Conformità dei social media: tutto ciò che devi sapere nel 2022
La conformità dei social media è un argomento complesso che può incutere timore nei cuori dei social marketer. In questo post cercheremo di renderlo un po’ più chiaro e un po’ meno intimidatorio.
Conformità significa semplicemente seguire le regole. Ma in pratica, la conformità dei social media non è quasi mai facile. Le “Regole” sono una complessa combinazione di normative di settore e leggi federali, statali e locali.
Gli standard e i rischi di conformità dei social media variano in base al settore e alla località. I più comuni generalmente rientrano in quattro grandi categorie.
1. Privacy e protezione dei dati
Requisiti generali in materia di privacy e protezione dei dati:
- Limita la cerchia dei contatti dei marketer
- Specificare come i professionisti del marketing raccolgono e memorizzano i dati
- Assicurati che i consumatori sappiano come i loro dati vengono archiviati e utilizzati
Esistono molte leggi e regolamenti sulla protezione dei consumatori in questo settore. Alcune regole rilevanti includono:
- CAN-SPAM (USA)
- Legislazione anti-spam del Canada
- Legge sulla privacy dei consumatori della California (CCPA)
- Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (GDPR)
- Legge sulla protezione della privacy online dei bambini degli Stati Uniti (COPPA)
- Forum globale sulla politica transfrontaliera sulla privacy (CBPR).
I principi generali tendono a sovrapporsi. Infatti:
- Gli operatori di marketing su Internet non dovrebbero inviare messaggi non richiesti.
- Gli operatori di marketing devono informare i consumatori quando raccolgono e archiviano dati personali.
- I professionisti del marketing devono garantire che i dati personali siano protetti e utilizzati in modo responsabile.
2. Riservatezza
Gli esperti di marketing devono comprendere l’intera gamma di requisiti sulla privacy nel proprio settore.
Ad esempio, queste scuole di marketing devono rispettare il Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) e lo Student Rights Protection Amendment (PPRA) .
È molto importante che gli operatori sanitari comprendano l’Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). La semplice ripubblicazione su un social network senza un consenso firmato può essere un problema di conformità HIPAA.
In effetti, tutti gli operatori sanitari sono soggetti alle regole di conformità dei social media HIPAA. Ecco perché è così importante avere una politica interna sui social media (vedi Suggerimento n. 7 di seguito).
Ad esempio, recentemente è diventata virale una serie di tweet in cui qualcuno affermava di lavorare all’ospedale delle Barbados dove Rihanna ha partorito. I tweet che annunciavano il suo travaglio e il parto avrebbero comportato una multa significativa per l’ospedale per non conformità con HIPAA negli Stati Uniti.
Per ulteriori informazioni, consulta il nostro post sull’utilizzo dei social media per l’assistenza sanitaria.
3. Dichiarazioni di marketing
I social marketer di tutti i settori devono essere consapevoli delle regole del marketing e della pubblicità per garantire una presenza sicura sui social media.
Possono provenire da agenzie come la Food and Drug Administration (FDA) e la Federal Trade Commission (FTC).
La FDA monitora in particolare le indicazioni relative a cibi, bevande e integratori. Attualmente sono particolarmente concentrati sul contenimento dei reclami relativi a COVID-19 .
La FTC si concentra spesso su approvazioni e richiami. Nella sfera sociale, questo spesso significa influenza.
Nel Regno Unito, la Advertising Standards Authority ha adottato un approccio unico nei confronti degli influencer inappropriati. Le autorità hanno pubblicato i loro nomi e pseudonimi sulla pagina web. Hanno persino fatto pubblicità sui social media , nominando gli influencer per nome.
Fonte: posta quotidiana
4. Accesso e archiviazione
I requisiti di accesso e accessibilità mirano a garantire l’accesso alle informazioni critiche.
Il Freedom of Information Act (FOIA) degli Stati Uniti e altre leggi sui registri pubblici forniscono l’accesso pubblico ai registri governativi. Ciò include i post del governo sui social media.
Ciò significa che gli account dei social media governativi non dovrebbero bloccare i follower, nemmeno quelli problematici. Anche le pagine personali dei politici non dovrebbero bloccare gli abbonati se utilizzano queste pagine per affari politici.
Scopri di più nel nostro post su come utilizzare i social media per le agenzie governative.
Nel frattempo, i requisiti di archiviazione assicurano che ogni organizzazione abbia un registro delle attività sui social media. Questo può essere richiesto per i casi legali.
1. Impara le regole del tuo settore
Se utilizzi i social media per settori regolamentati, probabilmente disponi di responsabili della conformità interni. Dovrebbero essere la tua fonte di risposte a qualsiasi domanda su cosa puoi (e non puoi) fare sui social media.
I tuoi team di conformità dispongono delle informazioni più aggiornate sui requisiti di conformità. Hai le informazioni più recenti su strumenti e strategie social. Quando la conformità e il marketing sui social media lavorano insieme, puoi massimizzare i vantaggi per il tuo marchio e mitigare i rischi.
2. Controlla l’accesso agli account social
Devi sapere esattamente chi ha accesso ai tuoi account sui social media. Devi anche dare a diversi membri del team diversi livelli di accesso.
Ad esempio, potresti volere che più membri del team siano in grado di creare contenuti per i social media. Ma potresti aver bisogno dell’approvazione in linea di principio prima della pubblicazione.
La condivisione delle password tra i membri del team crea rischi inutili. È particolarmente problematico quando le persone lasciano il loro ruolo. È richiesto un sistema per la gestione delle password e dei permessi.
3. Monitora i tuoi account
Nelle industrie regolamentate, il monitoraggio è particolarmente importante. Potrebbe essere necessario rispondere ai commenti entro un certo periodo di tempo. Potrebbe anche essere necessario segnalare commenti all’autorità di regolamentazione. Ad esempio, quelli associati a reazioni avverse ai farmaci.
È anche importante tenere d’occhio gli account social associati alla tua organizzazione ma che non sono sotto il controllo aziendale.
Potrebbe essere un consulente ben intenzionato o un partner che crea un account inappropriato. Oppure potrebbe essere un account impostore. Ognuno di questi può causare problemi di conformità.
Qualsiasi marchio che lavora con venditori esterni dovrebbe stare attento a reclami inappropriati.
Ad esempio, il Consiglio di autoregolamentazione della vendita diretta (SRCSB) effettua un monitoraggio regolare. Di recente hanno scoperto che i venditori del marchio di kit alimentari di marketing multilivello Tastefully Simple stavano facendo affermazioni di guadagni non comprovate su Facebook e Pinterest. Il consiglio ha informato Tasteful Simple, che ha contattato i venditori per ritirare i reclami.
In alcuni casi, Tastefully Simple non è stato in grado di rimuovere le rivendicazioni. Il consiglio ha quindi consigliato alla società:
“Utilizzare il meccanismo della piattaforma di social media per segnalare violazioni della proprietà intellettuale e, se necessario, contattare anche la piattaforma per iscritto e chiedere la rimozione dei restanti post sui social media”.
Per evitare problemi, inizia con un audit sui social media per identificare gli account dei social media associati al tuo marchio. Quindi implementare un regolare programma di monitoraggio sociale.
4. Archivia tutto
Nei settori regolamentati, tutti i post sui social media devono essere archiviati.
Gli strumenti automatizzati per la conformità dei social media (vedi alcuni suggerimenti in fondo a questo post) rendono l’archiviazione molto più semplice ed efficiente. Questi strumenti classificano i contenuti e creano un database ricercabile.
Mantengono anche i messaggi nel contesto. Quindi tu (e le autorità di regolamentazione) sarete in grado di capire come ogni post sui social si inserisce nel quadro generale.
5. Creare una libreria di contenuti
La libreria di contenuti pre-approvati offre a tutto il tuo team un facile accesso a contenuti, modelli e risorse social compatibili. Dipendenti, consulenti e collaboratori possono condividerli sui propri social network.
Ad esempio, Penn Mutual fornisce una libreria di contenuti approvati per professionisti finanziari indipendenti. Facilità di pubblicazione significa che il 70% dei professionisti finanziari di Penn Mutual condivide contenuti social approvati. Vedono una media di 80-100 condivisioni al giorno.
6. Investi in allenamenti regolari
Rendi la formazione sulla conformità dei social media parte del tuo onboarding. Quindi investi in regolari aggiornamenti di formazione. Assicurati che tutti comprendano gli ultimi sviluppi nel tuo campo.
Collabora con il tuo team di conformità. Possono condividere con te gli ultimi sviluppi normativi. Puoi condividere con loro gli ultimi sviluppi nel social marketing e nella strategia sociale. In questo modo, possono segnalare eventuali nuovi potenziali rischi di conformità.
E forse la cosa più importante…
7. Creare adeguate politiche di conformità dei social media
I componenti della tua politica di conformità dei social media varieranno a seconda del tuo settore e delle dimensioni della tua attività. Infatti, può includere diversi tipi di polizza, ad esempio:
- La politica nei social network. Questo guida l’attività interna sui social media e aiuta il tuo team a rimanere conforme. Includi norme e regolamenti pertinenti, una descrizione dei ruoli e delle responsabilità sociali, un processo di approvazione e linee guida sulla sicurezza dell’account. Abbiamo un intero post per aiutarti a creare una politica sui social media.
- Politica di utilizzo accettabile. Questo aiuta i fan e i follower a interagire con te nel modo giusto. Questo aiuta a ridurre il rischio di non conformità basato sulle interazioni pubbliche con i tuoi social media.
- Politica sulla riservatezza. Questo informa le persone su come utilizzi e memorizzi i loro dati. La pubblicazione di una solida politica sulla privacy sul tuo sito Web è un requisito di molte leggi sulla privacy. Assicurati di rivolgerti in modo specifico agli utenti dei social media.
- Politica di conformità dell’influencer. È improbabile che gli influencer abbiano una conoscenza approfondita della conformità. Includi i requisiti di conformità nei tuoi contratti con gli influencer.
Esempi di criteri di conformità dei social media
Ecco un esempio di ogni tipo di politica di conformità dei social media menzionata sopra:
Politica sui social media: GitLab
Vale la pena leggere l’intera politica sui social media di GitLab per i membri del team, ma ecco alcuni buoni estratti dal loro elenco di cose da fare e da non fare:
Fonte: GitLab
Politica di utilizzo accettabile: Canopy Growth Corporation
La politica di utilizzo accettabile per questa filiale di Spectrum Therapeutics inizia:
“Chiediamo che tutti i commenti e i post siano rispettosi sia di Canopy Growth Corporation che degli altri utenti”.
Tra gli altri principi guida, la politica contiene le seguenti importanti raccomandazioni:
“Non pubblicare messaggi illegali, falsi, offensivi, calunniosi, offensivi, minacciosi, dannosi, osceni, blasfemi, orientati sessualmente o razzialmente offensivi.”
E se ignori la politica?
“Diversi trasgressori saranno banditi dall’uso del nostro canale di social media dopo tre avvertimenti”.
Informativa sulla privacy: Wood Group
La politica sulla privacy dei social media per questo gruppo di società descrive come e perché i dati dei social vengono raccolti, archiviati e condivisi. Include informazioni su visitatori e dipendenti.
Per esempio:
“Le informazioni che raccogliamo automaticamente possono includere informazioni come indirizzo IP, tipo di dispositivo, numeri di identificazione univoci del dispositivo, tipo di browser, ampia posizione geografica (come la posizione a livello di paese o città) e altre informazioni tecniche. Potremmo anche raccogliere informazioni su come il tuo dispositivo ha interagito con i nostri social network, comprese le pagine visitate, i collegamenti cliccati o se segui le nostre pagine dei social media.
Politica di conformità dell’influencer: Fiverr
Nella sua Influencer Support Policy, Fiverr espone i requisiti della FTC. Per esempio:
“Ogni approvazione di influencer sui social media deve rivelare in modo chiaro, evidente e inequivocabile la propria ‘connessione materiale’ con il marchio Fiverr.”
La politica contiene indicazioni dettagliate su come abilitare questa divulgazione:
“Affinché un video venga approvato, l’influencer deve fare una dichiarazione verbale, oltre a sovrapporre la lingua della dichiarazione al video stesso. Per il supporto dal vivo, l’influencer deve fare una dichiarazione verbale e ripetere la divulgazione periodicamente durante la trasmissione in diretta.
Fiverr fornisce anche esempi di dichiarazioni di divulgazione approvate:
Fonte: Fiverr
Conformità dei social media per le istituzioni finanziarie
Le istituzioni finanziarie devono affrontare un ampio elenco di requisiti di conformità dei social media.
Prendiamo, ad esempio, la Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) degli Stati Uniti. Fornisce diversi requisiti di conformità per i contenuti statici e interattivi.
Il contenuto statico è considerato pubblicità e deve essere pre-approvato per essere idoneo. Tuttavia, il contenuto interattivo viene rivisto a posteriori. Devi archiviare entrambi i tipi di post sui social media per almeno tre anni.
Cos’è un post statico e interattivo? Questa è una domanda a cui ciascuna impresa dovrà rispondere in base alla propria tolleranza al rischio. La strategia di conformità dovrebbe coinvolgere i più alti livelli dell’organizzazione.
Anche la Securities Exchange Commission (SEC) degli Stati Uniti monitora le violazioni dei requisiti dei social media.
Nel Regno Unito, la Financial Conduct Authority (FCA) dispone di norme che disciplinano la conformità sociale da parte delle istituzioni finanziarie.
La FCA ha recentemente costretto un’app di investimento a rimuovere tutti gli annunci sui social media con influencer. L’azione si basava su preoccupazioni circa i requisiti finanziari. Tra le altre cose, Freetrade Ltd. ha citato:
“Un video TikTok che è stato pubblicato su una storia di Instagram sul profilo di un influencer che promuove i vantaggi dell’utilizzo dell’azienda per impegnarsi in un’attività di investimento, ma non include la divulgazione dei rischi richiesta.”
Nel frattempo, l’Australian Securities and Investments Commission (ASIC) ha recentemente presentato RG 271. Si afferma che le società di servizi finanziari devono confermare i reclami entro 24 ore. Anche sui social.
Puoi trovare maggiori informazioni nel nostro post su come utilizzare i social media per i servizi finanziari.
La gestione della conformità è un grande lavoro. Gli strumenti di conformità dei social media possono aiutare.
1.Hootsuite
Hootsuite aiuta a mantenere allineato il tuo marchio in diversi modi. Innanzitutto, ti consente di creare autorizzazioni personalizzate. I membri del team hanno accesso alla creazione di contenuti social, ma l’approvazione finale è limitata al personale senior o ai responsabili della conformità.
In secondo luogo, la libreria dei contenuti di Hootsuite ti consente di creare e archiviare contenuti pre-approvati e compatibili. I gruppi sociali possono utilizzare e condividere questo materiale in qualsiasi momento.
Hootsuite Amplify distribuisce i contenuti approvati all’intera rete di dipendenti e consulenti. Ciò garantisce che i dipendenti ben intenzionati non creino rischi di conformità non intenzionali.
Hootsuite si integra anche con gli strumenti di conformità dei social media riportati di seguito per una maggiore sicurezza.
2. Brolly
Un’applicazione sicura per la conservazione e l’archiviazione dei record utilizzata da più organizzazioni nel settore pubblico, dell’istruzione, dei servizi finanziari e del settore privato per soddisfare i requisiti di conformità.
3.AE Tracker
AETracker è progettato per le aziende coinvolte nelle scienze della vita. Identifica, monitora e segnala potenziali eventi avversi e l’uso off-label in tempo reale.
4. Protezione sociale
Questa applicazione controlla preventivamente tutti i messaggi e gli allegati degli utenti. Verifica che siano conformi alle politiche aziendali e alle normative applicabili. I messaggi che non soddisfano i requisiti vengono contrassegnati per la revisione e non possono essere pubblicati. Crea anche una pista di controllo completa.
5ZeroFOX
ZeroFOX verifica automaticamente la presenza di contenuti inappropriati, dannosi e falsi. Può inviare avvisi automatici per messaggi pericolosi, minacciosi o offensivi. Rileva anche collegamenti dannosi e truffe.
6.Prova
Quando viene aggiunto a Hootsuite, Proofpoint segnala le violazioni della conformità più comuni durante la digitazione dei messaggi. Proofpoint non consente la pubblicazione di contenuti con problemi di conformità.
7.Smarsh
La convalida Smarsh in tempo reale garantisce la conformità con le politiche aziendali, legali e normative. Tutti i contenuti social vengono archiviati, siano essi approvati, rifiutati o modificati. Il contenuto può essere controllato, raccolto, visualizzato, aggiunto ai casi e detenuto legalmente.
Gli strumenti per le autorizzazioni, la sicurezza e l’archiviazione di Hootsuite mantengono aggiornati tutti i tuoi profili sui social media da un unico pannello di controllo. Guardalo in azione oggi.
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