15 geriausių „Microsoft Word“ patarimų ir gudrybių

„Microsoft Word“ yra tobula programa, kurią lengva pradėti, tačiau ji turi daug mokymosi funkcijų. Šiame vadove pateiksiu keletą geriausių „Microsoft Word“ patarimų ir gudrybių. Tai bus labai patogu, jei dokumentus redaguosite kiekvieną dieną.

„Word“ išlieka vienu vertingiausių ir seniausių „Microsoft“ įrankių. Bėgant metams programinė įranga tobulėjo, kad, be kita ko, būtų sukurtos sudėtingos lentelės ir diagramos, santraukos, lankstinukai ir informaciniai biuleteniai. Galite naudoti šiuos geriausius patarimus ir gudrybes, kad sumažintumėte laiką, kurį praleidžiate MS Word, ir pereitumėte prie kitos sąrašo užduoties.

15 geriausių „Microsoft Word“ patarimų ir gudrybių

Populiariausia tekstų apdorojimo programa, kurią visame pasaulyje naudoja spausdintojai, yra „Microsoft Word“. Kai rašote ataskaitą, istoriją, esė ar bet ką kitą, su kuriuo galbūt dirbate, programoje yra daugybė funkcijų, kurių galbūt niekada nesusidursite. Pateikiu keletą mėgstamiausių gudrybių, kurios padės jums atrasti kai kurias mažiau žinomas programinės įrangos dalis. Štai penkiolika patarimų ir gudrybių, kurie pavers jus „Microsoft Word“ vedliu:

1. Naudokite savo šriftus ir stilius
2. Nustatykite savo dokumento skaitomumo statistiką
3. Pažymėkite pasiūlymą spustelėdami
4. Naudokite automatinio atnaujinimo datą ir laiką
5. Atsikratykite nepageidaujamo formatavimo.
6. Įdėkite ekrano kopiją
7. Priverskite savo dokumentą kalbėti
8. Pašalinkite įrankių juostos juostelę
9. Apsaugokite savo dokumentą
10. Konvertuoti Word į PDF
11. Norėdami sutaupyti laiko, naudokite šablonus.
12. Importuoti, formatuoti ir redaguoti vaizdus
13. Ištrinkite žodžius vienu klavišo paspaudimu
14. Pridėkite žymes prie dokumento
15. Dokumentų sujungimas ir sujungimas

Išbandykime juos po vieną.

1] Spustelėkite pasirinktinius šriftus ir stilius

Vienas iš svarbių patarimų dirbant su Word yra šrifto dydžio ir stiliaus reguliavimas. Pagal numatytuosius nustatymus „Word“ rodomas tekstas 12 taškų „Calibri“ šriftu. Jei pakeisite šrifto nustatymus, galite pakeisti dokumento išvaizdą.

Yra du būdai pakeisti šrifto dydį ir stilių:

• Prieš ką nors įvesdami, galite pakeisti nustatymus.
• Parašę tekstą taip pat galite koreguoti teksto dydį ir stilių.

Tai galite pakeisti viršutiniame kairiajame ekrano kampe atlikdami šiuos veiksmus:

• Skirtuko Pagrindinis kairėje pusėje pamatysite grupę Šriftas .

• Tiesiog spustelėkite ir vilkite žymeklį, kad pasirinktumėte tekstą, kurį norite pakeisti.
• Po to galite pakeisti šriftą naudodami grupės Šriftus išskleidžiamuosius meniu .
• Pasirinkite naują šrifto stilių ir pakeiskite dydį.

Realiu laiku pamatysite, kaip Word atnaujina jūsų tekstą. Dėl to tai yra vienas populiariausių Microsoft Word patarimų – tai paprastas patobulinimas, duodantis reikšmingų rezultatų!

2] Nustatykite savo dokumento skaitomumo statistiką

Word taip pat gali įvertinti jūsų rašymo stiliaus sudėtingumą, be rašybos ir gramatikos. Ar jūsų rašymo stilius atitinka, pavyzdžiui, penktokų ar aukštąjį išsilavinimą turinčių žmonių supratimo lygį? Jūs neturite dėl ko jaudintis. „Word“ apskaičiuoja jūsų balą 100 balų skalėje, naudodamas kūno skaitymo lengvumo testą. Paprastai kuo didesnis procentas skalėje, tuo lengviau ją suprasti. Tarnybos dokumentuose paprastai nurodoma, kad balas turi būti didesnis nei 60.

Be to, „Flesh-Kincaid Grade Level“ testas nurodo pažymį, kuriam parašytas jūsų tekstas, o pagal „Microsoft“ dokumentus turėtumėte siekti 7.0–8.0.

Štai šios funkcijos aktyvinimo procedūra:

• Atidarykite Word > Eiti į Failas > Parinktys > Pasirinkite rašybą
• Po antrašte Taisant rašybą ir gramatiką programoje „Word“ > pažymėkite žymės langelį Tikrinti gramatiką naudojant rašybą.
• Tada pažymėkite Rodyti skaitomumo statistiką > Spustelėkite Gerai.
• Įjungę šią funkciją, atidarykite failą, kurį norite ištirti.
• Paspauskite F7 arba pasirinkite Apžvalga > Rašyba ir gramatika.

Patikrinus gramatiką ir rašybą, „Word“ rodo jūsų dokumento skaitymo lygį.

3] Pažymėkite pasiūlymą vienu paspaudimu

Galbūt norėsite pasirinkti didelę dokumento dalį, kad pakeistumėte šriftą, teksto spalvą ir kt. Įprastas būdas perkelti žymeklį ant teksto bloko yra vilkti žymeklį, tačiau tai gali užtrukti, ypač kai teksto blokas yra didelis ir apima kelis puslapius.

Norėdami tai padaryti greitai, atlikite šiuos veiksmus:

• Spustelėkite teksto bloko, kurį norite paryškinti, pradžią .
• Laikykite nuspaudę klavišą Shift ir slinkite žemyn iki teksto bloko pabaigos.
• Viskas bus paryškinta spustelėjus teksto pabaigą. Tada galite imtis bet kokių veiksmų.

Jei norite pasirinkti visą dokumentą, tai galite padaryti paspausdami Ctrl + A.

4] Naudokite automatinio atnaujinimo datą ir laiką

Ar naudojate tą patį dokumentą vėl ir vėl, kol pakeičiate tik keletą pagrindinių detalių? Vienas puikus triukas yra leisti Word automatiškai atnaujinti datą, jei dokumente yra laikas ir data.

Norėdami įterpti datą, kuri automatiškai atnaujinama, galite atlikti šiuos veiksmus:

• Atidarykite Word > spustelėkite skirtuką Įterpti.
• Grupėje Tekstas > spustelėkite Data ir laikas.
• Dialogo lange Data ir laikas pasirinkite norimą formatą .
• Tada pažymėkite langelį Atnaujinti automatiškai .

Data bus įterpta kaip laukas ir bus automatiškai atnaujinta.

5] Atsikratykite nepageidaujamo formatavimo

Nesunku sujaukti dokumento formatavimą, ypač jei jis buvo nukopijuotas ir įklijuotas iš kito šaltinio. Taigi turėtumėte patikrinti ir ištaisyti bet kokį neteisingą formatavimą, kad dokumentas būtų patrauklesnis ir reprezentatyvesnis. Turite grąžinti numatytąjį formatą, kaip parodyta juostos skirtuko Pagrindinis grupėje Šriftas. Norėdami tai padaryti, turite atlikti toliau nurodytus veiksmus.

• Pažymėkite pažeidžiantį tekstą ir paspauskite Ctrl + tarpo klavišą.
• Taip pat galite naudoti mygtuką „ Išvalyti visus formatus “, kad pašalintumėte pasirinkto teksto formatavimą.

Tai viskas.

6] Įterpti ekrano kopiją

Pridėjus vaizdinį atvaizdą ar nuorodą į straipsnio ar apžvalgos turinį, kartais suteikiama gilumo. Taip galite naudoti MS Word ekrano kopijos funkciją, kad padarytumėte ekrano kopiją ir padidintumėte savo turinį. Norėdami tai padaryti, atlikite šiuos veiksmus:

• Atidarykite „Word“ > spustelėkite skirtuką „Įterpti“.
• Spustelėkite parinktį Ekrano kopija grupėje Iliustracija juostelės grupėje.
• Pasirodys ekrano apkarpymo parinktis .
• Paspaudę jį pateksite į puslapį, kurio ekrano kopiją norite padaryti.
• Vilkite pelę į norimą paveikslėlį.
• Ekrano kopijos kopija bus automatiškai pridėta prie jūsų dokumento.

Tai viskas.

7] Priverskite dokumentą kalbėti

Word turi įdomią funkciją, kuri leidžia skaityti tekstą dokumente per kompiuterio garsiakalbius. Jis nepriklauso juostelei, todėl turi būti įtrauktas į greitosios prieigos įrankių juostą. Jei norite, kad jūsų dokumentai skambėtų, atlikite šiuos veiksmus:

• Atidarykite Word > juostelėje spustelėkite Failas > Tada kairėje ekrano pusėje esančiame meniu spustelėkite Parinktys .
• Spustelėkite Greitos prieigos įrankių juosta > Pakeiskite išskleidžiamąjį sąrašą iš populiarių komandų į visas komandas. Palaukite kelias sekundes, kol komandų sąrašas bus atnaujintas.
• Slinkite žemyn iki Kalbėti > bakstelėkite Pridėti.
• Greitosios prieigos juostoje virš juostelės pamatysite piktogramą Kalbėti. Tai atrodo kaip tuščias kalbos burbulas.
• Pasirinkite tekstą > Tada spustelėkite piktogramą Kalbėti ir po kelių sekundžių išgirsite tariamą tekstą.

Galite sukurti garso knygą iš dokumento. Tai būtų labai naudinga pristatyme, kuriame auditorija turi suprasti visus dokumento punktus prieš pereinant prie kito skyriaus.

Auditorijai dažnai yra veiksmingiau klausytis ištarto žodžio, nei skaityti ką nors, kur jie gali praleisti eilutes ir padaryti klaidingas išvadas.

8] Pašalinkite įrankių juostos juostelę

Pilka įrankių juosta Word viršuje vadinama juostele.

Jei norite rašyti be pertraukų, galite paslėpti įrankių juostos juostelę dokumento viršuje tiesiog paspausdami klaviatūros klavišų kombinaciją Ctrl + F1 . Baigę darbą galite dar kartą paspausti Ctrl + F1 , kad vėl būtų rodomas.

9] Apsaugokite savo dokumentą

Tikėtina, kad įdėjote daug darbo kurdami sudėtingą dokumentą ir galbūt nenorėsite, kad jūsų kolegos galėtų atlikti kokių nors pakeitimų, arba galbūt norėsite, kad jie galėtų atlikti tam tikrus pakeitimus, pvz., įterpti komentarus. .

Be to, jei dokumentas pasiekiamas kelių vartotojų aplinkoje, galite jam priskirti slaptažodį, kad jį galėtų atidaryti tik įgalioti vartotojai. „Microsoft Word“ turi daug integruotų saugos funkcijų, kurios gali padėti užšifruoti tekstą. Norėdami pasiekti apsaugos nustatymus, atlikite toliau nurodytus veiksmus.

• Spustelėkite Failas > Informacija > Apsaugoti dokumentą.
• Išskleidžiamajame meniu galite pasirinkti Apriboti redagavimą, Šifruoti naudojant slaptažodį arba Apriboti prieigą .

Pasirinkę „Šifruoti naudojant slaptažodį“, galėsite valdyti peržiūros ir redagavimo leidimus .

10] Konvertuoti Word į PDF

Ar vis dar naudojate trečiosios šalies programinę įrangą Word dokumentams konvertuoti į PDF failus? Na, dabar galite tiesiog konvertuoti savo Word dokumentą į PDF, atlikdami kelis veiksmus, o ne senamadiškai:

• Atidarykite dokumentą, kurį norite išsaugoti kaip PDF .
• Išsaugokite dokumentą spustelėdami skirtuką Failas > spustelėkite skirtuką Įrašyti kaip, atsiras dialogo langas Įrašyti kaip.
• Spustelėkite išskleidžiamąjį sąrašą Įrašyti kaip tipą > pasirinkite parinktį PDF .
• Įsitikinkite, kad pažymėta arba pasirinkta parinktis Atidaryti failą po paskelbimo.
• Spustelėkite parinktį Išsaugoti.

Tai bus jūsų PDF dokumentas.

11] Norėdami sutaupyti laiko, naudokite šablonus.

„Microsoft Word“ yra daug šablonų, nuo gyvenimo aprašymų iki informacinių biuletenių. Didžioji dalis sunkaus darbo – formatavimas, maketavimas ir kt. – jau atlikta už jus, jei pradedate nuo šablono. Norėdami pradėti naudoti šabloną, atlikite šiuos veiksmus:

• Paleiskite Word > Spustelėkite Naujas.
• Pagal parinktį Tuščias dokumentas matysite kai kurių šablonų, iš kurių galite pasirinkti, miniatiūrų peržiūras.
• Aukščiau pateikti šablonai yra tik keletas internete pasiekiamų parinkčių.
• Jei ieškote kažko konkretaus, spustelėkite ten, kur parašyta Ieškoti internetinių šablonų ir įveskite raktinį žodį, pvz., CV . Tada klaviatūroje paspauskite Enter .

Tai viskas.

12] Importuoti, formatuoti ir redaguoti vaizdus

Galite pridėti vaizdų prie savo dokumentų atlikdami šiuos veiksmus:

• Paleiskite Word. Spustelėkite juostelės skirtuką Įterpti .
• Tada spustelėkite Nuotraukos > Šis įrenginys.
• Raskite norimą vaizdą. Tada spustelėkite Įterpti , kad pridėtumėte jį prie dokumento.
• Taip pat galite pasirinkti pradinius vaizdus arba internetinius vaizdus iš Įterpti > Vaizdai > Internetiniai vaizdai.

Daugeliu atvejų turėsite šiek tiek padirbėti, kad jūsų vaizdai atrodytų geriausiai. Pagal numatytuosius nustatymus „Word“ išdėsto vaizdus taip, kad jie būtų suderinti su tekstu, tačiau tai gali būti ne geriausias pasirinkimas. Norėdami tai išspręsti, atlikite šiuos veiksmus:

• Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite paveikslėlį ir pasirinkite „ Teksto apvyniojimas “, kad pamatytumėte kitas parinktis. Kvadratas yra geras pasirinkimas, nes jis leidžia vilkti vaizdą bet kur ir apvynioti aplink jį tekstą.
• Norėdami gauti daugiau vaizdo redagavimo parinkčių , spustelėkite savo vaizdą, tada juostelės skirtuką Vaizdo formatas .
• Pavyzdžiui, paveikslėlių stiliuose galite pasirinkti rėmelį, šešėlį arba efektą arba spustelėti „ Apkarpyti “, kad pašalintumėte nepageidaujamas vaizdo sritis.

13] Ištrinkite žodžius vienu klavišo paspaudimu

Norite ištrinti didelę teksto dalį? Užuot laikę nuspaudę grįžimo klavišą, laikykite nuspaudę CTRL ir paspauskite klaviatūros klavišą Backspace .

Tai darant, užuot pašalinus tik vieną simbolį, kiekvieną kartą paspaudus grįžimo klavišą pašalinamas vienas žodis. Dėl to galite žaibišku greičiu ištrinti teksto dalis.

14] Pridėkite žymes prie dokumento

Dirbant su dideliais dokumentais, žymės yra labai patogios. Galite pažymėti bet kurią dokumento dalį ir pavadinti žymę, kad ją būtų galima naudoti ieškant konkretaus teksto. Žymės pavadinimas nerodomas pačiame dokumente.

Norėdami pridėti žymę, atlikite šiuos veiksmus:

• Galite sukurti žymę uždėję žymeklį ten, kur norite, kad ji būtų rodoma.
• Spustelėkite juostelės skirtuką Įterpti > grupėje Nuorodos spustelėkite žymės piktogramą.
• Iššokančiajame lange būsite paraginti suteikti žymei pavadinimą.
• Tiesiog spustelėkite mygtuką „ Pridėti “, kad pridėtumėte žymę prie savo dokumento.
• Dabar paspauskite F5 , kad rastumėte žymę dokumente.
• Iššokančiajame lange pasirodys mygtukai Eiti į ir Rasti bei Pakeisti .
• Pirmajame sąraše pasirinkite „ Žymė “ > Tada išskleidžiamajame sąraše pasirinkite norimą žymės pavadinimą.
• Spustelėkite „Eiti“ .

15] Dokumentų sujungimas ir konsolidavimas

„Office 365“ siūlo „Word“ funkciją, leidžiančią bet kam sujungti ir sujungti kelis dokumentus į vieną failą. Tai nepaprastai patogu tiems, kurie dokumentus gauna iš kelių šaltinių ir turi juos susirinkime pateikti kaip vieną dokumentą.

Išvada

Nors Microsoft Word yra plačiai naudojamas, daugumai vartotojų nežinomos geriausios jo savybės. Tikiuosi, kad šis įrašas buvo naudingas ir dabar žinote keletą geriausių Microsoft Word patarimų ir gudrybių, kurie sutaupys daug laiko, ypač jei dirbate su dideliu ir sudėtingu dokumentu.