15 migliori suggerimenti e trucchi per Microsoft Word

Microsoft Word è l’app perfetta con cui è facile iniziare ma ha molte funzionalità di apprendimento. In questa guida, ti guiderò attraverso alcuni dei migliori suggerimenti e trucchi di Microsoft Word. Questo sarà molto utile se modifichi documenti ogni giorno.

Word rimane uno degli strumenti più preziosi e più antichi di Microsoft. Nel corso degli anni, il software si è evoluto per creare tabelle e grafici complessi, riepiloghi, volantini e newsletter, tra le altre cose. Puoi utilizzare questi suggerimenti e trucchi per ridurre il tempo che trascorri su MS Word e passare all’attività successiva nell’elenco.

15 migliori suggerimenti e trucchi per Microsoft Word

L’applicazione di elaborazione testi più popolare utilizzata dai dattilografi di tutto il mondo è Microsoft Word. Quando digiti un rapporto, una storia, un saggio o qualsiasi altra cosa su cui potresti lavorare, il programma viene caricato con tutti i tipi di funzionalità che potresti non incontrare mai. Presento alcuni dei miei trucchi preferiti per aiutarti a scoprire alcuni dei software meno conosciuti. Ecco quindici suggerimenti e trucchi che ti trasformeranno in un mago di Microsoft Word:

1. Usa i tuoi caratteri e stili
2. Determina le statistiche di leggibilità del tuo documento
3. Evidenziare un’offerta facendo clic
4. Usa data e ora di aggiornamento automatico
5. Sbarazzati della formattazione indesiderata.
6. Inserisci screenshot
7. Fai parlare il tuo documento
8. Rimuovi il nastro della barra degli strumenti
9. Proteggi il tuo documento
10. Converti Word in PDF
11. Usa i modelli per risparmiare tempo.
12. Importa, formatta e modifica le immagini
13. Elimina le parole con un solo tasto
14. Aggiungi segnalibri a un documento
15. Unire e unire documenti

Proviamoli uno per uno.

1] Fare clic su Caratteri e stili personalizzati

Uno dei suggerimenti importanti per lavorare con Word è regolare la dimensione e lo stile del carattere. Word visualizza il testo nel carattere Calibri a 12 punti per impostazione predefinita. Se modifichi le impostazioni dei caratteri, puoi modificare l’aspetto del documento.

Esistono due modi per modificare la dimensione e lo stile del carattere:

• Prima di inserire qualsiasi cosa, puoi apportare modifiche alle impostazioni.
• Dopo aver scritto il testo, puoi anche regolare la dimensione e lo stile del testo.

Puoi modificarlo nell’angolo in alto a sinistra dello schermo procedendo come segue:

• Sul lato sinistro della scheda Home , vedrai il gruppo Font .

• Basta fare clic e trascinare il cursore per selezionare il testo che si desidera modificare.
• Successivamente, puoi modificare il carattere utilizzando i menu a discesa nel gruppo Carattere .
• Scegli un nuovo stile di carattere e modifica la dimensione.

In tempo reale, vedrai come Word aggiorna il tuo testo. Questo lo rende uno dei suggerimenti più popolari per Microsoft Word: è un semplice ritocco che produce risultati significativi!

2] Determina le statistiche di leggibilità del tuo documento

Word può anche valutare la complessità del tuo stile di scrittura, oltre all’ortografia e alla grammatica. Il tuo stile di scrittura corrisponde, ad esempio, al livello di comprensione dei bambini di quinta elementare o delle persone con un’istruzione superiore? Non hai nulla di cui preoccuparti. Word calcola il tuo punteggio su una scala di 100 punti con il Flesh Reading Ease Test. Come regola generale, più alta è la percentuale sulla scala, più facile è capire. La documentazione dell’Ufficio di solito afferma che il punteggio deve essere superiore a 60.

Inoltre, il test Flesh-Kincaid Grade Level indica il grado per cui è scritto il tuo testo e, secondo la documentazione di Microsoft, dovresti mirare tra 7.0 e 8.0.

Ecco la procedura per attivare questa funzione:

• Apri Word > Vai a File > Opzioni > Seleziona ortografia
• Sotto l’intestazione Quando si correggono l’ortografia e la grammatica in Word > Selezionare la casella di controllo Controlla la grammatica con l’ortografia.
• Quindi seleziona Mostra statistiche di leggibilità > Fai clic su OK.
• Dopo aver abilitato questa funzione, apri il file che desideri esplorare.
• Premi F7 o seleziona Panoramica > Ortografia e grammatica.

Word visualizza il livello di lettura del documento dopo aver controllato la grammatica e l’ortografia.

3] Evidenzia un’offerta con un clic

Potresti voler selezionare un’ampia porzione del documento per cambiare il carattere, il colore del testo, ecc. Il modo usuale per spostare il cursore su un blocco di testo è trascinare il cursore, ma questo può richiedere molto tempo, specialmente quando il blocco di testo è grande e si estende su più pagine.

Per farlo rapidamente, segui questi passaggi:

• Fare clic all’inizio del blocco di testo che si desidera evidenziare.
• Tieni premuto il tasto Maiusc e scorri verso il basso fino alla fine del blocco di testo.
• Tutto verrà evidenziato quando si fa clic sulla fine del testo. Puoi quindi intraprendere qualsiasi azione di cui hai bisogno.

Se desideri selezionare l’intero documento, puoi farlo premendo Ctrl + A.

4] Usa data e ora di aggiornamento automatico

Stai usando lo stesso documento più e più volte fintanto che modifichi solo alcuni dettagli chiave? Un bel trucco è lasciare che Word aggiorni automaticamente la data se il documento contiene l’ora e la data.

Per inserire una data che viene aggiornata automaticamente, puoi seguire questi passaggi:

• Apri Word> fai clic sulla scheda Inserisci.
• Nel gruppo Testo > fai clic su Data e ora.
• Nella finestra di dialogo Data e ora, selezionare il formato desiderato .
• Successivamente, seleziona la casella Aggiorna automaticamente .

La data verrà inserita come campo e verrà aggiornata automaticamente.

5] Sbarazzati della formattazione indesiderata

È facile confondere la formattazione di un documento, soprattutto se è stato copiato e incollato da un’altra fonte. Pertanto, dovresti controllare e correggere qualsiasi formattazione errata per rendere il tuo documento più attraente e presentabile. È necessario ripristinare il formato predefinito come mostrato nel gruppo Carattere nella scheda Home della barra multifunzione. Per fare ciò, è necessario seguire i passaggi indicati di seguito:

• Evidenziare il testo offensivo e premere Ctrl+Spazio.
• Puoi anche utilizzare il pulsante ” Cancella tutta la formattazione ” per eliminare la formattazione del testo selezionato.

È tutto.

6] Inserisci screenshot

L’aggiunta di una rappresentazione visiva o di un collegamento al contenuto di un articolo o di una recensione a volte aggiunge profondità. Ecco come puoi utilizzare la funzione screenshot in MS Word per acquisire uno screenshot e aggiungere peso al tuo contenuto. Per fare ciò, attenersi alla seguente procedura:

• Apri Word> Fai clic sulla scheda “Inserisci”.
• Fare clic sull’opzione Screenshot nel gruppo Illustrazione nel gruppo Barra multifunzione .
• Apparirà l’opzione per ritagliare lo schermo .
• Facendo clic su di esso si accederà alla pagina di cui si desidera acquisire uno screenshot.
• Trascina il mouse sull’immagine desiderata.
• Una copia dello screenshot verrà automaticamente aggiunta al tuo documento.

Questo è tutto.

7] Fai parlare il tuo documento

Word ha una caratteristica interessante che ti consente di leggere il testo in un documento attraverso gli altoparlanti del tuo computer. Non appartiene alla barra multifunzione, quindi deve essere aggiunto alla barra di accesso rapido. Per far parlare i tuoi documenti, procedi nel seguente modo:

• Apri Word > Fai clic su File sulla barra multifunzione > Quindi fai clic su Opzioni dal menu sul lato sinistro dello schermo.
• Fare clic su Barra degli strumenti di accesso rapido > Modificare il menu a discesa dai comandi più diffusi a tutti i comandi. Attendere qualche secondo per l’aggiornamento dell’elenco dei comandi.
• Scorri verso il basso fino a Parla > tocca Aggiungi.
• Nella barra di accesso rapido sopra la barra multifunzione, vedrai l’icona Parla. Sembra un fumetto vuoto.
• Seleziona del testo> Quindi fai clic sull’icona Parla e dopo alcuni secondi sentirai il testo pronunciato.

Puoi creare un audiolibro da un documento. Questo sarebbe molto utile in una presentazione in cui il tuo pubblico ha bisogno di comprendere tutti i punti di un documento prima di passare alla sezione successiva.

Spesso è più efficace per un pubblico ascoltare la parola parlata piuttosto che leggere qualcosa in cui possono saltare le righe e giungere a conclusioni errate.

8] Rimuovi il nastro della barra degli strumenti

La barra degli strumenti grigia nella parte superiore di Word è chiamata barra multifunzione.

Se vuoi scrivere senza interruzioni, puoi nascondere la barra multifunzione nella parte superiore del documento semplicemente premendo la combinazione di tasti Ctrl + F1 sulla tastiera. Quando hai finito con il tuo lavoro, puoi premere di nuovo Ctrl + F1 per riportarlo in vista.

9] Proteggi il tuo documento

È probabile che tu abbia dedicato molto lavoro alla creazione di un documento complesso e potresti non volere che i tuoi colleghi siano in grado di apportare modifiche o potresti desiderare solo che siano in grado di apportare determinate modifiche, come l’inserimento di commenti .

Inoltre, se il documento è disponibile in un ambiente multiutente, è possibile assegnargli una password in modo che solo gli utenti autorizzati possano aprirlo. Microsoft Word ha una serie di funzionalità di sicurezza integrate che possono aiutarti a crittografare il tuo testo. Per accedere alle impostazioni di protezione, seguire i passaggi indicati di seguito:

• Fare clic su File > Informazioni > Proteggi documento.
• È possibile selezionare Limita modifica, Crittografa con password o Limita accesso dal menu a discesa.

Selezionando “Crittografa con password” puoi controllare le autorizzazioni per la visualizzazione e la modifica .

10] Converti Word in PDF

Stai ancora utilizzando software di terze parti per convertire documenti Word in file PDF? Bene, ora puoi semplicemente convertire il tuo documento Word in PDF in pochi passaggi invece che alla vecchia maniera:

• Apri il documento che desideri salvare come PDF .
• Salvare il documento facendo clic sulla scheda File > fare clic sulla scheda Salva con nome, verrà visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome.
• Fare clic sull’elenco a discesa Salva come tipo > selezionare l’ opzione PDF .
• Assicurati che l’ opzione Apri file dopo la pubblicazione sia selezionata o selezionata.
• Fare clic sull’opzione Salva.

Questo sarà il tuo documento PDF.

11] Usa i modelli per risparmiare tempo.

Ci sono molti modelli disponibili in Microsoft Word, dai curriculum alle newsletter. La maggior parte del duro lavoro (formattazione, layout, ecc.) è già fatto per te se inizi con un modello. Per iniziare con un modello, procedi nel seguente modo:

• Avvia Word> Fai clic su Nuovo.
• Sotto l’ opzione Documento vuoto , vedrai le anteprime in miniatura di alcuni dei modelli tra cui puoi scegliere.
• I modelli mostrati sopra sono solo alcune delle opzioni disponibili online.
• Se stai cercando qualcosa di specifico, fai clic su Cerca modelli online e inserisci una parola chiave, ad esempio CV . Quindi premi Invio sulla tastiera.

È tutto.

12] Importa, formatta e modifica le immagini

Puoi aggiungere immagini ai tuoi documenti procedendo come segue:

• Avvia Word. Fare clic sulla scheda Inserisci sulla barra multifunzione.
• Quindi fare clic su Immagini > Questo dispositivo.
• Trova l’immagine desiderata. Quindi fare clic su Inserisci per aggiungerlo al documento.
• Puoi anche selezionare immagini stock o immagini online da Inserisci > Immagini > Immagini online.

Nella maggior parte dei casi, dovrai fare del lavoro per far apparire al meglio le tue immagini. Per impostazione predefinita, Word posiziona le tue immagini in modo che siano allineate con il tuo testo, ma questa potrebbe non essere la scelta migliore. Per risolvere questo problema, attenersi alla seguente procedura:

• Fare clic con il tasto destro sull’immagine e selezionare ” A capo automatico “per altre opzioni. Square è una buona opzione perché ti consente di trascinare l’immagine ovunque e avvolgere il testo attorno ad essa.
• Fare clic sull’immagine e quindi sulla scheda Formato immagine sulla barra multifunzione per ulteriori opzioni di modifica delle immagini.
• Ad esempio, puoi selezionare una cornice, un’ombra o un effetto in Stili immagine oppure fare clic su ” Ritaglia ” per rimuovere le aree indesiderate dell’immagine.

13] Elimina le parole con un solo tasto

Vuoi eliminare una grande porzione di testo? Invece di tenere premuto il tasto Backspace, tieni premuto CTRL e quindi premi il tasto Backspace sulla tastiera.

In questo modo, invece di rimuovere solo un carattere, viene rimossa una parola ogni volta che si preme il tasto backspace. Grazie a questo, puoi eliminare blocchi di testo alla velocità della luce.

14] Aggiungi segnalibri a un documento

Quando si lavora con documenti di grandi dimensioni, i segnalibri sono molto convenienti. È possibile aggiungere un segnalibro a qualsiasi parte di un documento e assegnare un nome al segnalibro in modo che possa essere utilizzato per cercare testo specifico. Il nome del segnalibro non viene visualizzato nel documento stesso.

Per aggiungere un segnalibro, procedi nel seguente modo:

• È possibile creare un segnalibro posizionando il cursore nel punto in cui si desidera che appaia.
• Fare clic sulla scheda Inserisci sulla barra multifunzione > Nel gruppo Collegamenti , fare clic sull’icona Segnalibro .
• Ti verrà chiesto di dare un nome al tuo segnalibro in una finestra pop-up.
• Basta fare clic sul pulsante ” Aggiungi ” per aggiungere un segnalibro al documento.
• Ora premi F5 per trovare il segnalibro nel documento.
• I pulsanti Vai a e Trova e sostituisci appariranno nella finestra pop-up.
• Selezionare ” Segnalibro ” nel primo elenco > Quindi selezionare il nome del segnalibro desiderato dall’elenco a discesa.
• Fare clic su “Vai” .

15] Fusione e consolidamento dei documenti

Office 365 offre una funzionalità di Word che consente a chiunque di unire e unire più documenti in un unico file. Questo è incredibilmente utile per coloro che ricevono documenti da più fonti e devono presentarli alla riunione come un unico documento.

Conclusione

Anche se Microsoft Word è ampiamente utilizzato, le sue migliori funzionalità sono sconosciute alla maggior parte degli utenti. Spero che questo post sia stato utile e ora conosci alcuni dei migliori suggerimenti e trucchi di Microsoft Word che ti faranno risparmiare un sacco di tempo, soprattutto se lavori con un documento ampio e complesso.