Microsoft Word に関する 15 のヒントとテクニック

Microsoft Word は、簡単に始められるだけでなく、多くの学習機能を備えた完璧なアプリです。このガイドでは、Microsoft Word に関するいくつかの優れたヒントとテクニックを説明します。毎日ドキュメントを編集する場合、これは非常に便利です。

Word は依然として Microsoft の最も価値のある最も古いツールの 1 つです。長年にわたり、このソフトウェアは複雑な表やチャート、要約、チラシ、ニュースレターなどを作成できるように進化してきました。これらの重要なヒントとテクニックを使用して、MS Word に費やす時間を削減し、リストの次のタスクに進むことができます。

Microsoft Word に関する 15 のヒントとテクニック

世界中のタイピストが使用する最も人気のあるワードプロセッサ アプリケーションは Microsoft Word です。レポート、物語、エッセイ、その他作業中のものを入力すると、このプログラムには、普段は出会うことのないあらゆる種類の機能が搭載されています。あまり知られていないソフトウェアを発見するのに役立つ、私のお気に入りのトリックをいくつか紹介します。ここでは、あなたを Microsoft Word ウィザードに変えるための 15 のヒントとコツを紹介します。

1. 独自のフォントとスタイルを使用する
2. 文書の読みやすさの統計を確認する
3. クリックしてオファーを強調表示します
4. 自動更新の日時を使用する
5. 不要な書式を削除します。
6. スクリーンショットの挿入
7. 文書を音声化する
8. ツールバーリボンを削除
9. ドキュメントを保護する
10. WordをPDFに変換
11. テンプレートを使用して時間を節約します。
12. 画像のインポート、フォーマット、編集
13. 1 回のキーストロークで単語を削除
14. ドキュメントにブックマークを追加する
15. ドキュメントの結合とマージ

一つずつ試してみましょう。

1] [カスタム フォントとスタイル] をクリックします。

Word を操作する際の重要なヒントの 1 つは、フォント サイズとスタイルを調整することです。Word では、デフォルトでテキストが 12 ポイントの Calibri フォントで表示されます。フォント設定を変更すると、文書の外観を変更できます。

フォントのサイズとスタイルを変更するには 2 つの方法があります。

• 何かを入力する前に、設定を変更できます。
• テキストを書いた後、テキストのサイズやスタイルを調整することもできます。

次の手順を実行して、画面の左上隅でこれを変更できます。

• 「ホーム」タブの左側に「フォント」グループが表示されます。

• カーソルをクリックしてドラッグし、変更するテキストを選択するだけです。
• その後、 [フォント]グループのドロップダウン メニューを使用してフォントを変更できます。
• 新しいフォント スタイルを選択し、サイズを変更します。

Word がテキストをどのように更新するかをリアルタイムで確認できます。これは、Microsoft Word の最も人気のあるヒントの 1 つです。これは、重要な結果を生み出す簡単な調整です。

2] ドキュメントの読みやすさの統計を決定する

Word では、スペルや文法に加えて、書き方の複雑さも評価できます。あなたの文章のスタイルは、たとえば小学 5 年生や高等教育を受けた人々の理解レベルと一致していますか? 何も心配する必要はありません。Word では、Flesh Reading Ease Test を使用して、100 点満点のスコアを計算します。一般に、スケール上のパーセンテージが高いほど、理解しやすくなります。事務局の文書には通常、スコアが 60 点以上である必要があると記載されています。

また、Flesh-Kincaid Grade Level テストは、テキストが書かれたグレードを示しており、Microsoft のドキュメントによると、7.0 ～ 8.0 を目指す必要があります。

この機能を有効にする手順は次のとおりです。

• Wordを開き、「ファイル」に移動し 、「オプション」を選択し、「スペルチェック」を選択します。
• [Word でスペルと文法を修正するとき] という見出しの下で、 [スペルを含めて文法をチェックする] チェック ボックスをオンにします。
• 次に、「可読性の統計を表示する」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。
• この機能を有効にした後、探索するファイルを開きます。
• F7を押すか、 「概要」 > 「スペルと文法」を選択します。

Word では、文法とスペルをチェックした後、文書の読解レベルが表示されます。

3] ワンクリックでオファーを強調表示します

フォントやテキストの色などを変更するために文書の大部分を選択したい場合があります。テキストのブロック上でカーソルを移動する通常の方法はカーソルをドラッグすることですが、これは特に時間がかかる場合があります。テキストのブロックが大きく、複数のページにまたがります。

これをすばやく行うには、次の手順に従います。

• ハイライトしたいテキスト ブロックの先頭をクリックします。
• Shift キーを押したまま、テキスト ブロックの最後まで下にスクロールします。
• テキストの末尾をクリックすると、すべてが強調表示されます。その後、必要なアクションを実行できます。

文書全体を選択したい場合は、 Ctrl + Aを押すと選択できます。

4] 自動更新日時を使用する

いくつかの重要な詳細を変更するだけで、同じ文書を繰り返し使用していませんか? 巧妙なトリックの 1 つは、文書に時刻と日付が含まれている場合に、Word で日付を自動的に更新できるようにすることです。

自動的に更新される日付を挿入するには、次の手順に従います。

• Wordを開き、[挿入] タブをクリックします。
• [テキスト]グループで、 [日付と時刻]をクリックします。
• [日付と時刻]ダイアログ ボックスで、目的の形式を選択します。
• 次に、「自動的に更新」チェックボックスをオンにします。

日付はフィールドとして挿入され、自動的に更新されます。

5]不要な書式を削除する

ドキュメントの書式設定は、特に別のソースからコピーして貼り付けた場合に簡単に台無しになります。したがって、文書をより魅力的で見栄えの良いものにするために、間違った書式をチェックして修正する必要があります。リボンの [ホーム] タブの [フォント] グループに表示される既定の形式に戻す必要があります。これを行うには、以下の手順に従う必要があります。

• 問題のあるテキストを強調表示し、Ctrl+Space を押します。
• 「すべての書式をクリア」ボタンを使用して、選択したテキストの書式を削除することもできます。

それで全部です。

6] スクリーンショットの挿入

記事やレビューのコンテンツに視覚的な表現やリンクを追加すると、深みが増すことがあります。これは、MS Word のスクリーンショット機能を使用してスクリーンショットを撮り、コンテンツに重みを加える方法です。これを行うには、次の手順に従います。

• Wordを開き、「挿入」タブをクリックします。
• リボングループのイラストグループにあるスクリーンショットオプションをクリックします。
• 画面をトリミングするオプションが表示されます。
• クリックすると、スクリーンショットを撮りたいページに移動します。
• マウスを目的の画像までドラッグします。
• スクリーンショットのコピーが自動的にドキュメントに追加されます。

これですべてです。

7] 文書を音声化する

Word には、コンピュータのスピーカーを通じて文書内のテキストを読むことができる興味深い機能があります。これはリボンに属さないため、クイック アクセス ツールバーに追加する必要があります。文書を読み上げるようにするには、次の手順に従います。

• Wordを開き、リボンの「ファイル」をクリックし、画面左側のメニューから「オプション」をクリックします。
• [クイック アクセス ツールバー]をクリックし、ドロップダウンを一般的なコマンドからすべてのコマンドに変更します。コマンドのリストが更新されるまで数秒待ちます。
• 「話す」まで下にスクロールし、 「追加」をタップします。
• リボンの上のクイック アクセス バーに、[読み上げる] アイコンが表示されます。空の吹き出しのように見えます。
• テキストを選択し、 [読み上げ] アイコンをクリックすると、数秒後に音声テキストが聞こえます。

ドキュメントからオーディオブックを作成できます。これは、次のセクションに進む前に聴衆が文書内のすべてのポイントを理解する必要があるプレゼンテーションで非常に役立ちます。

多くの場合、聴衆にとっては、行を飛ばして誤った結論に達する可能性があるものを読むよりも、話された言葉を聞く方が効果的です。

8] ツールバーリボンを削除

Word の上部にある灰色のツールバーはリボンと呼ばれます。

中断せずに書き込みを行いたい場合は、キーボードのCtrl + F1 キーの組み合わせを押すだけで、文書の上部にあるツールバー リボンを非表示にすることができます。作業が完了したら、Ctrl + F1 をもう一度押すと、作業が表示されます。

9] ドキュメントを保護する

おそらく、複雑なドキュメントの作成に多大な労力を費やしており、同僚に変更を加えることを許可したくない場合や、コメントの挿入などの特定の変更のみを許可したい場合があります。 。

また、ドキュメントがマルチユーザー環境で使用できる場合は、権限のあるユーザーのみが開くことができるようにパスワードを割り当てることができます。Microsoft Word には、テキストの暗号化に役立つセキュリティ機能が多数組み込まれています。保護設定にアクセスするには、以下の手順に従います。

• [ファイル] > [情報] > [ドキュメントの保護]をクリックします。
• ドロップダウン メニューから[編集の制限]、[パスワードによる暗号化]、または [アクセスの制限]を選択できます。

「パスワードで暗号化」を選択すると、表示および編集の権限を制御できます。

10] WordをPDFに変換

Word 文書を PDF ファイルに変換するためにサードパーティ ソフトウェアをまだ使用していますか? さて、昔ながらの方法ではなく、ほんの数ステップで Word 文書を PDF に変換できるようになりました。

• PDFとして保存するドキュメントを開きます。
• [ファイル] タブをクリックし、[名前を付けて保存]タブをクリックしてドキュメントを保存すると、 [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスが表示されます。
• [ファイルの種類]ドロップダウン リストをクリックし、[PDF] オプションを選択します。
• 「公開後にファイルを開く」オプションがチェックまたは選択されていることを確認してください。
• 「保存」オプションをクリックします。

これが PDF ドキュメントになります。

11] テンプレートを使用して時間を節約します。

Microsoft Word には、履歴書からニュースレターまで、数多くのテンプレートが用意されています。テンプレートから始めると、書式設定やレイアウトなどの難しい作業のほとんどがすでに行われています。テンプレートの使用を開始するには、次の手順に従います。

• Wordを起動し、「新規」をクリックします。
• [空白のドキュメント]オプションの下に、選択できるいくつかのテンプレートのサムネイル プレビューが表示されます。
• 上記のテンプレートは、オンラインで利用できるオプションのほんの一部です。
• 特定のものを探している場合は、「オンライン テンプレートを検索」と表示されている場所をクリックし、キーワード (「履歴書」など) を入力します。次に、キーボードのEnter キーを押します。

それで全部です。

12] 画像のインポート、フォーマット、編集

次の手順を実行して、ドキュメントに画像を追加できます。

• Wordを起動します。リボンの「挿入」タブをクリックします。
• 次に、[ピクチャ] > [このデバイス] をクリックします。
• 目的の画像を見つけます。次に、「挿入」をクリックしてドキュメントに追加します。
• [挿入] > [画像] > [オンライン イメージ]からストック イメージやオンライン イメージを選択することもできます。

ほとんどの場合、画像を最高の状態にするには、いくつかの作業が必要になります。Word のデフォルトでは、画像がテキストに合わせて配置されますが、これが最良の選択ではない可能性があります。これを修正するには、次の手順に従います。

• 画像を右クリックし、「テキストの回り込み」を選択して他のオプションを選択します。正方形は、画像を任意の場所にドラッグしてテキストを回り込ませることができるため、優れたオプションです。
• 画像をクリックし、リボンの[画像形式]タブをクリックすると、その他の画像編集オプションが表示されます。
• たとえば、ピクチャー スタイルでフレーム、影、またはエフェクトを選択したり、「トリミング」をクリックして画像の不要な領域を削除したりできます。

13] 1 回のキー入力で単語を削除

大きなテキストを削除したいですか? Backspace キーを押す代わりに、Ctrl キーを押しながらキーボードのBackspaceキーを押します。

こうすることで、Backspace キーを押すたびに 1 文字だけを削除するのではなく、単語を 1 つ削除します。このおかげで、テキストの塊を超高速で削除できます。

14] 文書にブックマークを追加する

大きなドキュメントを扱う場合、ブックマークは非常に便利です。ドキュメントの任意の部分をブックマークし、ブックマークに名前を付けて、特定のテキストの検索に使用できるようにすることができます。ブックマークの名前は文書自体には表示されません。

ブックマークを追加するには、次の手順に従います。

• ブックマークを表示したい場所にカーソルを置くと、ブックマークを作成できます。
• リボンの [挿入]タブをクリックし、[リンク]グループで[ブックマーク]アイコンをクリックします。
• ポップアップ ウィンドウでブックマークに名前を付けるように求められます。
• 「追加」ボタンをクリックするだけで、文書にブックマークを追加できます。
• ここでF5 キーを押して、ドキュメント内のブックマークを見つけます。
• [移動] ボタンと[検索と置換]ボタンがポップアップ ウィンドウに表示されます。
• 最初のリストで「ブックマーク」を選択し、ドロップダウン リストから希望のブックマーク名を選択します。
• 「実行」をクリックします。

15] ドキュメントのマージと統合

Office 365 には、誰でも複数の文書を 1 つのファイルに結合できる Word 機能が用意されています。これは、複数のソースからドキュメントを受け取り、それらを 1 つのドキュメントとして会議に提示する必要がある人にとって非常に便利です。

結論

Microsoft Word は広く使用されていますが、その優れた機能はほとんどのユーザーには知られていません。この記事がお役に立てば幸いです。特に大規模で複雑な文書を扱う場合に、時間を大幅に節約できる Microsoft Word のヒントとコツをご理解いただけたでしょうか。