Il potere della due diligence nella data room: garantire sicurezza ed efficienza nelle transazioni commerciali

Molto spesso nella loro pratica, i rappresentanti delle imprese possono incontrare la pratica di condurre una due diligence. La società può essere ispezionata da agenzie e istituzioni governative, partner e investitori, oppure può essere sottoposta a due diligence strategica prima di intraprendere transazioni (ad esempio, fusioni e acquisizioni).

In particolare, una due diligence multiforme e di alta qualità aumenta significativamente le possibilità di una transazione di successo o di una partnership potenzialmente redditizia. Ecco perché alcune multinazionali considerano la due diligence un elemento obbligatorio per evitare risultati indesiderati.

Poiché questo processo richiede un’organizzazione speciale dei documenti, una data room virtuale con funzionalità speciali e alta tecnologia sarà di aiuto. Parliamo più approfonditamente della due diligence delle data room , del loro funzionamento con i dati e del loro potenziale nascosto.

Qual è il segreto del superpotere delle data room virtuali?

La particolarità delle data room virtuali è che sono software unici, sviluppati appositamente per le esigenze digitali delle aziende. Ecco perché le migliori data room possono già supportare efficacemente le aziende nel loro percorso verso la trasformazione digitale.

I fornitori di data room offrono uno spazio virtuale sicuro basato sull’accesso alla rete basato su cloud. Questa è una stanza completamente protetta per il lavoro di squadra, il caricamento e l’elaborazione di documenti, la loro modifica o la loro condivisione tra le parti interessate. Altri fattori chiave della superpotenza VDR includono:

• Automazione dei processi: il team può sviluppare la struttura principale solo una volta e poi integrarla solo con i materiali pertinenti. La soluzione software indicizzerà tutti i file in modo indipendente. E l’uso dell’intelligenza artificiale consente di delegare compiti semplici a un’interfaccia digitale.
• Controllo completo degli accessi: solo una determinata cerchia di amministratori avrà la possibilità di modificare i diritti di accesso. Pertanto, l’azienda non deve preoccuparsi della riservatezza delle informazioni.
• Precisione al massimo livello: strumenti come registri di controllo, numerazione automatica, report a colori, supporto per vari formati di file e un dashboard delle attività consentono di preparare solo report accurati basati su dati oggettivi e di tenere traccia di eventuali modifiche apportate a file specifici.

Una soluzione software di alta qualità dovrebbe offrire un insieme adeguato di strumenti per organizzare il flusso di lavoro. Tuttavia, un esame dettagliato della data room chiarirà che ogni fornitore cerca di creare un prodotto unico. E anche se il set di strumenti di base sarà abbastanza simile, ciascuno di questi ambienti può specializzarsi nella risoluzione di problemi specifici.

La cosa importante: tutti i documenti necessari sono a portata di mano

Il punto principale del processo di due diligence è raccogliere e analizzare le informazioni fornite su un’azienda. Ecco perché i fornitori di data room si concentrano sulla corretta organizzazione dei big data. Dopotutto, se ci sono molte informazioni di questo tipo, il processo di due diligence può richiedere molto tempo e rallentare il processo complessivo di approvazione di un audit o di conclusione di accordi di cooperazione.

Inoltre, sia il potenziale acquirente che il venditore (in caso di transazioni, fusioni o acquisizioni) dovrebbero essere sottoposti ad un adeguato screening delle informazioni . Lo stesso vale per i potenziali partner: i manager dovrebbero esaminare la documentazione dell’azienda con la quale desiderano entrare in una joint venture.

L’utilizzo dei servizi di data room ti consentirà di avere tutte le informazioni necessarie a portata di mano, tra cui queste:

• Documentazione finanziaria: rendiconti finanziari di entrate e uscite, audit della società, registri fiscali e altri flussi di entrate: tutto ciò consentirà di valutare il vero stato del cluster finanziario della società, che è molto importante per un processo decisionale informato;
• Documentazione legale riguardante la struttura della società, lo statuto, ecc.;
• Documentazione delle risorse umane sotto forma di un elenco dei dipendenti dell’azienda, delle loro qualifiche e informazioni di contatto generali. Ciò consente al partner di comprendere la situazione complessiva delle risorse umane nell’azienda.
• Materiali per immagini. Alcuni processi di due diligence, a seconda del risultato desiderato, possono includere anche materiali che modellano l’immagine complessiva dell’azienda. Ciò può includere informazioni su attività di volontariato, articoli sui media sui risultati raggiunti, sul raggiungimento di nuovi mercati o sulle collaborazioni.

Un software di data room online opportunamente selezionato aiuterà a raggruppare tutte le informazioni in modo qualitativo e chiaro e a sviluppare una chiara categorizzazione, che faciliterà la navigazione attraverso la struttura dell ‘”albero delle informazioni”.

“Che aspetto ha?”: Aggiornamento della Due Diligence con VDR

Le aziende che decidono di utilizzare i servizi dei fornitori di data room virtuali hanno l’opportunità di modernizzare in modo significativo il processo di due diligence. In particolare, con una VDR, sarà simile a questo:

1. Il cliente sviluppa un modello di struttura di base e carica la documentazione importante nella data room elettronica.
2. L’azienda seleziona immediatamente una persona che svolgerà il ruolo di amministratore e gestirà i diritti di accesso;
3. Prima della due diligence, il team può configurare completamente lo spazio virtuale per la revisione remota delle informazioni, aprire i diritti di visualizzazione e inviare inviti ai partner nell’archivio virtuale (messaggistica con un clic).
4. Se è necessario aggiornare dei dati, il team può aggiornare rapidamente le informazioni nel file, anche nella modalità di modifica collaborativa.
5. Dopo l’ispezione, il software della data room aiuterà a formulare i risultati complessivi, a identificare i punti di forza e di debolezza e a pianificare le fasi successive. Se ad esempio si tratta di un partenariato strategico, le parti decidono se vogliono concludere un partenariato.

Questo formato di due diligence sarà molto più conveniente e ottimizzato e fornirà risultati in un tempo più breve.