仮想データ ルームのセキュリティ: 留意すべき 6 つの事項

会社のファイルを安全に保つことは、あらゆるビジネスにとって必須です。これらの文書には、会社の繁栄に役立つだけでなく、従業員の個人ファイル、給与、自宅の住所などの情報が含まれています。そのため、これらのドキュメントを外部の脅威から保護された特定の場所に保存することがビジネスにとって有益です。

市場で入手可能な多くのクラウド ストレージ ソリューションのうち、完全なファイル セキュリティを提供できるものはほんのわずかです。仮想データ ルームは、必要に応じて外部と共有できる安全なドキュメント環境という考えに基づいて構築されています。しかし、最高のデータ ルームにはどのような機能が必要でしょうか?

1. 安全証明書

仮想データ ルームのプロバイダーは、要塞のように安全にするために必要なすべての証明書とセキュリティ アルゴリズムを備えている必要があります。市場で入手可能な最も人気のある仮想データ ルームを見て、それらがどのようなセキュリティ認定を取得しているのか、また安全なスペースで実際にどのような機能を備えているのかを比較してください。

オンライン ファイル ストレージがセキュリティの考えに基づいて構築されている場合、クライアントがスペースをさらに安全にするためのツールも備えています。これらは通常、権限設定、透かし機能、および 2 要素認証です。

2. 権限設定

セキュアな VDR は、ストレージだけでなくコラボレーションも考慮して設計されています。そのため、誰がどのファイルにアクセスできるかを追跡することが重要です。

権限設定を使用すると、特定のユーザーに選択したドキュメントへのアクセスを許可できます。したがって、それらに直接リンクされているファイルのみが使用可能になります。

情報漏洩やプライバシー侵害のリスクがなく、ドキュメントを表示する必要がある人だけがドキュメントを表示できるようにすることができます。仮想データ ルームのプロバイダーはそれを確信しています。

3. ウォーターマーク機能

誰かが仮想データ ルーム ソフトウェアからファイルを取得したい場合、これらの文書には、誰がいつファイルをアップロードしたかを示す透かしの下線が表示されます。

機密情報の漏洩に関する問題が発生した場合は、ウォーターマーキング機能を使用して、従業員アカウントの 1 つの弱点を特定できます。

また、管理目的で、どのような種類のドキュメントが印刷されるか、誰がドキュメントを印刷する必要があるかを追跡することも非常に簡単になります。仮想データ ルーム ユーザーのニーズに応じて、このツールのオプションもあります。

4. 安全なファイル共有

前述したように、オンライン データ ルーム ソフトウェアはドキュメントを安全に保存する場所であるだけでなく、他のユーザーと共有する場所でもあります。

データの共有方法も安全である必要があり、仮想データ ルームは、暗号化アルゴリズムと適切な権限を持つユーザーへのアクセス許可を通じて、そのセキュリティを提供できなければなりません。また、ファイル転送やファイル アクセス中にプライバシーに関する懸念があってはなりません。また、仮想データ ルーム プロバイダーのレビューをチェックして、セキュリティ対策がどの程度強力であるかを確認する必要があります。

これは、クライアントが利用できるツールとソリューションに組み込まれたツールの組み合わせであり、エクスペリエンスの交換を真に安全なものにします。

5.二要素認証

個人アカウントのセキュリティに関して、確実にできることの 1 つは 2 要素認証です。多くのハッカーがあなたのデータにアクセスしようとしますが、単純な古いパスワードだけでは十分ではありません。

あなたが持っているもの (認証者) とあなたが知っているもの (パスワード) の組み合わせは、実質的に比類のないものです。ビジネス ファイルを保管するための真に安全な環境となるためには、仮想データ ルームにこの機能が必要です。

6.サポート

仮想データ ルームの使用中に問題が発生した場合は、優れたサポート チームが必要な追加のセキュリティを提供します。ソフトウェアのバグや利用可能なツールの単なる管理ミスは、有能なプロバイダーのホットラインを通じて修正できます。

仮想データ ルーム ソリューションを探すときは、チームから得られる支援にも注意する必要があります。チームの仮想データ ルームにはホットラインやチャット機能が組み込まれていますか? いつでもサポートしてくれる担当者がいますか?

仮想ルームのセキュリティ

安全はあらゆる状況において重要です。ビジネスの世界では、これはあらゆるツールが持つことができる最も重要な機能の 1 つです。そのため、会社の最も重要なファイルをすべて保管する必要がある電子データ ルームは安全な環境でなければなりません。リストされているすべての機能を確認し、仮想データ ルーム市場で検索すれば、データ ルーム サービスのすべてのニーズを満たすソリューションが必ず見つかります。