Outlook 予定表を他の人と共有する 8 つの簡単な方法
カレンダーを同僚や職場の他の人々と共有したいのですが、その方法がわかりませんか? 心配しないで; この記事では、カレンダーの共有プロセスを簡単にする簡単な方法について説明します。
間違いの可能性を避けるために、記事に記載されているすべての手順に従ってください。この記事の手順は、Office 365 および 2013 以降のバージョンの Outlook でうまく機能し、 Outlook 予定表を他のユーザーと共有できるようになります。
Microsoft Outlook とは何ですか?
Microsoft Outlook は、他のユーザーと共同でイベントをマークしたり、重要なイベントのリマインダーを設定したり、予定をスケジュールしたりするなど、さまざまな目的に使用できる多用途のソフトウェアです。
Microsoft Office には Office 365 フォルダーが含まれています。主に、Microsoft サーバーとの通信を介してチーム メンバーと電子メール (@Gmail、@hotmail、@msn などの電子メール サービス) を交換するために使用されます。
電子メールによる予定表の共有や重要なタスクの管理などの機能により、Outlook はあらゆる企業にとって重要な役割を果たします。
- Microsoft Outlook で新しいカレンダーを共有する手順
- カレンダーを同僚と共有する手順
- 同僚が共有したカレンダーを表示するにはどうすればよいですか?
- 組織外のユーザーとカレンダーを共有する手順
- 組織外の人と共有されているカレンダーにアクセスするにはどうすればよいですか?
- サードパーティ製ソフトウェアを使用している場合、共有カレンダーにアクセスするにはどうすればよいですか?
- あなたのカレンダーにアクセスできるのは誰ですか?また、どのような権限を持っていますか?
Outlook 予定表を共有する場合、2 つの状況が考えられます。まず、このカレンダーを送りたい相手を知っています。もう 1 つのシナリオは、ユーザーが組織外でカレンダーを共有する場合です。
次の手順で両方の状況に対処する方法を見ていきます。
知り合いまたは同じ組織で働いている Outlook 予定表を共有する手順は簡単です。
1. Outlook デスクトップ アプリケーションを開きます。
2. オフィス スイートに複数のアカウントが登録されている場合は、正しい Microsoft アカウントからのみカレンダーを選択するようにしてください。
3. 「ホーム」タブをクリックします。[カレンダーを共有] をクリックし、目的のカレンダーを選択します。
4. 「権限」タブに移動し、「カレンダーのプロパティ」をクリックします。カレンダーにアクセスできるユーザーのリストが表示されます。
5. デフォルト設定では、同じ会社で働く人はあなたが忙しいときにのみスケジュールを見ることができ、それ以上は見ることができません。
6. ただし、構成は組織によって異なります。したがって、一緒に作業する 1 人のユーザーとそれを共有する方法に焦点を当てます。
7. [追加] ボタンをクリックして、他のユーザーがあなたのカレンダーにアクセスできるようにします。
8. 次に、ディスプレイにアドレス帳が表示されます。デフォルト設定に従って、組織のユーザーのリストが表示されます。
9. 必要なユーザーがリストにない場合は、「追加」ボタンをクリックして有効にできます。「OK」をクリックします。
- ユーザーを追加したら、「OK」をクリックします。この人はあなたのカレンダーを利用できなくなります。
10. 選択したユーザー名が権限ウィンドウに表示されます。デフォルトでは、「すべての詳細を表示できる」に設定されています。
この設定は、いつでも必要に応じて構成および変更できます。
- 「ホーム」タブをクリックします。
- 「カレンダーの追加」を選択します。
- 「共有カレンダーを開く」をクリックします。
- その後、ウィンドウが開きます。共有カレンダーを表示するユーザーの名前を入力し、「OK」をクリックします。
これで、[共有カレンダー] リスト内のそのユーザーのすべての共有カレンダーにアクセスできるようになります。
別の組織で働く人とカレンダーを共有するプロセスは、それほど変わりません。
1. OutlookDesktop アプリケーションを開きます。
2. 共有したいカレンダーを開きます。
3. デバイスに複数の Microsoft アカウントがある場合は、正しい Microsoft アカウントからのみカレンダーを選択するようにしてください。
4. 「メインメニュー」をクリックします。「カレンダーを共有」をクリックします。
5. カレンダーのプロパティを含むウィンドウが開きます。リストにないユーザーとカレンダーを共有するには、「ユーザーの追加」ダイアログで「追加」をクリックします。
6. 現在 Outlook カレンダーを表示できるユーザーのリストが表示されます。
7. その後、アドレス帳が画面に表示されます。ここから「連絡先」を選択します。アドレス帳に保存されているすべての外部連絡先がリストに表示されます。
8. ただし、必要なユーザーがこのリストにない場合は、まずそのユーザーを追加する必要があります。このユーザーを追加し、「OK」をクリックします。あなたのカレンダーは共有されます。
9. 選択したユーザーが権限ウィンドウに含まれます。デフォルトでは、「すべての詳細を表示できる」に設定されています。
このオプションは、お客様の裁量でいつでも更新または変更できます。
ここで重要なのは、組織外で働いている人には「代理人」または「編集可能」権限を与えることができないということです。
これは、共有カレンダーにアクセスする通常の方法とは異なります。
組織外のユーザーが共有カレンダーを表示するプロセスは少し異なります。
受信者として共有カレンダーにアクセスするには、次の手順に従います。
- 「同意してカレンダーを表示」をクリックします。
- Outlook の公式 Web サイトにリダイレクトされます。
- 共有カレンダーを表示するには、アカウントにログインする必要があります。
Outlook を持っておらず、代替ソフトウェアを使用している場合、この記事で説明されている方法は直接適用できません。
このプロセスには追加の手順がいくつか必要なため、少し時間がかかります。Googleカレンダーへのリンクをとって説明します。これは、現在市場で入手可能な最も人気のあるカレンダー ソフトウェアの 1 つであるためです。
ただし、この手順は、使用している他のカレンダー ソフトウェアにも同様に有効です。
- Gmail (または使用している電子メール サービス) を開き、電子メール アカウントにサインインします。
- 共有の招待メールを開きます。
- 新しいメールが開いているのが表示されます。メールの右下隅にある「この URL」オプションを右クリックします。
- 「リンクの場所をコピー」を選択します。
- Google カレンダーにサインインします。
- [カレンダーを追加] の横にある 3 つの点をクリックします。
- 「URL から」を選択します。
- コピーしたURLを貼り付けます。
- 「カレンダーの追加」をクリックします。
画面左側の「その他のカレンダー」リストにはカレンダーは表示されません。
7. あなたのカレンダーにアクセスできるのは誰ですか?また、どのような権限を持っていますか?
カレンダーを共有する場合、いくつかの詳細レベルから選択できます。
- 忙しいときに表示できる: カレンダー上でこのアクセス レベルを持つユーザーは、あなたがいるときのみ表示されます。
- タイトルと場所を表示できます: この権限レベルを持つユーザーは、あなたの空き状況、コンテンツ、および会議の場所を表示できます。
- すべての情報を閲覧できます。カレンダー上でこのアクセス レベルを持つユーザーは、あなたと同じように、あなたの予定の詳細をすべて表示できます。
結論
これでこの記事は終わりになります。この記事では、組織内外の人々とカレンダーを共有する方法について説明しました。
共有カレンダーを表示する方法について説明しました。必要に応じて他のユーザーに権限を付与する方法についても説明しました。
よくある質問
いつでも誰からでもカレンダーへのアクセス許可を取り消すことができます。Microsoft 365 および Outlook ユーザーがカレンダーの表示権限を更新するのに時間がかかる場合があることに注意してください。1. カレンダーを選択します。2. 「ホーム」をクリックします。カレンダーの権限を選択します。3. [権限] タブには、このカレンダーにアクセスできるユーザーのリストが表示されます。削除するユーザー名を選択し、「削除」をクリックします。4. 「OK」ボタンをクリックします。
「このカレンダーは公開できません」通知には 3 つの説明が考えられます。 – 指定された電子メール アドレスが無効です。 – これは Microsoft 365 グループの電子メール アドレスです。
人々が電子メールを介してカレンダーを共有することを選択する主な理由の 1 つは、この方法を使用すると、カレンダーの静的なコピーを送信できるためです。共有したい特定の日付範囲の期間を指定することもできます。これにより、スケジュールされた更新が安全かつ非公開に保たれます。この方法を使用すると、受信者がカレンダーのスナップショットを確実に受け取ることができます。
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