Socialinės žiniasklaidos atitiktis: viskas, ką reikia žinoti 2022 m

Socialinės žiniasklaidos atitiktis yra sudėtinga tema, kuri gali sukelti baimę socialinės rinkodaros specialistų širdyse. Šiame įraše pasistengsime, kad tai būtų šiek tiek aiškesnė ir šiek tiek mažiau bauginanti.

Kas yra socialinės žiniasklaidos atitiktis?

Atitiktis tiesiog reiškia taisyklių laikymąsi. Tačiau praktiškai laikytis socialinės žiniasklaidos reikalavimų vargu ar kada nors lengva. „Taisyklės“ yra sudėtingas pramonės reglamentų ir federalinių, valstijų ir vietinių įstatymų derinys.

Bendra socialinių tinklų atitikties rizika

Socialinės žiniasklaidos atitikties standartai ir rizika skiriasi priklausomai nuo pramonės ir vietos. Dažniausiai pasitaikantys dažniausiai skirstomi į keturias plačias kategorijas.

1. Privatumas ir duomenų apsauga

Bendrieji privatumo ir duomenų apsaugos reikalavimai:

• Apribokite rinkodaros specialistų kontaktų ratą
• Nurodykite, kaip rinkodaros specialistai renka ir saugo duomenis
• Įsitikinkite, kad vartotojai žino, kaip saugomi ir naudojami jų duomenys

Šioje srityje yra daug vartotojų apsaugos įstatymų ir taisyklių. Keletas svarbių taisyklių apima:

• CAN-SPAM (JAV)
• Kanados apsaugos nuo šiukšlių teisės aktai
• Kalifornijos vartotojų privatumo įstatymas (CCPA)
• ES Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas (BDAR)
• Jungtinių Valstijų vaikų privatumo internete apsaugos įstatymas (COPPA)
• Pasaulinis tarpvalstybinis privatumo politikos (CBPR) forumas

Bendrieji principai dažniausiai sutampa. Faktiškai:

• Interneto rinkodaros specialistai neturėtų siųsti nepageidaujamų pranešimų.
• Rinkodaros specialistai privalo informuoti vartotojus, kai jie renka ir saugo asmens duomenis.
• Rinkodaros specialistai turi užtikrinti, kad asmens duomenys būtų saugūs ir naudojami atsakingai.

2. Privatumas

Rinkodaros specialistai turi suprasti visus privatumo reikalavimus savo pramonėje.

Pavyzdžiui, šios rinkodaros mokyklos turi laikytis Šeimos švietimo teisių ir privatumo įstatymo (FERPA) ir Studentų teisių apsaugos pataisos (PPRA) .

Labai svarbu, kad sveikatos priežiūros specialistai suprastų Sveikatos draudimo perkeliamumo ir atskaitomybės įstatymą (HIPAA). Tiesiog pakartotinis paskelbimas socialiniame tinkle be pasirašyto sutikimo gali būti HIPAA atitikties problema.

Tiesą sakant, visiems sveikatos priežiūros specialistams taikomos HIPAA socialinės žiniasklaidos atitikties taisyklės. Štai kodėl taip svarbu turėti vidinę socialinės žiniasklaidos politiką (žr. 7 patarimą toliau).

Pavyzdžiui, neseniai išplito daugybė tviterinių žinučių, kuriose kažkas teigė dirbantis Barbadoso ligoninėje, kur Rihanna pagimdė. „Twitter“ žinutėmis apie jos gimdymą ir gimdymą ligoninei būtų skirta didelė bauda už HIPAA nesilaikymą JAV.

Norėdami gauti daugiau informacijos, peržiūrėkite mūsų įrašą apie socialinės žiniasklaidos naudojimą sveikatos priežiūrai.

3. Rinkodaros teiginiai

Socialinės rinkodaros specialistai visose pramonės šakose turi žinoti rinkodaros ir reklamos taisykles, kad užtikrintų saugų buvimą socialinėje žiniasklaidoje.

Jie gali būti iš agentūrų, tokių kaip Maisto ir vaistų administracija (FDA) ir Federalinė prekybos komisija (FTC).

FDA stebi teiginius, ypač susijusius su maistu, gėrimais ir papildais. Šiuo metu jie ypač daug dėmesio skiria pretenzijų, susijusių su COVID-19, pažabojimui .

FTC dažnai daugiausia dėmesio skiria patvirtinimams ir atšaukimams. Socialinėje srityje tai dažnai reiškia įtaką.

Jungtinėje Karalystėje Reklamos standartų tarnyba ėmėsi unikalaus požiūrio į netinkamus influencerius. Tinklalapyje valdžia paskelbė jų vardus ir slapyvardžius . Jie netgi reklamavosi socialinėje žiniasklaidoje , pavadindami influencerius vardais.

Šaltinis: Daily Mail

4. Prieiga ir archyvavimas

Prieigos ir prieinamumo reikalavimais siekiama užtikrinti prieigą prie svarbiausios informacijos.

Jungtinių Valstijų informacijos laisvės įstatymas (FOIA) ir kiti viešųjų įrašų įstatymai suteikia viešą prieigą prie vyriausybės įrašų. Tai apima vyriausybės įrašus socialinėje žiniasklaidoje.

Tai reiškia, kad vyriausybės socialinės žiniasklaidos paskyros neturėtų blokuoti sekėjų, net ir probleminių. Net asmeniniai politikų puslapiai neturėtų blokuoti prenumeratorių, jei jie naudoja šiuos puslapius politiniam verslui.

Sužinokite daugiau mūsų įraše apie tai, kaip naudoti socialinę žiniasklaidą vyriausybinėms agentūroms.

Tuo tarpu archyvavimo reikalavimai užtikrina, kad kiekviena organizacija turėtų socialinės žiniasklaidos veiklos įrašus. To gali prireikti teisiniais atvejais.

Kaip palaikyti ryšį socialinėje žiniasklaidoje

1. Išmokite savo pramonės taisykles

Jei naudojate socialinę žiniasklaidą reguliuojamoms pramonės šakoms, tikriausiai turite vidaus atitikties pareigūnus. Jie turėtų būti jūsų atsakymų į visus klausimus apie tai, ką galite (ir ko negalite) daryti socialinėje žiniasklaidoje, šaltinis.

Jūsų atitikties komandos turi naujausią informaciją apie atitikties reikalavimus. Turite naujausią informaciją apie socialinius įrankius ir strategijas. Kai atitiktis ir socialinės žiniasklaidos rinkodara veikia kartu, galite maksimaliai padidinti savo prekės ženklo naudą ir sumažinti riziką.

2. Kontroliuokite prieigą prie socialinių paskyrų

Turite tiksliai žinoti, kas turi prieigą prie jūsų socialinės žiniasklaidos paskyrų. Taip pat turite suteikti skirtingiems komandos nariams skirtingus prieigos lygius.

Pavyzdžiui, galbūt norėsite, kad keli komandos nariai galėtų kurti socialinės žiniasklaidos turinį. Tačiau prieš paskelbiant gali prireikti iš esmės patvirtinimo.

Dalijimasis slaptažodžiais tarp komandos narių sukuria nereikalingą riziką. Tai ypač problematiška, kai žmonės palieka savo vaidmenį. Reikalinga slaptažodžių ir leidimų valdymo sistema.

3. Stebėkite savo sąskaitas

Reguliuojamose pramonės šakose stebėjimas yra ypač svarbus. Gali tekti atsakyti į komentarus per tam tikrą laiką. Taip pat gali tekti pranešti apie pastabas reguliavimo institucijai. Pavyzdžiui, tie, kurie susiję su nepageidaujamomis vaistų reakcijomis.

Taip pat svarbu stebėti socialines paskyras, kurios yra susietos su jūsų organizacija, bet kurių įmonė nekontroliuoja.

Tai gali būti geranoriškas konsultantas arba netinkamą paskyrą sukuriantis partneris. Arba tai gali būti apsimetėlio paskyra. Kiekvienas iš jų gali sukelti atitikties galvos skausmą.

Bet koks prekės ženklas, dirbantis su išoriniais pardavėjais, turėtų ieškoti netinkamų pretenzijų.

Pavyzdžiui, Tiesioginio pardavimo savireguliavimo taryba (SRCSB) atlieka nuolatinę stebėseną. Neseniai jie išsiaiškino, kad kelių lygių rinkodaros maisto rinkinių prekės ženklo „Tastefully Simple“ pardavėjai „Facebook“ ir „Pinterest“ pateikė nepagrįstų pretenzijų dėl pajamų. Taryba apie tai pranešė „Tasteful Simple“, kuri susisiekė su pardavėjais, prašydama atšaukti pretenzijas.

Kai kuriais atvejais „Tastefully Simple“ negalėjo pašalinti pretenzijų. Tada valdyba įmonei patarė:

„Pasinaudokite socialinės žiniasklaidos platformos mechanizmu pranešdami apie intelektinės nuosavybės pažeidimus ir, jei reikia, taip pat susisiekite su platforma raštu ir paprašykite pašalinti likusius socialinės žiniasklaidos įrašus.

Norėdami išvengti problemų, pradėkite nuo socialinės žiniasklaidos audito, kad nustatytumėte socialinės žiniasklaidos paskyras, susijusias su jūsų prekės ženklu. Tada įgyvendinkite įprastą socialinio stebėjimo programą.

4. Viską archyvuokite

Reguliuojamose pramonės šakose visi socialinės žiniasklaidos įrašai turi būti archyvuojami.

Automatiniai socialinės žiniasklaidos atitikties įrankiai (žr. kai kuriuos patarimus šio įrašo apačioje) leidžia archyvuoti daug lengviau ir efektyviau. Šie įrankiai skirsto turinį į kategorijas ir sukuria paieškos duomenų bazę.

Jie taip pat laiko pranešimus kontekste. Tada jūs (ir reguliavimo institucijos) galėsite suprasti, kaip kiekvienas socialinis įrašas dera į bendrą vaizdą.

5. Sukurkite turinio biblioteką

Iš anksto patvirtinta turinio biblioteka suteikia visai komandai lengvą prieigą prie suderinamo socialinio turinio, šablonų ir išteklių. Darbuotojai, konsultantai ir rangovai gali jais dalytis savo socialiniuose tinkluose.

Pavyzdžiui, „Penn Mutual“ teikia patvirtintą turinio biblioteką nepriklausomiems finansų specialistams. Lengvas paskelbimas reiškia, kad 70 % Penn Mutual finansų profesionalų dalijasi patvirtintu socialiniu turiniu. Per dieną jie mato vidutiniškai 80–100 akcijų.

6. Investuokite į reguliarias treniruotes

Padarykite socialinių tinklų atitikties mokymą savo mokymosi dalimi. Tada investuokite į reguliarius mokymų atnaujinimus. Įsitikinkite, kad visi supranta naujausius jūsų srities pokyčius.

Dirbkite su atitikties komanda. Jie gali pasidalinti su jumis naujausiais reguliavimo pokyčiais. Su jais galite pasidalinti naujausiais socialinės rinkodaros ir socialinės strategijos pasiekimais. Tokiu būdu jie gali pažymėti bet kokią naują galimą atitikties riziką.

Ir turbūt svarbiausia…

7. Sukurkite atitinkamą socialinės žiniasklaidos atitikties politiką

Socialinės žiniasklaidos atitikties politikos komponentai skirsis priklausomai nuo pramonės šakos ir verslo dydžio. Tiesą sakant, tai gali apimti kelis skirtingus politikos tipus, pavyzdžiui:

• Politika socialiniuose tinkluose. Tai nukreipia vidinę socialinės žiniasklaidos veiklą ir padeda jūsų komandai laikytis reikalavimų. Įtraukite atitinkamas taisykles ir nuostatas, socialinių vaidmenų ir pareigų aprašymą, patvirtinimo procesą ir paskyros saugos gaires. Turime visą įrašą, kuris padės jums sukurti socialinės žiniasklaidos politiką.
• Priimtino naudojimo politika. Tai padeda gerbėjams ir pasekėjams tinkamai su jumis bendrauti. Tai padeda sumažinti reikalavimų nesilaikymo riziką, pagrįstą vieša sąveika su jūsų socialine žiniasklaida.
• Privatumo politika. Tai informuoja žmones apie tai, kaip naudojate ir saugote jų duomenis. Tvirtas privatumo politikos paskelbimas savo svetainėje yra daugelio privatumo įstatymų reikalavimas. Įsitikinkite, kad taikote konkrečiai socialinės žiniasklaidos naudotojams.
• Influencerio atitikties politika. Mažai tikėtina, kad įtakojantys asmenys turės išsamių žinių apie atitiktį. Įtraukite atitikties reikalavimus į savo sutartis su influenceriais.

Socialinės žiniasklaidos atitikties politikos pavyzdžiai

Pateikiame kiekvieno aukščiau paminėto socialinės žiniasklaidos atitikties politikos tipo pavyzdį:

Socialinės žiniasklaidos politika: GitLab

Verta perskaityti visą „GitLab“ socialinės žiniasklaidos politiką, skirtą komandos nariams, tačiau čia yra keletas gerų ištraukų iš jų sąrašo, ką daryti ir ko negalima:

Šaltinis: GitLab

Priimtino naudojimo politika: „Canopy Growth Corporation“.

Šios Spectrum Therapeutics antrinės įmonės priimtino naudojimo politika prasideda:

„Prašome, kad visi komentarai ir įrašai būtų pagarbūs „Canopy Growth Corporation“ ir kitiems vartotojams.

Be kitų pagrindinių principų, politikoje pateikiamos šios svarbios rekomendacijos:

„Neskelbkite pranešimų, kurie yra neteisėti, melagingi, įžeidžiantys, šmeižikiški, įžeidžiantys, grasinantys, žalingi, nepadorūs, šventvagiški, orientuoti į seksualinę orientaciją ar rasistiškai įžeidžiantys.

O jei ignoruosite politiką?

„Po trijų įspėjimų keliems pažeidėjams bus uždrausta naudotis mūsų socialinės žiniasklaidos kanalu.

Privatumo politika: Wood Group

Šios įmonių grupės socialinės žiniasklaidos privatumo politikoje aprašoma, kaip ir kodėl socialiniai duomenys renkami, saugomi ir bendrinami. Jame pateikiama informacija apie lankytojus ir darbuotojus.

Pavyzdžiui:

„Automatiškai renkama informacija gali apimti tokią informaciją kaip jūsų IP adresas, įrenginio tipas, unikalūs įrenginio identifikavimo numeriai, naršyklės tipas, plati geografinė vieta (pvz., vieta šalies ar miesto lygiu) ir kita techninė informacija. Taip pat galime rinkti informaciją apie tai, kaip jūsų įrenginys sąveikavo su mūsų socialiniais tinklais, įskaitant aplankytus puslapius, spustelėtas nuorodas arba jei stebite mūsų socialinės žiniasklaidos puslapius.

Influencerio atitikties politika: Fiverr

„Fiverr“ savo „Influencer“ palaikymo politikoje nustato FTC reikalavimus. Pavyzdžiui:

„Kiekvienas socialinių tinklų influencerių patvirtinimas turi aiškiai, aiškiai ir nedviprasmiškai atskleisti savo „materialų ryšį“ su „Fiverr“ prekės ženklu.

Politikoje pateikiamos išsamios gairės, kaip įgalinti šį atskleidimą:

„Kad vaizdo įrašas būtų patvirtintas, influenceris turi žodinį atskleidimą, taip pat atskleidimo kalbą ant paties vaizdo įrašo. Norėdami gauti tiesioginį palaikymą, Influenceris turi pateikti žodinį atskleidimą ir periodiškai kartoti atskleidimą tiesioginės transliacijos metu.

Fiverr taip pat pateikia patvirtintų atskleidimo pareiškimų pavyzdžių:

Šaltinis: Fiverr

Socialinės žiniasklaidos atitiktis finansų įstaigoms

Finansų įstaigos susiduria su dideliu socialinės žiniasklaidos atitikties reikalavimų sąrašu.

Paimkime, pavyzdžiui, JAV finansų pramonės reguliavimo instituciją (FINRA). Jame pateikiami skirtingi statinio ir interaktyvaus turinio atitikties reikalavimai .

Statinis turinys laikomas reklamavimu ir turi būti iš anksto patvirtintas, kad būtų tinkamas. Tačiau interaktyvus turinys peržiūrimas po to. Abiejų tipų socialinės žiniasklaidos įrašus turite archyvuoti mažiausiai trejus metus.

Kas yra statinis ir interaktyvus įrašas? Tai yra klausimas, į kurį kiekviena įmonė turės atsakyti, atsižvelgdama į savo rizikos toleranciją. Atitikties strategija turėtų apimti aukščiausius organizacijos lygius.

JAV vertybinių popierių biržos komisija (SEC) taip pat stebi socialinių tinklų reikalavimų pažeidimus.

JK Financial Conduct Authority (FCA) turi taisykles , reglamentuojančias finansų įstaigų socialinę atitiktį.

FCA neseniai privertė investicinę programą pašalinti visus socialinės žiniasklaidos skelbimus, kuriuose rodomi influenceriai. Veiksmas buvo pagrįstas susirūpinimu dėl finansinių reikalavimų. Be kita ko, Freetrade Ltd. citavo:

„TikTok vaizdo įrašas, paskelbtas Instagram istorijoje influencerio profilyje, reklamuojantis įmonės naudojimosi investicine veikla naudą, tačiau neapima reikalaujamo rizikos atskleidimo.

Tuo tarpu Australijos vertybinių popierių ir investicijų komisija (ASIC) neseniai pateikė RG 271. Jame teigiama, kad finansinių paslaugų įmonės turi patvirtinti skundus per 24 valandas. Net socialiniuose tinkluose.

Daugiau informacijos apie tai, kaip naudoti socialinę žiniasklaidą finansinėms paslaugoms, rasite mūsų įraše.

7 Naudingi socialinės žiniasklaidos atitikties įrankiai

Atitikties valdymas yra didelis darbas. Socialinės žiniasklaidos atitikties įrankiai gali padėti.

1.Hootsuite

„Hootsuite“ padeda suderinti jūsų prekės ženklą keliais būdais. Pirma, tai leidžia jums sukurti pasirinktinius leidimus. Komandos nariai gauna prieigą prie socialinio turinio kūrimo, tačiau galutinį patvirtinimą gali gauti tik atitinkami vyresnieji darbuotojai arba atitikties pareigūnai.

Antra, „Hootsuite“ turinio biblioteka leidžia kurti ir saugoti iš anksto patvirtintą suderinamą turinį. Socialinės grupės gali bet kada naudoti ir dalytis šia medžiaga.

„Hootsuite Amplify“ platina patvirtintą turinį visam jūsų darbuotojų ir konsultantų tinklui. Taip užtikrinama, kad gerai nusiteikę darbuotojai nesukels nenumatytos atitikties rizikos.

„Hootsuite“ taip pat integruojamas su toliau pateiktais socialinės žiniasklaidos atitikties įrankiais, kad padidintų saugumą.

2. Brolly

Saugi įrašų saugojimo ir archyvavimo programa, kurią naudoja kelios vyriausybės, švietimo, finansinių paslaugų ir privačiojo sektoriaus organizacijos, kad atitiktų atitikties reikalavimus.

3.AETracker

AETracker skirtas įmonėms, užsiimančioms gyvybės mokslais. Jis identifikuoja, stebi ir praneša apie galimus nepageidaujamus reiškinius ir naudojimą ne pagal paskirtį realiuoju laiku.

4. Socialinė apsauga

Ši programa iš anksto patikrina visus vartotojo pranešimus ir priedus. Ji patikrina, ar jie atitinka įmonės politiką ir taikomus reglamentus. Reikalavimų neatitinkantys pranešimai yra pažymėti peržiūrai ir negali būti publikuojami. Tai taip pat sukuria visą audito seką.

5 ZeroFOX

„ZeroFOX“ automatiškai tikrina, ar nėra netinkamo, kenkėjiško ir netikro turinio. Jis gali siųsti automatinius įspėjimus apie pavojingus, grasinančius ar įžeidžiančius pranešimus. Jis taip pat aptinka kenkėjiškas nuorodas ir sukčiavimą.

6.Įrodymas

Pridėjus prie „Hootsuite“, „Proofpoint“ pažymi bendrus atitikties pažeidimus, kai rašote pranešimus. Proofpoint neleidžia skelbti turinio su atitikties problemomis.

7.Smarsh

Realaus laiko „Smarsh“ patvirtinimas užtikrina įmonės, teisinės ir reguliavimo politikos laikymąsi. Visas socialinis turinys, patvirtintas, atmestas ar pakeistas, yra archyvuojamas. Turinį galima valdyti, rinkti, peržiūrėti, pridėti prie bylų ir teisėtai laikyti.

„Hootsuite“ leidimai, saugumas ir archyvavimo įrankiai užtikrina, kad visi jūsų socialinės žiniasklaidos profiliai atnaujinami viename valdymo skydelyje. Pamatykite tai veikiant šiandien.