Kuinka luoda tehokas sosiaalisen median opas yrityksellesi
Ei ole väliä millä alalla olet, jokaisella nykyaikaisella yrityksellä tulee olla sosiaalisen median parhaat käytännöt.
Sosiaalisen median ohjeet määrittelevät työntekijöillesi parhaat sosiaaliset käytännöt. Joissakin tapauksissa nämä säännöt ovat lain tai oikeussuojan edellyttämiä. Mutta viime kädessä näiden ohjeiden tarkoituksena on tarjota työntekijöille tiedot, joita he tarvitsevat tehdäkseen oikeita sosiaalisen median päätöksiä itselleen ja yritykselle.
Tämä pätee, vaikka yritykselläsi ei vielä olisi sosiaalista mediaa. Olipa sinulla virallinen Twitter-tili tai Instagram-profiili tai ei, sinun on parempi luottaa siihen, että työntekijäsi ovat verkossa ja chattailevat villisti.
Tämä artikkeli kattaa:
- Ero sosiaalisen median politiikan ja sosiaalisen median ohjeiden välillä
- Oikeita esimerkkejä muilta merkeiltä
- Kuinka käyttää ilmaista sosiaalisen median opasmalliamme luodaksesi omia oppaita
Sosiaalisen median ohjeet ovat ehdotuksia siitä, miten yrityksen työntekijöiden tulisi esitellä itseään ja yritystä omilla sosiaalisen median tileillään.
Ajattele sosiaalisen median parhaita käytäntöjä työntekijöiden sosiaalisen median parhaiden käytäntöjen oppaana.
Heidän tulee kuvata, kuinka sosiaalisissa verkostoissa tulee käyttäytyä positiivisella ja hyödyllisellä tavalla sekä yritykselle että työntekijöille ja asiakkaille. Sosiaaliset suositukset voivat sisältää etikettivinkkejä, hyödyllisiä työkaluja ja linkkejä tärkeisiin resursseihin.
On tärkeää huomata, että emme todellakaan suosittele työntekijöiden kieltämistä käyttämästä sosiaalista mediaa tai kieltämään heitä puhumasta yrityksestäsi. Ei ole hyvä vartioida tai sensuroida tiimisi jäsenten sosiaalista läsnäoloa: puhu moraalisesta tappajasta ja sano hyvästit kaikille orgaanisille lähettiläsmahdollisuuksille.
Huomaa, että sosiaalisen median käyttökäytännöt poikkeavat yrityksesi sosiaalisen median käytännöistä. Ne eroavat myös sosiaalisen median tyylioppaastasi.
Sosiaalisen median politiikka on kattava asiakirja, joka kertoo kuinka yritys ja sen työntekijät käyttävät sosiaalista mediaa. Nämä käytännöt on suunniteltu suojaamaan brändiä oikeudellisilta riskeiltä ja ylläpitämään sen mainetta sosiaalisessa mediassa. Jos sosiaalisen median käytännöt määrittelevät säännöt ja seuraukset niiden rikkomisesta, sosiaalisen median ohjeet ovat informatiivisempia.
Samaan aikaan sosiaalisen median tyyliopas määrittelee brändin äänen, brändin visuaalit ja muut tärkeät markkinointielementit. Sisällöntuottajat käyttävät sitä usein organisaatioissa varmistaakseen, että heidän viestinsä on brändätty.
Toinen ero: sosiaalisen median säännöt eroavat myös yhteisön säännöistä, jotka asettavat säännöt julkiselle vuorovaikutukselle tilisi tai ryhmäsi kanssa.
Haluatko tietää lisää? Osallistu ilmaiselle Hootsuite Academy -kurssille Sosiaalisen median hallinnan käyttöönotto organisaatiossasi.
Jokainen työntekijä (kyllä, Maurice mukaan lukien kirjanpidossa) on potentiaalinen online-brändin edustaja. Suositusten jakaminen sosiaalisessa mediassa on mahdollisuutesi tarjota koko tiimille työkalut, joiden avulla he voivat mainostaa sinua positiivisella, osallistavalla ja kunnioittavalla tavalla.
Käytä sosiaalisen median sääntöjä:
- Anna työntekijöillesi mahdollisuus olla positiivisessa vuorovaikutuksessa henkilökohtaisten sosiaalisten tiliensä kanssa.
- Opeta sosiaalisen median parhaita käytäntöjä
- Kannusta työntekijöitä seuraamaan virallisia tilejäsi tai käyttämään virallisia hashtageja.
- Levitä yrityksesi strategiaa sosiaalisessa mediassa
- Esittele työntekijöille hyödyllisiä kolmannen osapuolen työkaluja ja resursseja, kuten Hootsuite-sosiaalisen median hallintapaneeli tai Hootsuite Academy -koulutus.
- Suojaa työntekijäsi sosiaaliselta häirinnältä
- Suojaa yritystäsi kyberturvallisuusuhkilta
- Selvitä, mitä tietoja voidaan jakaa ja mikä on yksityisyyden loukkaamista
- Paranna brändisi mainetta sosiaalisessa mediassa
Vaikka sosiaalisen median parhaat käytännöt on yleensä suunniteltu jaettavaksi työntekijöiden kanssa, kaikki, jonka kanssa työskentelet, voivat myös hyötyä näistä parhaista käytännöistä – kuten yrityskumppanit, markkinointitoimistot tai vaikuttajat.
Jos et luo parhaita käytäntöjä yrityksesi esittelyyn tai keskusteluun sosiaalisessa mediassa, asiat voivat nopeasti karkaa käsistä. Ja toisaalta sosiaalisen median suositusten puute voi myös estää sinua hyötymästä työntekijöiden sisällöstä. Innokas tiimin jäsen, jolla on sosiaaliset periaatteet ja joka on varma, että he saavat puhua, voi olla brändisi voimakas puhuja.
Tässä on yhteenveto tärkeimmistä osioista, jotka sinun tulee sisällyttää sosiaalisen median käytäntöihisi. Mutta vaikka nämä yksityiskohdat ovat yleisiä, räätälöi mikä tahansa osa tästä brändillesi sopivaksi: jokainen toimiala on loppujen lopuksi erilainen.
Itse asiassa jokainen yritys on ainutlaatuinen… joten sinun kannattaa tarkistaa tiimisi kanssa ennen kuin sitoudut mihinkään koviin ja nopeisiin sääntöihin. Työntekijöilläsi voi olla erityisiä kysymyksiä tai huolenaiheita, jotka olisi hyödyllistä sisällyttää pääasiakirjaasi.
1. Virallinen tilinpäätös
Tunnista yrityksesi viralliset sosiaalisen median kanavat ja kannusta työntekijöitä seuraamaan niitä. Tämä ei ole vain mahdollisuus saada muutama seuraaja lisää, se on loistava tilaisuus näyttää työntekijöille, kuinka brändisi esittelee itsensä sosiaalisessa mediassa.
Voit myös määrittää tiettyjä hashtageja, jos ne ovat tärkeä osa sosiaalista strategiaasi.
Joissakin tapauksissa yritykset joko sallivat tai vaativat tiettyjen työntekijöiden ylläpitämään brändiin liittyviä sosiaalisen median tilejä. Jos yrityksesi tekee näin, se on hyvä paikka sosiaalisissa ohjeissasi selittää, kuinka tiimin jäsen voi (tai ei voi) kirjautua sisään omalle bränditililleen.
2. Tietojen paljastaminen ja avoimuus
Jos tiimisi jäsenet ilmoittavat ylpeänä sosiaalisilla tileillään työskentelevänsä yrityksessäsi, on hyvä idea pyytää heitä selventämään, että he luovat sosiaalisen median viestejä heidän puolestaan eivätkä brändisi puolesta. Lisäämällä sosiaalisen median profiiliin tai bioan tiedon ”Kaikki mielipiteeni ovat omiani” (tai vastaavaa) auttaa tekemään selväksi, että tämä ei ole virallinen näkemys.
Siitä huolimatta, jos he aikovat keskustella yritykseen liittyvistä asioista sosiaalisessa mediassa, heidän on käytännössä lain mukaan tunnistettava itsensä työntekijöiksi. Tämä on sääntö, ei ystävällinen ehdotus. Itse asiassa Yhdysvalloissa liittovaltion kauppakomissio vaatii tunnistamisen tapahtuvan asianmukaisessa toimipisteessä. Pelkkä mainitseminen elämäkerrassasi ei riitä.
Esimerkki Googlen työntekijän elämäkerrasta Twitterissä
3. Yksityisyys
Ei koskaan tee pahaa muistuttaa tiimiäsi siitä, että yrityksen luottamukselliset tiedot ovat luottamuksellisia mihin aikaan päivästä tahansa. Olipa kyse työtovereiden henkilökohtaisista tiedoista, taloudellisista tiedoista, tulevista tuotteista, yksityisestä viestinnästä, tutkimus- ja kehitystiedoista tai muista arkaluonteisista tiedoista, selvennä, että yksityisyyttä ja luottamuksellisuutta on kunnioitettava kaikilla sosiaalisen median alustoilla.
4. Kyberturvallisuus
Kyberhakkerointi ja uhkaukset eivät ole vitsi. Vaikka työntekijäsi olisivat valppaita tietojenkalastelun ja vastaavien suhteen, ei ole koskaan haittaa oppia kyberturvallisuuden perusteet, varsinkin jos keräät asiakas- tai asiakastietoja.
Kyberturvallisuus ensin!
Nopea kyberturvapäivitys 101:
- Valitse vahvat salasanat
- Käytä eri salasanoja jokaiselle sosiaaliselle tilille
- Älä käytä samoja salasanoja yritystileille.
- Käytä kaksivaiheista (tai monitekijäistä) todennusta kirjautuaksesi sosiaalisiin verkostoihin
- Rajoita jakamiasi henkilökohtaisia ja ammatillisia tietoja
- Käytä henkilökohtaisia tunnuksia henkilökohtaisiin tileihin
- Varmista, että Internet-yhteytesi on turvallinen
- Älä lataa tai napsauta epäilyttävää sisältöä
- Aktivoi sijaintipalvelut sovelluksissa vain tarvittaessa
- Harjoittele selaussuojaa
5. Vaino
Ohjeet muistuttavat yleensä henkilökuntaa ystävällisyydestä sosiaalisessa mediassa. Mutta positiivisuuden edistämisen lisäksi yritysten tulisi myös tehdä selväksi, että ne eivät siedä minkäänlaista sosiaalisen median häirintää.
Toisaalta se on mahdollisuus tukea työntekijöitäsi, jos he kohtaavat häirintää. Määrittele peikkoja tai kiusaajia koskeva käytäntösi, olipa kyse sitten heistä ilmoittamisesta, huomiotta jättämisestä, estämisestä tai kieltämisestä.
Kerro ihmisille, kuinka he voivat ilmoittaa ongelmistaan. Jos tarvitset tukea, kerro työntekijöille, miten ja mistä he voivat saada sitä.
Protokollan ja työkalujen tarjoaminen auttaa tiimiäsi ratkaisemaan ongelmat alkuunsa, ennen kuin ne kärjistyvät täysimittaiseksi sosiaalisen median kriisiksi.
6. Osallisuutta
Jokaiselle työnantajalle ja brändille on tärkeää edistää osallisuutta sosiaalisessa mediassa ja sen ulkopuolella. Kannusta työntekijöitäsi tekemään samoin – se on tapa osoittaa, että välität myös heistä.
Suositukset sisällyttämiseksi voivat sisältää:
- Käytä inklusiivisia pronomineja (he/he/he/people)
- Lisää kuviin kuvaavat kuvatekstit
- Huomioi edustus
- Älä tee olettamuksia sukupuolesta, rodusta, kokemuksesta tai kyvyistä
- Vältä sukupuolen tai rodun hymiöitä
- Voit vapaasti jakaa suosikkipronominisi
- Käytä isoja kirjaimia hashtageissa (tämä tekee niistä luettavampia näytönlukuohjelmille_
- Käytä erilaisia kuvia ja kuvakkeita. Tämä sisältää arkistokuvat, emojit ja brändikuvat.
- Ilmoita ja poista kommentit, joiden katsotaan olevan seksistisiä, rasistisia, kyvykkäitä, iäkkäitä, homofobisia tai vihamielisiä mitä tahansa ryhmää tai henkilöä kohtaan.
- Tee tekstistä helppokäyttöinen selkeällä kielellä ja Englantia toisena kielenä opiskelevien tai oppimisvaikeuksista kärsivien ihmisten saatavilla.
Lisää sisällyttämistä koskevia resursseja löytyy täältä.
7. Oikeudelliset näkökohdat
Yhteiskunnallisiin periaatteisiisi voi kuulua työntekijöiden muistuttaminen immateriaaliomaisuuden, tekijänoikeuksien, tavaramerkkien ja muiden asiaankuuluvien lakien kunnioittamisesta. Jos olet epävarma, nyrkkisääntö on suhteellisen yksinkertainen: jos se ei ole sinun ja sinulla ei ole lupaa, älä julkaise sitä. Helppo!
8. Saa ja kiellot
Tietysti, vaikka saatat haluta käydä läpi edelliset osiot yksityiskohtaisesti, nopean luettelon tekeminen suosituksista ja kielloista on mahdollisuus tehdä kaikesta mahdollisimman selkeä.
Esimerkiksi…
- LISÄTÄ yritys työnantajana sosiaalisen median kuvaukseen (jos haluat).
- ÄLÄ TAPAA kilpailijoita sopimattomasti
- JAA yrityksen viestejä, tapahtumia ja tarinoita sosiaalisessa mediassa.
- ÄLÄ ILMOITA yrityssalaisuuksia tai kollegojesi luottamuksellisia tietoja
- ILMOITA oma mielipiteesi – varmista vain, ettet puhu yrityksen puolesta.
- ÄLÄ kommentoi yritykseen liittyviä juridisia asioita
- ILMOITA kokemastasi tai havaitsemastasi häirinnästä
- ÄLÄ ole vuorovaikutuksessa peikojen, negatiivisten uutisten tai kommenttien kanssa
9. Hyödyllisiä resursseja
Voit sisällyttää ohjeasiakirjaasi linkkejä hyödyllisiin resursseihin tai luetella ne erilliseen osioon. Minne tahansa sijoitat ne, on hyvä idea linkittää sosiaalisen median käytäntöön, sosiaalisen median tyylioppaaseen ja yhteisön ohjeisiin, jotta nämä tiedot ovat kaikkien saatavilla.
Muita linkkejä, jotka haluat ehkä sisällyttää, voivat olla:
- yrityksen asiakirjoja
- yrityksen käytännesäännöt
- työsopimuksia
- Tietosuojakäytäntö
- Kanadan hallituksen ja Federal Trade Commissionin markkinointi-, mainonta- ja myyntisäännöt.
Jos yrityksesi tarjoaa sosiaalisen median resursseja, mikä olisi parempi tapa kuin sosiaalisen median suositukset saada ne kaikille tietoisiksi? Olipa kyse työkaluista, Hootsuiten koulutuksesta tai sosiaalisen median stipendeistä, annat palveluksessasi työskenteleville ihmisille mahdollisuuden käydä (jalat?) sosiaalisessa mediassa.
10. Yhteystiedot ja päivämäärä
Muista myös lisätä tietoja, joihin voit lähettää kysymyksiä. Se voi olla tietty henkilö, foorumi tai Slack-kanava tai sähköpostiosoite.
Sinun on myös ilmoitettava, milloin suosituksiasi on viimeksi päivitetty.
Esimerkkejä sosiaalisten verkostojen suosituksista
Etsitkö oikeita esimerkkejä sosiaalisen median käyttösäännöistä? Olemme koonneet useita inspiraation lähteitä.
Grossmont-Cuyamaca Community College District tarjoaa selkeitä ja ytimekkäitä neuvoja parhaista käytännöistä. ”Sananvapautta on harjoitettava vastuullisesti”, sivu muistuttaa lukijoita. ”Nämä ohjeet tarjoavat etenemissuunnitelman sosiaalisten verkostojen sivustojen rakentavalle, kunnioittavalle ja tuottavalle käytölle.”
Intel tekee kaikkensa vakuuttaakseen työntekijöilleen, etteivät he ole täällä sensuroimassa tai valvomassa verkkokäyttäytymistään. ”Luotamme sinuun”, ohjekirja sanoo suoraan ja epäsuorasti. Intel on alusta alkaen tehnyt toiveensa selväksi: ole vilpitön, keskity hyvään ja käytä maalaisjärkeä.
Stanfordin yliopisto (kyllä, sama laitos, josta Facebookin perustaja Mark Zuckerberg jäi pois) on kehittänyt sosiaalisen median politiikkaa, joka on melko laaja, mutta tarjoaa käyttäjille paljon resursseja ja kontekstia. Jos sosiaalisen median suosituksesi ovat niin yksityiskohtaisia, voi olla hyvä idea keskustella tärkeimmistä takeista tiimisi kanssa työpajassa tai seminaarissa varmistaaksesi, ettei yksityiskohtia jätetä pois.
Toronton yliopiston Bloomberg School of Nursing tarjoaa erittäin tiiviin luettelon suosituksista, jotka on helppo sulattaa yhdellä silmäyksellä. Se on hyvä muistutus siitä, että ohjeiden kehittäminen voi auttaa ymmärtämään, olipa kyseessä verkkosivu, PDF tai esite.
Muista, että suosituksesi voivat olla niin pitkiä tai lyhyitä kuin haluat. Esimerkiksi Sharp News tarjoaa vain neljä suositusta sosiaalisen median käyttöön.
Olympiakomitea on säilyttänyt Pekingin olympialaisia koskevat sosiaalisen median suosituksensa yhdellä sivulla, vaikkakin melko tiheällä sivulla. ”Voin” ja ”mahdoton” perusteella käy heti selväksi, mikä on hyväksyttävää ja mikä tuomitaan.
Koska Nordstrom on asiakaspalveluyritys ja yksityisyys on tärkeää, sen sosiaalisen median käytännöt keskittyvät voimakkaasti asiakkaiden suojaamiseen. Oma toimialasi on erilainen, joten muokkaa suosituksiasi erityisten ongelma-alueiden (tai mahdollisuuksien!) mukaan.
Sosiaalisen median opasmalli
Olemme koonneet kaikki nämä hyödylliset vinkit yhdeksi ilmaiseksi ladattavaksi malliksi. Se on vain yksinkertainen Google-dokumentti ja sitä on melko helppo käyttää.
Tee vain kopio ja ala lisätä suosituksiasi auttaaksesi tiimiäsi menestymään sosiaalisessa mediassa.
Vastaa