팀을 위한 효과적인 소셜 미디어 승인 프로세스를 구축하는 방법

두 명 이상으로 구성된 모든 소셜 미디어 팀에는 소셜 미디어 승인 프로세스가 필요합니다.

콘텐츠 승인 프로세스는 소셜 미디어에만 국한되지 않습니다. 예를 들어 블로그나 웹사이트에 대한 승인 프로세스가 이미 있을 수 있습니다. 그러나 소셜 채널의 속도와 범위로 인해 소셜 미디어 게시물에 대한 승인 워크플로가 더욱 중요해졌습니다.

여기에서는 팀이 효과적으로 협업할 수 있도록 하면서 콘텐츠가 깨끗하고 정확하며 브랜딩되도록 하는 소셜 미디어 승인 워크플로를 설정하는 방법을 설명합니다.

소셜 미디어 승인 절차는 무엇입니까?

소셜 미디어 승인 프로세스는 콘텐츠가 최종 게시될 때까지 한 이해 관계자에서 다른 이해 관계자로 이동하는 워크플로우입니다.

잘 설계된 승인 프로세스는 콘텐츠 생성에서 소셜 미디어 플랫폼 게시에 이르기까지 소셜 미디어 활동의 모든 단계를 관리합니다. 또한 조직을 통해 개인 간에 콘텐츠에 대한 명확한 경로를 생성합니다. 어떤 이해 관계자가 언제 관련되는지 문서화합니다. 마지막으로 브랜드의 소셜 미디어에 게시할 콘텐츠를 승인할 최종 권한을 가진 사람을 지정합니다.

정책을 작성하기 전에 몇 가지 준비를 해야 합니다. 시작하는 데 필요한 모든 도구와 부품은 다음과 같습니다.

소셜 미디어 승인 프로세스를 생성하는 방법

1단계: 소셜 미디어 전략 정의

Hootsuite 블로그를 정기적으로 읽는다면 우리가 전략에 대해 많이 이야기한다는 것을 알 것입니다. 우리는 계획과 목표 설정을 강력하게 믿습니다. 어디로 가고 싶은지 모르면 그곳에 갈 수 없습니다.

승인 프로세스를 설정하기 전에 소셜 전략이 필요한 이유는 무엇입니까?

명확한 전략은 콘텐츠 제작자(그래픽 디자이너 및 콘텐츠 마케터)가 상위 이해 관계자의 기대에 부응하는 콘텐츠를 더 쉽게 만들 수 있도록 합니다. 이를 통해 모든 사람이 같은 페이지에 있을 수 있으며 개별 게시물 수준에서 필요한 클릭 수를 줄여 시간을 절약할 수 있습니다.

또한 명확한 소셜 미디어 전략을 통해 승인 프로세스가 목표에 부합하는지 알 수 있습니다. 예를 들어, 당신의 전략이 유행하는 주제의 최전방에 있는 것이라면 그에 따라 이해 관계자의 수와 시간 프레임을 설정해야 합니다.

2단계: 팀과 이해관계자의 역할과 책임 정의

Hootsuite의 중간 규모 비즈니스 고객 중 20% 이상이 소셜 미디어를 사용하는 여러 팀을 보유하고 있습니다. 효과적인 소셜 미디어 프로세스를 만들려면 소셜 미디어를 사용하고 각각의 승인에 관여하는 모든 사람과 팀을 명확히 해야 합니다.

그것이 어떻게 보이는지는 당신에게 달려 있습니다. 각 팀에는 자체 채널과 자체 승인 프로세스가 있을 수 있습니다. 또는 두 명의 고위 이해관계자가 브랜드의 모든 소셜 콘텐츠의 게이트키퍼일 수도 있습니다.

가장 중요한 것은 이 모든 것이 기록된다는 것입니다.

예를 들어 다음과 같이 작성해야 합니다.

• 누가 소셜 미디어 콘텐츠를 만들고 기획합니까?
• 품질을 유지하기 위해 콘텐츠를 편집하는 사람은 누구입니까?
• 누가 콘텐츠를 승인하고 게시합니까?

중간 규모 회사에서 소셜 미디어 콘텐츠 승인 프로세스에는 다음 역할이 포함될 수 있습니다.

• 콘텐츠 제작자: 작가, 디자이너, 비디오 편집자 및 콘텐츠 제작 및 계획에 관련된 모든 사람.
• 소셜 미디어 계정에서 언어, 스타일 및 일관성을 위해 콘텐츠를 편집하는 콘텐츠 편집자.
• 콘텐츠를 승인하고 게시 일정이 전체 브랜드 전략 및 최적의 게시 시간과 일치하는지 확인하는 소셜 미디어 관리자.

3단계: 소셜 미디어 스타일 가이드 만들기

귀하의 브랜드는 어떤 콘텐츠를 게시합니까? 영국식 철자를 사용합니까 아니면 미국식 철자를 사용합니까? 아니면 완전히 다른 언어입니까? 당신의 브랜드 톤은 장난스럽고 재미있나요? 아니면 유익하고 진지한가요? 해시태그와 이모티콘에 대해 어떻게 생각하세요?

브랜드의 소셜 미디어 콘텐츠가 일관되고 고품질이며 항상 브랜드와 일치하도록 하려면 이러한 모든 사항을 고려해야 합니다.

귀사가 스타일 가이드를 작성했는지 확인하십시오. 이것은 소셜 네트워크가 어떻게 생겼는지 설명하는 자세한 문서입니다. 여기에는 어조와 글쓰기 스타일에서 브랜딩 색상, 사진 사용 및 글꼴에 이르기까지 모든 것이 포함될 수 있습니다.

마케팅 팀의 모든 사람이 견고한 스타일 가이드에 따라 작업하면 승인이 훨씬 쉬워집니다. 콘텐츠 작성자는 이 문서를 사용하여 작업을 안내합니다. 한편, 편집자와 관리자는 문서를 참조하여 브랜드 표준 및 지침을 준수하는지 확인할 수 있습니다.

4단계: 콘텐츠 라이브러리 생성

콘텐츠 라이브러리는 승인된 소셜 리소스의 기존 풀입니다. 여기에는 콘텐츠 개발자가 새 게시물을 만들 때 사용할 수 있는 그래픽, 템플릿 및 기타 리소스가 포함될 수 있습니다.

사전 승인된 라이브러리의 자산을 사용하면 승인 프로세스가 크게 간소화됩니다. 고위 관계자는 게시물이 생성되기 전에 많은 요소가 승인되었음을 확인할 수 있습니다.

5단계: 기한 및 기한 설정

소셜 미디어 승인 프로세스는 모든 사람이 프로세스의 일부를 완료할 수 있는 충분한 시간을 제공하는 일정과 연결되어야 합니다.

콘텐츠 제작자가 주어진 수의 게시물을 작성하는 데 평균적으로 걸리는 시간을 결정하는 것부터 시작하세요. 그런 다음 해당 콘텐츠를 편집하고 예약하고 승인하는 데 걸리는 시간을 결정합니다.

그런 다음 거꾸로 작업하여 모든 사람에게 적합한 타임라인을 설정합니다. 이렇게 하면 마지막 순간의 패닉 또는 콘텐츠 병목 현상을 방지하는 데 도움이 됩니다.

또한 정기적인 마감일과 일정을 정하여 모든 사람이 제시간에 배달할 책임을 지게 합니다.

예를 들어 진행 중인 소셜 미디어 승인 프로세스에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 크리에이터는 매월 15일까지 완성된 콘텐츠를 제공합니다.
• 편집자는 매월 20일까지 최종 콘텐츠를 제공합니다.
• 관리자는 이번 달이 끝나기 전에 다음 달 편집된 양질의 콘텐츠를 계획합니다.

물론 이 타임라인은 상시 콘텐츠 또는 유난히 시의적절하지 않은 콘텐츠에만 적용됩니다. 브랜드가 소셜 트렌드가 발생할 때 대응할 수 있도록 두 번째 기한 또는 기한을 만들어야 할 수도 있습니다.

6단계: 워크플로 및 알림 정의

소셜 미디어 승인 프로세스는 콘텐츠가 최종 게시될 때까지 한 사람에서 다른 사람으로 이동하는 워크플로입니다. 모든 사람의 역할과 기한을 이미 정의했습니다. 이제 이 정보를 사용하여 워크플로 및 알림을 사용자 지정할 차례입니다.

이상적으로는 워크플로가 한 사람에게서 다른 사람에게 콘텐츠를 자동으로 전송하여 작업을 시작할 차례가 되면 각 사람에게 알려야 합니다. 모든 것을 하나의 시스템에 보관하면 모든 사람이 모든 것이 승인 프로세스의 어디에 있는지 알 수 있습니다. 또한 한 번에 한 사람만 콘텐츠를 변경하도록 합니다.

그렇다면 자신의 차례가 되면 모든 사람에게 어떻게 알릴 수 있을까요? 이메일, Slack 알림 또는 기타 프로젝트 관리 도구를 사용할 수 있습니다.

워크플로를 디자인할 때 콘텐츠를 더 쉽게 만들고 콘텐츠 문제를 식별할 수 있는 도구와 앱을 포함하는 것이 좋습니다.

워크플로우를 위한 몇 가지 훌륭한 도구:

• 맞춤법, 문법 및 쓰기 명확성을 지원하는 Grammarly .
• 디자인 지원을 위한 Visme .
• 사진 편집을 지원하는 Pictographr.

7단계: 필요에 따라 모니터링 및 검토

잠시 동안 소셜 미디어 승인 프로세스를 시도하고 팀에서 어떻게 작동하는지 확인하십시오. 그런 다음 모든 결함이나 개선할 수 있는 사항을 논의하기 위해 모두를 모으십시오.

목표는 항상 팀의 삶을 더 쉽게 만드는 것입니다. 프로세스가 다루기 어려워지면 작동하지 않습니다. 모든 사람이 가치 있고 참여하고 있다고 느낄 수 있도록 팀원들로부터 정기적인 피드백을 받으십시오.

소셜 미디어 승인 프로세스 생성의 4가지 이점

소셜 미디어 프로세스 생성의 이점 중 일부를 이미 얻었을 것입니다. 그러나 명시적으로 이름을 지정하고 싶은 몇 가지가 있습니다.

1. 콘텐츠가 브랜드의 목소리와 전략에 부합하는지 확인하세요.

이전에 콘텐츠 및 승인 프로세스를 관리하는 데 도움이 되는 소셜 미디어 스타일 가이드를 만드는 방법에 대해 이야기했습니다. 이는 콘텐츠를 인식할 수 있도록 유지하는 좋은 방법입니다.

그러나 팀의 결합된 경험을 능가하는 것은 없습니다. 프로세스를 통해 작업하면 모든 사람이 자신의 핵심 기술과 브랜드의 역사 및 스타일에 대한 지식 모두에서 자신의 경험을 공유할 수 있습니다.

검토 프로세스를 구현하면 콘텐츠가 게시되기 전에 버그를 발견할 수 있는 최상의 기회를 얻을 수 있습니다. 최고의 편집자라도 끊어진 링크나 누락된 쉼표를 건너뛰는 경우가 있습니다. 갑판에 손이 많을수록 올바른 기회를 얻을 수 있습니다.

2. 비밀번호 공유 방지 및 접근 통제

팀 내에서 그리고 외부 컨설턴트 및 계약자와 암호를 공유하는 것은 보안 악몽입니다.

우수한 소셜 미디어 관리 도구와 결합된 소셜 미디어 승인 프로세스를 통해 모든 사람이 암호를 공유하지 않고도 동일한 시스템에서 작업을 수행할 수 있습니다.

또한 승인 프로세스를 통해 각 팀 구성원의 액세스 권한을 제어할 수 있어야 합니다. 여러 사람이 콘텐츠를 만들 수 있기를 원하지만 승인 권한이 있는 사람은 소수에 불과할 것입니다.

또한 승인 프로세스 도구를 사용하면 팀이나 조직을 떠나는 사람을 프로세스에서 제외할 수 있으므로 불필요한 외부 위험에 노출되지 않습니다.

3. 보다 효과적인 협업

여러 이해 관계자가 있는 전체 팀의 지속적인 루프는 부담이 될 수 있습니다. 이메일을 통해 이 작업을 수행하거나 문서를 전송하면 효율성이 떨어지고 작업 흐름이 느려지며 소셜 미디어 콘텐츠 일정에 영향을 미칠 수 있습니다. 승인 워크플로우는 프로세스를 단순화하고 생산성을 향상시킵니다.

예를 들어 글로벌 부동산 마케팅 프로젝트 관리자는 Forrester Consulting에 승인 워크플로 없이 작업할 때의 어려움에 대해 이야기했습니다.

“직원들이 게시를 원할 때 자산을 이메일로 보내야 했습니다. 그런 다음 누군가가 대신 게시하거나 나중에 게시된 콘텐츠를 검토하기 위해 다시 돌아와야 하는 다단계 프로세스였습니다.”

제작, 보기 및 게시를 위해 모든 것을 하나의 플랫폼에 유지하는 것이 훨씬 더 효율적입니다. 특정 요청이 발생하면 직원은 프로세스의 각 단계를 담당하는 사람을 알고 있습니다. 이는 직원들이 직접적이고 효과적으로 협업할 수 있음을 의미합니다.

또한 승인 워크플로는 직원이 일정을 지키는 데 도움이 됩니다. 이렇게 하면 콘텐츠가 생성되거나 잊혀지거나 게시되지 않는 것을 방지할 수 있습니다. 알림은 모든 사람에게 주의가 필요한 사항을 알려줍니다.

Forrester 보고서에 따르면 소셜 미디어 승인 프로세스 관리를 개선하면 3년 동안 495,000달러의 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. 많은 시간과 노력이 필요합니다.

출처: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™.

4. 버전 제어 및 트레일 편집 유지

이메일을 통해 파일을 제출하면 서로 다른 버전의 서로 다른 이해 관계자로부터 피드백을 받을 수 있습니다. 누군가가 이미 오래된 파일을 보고 있을 수 있습니다. 또는 누군가가 여러 이해관계자로부터 피드백을 수집하여 하나의 문서로 편집해야 할 수도 있습니다.

그것은 최고의 시간 낭비가 아닙니다. 이로 인해 잘못된 버전이 승인 프로세스를 거치거나 게시될 위험이 있습니다.

소셜 미디어 승인 프로세스를 통해 변경 사항을 추적할 수도 있으므로 누가 언제 무엇을 변경했는지 확인할 수 있습니다. 이것은 콘텐츠 제작에 관련된 모든 사람에게 좋은 교육 리소스입니다.

3 소셜 미디어 승인 도구

다음은 소셜 미디어 승인 프로세스 및 워크플로를 구축하는 데 도움이 되는 몇 가지 즐겨 사용하는 도구입니다.

1.Hootsuite

Hootsuite가 소셜 미디어 승인 프로세스에 어떻게 도움이 되는지 이미 살펴보셨습니다.

Hootsuite를 사용하면 워크플로의 모든 부분이 동일한 플랫폼에서 실행될 수 있습니다. 콘텐츠는 Hootsuite 대시보드에서 생성, 편집 및 승인할 수 있습니다.

다음은 팀의 선배들이 Hootsuite를 사용하여 소셜 미디어 제작자가 작성한 게시물을 승인하는 방법입니다.

이러한 최상위 승인 기능은 Hootsuite Business 및 Enterprise 플랜에서 사용할 수 있습니다.

소규모 팀을 위해 설계된 그룹 요금제에는 소셜 미디어 승인 워크플로우를 유지하는 데 유용한 많은 기능도 포함되어 있습니다.

선임 팀원은 팀 액세스 및 역할을 관리하고 특정 팀원에게 게시물과 댓글을 할당할 수 있습니다.

2. 슬랙

Slack은 팀의 협업을 지원하는 강력한 메시징 플랫폼입니다. Hootsuite용 Slack 앱을 사용하면 Hootsuite를 나가지 않고도 Slack에서 직접 소셜 미디어에 공유할 수 있어 팀 간에 메시지를 더 쉽게 보낼 수 있습니다.

이 도구는 팀을 체계적으로 유지하는 데 도움이 됩니다. 카드 및 Trello 보드에서 작업을 구성하고 색상으로 구분합니다. 팀 구성원에게 작업을 할당하고 작업이 완료되면 작업을 완료된 것으로 표시합니다. 그리고 “언급” 기능을 사용하면 팀원이 프로세스 진행 상황에 대해 알림을 받게 됩니다.

3. 트렐로

끌어서 놓기 기능은 Trello를 사용자 친화적으로 만듭니다. 워크플로우를 시각화하고 전체 팀이 승인 프로세스를 알 수 있습니다.