Come creare una guida efficace sui social media per la tua azienda

Indipendentemente dal settore in cui ti trovi, ogni azienda moderna dovrebbe avere le migliori pratiche sui social media.

Le linee guida sui social media definiscono le migliori pratiche sociali per i tuoi dipendenti. In alcuni casi, queste regole sono richieste dalla legge o per protezione legale. Ma alla fine, lo scopo di queste linee guida è fornire ai dipendenti le informazioni di cui hanno bisogno per prendere le giuste decisioni sui social media per se stessi e per l’azienda.

Questo è vero anche se la tua azienda non ha ancora una presenza sui social media. Indipendentemente dal fatto che tu abbia un account Twitter ufficiale o un profilo Instagram o meno, faresti meglio a fidarti che i tuoi dipendenti siano online e chattino selvaggiamente.

Questo articolo tratterà:

• Differenza tra la politica sui social media e le linee guida sui social media
• Esempi reali di altre marche
• Come utilizzare il nostro modello di guida ai social media gratuito per creare il tuo set di guide

Quali sono i consigli sui social media?

Le linee guida sui social media sono suggerimenti su come i dipendenti dell’azienda dovrebbero presentare se stessi e l’azienda sui loro account personali sui social media.

Pensa alle migliori pratiche sui social media come una guida alle migliori pratiche sui social media per i dipendenti.

Dovrebbero descrivere come comportarsi sui social network in modo positivo e vantaggioso sia per l’azienda che per i dipendenti e i clienti. Le raccomandazioni sociali possono includere consigli di etichetta, strumenti utili e collegamenti a risorse importanti.

È importante notare che in realtà non consigliamo di vietare ai dipendenti di utilizzare i social media o di vietare loro di parlare della tua azienda. Non va bene sorvegliare o censurare la presenza social dei membri del proprio team: parlate del moral killer e dite addio a qualsiasi opportunità di ambasciatore organico.

Tieni presente che le politiche di utilizzo dei social media sono diverse dalla politica dei social media della tua azienda. Differiscono anche dalla tua guida di stile sui social media.

La Social Media Policy è un documento completo che descrive in dettaglio come un’azienda e i suoi dipendenti utilizzano i social media. Queste politiche sono progettate per proteggere il marchio dai rischi legali e mantenere la sua reputazione sui social media. Laddove le politiche sui social media stabiliscono regole e conseguenze per infrangerle, le linee guida sui social media sono più informative.

Nel frattempo, la guida allo stile dei social media definisce la voce del marchio, le immagini del marchio e altri importanti elementi di marketing. Viene spesso utilizzato dai creatori di contenuti nelle organizzazioni per garantire che i loro post siano brandizzati.

Un’altra differenza: le regole dei social media sono anche diverse dalle regole della community, che stabiliscono le regole per l’interazione pubblica con il tuo account o gruppo.

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Perché la guida sui social media è importante?

Ogni dipendente (sì, incluso Maurice in contabilità) è un potenziale portavoce di un marchio online. Condividere consigli sui social media è la tua occasione per fornire all’intero team gli strumenti per aiutarli a promuoverti in modo positivo, inclusivo e rispettoso.

Usa le regole dei social media per:

• Offri ai tuoi dipendenti l’opportunità di interagire positivamente con i loro account social personali.
• Insegna le migliori pratiche sui social media
• Incoraggia i dipendenti a seguire i tuoi account ufficiali o a utilizzare hashtag ufficiali.
• Diffondi la strategia della tua azienda sui social media
• Introduci i dipendenti a utili strumenti e risorse di terze parti, come la dashboard dei social media di Hootsuite o la formazione Hootsuite Academy.
• Proteggi i tuoi dipendenti dalle molestie sociali
• Proteggi la tua azienda dalle minacce alla sicurezza informatica
• Chiarire quali informazioni possono essere condivise e cos’è una violazione della privacy
• Aumenta la reputazione del tuo marchio sui social media

Sebbene le best practice sui social media siano generalmente progettate per essere condivise con i dipendenti, anche chiunque lavori con te può beneficiare di queste best practice, come partner aziendali, agenzie di marketing o influencer.

Se non crei le migliori pratiche per il modo in cui la tua azienda viene presentata o discussa sui social media, le cose possono rapidamente sfuggire al controllo. E, d’altra parte, la mancanza di consigli sui social media può anche impedirti di beneficiare dei contenuti dei dipendenti. Un membro del team entusiasta, armato di principi sociali e fiducioso di poter parlare, può essere un potente portavoce del tuo marchio.

10 regole sui social media per i dipendenti

Ecco un riepilogo delle sezioni principali che dovresti includere nelle tue politiche sui social media. Ma ovviamente, mentre questi dettagli sono comuni, vai avanti e personalizza qualsiasi parte di questo per adattarla al tuo marchio: dopo tutto, ogni settore è diverso.

In effetti, ogni azienda è unica… quindi potresti voler verificare con il tuo team prima di impegnarti in regole rigide e veloci. I tuoi dipendenti potrebbero avere domande o dubbi specifici che sarebbe utile includere nel documento principale.

1. Conti ufficiali

Identifica i canali di social media ufficiali della tua azienda e incoraggia i dipendenti a seguirli. Questa non è solo un’opportunità per ottenere qualche follower in più, è una grande opportunità per mostrare ai dipendenti come si presenta il tuo marchio sui social media.

Puoi anche definire hashtag specifici se sono una parte importante della tua strategia social.

In alcuni casi, le aziende consentono o richiedono a determinati dipendenti di mantenere account di social media relativi al marchio. Se questo è ciò che fa la tua azienda, è un buon posto nelle tue linee guida social per spiegare come un membro del team può (o non può) accedere al proprio account con marchio.

2. Divulgazione e trasparenza

Se i membri del tuo team dichiarano con orgoglio sui loro account social che lavorano per la tua azienda, è una buona idea chiedere loro di chiarire che stanno creando post sui social media per loro conto e non per il tuo marchio. L’aggiunta di informazioni al proprio profilo o biografia sui social media che “Tutte le opinioni espresse sono mie” (o simili) aiuta a chiarire che questa non è un’opinione ufficiale.

Detto questo, se hanno intenzione di discutere questioni relative all’azienda sui social media, sono effettivamente tenuti per legge a identificarsi come dipendenti. Questa è una regola, non un suggerimento amichevole. Infatti, negli Stati Uniti, la Federal Trade Commission richiede che l’identificazione avvenga presso l’apposito posto. Menzionarlo nella tua biografia non è sufficiente.

Un esempio di biografia di un dipendente di Google su Twitter

3. Riservatezza

Non fa mai male ricordare al tuo team che le informazioni aziendali riservate sono riservate in qualsiasi momento della giornata. Che si tratti di informazioni personali su colleghi, informazioni finanziarie, prodotti futuri, comunicazioni private, dati di ricerca e sviluppo o altre informazioni sensibili, chiarisci che la privacy e la riservatezza devono essere rispettate su tutte le piattaforme di social media.

4. Sicurezza informatica

Gli attacchi informatici e le minacce non sono uno scherzo. Anche se i tuoi dipendenti sono vigili sul phishing e simili, non fa mai male imparare le basi della sicurezza informatica, specialmente se stai raccogliendo informazioni su clienti o clienti.

La sicurezza informatica prima di tutto!

Aggiornamento rapido sulla sicurezza informatica 101:

• Scegli password complesse
• Usa password diverse per ogni account social
• Non utilizzare le stesse password per gli account aziendali.
• Utilizzare l’autenticazione a due fattori (o più fattori) per accedere ai social network
• Limita le informazioni personali e professionali che condividi
• Usa le credenziali personali per gli account personali
• Assicurati che la tua connessione Internet sia sicura
• Non scaricare o fare clic su contenuti sospetti
• Attiva i servizi di localizzazione nelle app solo quando necessario
• Pratica la navigazione sicura

5. Persecuzione

Le linee guida di solito ricordano al personale di essere gentile sui social media. Ma oltre a promuovere la positività, le aziende dovrebbero anche chiarire che non tollerano alcuna forma di molestia sui social media.

D’altra parte, è un’opportunità per fornire supporto ai tuoi dipendenti se subiscono molestie. Definisci la tua politica su troll o bulli, che si tratti di segnalarli, ignorarli, bloccarli o vietarli.

Spiega alle persone come segnalare i problemi che potrebbero riscontrare. Se è necessario supporto, fai sapere ai dipendenti come e dove possono ottenerlo.

Fornire un protocollo e strumenti aiuterà il tuo team a stroncare i problemi sul nascere prima che degenerino in una vera e propria crisi dei social media.

6. Inclusività

È importante per ogni datore di lavoro e marchio promuovere l’inclusione sui social media e oltre. Incoraggia i tuoi dipendenti a fare lo stesso: è un modo per dimostrare che ci tieni anche a loro.

Le raccomandazioni per l’inclusione possono includere:

• Usa pronomi inclusivi (loro/loro/loro/persone)
• Aggiungi didascalie descrittive alle immagini
• Sii consapevole della rappresentazione
• Non fare supposizioni su sesso, razza, esperienza o abilità
• Evita le emoji di genere o razza
• Sentiti libero di condividere i tuoi pronomi preferiti
• Usa lettere maiuscole per gli hashtag (questo li rende più leggibili per gli screen reader_
• Usa una varietà di immagini e icone. Ciò include immagini stock, emoji e immagini di marca.
• Segnala ed elimina qualsiasi commento ritenuto sessista, razzista, abile, senile, omofobo o odioso nei confronti di qualsiasi gruppo o persona.
• Rendi il testo accessibile utilizzando un linguaggio semplice e accessibile alle persone che imparano l’inglese come seconda lingua o alle persone con difficoltà di apprendimento.

Ulteriori risorse sull’inclusione possono essere trovate qui.

7. Aspetti legali

I tuoi principi sociali possono includere il ricordare ai dipendenti di rispettare la proprietà intellettuale, i diritti d’autore, i marchi e altre leggi pertinenti. In caso di dubbio, la regola empirica è relativamente semplice: se non è tuo e non hai il permesso, non pubblicarlo. Facile!

8. Cosa fare e cosa non fare

Naturalmente, mentre potresti voler esaminare in dettaglio le sezioni precedenti, fare un rapido elenco di riferimento di cose da fare e da non fare è un’opportunità per rendere tutto il più chiaro possibile.

Per esempio…

• Includi l’azienda come datore di lavoro nella tua biografia sui social media (se lo desideri).
• NON INCONTRARE i concorrenti in modo inappropriato
• CONDIVIDI messaggi, eventi e storie dell’azienda sui social media.
• NON DIVULGARE segreti aziendali o informazioni riservate dei tuoi colleghi
• ESPRIMI la tua opinione: assicurati solo di non parlare per l’azienda.
• NON commentare questioni legali relative alla società
• SEGNALA le molestie che subisci o noti
• NON interagire con troll, copertura negativa o commenti

9. Risorse utili

Puoi includere collegamenti a risorse utili nel tuo documento di orientamento o elencarli in una sezione separata. Ovunque li metti, è una buona idea collegarti alla tua politica sui social media, alla guida allo stile dei social media e alle linee guida della community in modo che tutti abbiano queste informazioni a portata di mano.

Altri collegamenti che potresti voler includere potrebbero essere:

• documenti aziendali
  • codice di comportamento aziendale
  • contratti di lavoro
  • politica sulla riservatezza
• Regolamenti di marketing, pubblicità e vendite del governo del Canada e della Federal Trade Commission.

Se la tua azienda offre risorse sui social media, quale modo migliore dei tuoi consigli sui social media per renderli consapevoli di tutti? Che si tratti di strumenti, formazione da Hootsuite o borse di studio sui social media, offri alle persone che lavorano per te l’opportunità di fare di tutto (piedi?) sui social media.

10. Informazioni di contatto e data

Non dimenticare di aggiungere anche informazioni dove puoi inviare domande. Può essere una persona specifica, un forum o un canale Slack o un indirizzo email.

Devi anche indicare quando i tuoi consigli sono stati aggiornati l’ultima volta.

Esempi di raccomandazioni per i social network

Cerchi esempi reali di regole di utilizzo dei social media? Abbiamo raccolto diverse fonti di ispirazione.

Il Grossmont-Cuyamaca Community College District fornisce consigli chiari e concisi sulle migliori pratiche. “La libertà di parola deve essere esercitata in modo responsabile”, ricorda la pagina ai lettori. “Queste linee guida forniscono una tabella di marcia per un uso costruttivo, rispettoso e produttivo dei siti di social networking”.

Intel fa di tutto per rassicurare i dipendenti che non sono qui per censurare o controllare il loro comportamento online. “Ci fidiamo di te”, dice direttamente e indirettamente il manuale. Fin dall’inizio, Intel ha chiarito i propri desideri: essere sinceri, concentrarsi sul bene e usare il buon senso.

La Stanford University (sì, la stessa istituzione da cui è uscito il fondatore di Facebook Mark Zuckerberg) ha sviluppato politiche sui social media che sono piuttosto ampie ma forniscono agli utenti molte risorse e contesto. Se i tuoi consigli sui social media sono così dettagliati, potrebbe essere una buona idea discutere i punti chiave con il tuo team durante un workshop o un seminario per assicurarti che nessun dettaglio venga tralasciato.

La Bloomberg School of Nursing dell’Università di Toronto offre un elenco molto conciso di raccomandazioni facili da digerire a colpo d’occhio. È un buon promemoria del fatto che il modo in cui sviluppi le tue linee guida può aiutarti a capire, che si tratti di una pagina web, un PDF o una brochure.

Ricorda che i tuoi consigli possono essere lunghi o brevi quanto desideri. Sharp News, ad esempio, offre solo quattro consigli per l’utilizzo dei social media.

Il Comitato Olimpico ha mantenuto le sue raccomandazioni sui social media per le Olimpiadi di Pechino su una pagina, anche se piuttosto densa. Sulla base del “può” e dell'”impossibile”, diventa subito chiaro cosa è accettabile e cosa è condannato.

Poiché Nordstrom è una società di assistenza clienti e la privacy è importante, le sue politiche sui social media si concentrano fortemente sulla protezione dei clienti. Il tuo settore sarà diverso, quindi adatta i tuoi consigli per adattarli alle tue specifiche aree problematiche (o opportunità!).

Modello di guida ai social media

Abbiamo raccolto tutti questi suggerimenti utili in un modello scaricabile gratuitamente. È solo un semplice Google Doc ed è abbastanza facile da usare.

Basta crearne una copia e iniziare ad aggiungere i tuoi consigli per aiutare il tuo team ad avere successo sui social media.