37 Suggerimenti e trucchi per Apple Mail che puoi utilizzare su iPhone o iPad come un professionista

Sebbene l’app Apple Mail non sia così appariscente come altre app preinstallate su iPhone e iPad, è un’utilità utile che offre un modo semplice per creare, leggere e gestire la posta elettronica.

Nel corso degli anni, Apple ha indubbiamente migliorato la sua app. Gli aggiornamenti recenti hanno mostrato nuove funzionalità di cui potresti non essere a conoscenza. Prendi iOS 16 e iPadOS 16; ad esempio, in questi aggiornamenti sono stati annunciati numerosi miglioramenti all’applicazione, che le conferiscono un vantaggio competitivo rispetto ai servizi di posta elettronica di terze parti.

In questa guida, lascia che ti mostri tutte le nuove funzionalità che saranno disponibili in autunno quando Apple rilascerà al pubblico iOS 16 e iPadOS 16, oltre a tanti altri consigli utili che ti permetteranno di utilizzare l’app Mail sul tuo iPhone al massimo.

1. Usa Smart Search per trovare la posta elettronica in iOS 16

Una funzionalità che ha ricevuto l’aggiornamento più significativo nella ricerca di app. Smart Search offre risultati più pertinenti e completi utilizzando sinonimi e correggendo errori di battitura nei termini di ricerca. Fornisce inoltre suggerimenti di ricerca intelligenti, offrendo una visione più ricca delle offerte di contenuti complessivi prima ancora di iniziare a digitare.

Questa funzione è disponibile per tutti. Tuttavia, la correzione degli errori di battitura è disponibile solo in inglese.

2. E-mail di follow-up

Mail ha aggiunto una funzione di tracciamento che sposta le e-mail che invii in cima alla tua casella di posta per ricordarti di inviare un’e-mail aggiuntiva a una persona se non ricevi una risposta da loro.

L’app rileva le e-mail per le quali hai indicato di essere in attesa di risposta. In tali lettere appare l’opzione per continuare. Facendo clic su di esso si accederà all’interfaccia “Crea” con l’indirizzo e-mail del destinatario già compilato per te.

3. Inserisci rich link nella tua email

Apple ha aggiunto rich link a Mail. Probabilmente hai visto questa funzione in Messaggi, anche se non sai come si chiama. I rich link ti mostrano un’anteprima di un sito web o di un contenuto che qualcuno ti ha inviato senza fare clic sul link.

Per trasformare un URL normale in un collegamento espanso, inserisci l’URL → seleziona la freccia dal menu a discesa e fai clic su Converti in collegamento espanso.

4. Invia i tuoi messaggi più tardi

La pianificazione delle e-mail da inviare in un secondo momento è una funzionalità molto richiesta dagli utenti. Ci sono momenti in cui hai scritto un’e-mail ma desideri inviarla in un secondo momento per assicurarti che la persona possa leggerla e rispondere.

Basta tenere premuto il pulsante di invio e selezionare una delle opzioni preimpostate disponibili. Puoi anche selezionare “Invia più tardi” e inserire la data e l’ora esatte in cui desideri che la tua email venga inviata. Prima che venga inviata, troverai l’email nella tua casella di posta “Invia più tardi” nell’elenco insieme ad altre cartelle come “Da leggere” e “Speciali”.

5. Annulla l’invio di e-mail su iPhone o iPad

Annulla invio è un’altra funzionalità richiesta che Apple ha aggiunto all’app Messaggi e posta dopo anni di richieste degli utenti. Ciò ti consente di annullare l’invio di un’e-mail pochi secondi dopo aver premuto il pulsante di invio.

L’impostazione predefinita è 10 secondi, ma è possibile impostarla su 20 o 30 secondi. Puoi anche disabilitare questa funzione. Ne abbiamo parlato in dettaglio nel nostro articolo su come annullare l’invio di e-mail sul tuo iPhone in Mail.

6. Ricordati di leggere o rispondere a un’e-mail.

L’abbiamo fatto tutti. Abbiamo esaminato l’e-mail e fatto clic su “Non letto” per salvare quel punto blu nella posta: un promemoria visivo che ci dice che dovremmo rileggerlo e rispondere.

Con una nuova funzionalità in Mail, ora puoi chiedergli di ricordarti di leggere un’e-mail in un secondo momento, quando avrai il tempo e l’attenzione per farlo.

Per fare ciò, seleziona semplicemente l’e-mail di cui desideri ricevere il promemoria e scorri verso destra. Toccare Ricorda → selezionare Ricordamelo tra 1 ora, Ricordamelo questa sera o Ricordamelo domani. Seleziona “Ricordamelo più tardi” se desideri programmarlo per un’ora e una data specifiche.

7. Ricevi notifiche per allegati e destinatari mancanti

Non c’è niente di più imbarazzante che inviare un’e-mail e dimenticare di aggiungere i destinatari principali. È peggio quando dimentichi di aggiungere un allegato. Uno dei principali aggiornamenti di Mail è la possibilità di avvisarti in modo intuitivo di un allegato o di un destinatario mancanti.

8. Formatta il testo dell’email: grassetto, corsivo, sottolineato, ecc.

La formattazione evidenzia le parole e le rende migliori. Usando questo, puoi evidenziare parti importanti, sottolineare, cambiare il colore del testo, aumentare o diminuire la dimensione del carattere della posta e altro ancora. Ecco come fare tutto.

1. Evidenziare il testo e toccare la freccia. Quindi tocca BIU e seleziona Grassetto, Corsivo o Sottolineato.
2. Oppure, dopo aver selezionato il testo, premi Aa nella parte superiore della tastiera per visualizzare tutte le opzioni di formattazione (come mostrato nell’immagine sottostante).

9. Aggiungi più account di posta elettronica

La maggior parte di noi utilizza più di un account di posta elettronica. Ciò mantiene la distinzione tra famiglia, affari, ufficio e altre comunicazioni. L’app iPhone Mail ti consente di aggiungere più account di posta elettronica, sia esso Gmail, Microsoft, Yahoo, Outlook o un servizio personalizzato.

Vai su Impostazioni iPhone → Posta → Account → Aggiungi account. È tutto! Puoi consultare la nostra guida dettagliata su come aggiungere più account e-mail sul tuo iPhone.

10. Imposta l’account e-mail predefinito su iPhone

Dopo aver aggiunto più account e-mail, puoi impostarne uno come account predefinito. Quando fai clic su un’email da una pagina web o da un’app, questa si apre nell’app Mail con la sezione email predefinita “Da:”.

11. Usa i passaggi per eseguire varie azioni nell’app Mail di iOS.

L’app Mail ha scorrimenti intuitivi che ti consentono di eseguire comodamente azioni utili come eliminare, contrassegnare, archiviare, contrassegnare come non letto e altro ancora. È interessante notare che questi passaggi funzionano anche quando sei all’interno di un’e-mail.

Per configurare gli swipe, procedi nel seguente modo.

1. Apri le impostazioni dell’iPhone e tocca Posta.
2. Tocca Opzioni di scorrimento.
3. Ora seleziona Scorri verso sinistra o Scorri verso destra.
4. Scegli una delle opzioni.

Suggerimento interessante: scorri verso il basso nella schermata Posta in arrivo per aggiornare le tue e-mail.

12. Usa caselle di posta intelligenti su iPhone

Usando questo, puoi aggiungere opzioni per le caselle di posta che hanno email che appartengono a quella categoria. Ad esempio, la casella di posta intelligente “Oggi” mostra tutte le e-mail del giorno. Allo stesso modo, la posta in arrivo intelligente Allegati contiene un elenco di e-mail con PDF, file, immagini e altro. Ecco come usarlo.

1. Nell’app Mail, tocca <Caselle postali nell’angolo in alto a sinistra.
2. Tocca Modifica.
3. Toccare per abilitare le caselle smart desiderate.
4. Puoi anche modificare l’ordine facendo clic sull’icona dell’hamburger (tre linee) e trascinandola verso l’alto o verso il basso.
5. Fare clic su Fine per aggiungere cassette postali.
6. Tocca una casella di posta per visualizzare tutte le e-mail che corrispondono alla descrizione.

13. Riduci al minimo le bozze per liberare spazio nell’app Apple Mail.

Siamo stati tutti lì quando scriviamo un’e-mail e poi torniamo alla posta in arrivo per vedere qualcos’altro (un fatto, una citazione o qualcosa delle e-mail precedenti).

In questo caso, puoi ridurre a icona la schermata di composizione scorrendo verso il basso dall’alto dove si trova la minuscola linea orizzontale. In questo modo puoi ridurre al minimo più bozze. Per tornarci di nuovo, tocca la barra compressa nella parte inferiore della schermata dell’app Mail.

14. Aggiungi foto, video, allegati e persino disegni!

È davvero bello e utile. Oltre a foto, video e allegati, puoi anche disegnare qualcosa nell’app Mail e inviarlo.

1. Quando si digita una nuova e-mail o si risponde nell’app Mail, toccare un punto qualsiasi all’interno del campo di immissione e utilizzare la freccia per visualizzare l’opzione Inserisci foto o video.
2. Tocca < nell’angolo in alto a destra della tastiera per visualizzare altre opzioni. Da qui, usa l’icona della foto o della fotocamera per inserire un’immagine.
3. Per aggiungere documenti, tocca l’icona della carta e seleziona l’app File.
4. Tocca l’icona che vedi sotto per scansionare istantaneamente i documenti e allegarli a un’e-mail.
5. Per disegnare, tocca l’icona della matita. Fai clic su Fine→Inserisci immagine per allegarla alla tua email.

15. Firma i PDF o contrassegna gli allegati dalla tua app di posta elettronica.

1. Tocca il PDF che hai ricevuto nell’app Mail.
2. Quindi tocca l’icona della matita nell’angolo in alto a destra.
3. Nell’angolo in basso a destra, tocca l’icona + e seleziona Firma.
4. Ora usa la firma esistente o aggiungine una (come mostrato di seguito).
5. Infine, fai clic su Fine e scegli una risposta, salva nell’app File, ecc.

16. Imposta la tua firma digitale su iPhone

“Inviato dal mio iPhone” è la firma predefinita per l’app iPhone Mail. Su un iPad, è “Inviato dal mio iPad”.

Ma puoi facilmente cambiarlo in quello che vuoi. Ad esempio, il tuo nome, numero di telefono, titolo di lavoro, sito web, ecc. Scopri come impostare una firma e-mail semplice o HTML qui.

17. Smetti di usare i thread dei messaggi

Non mi piacciono molto i thread di posta elettronica, poiché spesso causano confusione e rendono un po’ difficile la lettura di un nuovo thread di posta elettronica. Quindi, ecco come disattivare i thread di posta elettronica.

1. Apri le impostazioni dell’iPhone e tocca Posta.
2. Scorri verso il basso fino alla sezione THREADING e disabilita tutte le opzioni.

18. Annulla rapidamente l’iscrizione alle mailing list

Vedrai un’opzione di annullamento dell’iscrizione in diverse e-mail che ti permetterà di dire facilmente addio alla mailing list. Fai clic su “Annulla iscrizione” e conferma nella finestra pop-up.

19. Aggiungi contatti a VIP nell’app di posta per iPhone

Ci sono contatti che richiedono la tua maggiore attenzione? Puoi evidenziarlo aggiungendoli all’elenco VIP. Inoltre, utilizzando la casella di posta intelligente, puoi visualizzare tutte le e-mail VIP in un unico posto. Ecco come aggiungere un’email come VIP.

1. Apri un’e-mail e tocca il nome accanto a Da o A:.
2. Fare clic su “Aggiungi a VIP”→ “Fine”.

20. Premere a lungo per visualizzare l’anteprima del contenuto

Quando sei nella Posta in arrivo, Bozze, Posta inviata o altre sezioni simili, tieni premuta un’email per vedere di cosa si tratta. Tocca un’area vuota per tornare indietro.

21. Anteprima di più contenuti nell’app di posta iOS

Per impostazione predefinita, vengono visualizzate circa due righe di ciascuna lettera nell’elenco. Ma puoi cambiarlo in cinque righe, che ti permetteranno di leggere più e-mail senza effettivamente aprire l’e-mail.

1. Apri le impostazioni dell’iPhone e tocca Posta.
2. Tocca Anteprima.
3. Scegli una delle opzioni desiderate.
4. Se non vedi subito le modifiche nell’app Mail, forza la chiusura e riaprila.

22. Usa Mail come un professionista con Siri e le scorciatoie Siri

Puoi utilizzare Siri per inviare e-mail semplicemente chiamando l’assistente vocale e chiedendogli di “inviare un’e-mail”.

Inoltre, l’app Scorciatoie ha diversi trucchi e-mail che puoi utilizzare per fare le cose velocemente. Puoi imparare come utilizzare l’app Scorciatoie qui. Successivamente, tocca Galleria nell’app Scorciatoie e scorri verso il basso per aprire la barra di ricerca. Qui, inserisci il tuo indirizzo email per vedere alcune scorciatoie create da Apple.

23. Trascina l’indirizzo e-mail da “A” a “CC” o “Ccn”.

Invece di inserire un indirizzo e-mail nella sezione “A:”, puoi utilizzarlo nella sezione “CC” o “Ccn”. Facile! Tieni premuta la lettera digitata e trascinala verso il basso. Puoi persino trascinarlo nella sezione di composizione dell’email.

24. Scuoti l’iPhone per rimuovere la posta indesiderata

Metti un’e-mail nel cestino ma vuoi restituirla subito? Nessun problema. Scuoti il ​​tuo iPhone e premi “Annulla”.

25. Converti e-mail in PDF

1. Apri un’e-mail e tocca la freccia curva a sinistra.
2. In basso, tocca Stampa.
3. Posiziona due dita sulla miniatura di stampa ed espandila.
4. Tocca l’icona Condividi nell’angolo in basso a sinistra.
5. Quindi fai clic su “Salva su file” o condividilo con altre app.

26. Tagga, sposta ed elimina più email contemporaneamente

Se desideri eseguire azioni su più e-mail contemporaneamente, puoi selezionarle in batch. Seleziona Modifica e tocca il cerchio accanto ai messaggi che desideri selezionare, quindi agisci toccando Contrassegna, Sposta o Archivia.

27. Rimuovere i suggerimenti di completamento automatico

A volte commettiamo errori di battitura quando inseriamo gli indirizzi e-mail nel campo “A:”. La parte triste è che Mail tende a ricordarli e a suggerirli automaticamente quando invii la tua email di successo. C’è un modo semplice per rimuoverlo:

1. Componi la tua email → inserisci l’indirizzo che desideri eliminare.
2. Quando viene visualizzata l’offerta, fare clic sul pulsante Info (i).
3. Seleziona Rimuovi da recente.

28. Salva la lettera come bozza

Se hai creato la tua posta ma hai deciso di terminarla in un secondo momento, puoi semplicemente fare clic su Annulla → Salva bozza quando hai finito, vai alla cartella Bozze e riprendi da dove avevi interrotto.

29. Stampa le tue e-mail

Sapevi che puoi anche stampare le email direttamente dal tuo iPhone? Avrai bisogno di una stampante compatibile con AirPrint. Per avviare la stampa:

1. Apri posta → apri la lettera che desideri stampare.
2. Tocca l’icona Rispondi → Stampa.
3. Questo ti porterà alle opzioni della stampante. Configurare i dettagli e selezionare la stampante da cui si desidera stampare → Stampa.

30. Crea firme diverse per diversi account di posta elettronica

La maggior parte di noi ha più di un account e-mail collegato a Mail. Mentre puoi utilizzare la stessa firma per tutte le tue e-mail, puoi anche creare firme diverse per ciascun account. Basta andare su Impostazioni → Posta → Firma.

Se hai più account, dovresti vedere un’opzione chiamata “Per account”. La selezione di questa opzione dovrebbe far apparire diversi dei tuoi account, ognuno con il proprio campo in cui puoi inserire firme univoche.

31. Blocca e sblocca i mittenti

A volte vuoi impedire ai mittenti di inviarti e-mail, soprattutto se non smettono di inviarti messaggi. Questo sposta automaticamente i nuovi messaggi che inviano nel cestino.

32. Disabilita le notifiche e-mail

Le righe dell’oggetto delle e-mail spesso ingombrano le notifiche. Se desideri nascondere un thread di posta elettronica, non riceverai più notifiche relative a quel thread:

1. Vai a Posta e scorri a sinistra del thread di posta elettronica che desideri disabilitare.
2. Selezionare Altro (…) → Disattiva.

Puoi anche organizzare i tuoi thread di posta elettronica per renderli più facili da seguire e meno ingombranti.

33. Ricevi notifiche per le risposte e-mail

Se sei una persona che risponde frequentemente a e-mail o thread, ricevere una notifica ogni volta che qualcuno risponde sarebbe fantastico per te. Per essere informato delle risposte:

Durante la lettura della posta elettronica:

1. Apri l’e-mail.
2. Tocca l’icona Rispondi → seleziona Avvisami.

In alternativa, tieni premuto un messaggio di posta elettronica → seleziona “Avvisami” dal menu contestuale.

Quando si scrive un’e-mail:

1. Vai alla compilazione.
2. Tocca il campo Oggetto → tocca l’icona a forma di campana.

34. Proteggi la tua attività di posta elettronica

Gli inserzionisti, gli operatori di marketing e i siti che ti inviano e-mail potrebbero ricevere alcune informazioni sulle tue attività nell’app Mail. Possono utilizzare queste informazioni per scoprire se e quando hai aperto l’app o dove ti trovi.

La protezione della privacy di Apple nasconde l’indirizzo IP del dispositivo, quindi non può associare la tua attività e-mail al tuo indirizzo IP. Inoltre, scarica tutti i contenuti eliminati in background tramite due relay separati per garantire che nessuno possa identificare te e il contenuto della posta eliminata che ti viene inviato.

Per abilitare questo:

1. Vai su Impostazioni → Posta.
2. Selezionare “Protezione privacy”→ abilitare “Proteggi posta”.

35. Nascondi il tuo indirizzo email

Una delle cose che odio della posta elettronica è lo spam. Un modo per ridurlo è utilizzare un indirizzo e-mail diverso e Apple ti consente di farlo. La funzione “Nascondi il mio indirizzo e-mail” ti consente di accedere ad app e siti Web utilizzando un indirizzo e-mail casuale.

Questa funzione è disponibile solo per chi ha un abbonamento iCloud+ a pagamento e dispositivi con iOS 15 o iPadOS 15 o versioni successive. Per abilitare questa funzione, vai su Impostazioni → [il tuo nome] → iCloud → Nascondi la mia email.

Seleziona un indirizzo o creane uno nuovo facendo clic su “Crea un nuovo indirizzo”. Tutte le e-mail inviate a queste e-mail casuali vengono inoltrate al tuo vero indirizzo e-mail.

36. Rispondi istantaneamente con azioni rapide

Se desideri eseguire le azioni un po’ più velocemente, puoi risparmiare alcuni tocchi utilizzando le azioni rapide. In Mail, tieni un messaggio nella Posta in arrivo per visualizzarne il contenuto. Apparirà anche un elenco di opzioni che ti consentiranno di eseguire azioni rapide come rispondere o inoltrare un’e-mail.

37. Colora le tue e-mail

Un’altra caratteristica utile ma meno conosciuta di Mail è la possibilità di codificare a colori gli indirizzi e-mail in base al dominio. Quello che fa è che le persone con indirizzi e-mail dello stesso dominio (di solito dallo stesso posto di lavoro) appariranno in blu nel campo “A:”, mentre le altre e-mail appariranno in verde. Ciò impedirà che l’e-mail venga inviata accidentalmente alla persona sbagliata.

Fallo:

1. Vai su Impostazioni → Posta.
2. Seleziona Contrassegna indirizzi → inserisci il dominio che vuoi mantenere blu.

Puoi anche utilizzare lo stesso metodo per colorare le tue e-mail su Mac. Oltre a questo metodo, puoi anche colorare le tue e-mail in Mail sul tuo Mac usando le regole.

Completamento…

Anche se non sembra, Mail è un’applicazione ricca di funzionalità. Le sue caratteristiche sono paragonabili a quelle di rinomati fornitori di servizi di posta elettronica come Gmail. Esplora la tua app di posta elettronica con questo ampio elenco di suggerimenti e trucchi. Ci siamo persi qualcosa? Se sì, per favore commentali in modo che possiamo aggiungerli qui!