Sicurezza nelle data room virtuali: 6 cose da tenere a mente

Mantenere i file aziendali al sicuro è un must per qualsiasi azienda. Questi documenti contengono informazioni che non solo aiutano l’azienda a prosperare, ma includono anche i file personali dei dipendenti, i loro stipendi e gli indirizzi di casa. Ecco perché l’archiviazione di questi documenti in un luogo specifico, al riparo da qualsiasi minaccia esterna, fa bene alla tua azienda.

Delle numerose soluzioni di cloud storage disponibili sul mercato, solo poche sono in grado di fornire una completa sicurezza dei file. Le Virtual Data Room sono costruite attorno all’idea di un ambiente documentale sicuro che può essere condiviso con il mondo esterno se necessario. Ma quali caratteristiche devono avere le migliori data room?

1. Certificato di sicurezza

I fornitori di data room virtuali devono disporre di tutti i certificati e gli algoritmi di sicurezza necessari per renderla sicura come una fortezza. Dai un’occhiata alle sale dati virtuali più popolari disponibili sul mercato e confronta quali certificazioni di sicurezza hanno e cosa fanno realmente con lo spazio sicuro.

Se l’archiviazione di file online si basa sull’idea di sicurezza, dispone anche di strumenti che consentono al cliente di rendere lo spazio ancora più sicuro. Di solito si tratta di impostazioni di autorizzazione, funzionalità di filigrana e autenticazione a due fattori.

2. Impostazioni di autorizzazione

Un VDR sicuro è progettato non solo per l’archiviazione, ma anche per la collaborazione. Ecco perché è importante tenere traccia di chi ha accesso a quali file.

Con le impostazioni di autorizzazione, puoi consentire a determinate persone di accedere a documenti selezionati. Pertanto, saranno disponibili solo i file direttamente collegati a loro.

Non rischi fughe di informazioni o violazioni della privacy e puoi essere certo che solo le persone che hanno bisogno di visualizzare i documenti saranno in grado di visualizzarli. I fornitori di virtual data room ne sono certi.

3. Funzioni filigrana

Se qualcuno desidera recuperare un file dal software della virtual data room, questi documenti avranno una filigrana che sottolinea chi ha caricato il file e quando.

In caso di problemi con la fuga di informazioni sensibili, puoi utilizzare la funzione di filigrana per identificare un punto debole in uno dei tuoi account dipendenti.

È anche molto più semplice tenere traccia di quali tipi di documenti vengono stampati e di chi deve stamparli a fini gestionali. Ci sono anche opzioni per lo strumento, a seconda delle esigenze dell’utente della virtual data room.

4. Condivisione sicura dei file

Come accennato in precedenza, il software di data room online non è solo un luogo in cui archiviare i documenti in modo sicuro, ma anche in cui condividerli con altri.

Anche il modo in cui vengono condivisi deve essere sicuro e la data room virtuale deve essere in grado di fornirti tale sicurezza, tramite algoritmi di crittografia e concedendo l’accesso a persone con l’autorizzazione appropriata. E non dovrebbero esserci problemi di privacy durante il trasferimento o l’accesso ai file, e dovrai controllare le recensioni del fornitore della data room virtuale per vedere quanto sono forti le loro misure di sicurezza.

È una combinazione di strumenti a disposizione del cliente e quelli integrati nella soluzione che rende lo scambio di esperienze veramente sicuro.

5. Autenticazione a due fattori

Quando si tratta di sicurezza dell’account personale, una delle cose di cui puoi essere certo dalla tua parte è l’autenticazione a due fattori. Molti hacker tentano di accedere ai tuoi dati e una semplice vecchia password non è sufficiente.

La combinazione di ciò che hai (autenticatore) e ciò che conosci (password) è praticamente impareggiabile. Una data room virtuale deve disporre di questa funzionalità per essere un ambiente veramente sicuro per l’archiviazione dei file aziendali.

6. Supporto

In caso di problemi durante l’utilizzo di Virtual Data Room, un buon team di supporto può fornire la sicurezza aggiuntiva di cui hai bisogno. Eventuali bug nel software o semplicemente cattiva gestione degli strumenti disponibili possono essere corretti attraverso la hotline di un fornitore competente.

Quando cerchi una soluzione di data room virtuale, dovresti anche essere consapevole dell’aiuto che potresti ottenere dal team: hanno una hotline o una funzione di chat integrata nella loro data room virtuale? C’è sempre un rappresentante dal vivo disponibile per aiutarti?

Sicurezza nelle stanze virtuali

La sicurezza è fondamentale in tutte le situazioni. Nel mondo degli affari, questa è una delle funzioni più importanti che qualsiasi strumento può avere. Ecco perché la data room elettronica, dove devono essere archiviati tutti i file più importanti dell’azienda, deve essere un ambiente sicuro. Esaminando tutte le funzionalità elencate e cercandole nel mercato delle virtual data room, sei sicuro di trovare una soluzione adatta a tutte le tue esigenze di servizio di data room.