チームにとって効果的なソーシャルメディア承認プロセスを構築する方法
複数の人で構成されるすべてのソーシャル メディア チームには、ソーシャル メディアの承認プロセスが必要です。
コンテンツの承認プロセスはソーシャル メディアに固有のものではありません。たとえば、ブログや Web サイトの承認プロセスがすでに存在している可能性があります。しかし、ソーシャル チャネルの速度と範囲の広さにより、ソーシャル メディア投稿の承認ワークフローがさらに重要になります。
ここでは、コンテンツがクリーンで正しく、ブランド化されていることを確認しながら、チームが効果的にコラボレーションできるようにするソーシャル メディア承認ワークフローを設定する方法を説明します。
ソーシャル メディアの承認プロセスは、コンテンツが最終的に公開されるまで、ある関係者から別の関係者に移動するワークフローです。
適切に設計された承認プロセスは、コンテンツの作成からソーシャル メディア プラットフォームへの投稿に至るまで、ソーシャル メディア活動のすべての段階を管理します。また、組織を通じて個人から個人へコンテンツが伝わる明確なパスも作成されます。どの利害関係者がいつ関与するかを文書化します。最後に、ブランドのソーシャル メディアで公開するコンテンツを承認する最終的な権限を持つ人を指定します。
ポリシーを作成する前に、いくつかの準備を行う必要があります。開始するために必要なすべてのツールと部品は次のとおりです。
ステップ 1: ソーシャル メディア戦略を定義する
Hootsuite ブログを定期的に読んでいる方は、私たちが戦略についてよく話していることをご存知でしょう。私たちは計画と目標設定を強く信じています。どこに行きたいのかが分からなければ、そこにたどり着く可能性は低いでしょう。
承認プロセスを設定する前に、なぜソーシャル戦略が必要なのでしょうか?
明確な戦略により、コンテンツ作成者 (グラフィック デザイナーやコンテンツ マーケティング担当者) は、上級関係者の期待に応えるコンテンツを作成することが容易になります。これにより、全員が同じページにアクセスできるようになり、個々の投稿レベルで必要なクリック数が減って時間を節約できます。
明確なソーシャル メディア戦略により、承認プロセスが目標に沿っているかどうかを知ることもできます。たとえば、戦略がトレンドのトピックの最前線に立つことである場合、それに応じて関係者の数と期間を設定する必要があります。
ステップ 2: チームと関係者の役割と責任を定義する
Hootsuite の中堅企業顧客の 20% 以上が、ソーシャル メディアを使用する複数のチームを抱えています。効果的なソーシャル メディア プロセスを作成するには、ソーシャル メディアを使用するすべての人々とチーム、およびそれぞれの承認に誰が関与するかを明確にする必要があります。
どのように見えるかはあなた次第です。おそらく、各チームには独自のチャネルと独自の承認プロセスがあるでしょう。あるいは、数人の上級関係者がブランドのすべてのソーシャル コンテンツの門番である可能性もあります。
重要なことは、これらすべてが記録されるということです。
たとえば、次のように書く必要があります。
- ソーシャル メディア コンテンツを作成および計画するのは誰ですか?
- 品質を維持するためにコンテンツを編集するのは誰ですか?
- コンテンツを承認して公開するのは誰ですか?
中規模企業では、ソーシャル メディア コンテンツの承認プロセスに次の役割が含まれる場合があります。
- コンテンツ作成者: ライター、デザイナー、ビデオ編集者、およびコンテンツの作成と計画に携わるすべての人。
- 言語、スタイル、ソーシャル メディア アカウント間での一貫性を考慮してコンテンツを編集するコンテンツ編集者。
- コンテンツを承認し、投稿スケジュールが全体的なブランド戦略および最適な投稿時間と一致していることを確認するソーシャル メディア マネージャー。
ステップ 3: ソーシャル メディア スタイル ガイドを作成する
あなたのブランドはどのようなコンテンツを公開していますか? あなたはイギリス式の綴りを使いますか?それともアメリカ式の綴りを使いますか? それとも全く別の言語でしょうか？あなたのブランドトーンは遊び心があって楽しいですか？それとも有益で真剣ですか？ハッシュタグと絵文字についてどう思いますか?
ブランドのソーシャル メディア コンテンツが一貫性があり、高品質であり、常にブランドと一致していることを確認するには、これらすべてを考慮する必要があります。
あなたの会社がスタイルガイドを作成していることを確認してください。これは、ソーシャル ネットワークがどうあるべきかを説明する詳細なドキュメントです。これには、トーンや書き方からブランドカラー、写真やフォントの使用まで、あらゆるものが含まれます。
マーケティング チームの全員がしっかりしたスタイル ガイドに基づいて作業すると、承認がはるかに簡単になります。コンテンツ作成者は、このドキュメントを作業の指針として使用します。一方、編集者やマネージャーはこの文書を参照して、ブランドの標準とガイドラインが遵守されていることを確認できます。
ステップ 4: コンテンツ ライブラリを作成する
コンテンツ ライブラリは、承認されたソーシャル リソースの既存のプールです。これには、コンテンツ開発者が新しい投稿を作成するときに使用するグラフィック、テンプレート、その他のリソースが含まれる場合があります。
事前承認されたライブラリのアセットを使用すると、承認プロセスが大幅に簡素化されます。上級関係者は、投稿が作成される前に多くの要素が承認されていることを確認できます。
ステップ 5: 期限と締め切りを設定する
ソーシャル メディアの承認プロセスは、全員がプロセスの各自の部分を完了するのに十分な時間を確保できるタイムラインに結び付ける必要があります。
まず、コンテンツ作成者が指定された数の投稿を作成するのに平均してどれくらいの時間がかかるかを判断します。次に、そのコンテンツの編集、スケジュール、承認にかかる時間を決定します。
次に、逆算して全員にとって有効なタイムラインを設定します。これにより、土壇場でのパニックやコンテンツのボトルネックを回避できます。
また、定期的な締め切りとスケジュールを設定し、全員が時間どおりに納品する責任を負います。
たとえば、進行中のソーシャル メディアの承認プロセスには次のものが含まれる場合があります。
- クリエイターは完成したコンテンツを毎月 15 日までに配信します。
- 編集者は毎月 20 日までに最終コンテンツを配信します。
- マネージャーは、今月末までに来月の高品質なコンテンツの編集を計画します。
もちろん、このタイムラインは、常緑のコンテンツ、または例外的にタイムリーではないコンテンツに対してのみ機能します。社会的なトレンドが発生したときにブランドがそれに対応できるように、2 番目の期限または締め切りのセットを作成する必要がある場合があります。
ステップ 6: ワークフローと通知を定義する
ソーシャル メディアの承認プロセスは、コンテンツが最終的に公開されるまで、ある人から別の人へと移動するワークフローです。全員の役割と期限はすでに定義されています。次に、この情報を使用してワークフローと通知をカスタマイズします。
理想的には、ワークフローはコンテンツをある人から別の人に自動的に転送し、作業を開始する順番が来たときに各人に通知する必要があります。すべてを 1 つのシステムに保管することで、承認プロセスのどこにすべてがあるかを全員が把握できるようになります。また、コンテンツを変更できるのは一度に 1 人だけになります。
では、順番が来たときに全員に通知を確実に届けるにはどうすればよいでしょうか? 電子メール、Slack 通知、またはその他のプロジェクト管理ツールを使用できます。
ワークフローを設計するときは、コンテンツの作成とコンテンツの問題の特定を容易にするツールやアプリを組み込むことをお勧めします。
ワークフローに最適なツールをいくつか紹介します。
ステップ 7: 必要に応じてモニタリングとレビューを行う
ソーシャル メディアの承認プロセスをしばらく試して、それがチームでどのように機能するかを確認してください。次に、全員を集めて不具合や改善できる点について話し合います。
目標は常に、チームの生活を困難にすることではなく、楽にすることです。プロセスが扱いにくくなると、機能しなくなります。チームメンバーから定期的にフィードバックを得て、全員が大切にされている、参加していると感じられるようにしましょう。
おそらく、ソーシャル メディア プロセスを作成することで得られるメリットの一部をすでに享受しているでしょう。ただし、明示的に名前を付けたいものがいくつかあります。
1. コンテンツがブランドの声や戦略と一致していることを確認してください。
以前、コンテンツと承認プロセスの管理に役立つソーシャル メディア スタイル ガイドの作成について説明しました。これは、コンテンツを認識しやすくするための良い方法です。
しかし、チームの経験を組み合わせたものに勝るものはありません。このプロセスに取り組むことで、誰もがコアスキルとブランドの歴史とスタイルに関する知識の両方で経験を共有できるようになります。
レビュー プロセスを実装すると、コンテンツが公開される前にバグを発見できる可能性が最も高くなります。優秀な編集者であっても、リンク切れやコンマの欠落をスキップすることがあります。デッキに参加する手が増えれば増えるほど、正解するチャンスが増えます。
2. パスワードの共有を避け、アクセスを制御する
チーム内だけでなく、外部のコンサルタントや請負業者とパスワードを共有することは、セキュリティ上の悪夢です。
ソーシャル メディアの承認プロセスを優れたソーシャル メディア管理ツールと組み合わせることで、全員がパスワードを共有することなく同じシステムで仕事を行うことができます。
承認プロセスでは、各チーム メンバーがどの程度のアクセス権を持つかを制御できるようにする必要もあります。複数の人がコンテンツを作成できるようにしたいが、承認権限を持つ人はおそらく少数しかいないでしょう。
承認プロセス ツールを使用すると、チームや組織を離れた人をプロセスから除外することもできるため、不必要な外部リスクにさらされることがなくなります。
3. より効果的にコラボレーションする
複数の関係者がいるチーム全体が常にループすることは負担となる場合があります。これを電子メールや文書転送で行うと、効率が低下し、ワークフローが遅くなり、ソーシャル メディア コンテンツ カレンダーに影響を与える可能性があります。承認ワークフローによりプロセスが簡素化され、生産性が向上します。
たとえば、グローバル不動産マーケティング プロジェクト マネージャーは、承認ワークフローなしで作業することの課題について Forrester Consulting に次のように話しました。
「従業員が投稿したいときは、自分の資産を電子メールで送信する必要がありました。その後、誰かが従業員に代わって投稿したり、後で従業員に代わって公開されたコンテンツをレビューするために戻ってきたりする、複数のステップから成るプロセスでした。」
作成、表示、公開のためにすべてを 1 つのプラットフォーム上に保持する方がはるかに効率的です。特定のリクエストが発生した場合、従業員はプロセスの各ステップの責任者を認識します。これは、従業員が直接かつ効果的にコラボレーションできることを意味します。
さらに、承認ワークフローにより、従業員はスケジュールを守ることができます。これにより、コンテンツの作成、忘れ、非公開が防止されます。通知は、注意が必要なものを全員に知らせます。
Forrester のレポートによると、ソーシャル メディアの承認プロセス管理を改善すると、3 年間で時間と労力を 495,000 ドル節約できる可能性があります。とても時間と労力がかかります。
出典: Forrester Consulting、The Total Economy Impact™。
4. バージョン管理と証跡編集を維持する
ファイルを電子メールで送信すると、さまざまなバージョンのさまざまな関係者からフィードバックが得られる場合があります。誰かがすでに期限切れのファイルを閲覧している可能性があります。あるいは、複数の関係者からフィードバックを集めて 1 つの文書にまとめなければならない場合もあります。
それは最高の時間の無駄ではありません。そして、これにより、間違ったバージョンが承認プロセスを通過したり、公開されたりするリスクが生じます。
ソーシャル メディアの承認プロセスでは変更を追跡することもできるため、誰がいつ何を変更したかを確認できます。これは、コンテンツ作成に携わるすべての人にとって優れた教育リソースです。
ここでは、ソーシャル メディアの承認プロセスとワークフローの構築に役立つお気に入りのツールをいくつか紹介します。
1.フースイート
Hootsuite がソーシャル メディアの承認プロセスにどのように役立つかはすでに見てきました。
Hootsuite を使用すると、ワークフローのすべての部分が同じプラットフォーム上で実行できるようになります。コンテンツは、Hootsuite ダッシュボードから作成、編集、承認できます。
チームの上級者が Hootsuite を使用してソーシャル メディア クリエイターが作成した投稿を承認する方法は次のとおりです。
これらのトップレベルの承認機能は、Hootsuite Business および Enterprise プランで利用できます。
小規模チーム向けに設計されたグループ プランには、ソーシャル メディアの承認ワークフローを維持するのに役立つ多くの機能も含まれています。
上級チーム メンバーは、チームのアクセスと役割を管理し、投稿やコメントを特定のチーム メンバーに割り当てることができます。
2.たるみ
Slack は、チームの共同作業を支援する強力なメッセージング プラットフォームです。Hootsuite 用の Slack アプリを使用すると、Hootsuite から離れることなく Slack で直接ソーシャル メディアを共有できるため、チーム間でメッセージを簡単に送信できます。
このツールは、チームを組織的に保つのに役立ちます。カードや Trello ボード上でタスクを整理し、色分けします。チームメンバーにタスクを割り当て、タスクが完了したらタスクに完了マークを付けます。また、「メンション」機能を使用すると、チーム メンバーにプロセスの進行状況が通知されることがわかります。
3.トレロ
ドラッグ アンド ドロップ機能により、Trello は使いやすくなっています。ワークフローが可視化され、チーム全体が承認プロセスを認識できるようになります。
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