Kaip sukurti efektyvų socialinės žiniasklaidos patvirtinimo procesą savo komandai

Kiekvienai socialinių tinklų komandai, kurią sudaro daugiau nei vienas asmuo, reikalingas socialinės žiniasklaidos patvirtinimo procesas.

Turinio patvirtinimo procesai būdingi ne tik socialinei žiniasklaidai. Pavyzdžiui, tikriausiai jau turite savo tinklaraščio ar svetainės patvirtinimo procesą. Tačiau dėl socialinių kanalų greičio ir pasiekiamumo patvirtinimo darbo eiga yra dar svarbesnė jūsų socialinės žiniasklaidos įrašams.

Čia paaiškinsime, kaip nustatyti socialinės žiniasklaidos patvirtinimo darbo eigą, kuri leistų jūsų komandai efektyviai bendradarbiauti ir užtikrinti, kad jūsų turinys būtų švarus, teisingas ir pažymėtas prekės ženklu.

Kas yra socialinės žiniasklaidos patvirtinimo procesas?

Socialinės žiniasklaidos patvirtinimo procesas yra darbo eiga, kai turinys perkeliamas iš vienos suinteresuotosios šalies į kitą, kol galiausiai paskelbiamas.

Gerai suplanuotas patvirtinimo procesas reguliuoja visus jūsų socialinės žiniasklaidos veiklos etapus – nuo ​​turinio kūrimo iki paskelbimo socialinės žiniasklaidos platformoje. Tai taip pat sukuria aiškų kelią jūsų turiniui nuo žmogaus iki žmogaus per jūsų organizaciją. Jame dokumentuojama, kurios suinteresuotosios šalys dalyvauja ir kada. Galiausiai nurodoma, kas turi galutinį įgaliojimą patvirtinti turinį skelbti jūsų prekės ženklo socialinėje žiniasklaidoje.

Prieš rašydami savo politiką, turite šiek tiek pasiruošti. Čia yra visi įrankiai ir dalys, kurių jums prireiks norint pradėti:

Kaip sukurti socialinės žiniasklaidos patvirtinimo procesą

1 veiksmas: apibrėžkite savo socialinės žiniasklaidos strategiją

Jei reguliariai skaitote Hootsuite tinklaraštį, žinote, kad mes daug kalbame apie strategiją. Mes tvirtai tikime planavimu ir tikslų nustatymu. Nežinant, kur norite eiti, vargu ar ten pateksite.

Kodėl prieš nustatant patvirtinimo procesą reikalinga socialinė strategija?

Aiški strategija leidžia turinio kūrėjams (grafikos dizaineriams ir turinio rinkodaros specialistams) lengviau kurti turinį, atitinkantį vyresniųjų suinteresuotųjų šalių lūkesčius. Tai leidžia visiems būti tame pačiame puslapyje ir sutaupyti laiko, nes sumažėja paspaudimų, reikalingų atskiro įrašo lygiu, skaičius.

Aiški socialinės žiniasklaidos strategija taip pat leidžia žinoti, ar patvirtinimo procesas atitinka jūsų tikslus. Pavyzdžiui, jei jūsų strategija nori būti populiariausių temų priešakyje, turite atitinkamai nustatyti suinteresuotųjų šalių skaičių ir jų laikotarpį.

2 žingsnis: Apibrėžkite komandos ir suinteresuotųjų šalių vaidmenis ir atsakomybę

Daugiau nei 20% „Hootsuite“ vidutinio dydžio verslo klientų turi kelias komandas, kurios naudojasi socialine žiniasklaida. Norėdami sukurti efektyvų socialinės žiniasklaidos procesą, turite išsiaiškinti visus žmones ir komandas, kurios naudojasi socialine žiniasklaida ir kas dalyvauja kiekvieno iš jų patvirtinime.

Kaip tai atrodo, priklauso nuo jūsų. Galbūt kiekviena komanda turi savo kanalus ir savo patvirtinimo procesus. O gal pora vyresnių suinteresuotųjų šalių yra viso jūsų prekės ženklo socialinio turinio vartai.

Svarbiausia, kad visa tai būtų įrašyta.

Pavyzdžiui, turėtumėte parašyti:

• Kas kuria ir planuoja socialinės žiniasklaidos turinį?
• Kas redaguoja turinį, kad išlaikytų kokybę?
• Kas tvirtina ir skelbia turinį?

Vidutinio dydžio įmonėje socialinės žiniasklaidos turinio patvirtinimo procesas gali apimti šiuos vaidmenis:

• Turinio kūrėjai: rašytojai, dizaineriai, vaizdo įrašų redaktoriai ir visi, susiję su turinio kūrimu ir planavimu.
• Turinio redaktoriai, kurie redaguoja turinį pagal kalbą, stilių ir nuoseklumą visose socialinės žiniasklaidos paskyrose.
• Socialinės žiniasklaidos vadybininkai, kurie patvirtina turinį ir užtikrina, kad paskelbimo grafikas atitiktų bendrą prekės ženklo strategiją ir optimalų paskelbimo laiką.

3 veiksmas: sukurkite socialinės žiniasklaidos stiliaus vadovą

Kokį turinį skelbia jūsų prekės ženklas? Ar naudojate britų ar amerikiečių rašybą? Arba visai kita kalba? Ar jūsų prekės ženklo tonas žaismingas ir linksmas? Arba informatyvus ir rimtas? Kaip manote apie grotažymes ir jaustukus?

Į visa tai reikia atsižvelgti siekiant užtikrinti, kad jūsų prekės ženklo socialinės žiniasklaidos turinys būtų nuoseklus, kokybiškas ir visada atitiktų prekės ženklą.

Įsitikinkite, kad jūsų įmonė sukūrė stiliaus vadovą. Tai yra išsamus dokumentas, kuriame aprašoma, kaip turėtų atrodyti jūsų socialiniai tinklai. Tai gali apimti viską nuo tono ir rašymo stiliaus iki prekės ženklo spalvų, nuotraukų naudojimo ir šrifto.

Kai visi rinkodaros komandos nariai dirba pagal tvirtą stiliaus vadovą, patvirtinimas yra daug lengvesnis. Turinio kūrėjai naudoja šį dokumentą savo darbui vadovauti. Tuo tarpu redaktoriai ir vadovai gali peržiūrėti dokumentą, kad įsitikintų, jog laikomasi prekės ženklo standartų ir gairių.

4 veiksmas: sukurkite turinio biblioteką

Turinio biblioteka yra esamas patvirtintų socialinių išteklių telkinys. Tai gali būti grafika, šablonai ir kiti ištekliai, kuriuos turinio kūrėjai gali naudoti kurdami naujus įrašus.

Iš anksto patvirtintos bibliotekos išteklių naudojimas labai supaprastina patvirtinimo procesą. Vyresnieji suinteresuoti asmenys gali būti tikri, kad daugelis elementų buvo patvirtinti dar net nesukūrus pareigybės.

5 veiksmas: nustatykite terminus ir terminus

Jūsų socialinės žiniasklaidos patvirtinimo procesas turėtų būti susietas su laiko juosta, kad kiekvienam būtų pakankamai laiko užbaigti savo proceso dalį.

Pradėkite nustatydami, kiek vidutiniškai užtruks jūsų turinio kūrėjai, kad sukurtų tam tikrą skaičių įrašų. Tada nustatykite, kiek laiko užtruks to turinio redagavimas, suplanuokite jį ir patvirtinkite.

Tada dirbkite atgal, kad nustatytumėte visiems tinkančią laiko juostą. Tai padės išvengti paskutinės minutės panikos ar turinio kliūčių.

Taip pat nustatykite reguliarius terminus ir grafiką, kad visi būtų atsakingi už pristatymą laiku.

Pavyzdžiui, vykstantis socialinės žiniasklaidos patvirtinimo procesas gali apimti:

• Kūrėjai pateikia gatavą turinį iki kiekvieno mėnesio 15 d.
• Redaktoriai galutinį turinį pateikia iki kiekvieno mėnesio 20 d.
• Vadovai planuoja redaguotą kokybišką turinį kitam mėnesiui iki einamojo mėnesio pabaigos.

Žinoma, ši laiko juosta tinka tik amžinai žaliuojančiam turiniui arba turiniui, kuris nėra išskirtinai savalaikis. Gali tekti sukurti antrą terminų rinkinį arba terminus, kurie leistų jūsų prekės ženklui reaguoti į socialines tendencijas, kai jos atsiranda.

6 veiksmas: apibrėžkite darbo eigą ir pranešimus

Jūsų socialinės žiniasklaidos patvirtinimo procesas yra darbo eiga, kai turinys perkeliamas iš vieno asmens į kitą, kol galiausiai paskelbiamas. Jau apibrėžėte vaidmenis ir terminus visiems. Dabar atėjo laikas naudoti šią informaciją darbo eigai ir pranešimams tinkinti.

Idealiu atveju jūsų darbo eiga turėtų automatiškai perkelti turinį iš vieno asmens kitam, pranešant kiekvienam asmeniui, kai ateis jo eilė pradėti dirbti. Viską laikant vienoje sistemoje užtikrinama, kad visi žinotų, kur viskas yra patvirtinimo procese. Taip pat užtikrinama, kad vienu metu turinį keistų tik vienas asmuo.

Taigi, kaip užtikrinti, kad visi būtų informuoti, kai ateis jų eilė? Galite naudoti el. paštą, „Slack“ pranešimus ar kitus projektų valdymo įrankius.

Kuriant darbo eigą, pravartu įtraukti įrankius ir programas, kurios palengvins turinio kūrimą ir turinio problemų nustatymą.

Keletas puikių įrankių jūsų darbo eigai:

• Gramatika, skirta palaikyti rašybą, gramatiką ir rašymo aiškumą.
• Visme už dizaino palaikymą.
• Piktografas, skirtas nuotraukų redagavimui palaikyti.

7 veiksmas: prireikus stebėkite ir peržiūrėkite

Kurį laiką išbandykite socialinės žiniasklaidos patvirtinimo procesą ir sužinokite, kaip jis veikia jūsų komandoje. Tada suburkite visus, kad aptartumėte visus nesklandumus ar dalykus, kuriuos būtų galima patobulinti.

Tikslas visada yra palengvinti, o ne apsunkinti komandos gyvenimą. Jei procesas tampa sudėtingas, jis neveiks. Reguliariai gaukite atsiliepimų iš komandos narių, kad kiekvienas jaustųsi vertinamas ir įtrauktas.

4 Socialinės žiniasklaidos patvirtinimo proceso sukūrimo pranašumai

Tikriausiai jau pasinaudojote kai kuriais socialinės žiniasklaidos proceso kūrimo pranašumais. Tačiau yra keletas, kuriuos norime įvardinti aiškiai.

1. Įsitikinkite, kad turinys atitinka jūsų prekės ženklo balsą ir strategiją.

Anksčiau kalbėjome apie tai, kaip sukurti socialinės žiniasklaidos stiliaus vadovą, kuris padėtų valdyti turinį ir patvirtinimo procesą. Tai geras būdas išlaikyti savo turinį atpažįstamą.

Tačiau niekas nepranoksta jūsų komandos patirties. Vykdydami procesą užtikriname, kad kiekvienas gali dalytis savo patirtimi tiek savo pagrindiniais įgūdžiais, tiek žiniomis apie prekės ženklo istoriją ir stilių.

Peržiūros procesas taip pat suteikia didžiausią galimybę aptikti klaidas prieš paskelbiant turinį. Net geriausi redaktoriai kartais praleidžia neveikiančias nuorodas ar trūkstamus kablelius. Kuo daugiau rankų ant kaladės, tuo daugiau šansų tai padaryti.

2. Venkite dalytis slaptažodžiais ir kontroliuoti prieigą

Dalytis slaptažodžiais tiek komandose, tiek su išorės konsultantais ir rangovais yra saugumo košmaras.

Socialinės žiniasklaidos patvirtinimo procesas kartu su gerais socialinės žiniasklaidos valdymo įrankiais leidžia kiekvienam atlikti savo darbą toje pačioje sistemoje, nesidalijant slaptažodžiais.

Patvirtinimo procesas taip pat turėtų leisti valdyti, kiek prieigos turi kiekvienas komandos narys. Norite, kad turinį galėtų kurti keli žmonės, bet tikriausiai tik keli turi patvirtinimo leidimus.

Patvirtinimo proceso įrankiai taip pat leidžia pašalinti ką nors iš proceso, jei jis palieka jūsų komandą ar organizaciją, todėl niekada nesusidursite su nereikalinga išorine rizika.

3. Bendradarbiaukite efektyviau

Nuolatinis visos komandos kūrimas su daugybe suinteresuotųjų šalių gali būti varginantis. Jei tai darysite el. paštu arba perkelsite dokumentus, sumažinsite efektyvumą, sulėtinsite darbo eigą ir gali turėti įtakos jūsų socialinės žiniasklaidos turinio kalendoriui. Patvirtinimo darbo eiga supaprastina procesą ir pagerina produktyvumą.

Pavyzdžiui, pasaulinės nekilnojamojo turto rinkodaros projektų vadovas kalbėjo su Forrester Consulting apie iššūkius dirbant be patvirtinimo:

„Kai darbuotojai norėjo paskelbti, jie turėjo išsiųsti savo turtą el. paštu, o tada tai buvo kelių etapų procesas, kai kas nors paskelbė jų vardu arba grįžo peržiūrėti paskelbto turinio vėliau jų vardu.

Daug efektyviau viską laikyti vienoje platformoje kuriant, peržiūrint ir skelbiant. Kai iškyla konkretūs prašymai, darbuotojai žino, kas atsakingas už kiekvieną proceso etapą. Tai reiškia, kad darbuotojai gali tiesiogiai ir efektyviai bendradarbiauti.

Be to, patvirtinimo darbo eiga padeda darbuotojams laikytis grafiko. Tai apsaugo nuo turinio kūrimo, pamiršimo ar nepaskelbimo. Pranešimai informuoja visus apie tai, į ką reikia atkreipti dėmesį.

Forrester ataskaitoje nustatyta, kad tobulinant socialinės žiniasklaidos patvirtinimo proceso valdymą per trejus metus būtų galima sutaupyti 495 000 USD laiko ir pastangų. Tai daug laiko ir pastangų.

Šaltinis: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™.

4. Palaikykite versijų valdymą ir pėdsakų redagavimą

Pateikus failus el. paštu, skirtingos versijos gali gauti atsiliepimų iš skirtingų suinteresuotųjų šalių. Kažkas gali peržiūrėti failą, kuris jau pasenęs. Arba kam nors gali tekti surinkti atsiliepimus iš kelių suinteresuotųjų šalių ir sujungti juos į vieną dokumentą.

Tai nėra geriausias laiko švaistymas. Dėl to kyla rizika, kad neteisinga versija bus patvirtinta arba net bus paskelbta.

Socialinės žiniasklaidos patvirtinimo procesas taip pat leidžia stebėti pakeitimus, kad galėtumėte matyti, kas ką ir kada pakeitė. Tai geras mokymo šaltinis visiems, kurie užsiima turinio kūrimu.

3 Socialinės medijos patvirtinimo įrankiai

Štai keletas mūsų mėgstamiausių įrankių, kurie padės sukurti socialinės žiniasklaidos patvirtinimo procesą ir darbo eigą.

1.Hootsuite

Jau matėte, kaip „Hootsuite“ gali padėti socialinės žiniasklaidos patvirtinimo procese.

„Hootsuite“ naudojimas reiškia, kad visos darbo eigos dalys gali veikti toje pačioje platformoje. Turinį galima kurti, redaguoti ir patvirtinti naudojant „Hootsuite“ prietaisų skydelį.

Štai kaip jūsų komandos vyresnieji gali naudoti „Hootsuite“, kad patvirtintų socialinės žiniasklaidos kūrėjų sukurtus įrašus:

Šios aukščiausio lygio patvirtinimo funkcijos pasiekiamos „Hootsuite Business“ ir „Enterprise“ planuose.

Grupės planas, sukurtas mažoms komandoms, taip pat apima daug funkcijų, naudingų socialinės žiniasklaidos patvirtinimo darbo eigai palaikyti.

Vyresnieji komandos nariai gali valdyti komandos prieigą ir vaidmenis bei priskirti įrašus ir komentarus konkretiems komandos nariams.

2. Laisvas

„Slack“ yra galinga pranešimų platforma, padedanti komandoms bendradarbiauti. „Hootsuite“ skirta „Slack“ programa leidžia dalytis socialinėje žiniasklaidoje tiesiogiai „Slack“, nepaliekant „Hootsuite“, kad būtų lengviau siųsti žinutes tarp komandų.

Šis įrankis padeda organizuoti komandas. Tvarkykite ir spalvomis koduokite užduotis kortelėse ir „Trello“ lentose. Priskirkite užduotis komandos nariui ir pažymėkite užduotį kaip atliktą, kai užduotis bus atlikta. O naudodami „minėjimo“ funkciją žinosite, kad jūsų komandos narys bus įspėtas apie proceso eigą.

3. Trello

Nuvilkimo funkcija leidžia „Trello“ patogiai naudoti. Tai vizualizuoja darbo eigą ir visa komanda gali žinoti apie patvirtinimo procesą.