoikeusasetukset

Suojattu VDR on suunniteltu paitsi tallennusta, myös yhteistyötä varten. Siksi on tärkeää seurata, kenellä on pääsy mihinkin tiedostoon.

Käyttöoikeusasetuksissa voit antaa tietyille ihmisille pääsyn valittuihin asiakirjoihin. Siten vain niihin suoraan linkitetyt tiedostot ovat heidän käytettävissään.

Et vaaranna tietovuotoja tai tietosuojaloukkauksia, ja voit olla varma, että vain ne henkilöt, joiden täytyy nähdä asiakirjoja, voivat tarkastella niitä. Virtuaalisen datahuoneen tarjoajat ovat varmoja siitä.

3. Vesileiman ominaisuudet

Jos joku haluaa hakea tiedoston virtuaalisen datahuoneen ohjelmistosta, näissä asiakirjoissa on vesileima, jossa alleviivataan kuka tiedoston on ladannut ja milloin.

Jos arkaluontoisten tietojen vuotamiseen liittyy ongelmia, voit käyttää vesileimausominaisuutta tunnistaaksesi heikon kohdan jossakin työntekijätileissäsi.

On myös paljon helpompi seurata, minkä tyyppisiä asiakirjoja tulostetaan ja kenen on tulostettava ne hallintatarkoituksiin. Työkalulle on myös vaihtoehtoja virtuaalisen datahuoneen käyttäjän tarpeiden mukaan.

4. Suojattu tiedostojen jakaminen

Kuten aiemmin mainittiin, online-datahuoneohjelmisto ei ole vain paikka asiakirjojen turvalliseen tallentamiseen, vaan myös niiden jakamiseen muiden kanssa.

Niiden jakamisen on myös oltava turvallista, ja virtuaalisen datahuoneen on kyettävä tarjoamaan sinulle tämä suojaus – salausalgoritmien avulla ja myöntämällä pääsy ihmisille, joilla on asianmukaiset oikeudet. Ja tiedostojen siirron tai tiedostojen käytön aikana ei pitäisi olla tietosuojaongelmia, ja sinun on tarkistettava virtuaalisen datahuoneen tarjoajan arvostelut nähdäksesi, kuinka vahvoja heidän turvatoimensa ovat.

Se on asiakkaan käytettävissä olevien työkalujen ja ratkaisuun sisältyvien työkalujen yhdistelmä, joka tekee kokemustenvaihdosta todella turvallisen.

5. Kaksivaiheinen todennus

Mitä tulee henkilökohtaisten tilien turvallisuuteen, yksi asia, josta voit olla varma puolellasi, on kaksivaiheinen todennus. Monet hakkerit yrittävät päästä käsiksi tietoihisi, eikä pelkkä vanha salasana riitä.

Yhdistelmä, mitä sinulla on (todennusohjelma) ja mitä tiedät (salasana) on käytännössä vertaansa vailla. Virtuaalisessa datahuoneessa on oltava tämä toiminto, jotta se on todella turvallinen ympäristö yritystiedostojesi tallentamiseen.

6. Tuki

Jos Virtual Data Roomsin käytössä ilmenee ongelmia, hyvä tukitiimi voi tarjota tarvitsemasi lisäsuojauksen. Ohjelmiston virheet tai yksinkertaisesti käytettävissä olevien työkalujen huono hallinta voidaan korjata toimivaltaisen palveluntarjoajan hotline-palvelun kautta.

Kun etsit virtuaalista datahuoneratkaisua, sinun tulee myös olla tietoinen siitä, mitä apua voit saada tiimiltä – onko heidän virtuaaliseen datahuoneeseensa sisäänrakennettu vihjelinja tai chat-ominaisuus? Onko käytettävissäsi aina toimiva edustaja auttamaan sinua?

Turvallisuus virtuaalihuoneissa

Turvallisuus on kriittistä kaikissa tilanteissa. Yritysmaailmassa tämä on yksi tärkeimmistä toiminnoista, joka millä tahansa työkalulla voi olla. Siksi sähköisen datahuoneen, johon kaikki yrityksen tärkeimmät tiedostot tulee tallentaa, tulee olla turvallinen ympäristö. Selailemalla kaikkia lueteltuja ominaisuuksia ja etsimällä niitä virtuaalisen datahuoneen markkinoilta, löydät varmasti ratkaisun, joka sopii kaikkiin datahuonepalvelutarpeisiisi.