Come costruire un efficace processo di approvazione dei social media per il tuo team

Ogni team di social media composto da più di una persona ha bisogno di un processo di approvazione dei social media.

I processi di approvazione dei contenuti non sono esclusivi dei social media. Ad esempio, probabilmente hai già un processo di approvazione per il tuo blog o sito web. Ma la velocità e la portata dei canali social rendono il flusso di lavoro di approvazione ancora più importante per i tuoi post sui social media.

Qui spiegheremo come impostare un flusso di lavoro di approvazione dei social media che consenta al tuo team di collaborare in modo efficace garantendo al contempo che i tuoi contenuti siano puliti, corretti e brandizzati.

Qual è il processo di approvazione dei social media?

Il processo di approvazione dei social media è un flusso di lavoro in cui il contenuto si sposta da una parte interessata all’altra fino a quando non viene finalmente pubblicato.

Un processo di approvazione ben progettato regola tutte le fasi della tua attività sui social media, dalla creazione dei contenuti alla pubblicazione sulla piattaforma dei social media. Crea inoltre un percorso chiaro per i tuoi contenuti da persona a persona attraverso la tua organizzazione. Documenta quali parti interessate sono coinvolte e quando. Infine, specifica chi ha l’autorità finale per approvare i contenuti per la pubblicazione sui social media del tuo marchio.

Prima di poter scrivere la tua politica, devi fare un po’ di preparazione. Ecco tutti gli strumenti e le parti di cui avrai bisogno per iniziare:

Come creare un processo di approvazione dei social media

Passaggio 1: definisci la tua strategia sui social media

Se leggi regolarmente il blog di Hootsuite, sai che si parla molto di strategia. Crediamo fortemente nella pianificazione e nella definizione degli obiettivi. Senza sapere dove vuoi andare, è improbabile che tu ci arrivi.

Perché hai bisogno di una strategia social prima di poter impostare un processo di approvazione?

Una strategia chiara rende più facile per i creatori di contenuti (grafici e marketer di contenuti) creare contenuti che soddisfino le aspettative delle parti interessate senior. Ciò consente a tutti di essere sulla stessa pagina e consente di risparmiare tempo riducendo il numero di clic necessari a livello di singolo post.

Una chiara strategia sui social media ti consente anche di sapere se il tuo processo di approvazione è in linea con i tuoi obiettivi. Ad esempio, se la tua strategia deve essere in prima linea sugli argomenti di tendenza, devi impostare di conseguenza il numero di parti interessate e il loro periodo di tempo.

Passaggio 2: definire i ruoli e le responsabilità del team e delle parti interessate

Oltre il 20% delle medie imprese clienti di Hootsuite ha più team che utilizzano i social media. Per creare un processo di social media efficace, è necessario chiarire tutte le persone e i team che utilizzano i social media e chi è coinvolto nell’approvazione di ognuno.

L’aspetto dipende da te. Forse ogni squadra ha i propri canali e i propri processi di approvazione. O forse un paio di stakeholder senior sono i custodi di tutti i contenuti social per il tuo marchio.

La cosa principale è che tutto questo è registrato.

Ad esempio, dovresti scrivere:

• Chi crea e pianifica i contenuti dei social media?
• Chi modifica il contenuto per mantenere la qualità?
• Chi approva e pubblica i contenuti?

In un’azienda di medie dimensioni, il processo di approvazione dei contenuti dei social media potrebbe includere i seguenti ruoli:

• Creatori di contenuti: scrittori, designer, editor di video e chiunque sia coinvolto nella creazione e pianificazione di contenuti.
• Editor di contenuti che modificano i contenuti per lingua, stile e coerenza tra gli account dei social media.
• Social media manager che approvano i contenuti e si assicurano che il programma di pubblicazione sia coerente con la strategia generale del marchio e il tempo di pubblicazione ottimale.

Passaggio 3: crea una guida di stile per i social media

Quali contenuti pubblica il tuo brand? Usi l’ortografia britannica o americana? O una lingua completamente diversa? Il tono del tuo marchio è giocoso e divertente? O informativo e serio? Cosa ne pensi di hashtag ed emoji?

Tutti questi devono essere considerati per garantire che i contenuti dei social media del tuo marchio siano coerenti, di alta qualità e sempre in linea con il marchio.

Assicurati che la tua azienda abbia creato una guida di stile. Questo è un documento dettagliato che descrive come dovrebbero essere i tuoi social network. Ciò può includere qualsiasi cosa, dal tono e lo stile di scrittura ai colori del marchio, l’uso di foto e font.

Quando tutti i membri del team di marketing lavorano sulla base di una solida guida di stile, l’approvazione è molto più semplice. I creatori di contenuti utilizzano questo documento per guidare il loro lavoro. Nel frattempo, redattori e manager possono fare riferimento al documento per assicurarsi che vengano seguiti gli standard e le linee guida del marchio.

Passaggio 4: creare una libreria di contenuti

La libreria dei contenuti è un pool esistente di risorse social approvate. Ciò può includere grafica, modelli e altre risorse che i tuoi sviluppatori di contenuti potrebbero utilizzare durante la creazione di nuovi post.

L’utilizzo di risorse da una libreria pre-approvata semplifica notevolmente il processo di approvazione. Le parti interessate senior possono essere sicure che molti elementi sono stati approvati prima ancora che il posto sia stato creato.

Passaggio 5: fissare scadenze e scadenze

Il tuo processo di approvazione dei social media dovrebbe essere legato a una sequenza temporale che dia a tutti abbastanza tempo per completare la loro parte del processo.

Inizia determinando quanto tempo impiegano in media i tuoi creatori di contenuti a creare un determinato numero di post. Quindi determina quanto tempo ci vorrà per modificare quel contenuto, programmarlo e approvarlo.

Quindi lavora a ritroso per impostare una sequenza temporale che funzioni per tutti. Ciò contribuirà a evitare il panico dell’ultimo minuto o i colli di bottiglia dei contenuti.

Stabilisci anche scadenze regolari e un programma che renda tutti responsabili della consegna puntuale.

Ad esempio, un processo di approvazione dei social media in corso potrebbe includere:

• I creatori consegnano i contenuti finiti entro il 15 di ogni mese.
• Gli editor consegnano il contenuto finale entro il 20 di ogni mese.
• I manager pianificano i contenuti di qualità modificati per il mese successivo prima della fine del mese corrente.

Naturalmente, questa sequenza temporale funziona solo per contenuti sempreverdi o contenuti che non sono eccezionalmente tempestivi. Potrebbe essere necessario creare una seconda serie di scadenze o scadenze che consentano al tuo marchio di rispondere alle tendenze sociali man mano che si presentano.

Passaggio 6: definire il flusso di lavoro e le notifiche

Il tuo processo di approvazione dei social media è un flusso di lavoro in cui i contenuti si spostano da una persona all’altra fino a quando non vengono finalmente pubblicati. Hai già definito ruoli e scadenze per tutti. Ora è il momento di utilizzare queste informazioni per personalizzare il flusso di lavoro e le notifiche.

Idealmente, il tuo flusso di lavoro dovrebbe trasferire automaticamente i contenuti da una persona all’altra, notificando a ciascuna persona quando è il suo turno di iniziare a lavorare. Mantenere tutto in un unico sistema garantisce che tutti sappiano dove si trova tutto nel processo di approvazione. Garantisce inoltre che solo una persona alla volta apporti modifiche al contenuto.

Quindi, come puoi assicurarti che tutti ricevano una notifica quando è il loro turno? Puoi utilizzare e-mail, notifiche Slack o altri strumenti di gestione dei progetti.

Quando si progetta un flusso di lavoro, è una buona idea includere strumenti e app che semplificheranno la creazione di contenuti e l’identificazione dei problemi relativi ai contenuti.

Alcuni ottimi strumenti per il tuo flusso di lavoro:

• Grammarly per supportare l’ortografia, la grammatica e la chiarezza della scrittura.
• Visme per il supporto alla progettazione.
• Pictographr per supportare il fotoritocco.

Passaggio 7: monitorare e rivedere se necessario

Prova il processo di approvazione dei social media per un po’ e guarda come funziona per il tuo team. Quindi riunisci tutti per discutere di eventuali problemi o cose che potrebbero essere migliorate.

L’obiettivo è sempre quello di rendere la vita più facile alla squadra, non più difficile. Se un processo diventa ingombrante, non funziona. Ottieni feedback regolari dai membri del team in modo che tutti si sentano apprezzati e coinvolti.

4 vantaggi della creazione di un processo di approvazione dei social media

Probabilmente hai già raccolto alcuni dei vantaggi della creazione di un processo di social media. Ma ce ne sono alcuni che vogliamo nominare esplicitamente.

1. Assicurati che il contenuto sia in linea con la voce e la strategia del tuo marchio.

In precedenza abbiamo parlato della creazione di una guida di stile per i social media per aiutarti a gestire i tuoi contenuti e il processo di approvazione. Questo è un buon modo per mantenere i tuoi contenuti riconoscibili.

Ma niente batte l’esperienza combinata della tua squadra. Lavorare attraverso il processo garantisce che tutti possano condividere la propria esperienza, sia nelle proprie competenze di base che nella conoscenza della storia e dello stile del marchio.

L’implementazione di un processo di revisione ti offre anche le migliori possibilità di rilevare eventuali bug prima che il contenuto venga pubblicato. Anche i migliori editor a volte saltano link interrotti o virgole mancanti. Più mani sul mazzo, maggiori sono le possibilità di farlo bene.

2. Evita la condivisione delle password e controlla l’accesso

La condivisione delle password sia all’interno dei team che con consulenti e appaltatori esterni è un incubo per la sicurezza.

Il processo di approvazione dei social media, combinato con buoni strumenti di gestione dei social media, consente a tutti di svolgere il proprio lavoro sullo stesso sistema senza dover condividere le password.

Il processo di approvazione dovrebbe inoltre consentire di controllare la quantità di accesso di ciascun membro del team. Vuoi che più persone siano in grado di creare contenuti, ma probabilmente solo pochi hanno le autorizzazioni di approvazione.

Gli strumenti del processo di approvazione ti consentono anche di escludere qualcuno dal processo se lascia il tuo team o la tua organizzazione, in modo da non essere mai esposto a rischi esterni non necessari.

3. Collaborare in modo più efficace

Il ciclo continuo dell’intero team, con più parti interessate, può essere gravoso. Se lo fai tramite e-mail o trasferisci documenti, riduce l’efficienza, rallenta il flusso di lavoro e può influire sul calendario dei contenuti dei social media. Il flusso di lavoro di approvazione semplifica il processo e migliora la produttività.

Ad esempio, un project manager di marketing immobiliare globale ha parlato con Forrester Consulting delle sfide legate al lavoro senza un flusso di lavoro di approvazione:

“Quando i dipendenti volevano postare, dovevano inviare via e-mail le loro risorse, quindi è stato un processo in più fasi con qualcuno che pubblicava per loro conto o tornava per rivedere i contenuti pubblicati in seguito per loro conto”.

È molto più efficiente tenere tutto su un’unica piattaforma per la creazione, la visualizzazione e la pubblicazione. Quando sorgono richieste specifiche, i dipendenti sanno chi è responsabile di ogni fase del processo. Ciò significa che i dipendenti possono collaborare in modo diretto ed efficace.

Inoltre, il flusso di lavoro di approvazione aiuta i dipendenti a rispettare i tempi. Ciò impedisce che il contenuto venga creato, dimenticato o non pubblicato. Le notifiche informano tutti su ciò che richiede la loro attenzione.

Un rapporto di Forrester ha rilevato che il miglioramento della gestione del processo di approvazione dei social media potrebbe far risparmiare $ 495.000 in tempo e fatica in tre anni. È un sacco di tempo e fatica.

Fonte: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™.

4. Mantieni il controllo della versione e la modifica del trail

L’invio di file tramite e-mail può comportare feedback da diverse parti interessate in versioni diverse. Qualcuno potrebbe visualizzare un file che è già scaduto. Oppure qualcuno potrebbe dover raccogliere feedback da più parti interessate e compilarlo in un unico documento.

Non è la migliore perdita di tempo. E questo crea il rischio che la versione sbagliata passi attraverso il processo di approvazione o addirittura venga pubblicata.

Il processo di approvazione dei social media ti consente anche di tenere traccia delle modifiche in modo da poter vedere chi ha cambiato cosa e quando. Questa è una buona risorsa educativa per chiunque sia coinvolto nella creazione di contenuti.

3 strumenti di approvazione dei social media

Ecco alcuni dei nostri strumenti preferiti per aiutarti a costruire il processo di approvazione e il flusso di lavoro dei social media.

1.Hootsuite

Hai già visto come Hootsuite può aiutarti con il processo di approvazione dei social media.

Utilizzare Hootsuite significa che tutte le parti del flusso di lavoro possono essere eseguite sulla stessa piattaforma. I contenuti possono essere creati, modificati e approvati dalla dashboard di Hootsuite.

Ecco come i senior del tuo team possono utilizzare Hootsuite per approvare i post creati dai creatori di social media:

Queste funzionalità di approvazione di livello superiore sono disponibili nei piani Hootsuite Business ed Enterprise.

Progettato per piccoli team, il Piano di gruppo include anche molte funzionalità utili per mantenere un flusso di lavoro di approvazione dei social media.

I membri senior del team possono gestire l’accesso e i ruoli del team e assegnare post e commenti a membri del team specifici.

2. Allentamento

Slack è una potente piattaforma di messaggistica che aiuta i team a collaborare. L’app Slack per Hootsuite ti consente di condividere sui social media direttamente in Slack senza uscire da Hootsuite per semplificare l’invio di messaggi tra i team.

Questo strumento aiuta a mantenere i team organizzati. Organizza e colora le attività su schede e bacheche Trello. Assegna attività a un membro del team e contrassegna la tua attività come completata quando l’attività è terminata. E con la funzione “menzione”, saprai che il membro del tuo team verrà avvisato dell’avanzamento del processo.

3. Trillo

La funzione di trascinamento della selezione rende Trello facile da usare. Visualizza il flusso di lavoro e l’intero team può essere a conoscenza del processo di approvazione.