8 semplici modi per condividere il calendario di Outlook con altri

Vuoi condividere il tuo calendario con colleghi e altre persone del tuo posto di lavoro, ma non sai come fare? Non preoccuparti; In questo articolo, discuteremo dei modi semplici per rendere il processo di condivisione del calendario un gioco da ragazzi.

Segui tutti i passaggi menzionati nell’articolo così come vengono forniti per evitare la possibilità di errori. I passaggi in questo articolo funzionano perfettamente in Office 365 e nelle versioni successive al 2013 di Outlook, consentendo di condividere il calendario di Outlook con altri.

Cos’è MicrosoftOutlook?

Microsoft Outlook è un software versatile che serve a una varietà di scopi, inclusa la collaborazione con altri per contrassegnare eventi, impostare promemoria per eventi importanti, programmare appuntamenti e altro ancora.

Microsoft Office include le cartelle di Office 365. Viene utilizzato principalmente per scambiare e-mail (con servizi di posta elettronica come @Gmail, @hotmail, @msn, ecc.) con i membri del team tramite la comunicazione con i server Microsoft.

Funzionalità come la condivisione del calendario e-mail e la gestione di attività importanti rendono Outlook una parte importante di qualsiasi azienda.

Modi per condividere il tuo calendario di Outlook con altri:

1. Passaggi per condividere il tuo nuovo calendario in Microsoft Outlook
2. Passaggi per condividere il tuo calendario con un collega di lavoro
3. Come faccio a visualizzare un calendario condiviso con me da un collega?
4. Passaggi per condividere il tuo calendario con qualcuno al di fuori della tua organizzazione
5. Come posso accedere a un calendario che è stato condiviso con qualcuno al di fuori della mia organizzazione?
6. Come posso accedere al calendario condiviso se utilizzo software di terze parti?
7. Chi ha accesso al tuo calendario e quali permessi ha?

1. Passaggi per condividere il tuo nuovo calendario in Microsoft Outlook

Quando si condivide un calendario di Outlook, ci sono due possibili situazioni. Innanzitutto, conosci la persona a cui vuoi inviare questo calendario. Un altro scenario è quando un utente condivide un calendario all’esterno dell’organizzazione.

Vedremo come affrontare entrambe le situazioni con i seguenti passaggi.

2. Passaggi per condividere il tuo calendario con un collega di lavoro

I passaggi per condividere un calendario di Outlook che conosci o lavori nella stessa organizzazione sono semplici.

1. Aprire l’applicazione desktop Outlook.

2. Se disponi di più account registrati con la tua suite per ufficio, assicurati di selezionare solo il calendario dall’account Microsoft corretto.

3. Fare clic sulla scheda Home. Fare clic su Condividi calendario e selezionare il calendario desiderato.

4. Vai alla scheda “Autorizzazioni” e fai clic su “Proprietà calendario”. Ti mostrerà un elenco di utenti che possono accedere al tuo calendario.

5. Secondo le impostazioni predefinite, chiunque lavori nella stessa azienda può vedere il programma solo quando sei occupato, niente di più.

6. Tuttavia, le configurazioni variano in base all’organizzazione. Quindi, ci concentreremo su come puoi condividerlo con un utente che lavora con te.

7. Ora fai clic sul pulsante “Aggiungi” per consentire a qualcuno di accedere al tuo calendario.

8. Successivamente, vedrai la tua rubrica sul display. In base alle impostazioni predefinite, ti mostrerà un elenco di utenti della tua organizzazione.

9. Se l’utente richiesto non è nell’elenco, è possibile abilitarlo facendo clic sul pulsante Aggiungi. Fare clic su OK.

1. Dopo aver aggiunto l’utente, fare clic su OK. Il tuo calendario non sarà disponibile per questa persona.

10. Il nome utente selezionato verrà visualizzato nella finestra delle autorizzazioni. Per impostazione predefinita, saranno impostati su “Può visualizzare tutti i dettagli”.

Questa impostazione può essere configurata e modificata in qualsiasi momento a piacere.

3. Come posso visualizzare un calendario condiviso con me da un collega?

1. Fare clic sulla scheda “Home”.
2. Seleziona Aggiungi calendario.
3. Fare clic su Apri calendario condiviso.
4. Successivamente, si aprirà una finestra. Immettere il nome dell’utente di cui si desidera visualizzare il calendario condiviso e fare clic su OK.

Ora puoi accedere a tutti i calendari condivisi di quell’utente nell’elenco Calendari condivisi.

4. Passaggi per condividere il tuo calendario con qualcuno al di fuori della tua organizzazione

Il processo per condividere un calendario con qualcuno che lavora in un’altra organizzazione non è molto diverso.

1. Aprire l’applicazione desktop Outlook.

2. Apri il calendario che desideri condividere.

3. Se hai più account Microsoft sul tuo dispositivo, assicurati di selezionare solo il calendario dall’account Microsoft corretto.

4. Fare clic su Menu principale. Fai clic su Condividi calendario.

5. Quindi si aprirà una finestra con le proprietà del calendario. Per condividere il tuo calendario con un utente non elencato, fai clic su Aggiungi nella finestra di dialogo Aggiungi utenti.

6. È possibile visualizzare un elenco di utenti che attualmente possono visualizzare il calendario di Outlook.

7. Successivamente, la tua rubrica verrà visualizzata sullo schermo. Da qui seleziona “Contatti”. Tutti i contatti esterni memorizzati nella rubrica verranno visualizzati nell’elenco.

8. Tuttavia, se scopri che l’utente desiderato non è in questo elenco, dovrai prima aggiungere quell’utente. Aggiungi questo utente e fai clic su OK. Il tuo calendario sarà condiviso.

9. L’utente selezionato verrà incluso nella finestra delle autorizzazioni. Per impostazione predefinita, saranno impostati su “Può visualizzare tutti i dettagli”.

Questa opzione può essere aggiornata o modificata in qualsiasi momento a tua discrezione.

È importante notare qui che alle persone che lavorano al di fuori della tua organizzazione non possono essere concessi i diritti “Delega” o “Può modificare”.

5. Come si accede a un calendario condiviso da qualcuno al di fuori della propria organizzazione?

Questo è diverso dal solito modo per accedere a un calendario condiviso.

Il processo per visualizzare un calendario condiviso da qualcuno al di fuori della tua organizzazione è leggermente diverso.

Segui i passaggi seguenti per accedere al calendario condiviso come destinatario.

1. Fare clic su Accetta e visualizza il calendario.
2. Verrai reindirizzato al sito Web ufficiale di Outlook.
3. Devi essere loggato nel tuo account per vedere il calendario condiviso.

6. Come accedo al calendario condiviso se utilizzo software di terze parti?

I metodi menzionati nell’articolo non sono direttamente applicabili se non si dispone di Outlook e si utilizzano software alternativi.

Il processo richiede un po ‘di tempo in quanto richiede alcuni passaggi aggiuntivi. Spiegheremo prendendo un collegamento a Google Calendar. Questo perché è uno dei software di calendario più popolari disponibili sul mercato in questo momento.

Tuttavia, i passaggi sono ugualmente validi per qualsiasi altro software di calendario che potresti utilizzare.

1. Apri Gmail (o qualsiasi altro servizio di posta elettronica che utilizzi) e accedi al tuo account di posta elettronica.
2. Apri l’e-mail di invito alla condivisione.
3. Vedrai una nuova email aperta. Fai clic con il pulsante destro del mouse sull’opzione “Questo URL” nell’angolo in basso a destra dell’e-mail.
4. Selezionare Copia posizione collegamento.
5. Accedi al tuo Google Calendar.
6. Fai clic sui tre punti accanto a Aggiungi calendario.
7. Seleziona Da URL.
8. Incolla l’URL che hai copiato.
9. Fare clic su Aggiungi calendario.

Il calendario non verrà visualizzato nell’elenco “Altri calendari” sul lato sinistro dello schermo.

7. Chi ha accesso al tuo calendario e quali permessi ha?

Quando condividi un calendario, hai diversi livelli di dettaglio tra cui scegliere.

1. Può vedere quando sono occupato: chi ha questo livello di accesso sul tuo calendario vedrà solo quando sei presente.
2. Può visualizzare titoli e luoghi: gli utenti con questo livello di autorizzazione possono visualizzare la disponibilità, il contenuto e i luoghi delle riunioni.
3. Può visualizzare tutte le informazioni. Coloro che hanno questo livello di accesso sul tuo calendario possono visualizzare tutti i dettagli dell’appuntamento proprio come te.

Conclusione

Questo ci porta alla fine di questo articolo. In questo articolo, abbiamo parlato di come condividere il tuo calendario con persone all’interno e all’esterno della tua organizzazione.

Abbiamo discusso di come visualizzare i calendari condivisi. Abbiamo anche spiegato come concedere l’autorizzazione ad altri utenti come richiesto.

FAQ

Come posso disabilitare l’accesso degli utenti al mio calendario condiviso?

Puoi revocare l’autorizzazione ad accedere al tuo calendario a chiunque in qualsiasi momento. Tieni presente che gli utenti di Microsoft 365 e Outlook potrebbero impiegare del tempo per aggiornare le autorizzazioni di visualizzazione per il tuo calendario.1. Selezionare Calendario.2. Fare clic su Casa. Seleziona le autorizzazioni del calendario.3. Nella scheda autorizzazioni, troverai un elenco di utenti che possono accedere a questo calendario. Seleziona il nome utente che desideri rimuovere e fai clic su Rimuovi.4. Fare clic sul pulsante OK.

Perché ricevo l’errore “Questo calendario non può essere condiviso”?

Esistono tre possibili spiegazioni per la notifica “Questo calendario non può essere pubblicato”.- L’indirizzo e-mail fornito non è valido.- Si tratta di un indirizzo e-mail di gruppo Microsoft 365.

Quando devo condividere il mio calendario via e-mail?

Uno dei motivi principali per cui le persone scelgono di condividere i calendari via e-mail è che con questo metodo puoi inviare loro una copia statica del calendario. Puoi anche specificare il periodo dell’intervallo di date specifico che desideri condividere. Ciò manterrà i tuoi aggiornamenti pianificati sicuri e privati. Utilizzando questo metodo, puoi assicurarti che il destinatario riceva un’istantanea del tuo calendario.