Kā izveidot efektīvu sociālo mediju apstiprināšanas procesu savai komandai
Katrai sociālo mediju komandai, kurā ir vairāk nekā viena persona, ir nepieciešams sociālo mediju apstiprināšanas process.
Satura apstiprināšanas procesi nav unikāli sociālajiem medijiem. Piemēram, jūs, iespējams, jau esat apstiprinājis jūsu emuāru vai vietni. Taču sociālo kanālu ātrums un sasniedzamība padara apstiprināšanas darbplūsmu vēl svarīgāku jūsu sociālo mediju ziņām.
Šeit mēs paskaidrosim, kā iestatīt sociālo mediju apstiprināšanas darbplūsmu, kas ļauj jūsu komandai efektīvi sadarboties, vienlaikus nodrošinot, ka jūsu saturs ir tīrs, pareizs un ar zīmolu.
Sociālo mediju apstiprināšanas process ir darbplūsma, kurā saturs tiek pārvietots no vienas ieinteresētās puses uz citu, līdz tas beidzot tiek publicēts.
Labi izstrādāts apstiprināšanas process regulē visas jūsu sociālo mediju darbības fāzes, sākot no satura izveides līdz publicēšanai sociālo mediju platformā. Tas arī izveido skaidru ceļu jūsu saturam no personas uz cilvēku jūsu organizācijā. Tas dokumentē, kuras ieinteresētās personas ir iesaistītas un kad. Visbeidzot, tajā ir norādīts, kam ir galīgās pilnvaras apstiprināt saturu publicēšanai jūsu zīmola sociālajos saziņas līdzekļos.
Pirms varat rakstīt savu politiku, jums ir nedaudz jāsagatavojas. Šeit ir visi rīki un daļas, kas jums būs nepieciešami, lai sāktu:
1. darbība: definējiet savu sociālo mediju stratēģiju
Ja regulāri lasāt Hootsuite emuāru, jūs zināt, ka mēs daudz runājam par stratēģiju. Mēs stingri ticam plānošanai un mērķu noteikšanai. Nezinot, kur vēlaties doties, jūs, visticamāk, tur nenokļūsit.
Kāpēc jums ir nepieciešama sociālā stratēģija, lai varētu iestatīt apstiprināšanas procesu?
Skaidra stratēģija satura veidotājiem (grafiskajiem dizaineriem un satura mārketinga speciālistiem) atvieglo satura izveidi, kas atbilst vecāko ieinteresēto pušu cerībām. Tas ļauj ikvienam atrasties vienā lapā un ietaupīt laiku, samazinot nepieciešamo klikšķu skaitu atsevišķas ziņas līmenī.
Skaidra sociālo mediju stratēģija arī ļauj jums zināt, vai apstiprināšanas process atbilst jūsu mērķiem. Piemēram, ja jūsu stratēģijai ir jābūt aktuālo tēmu priekšplānā, jums attiecīgi jāiestata ieinteresēto personu skaits un to laika posms.
2. solis: definējiet komandas un ieinteresēto personu lomas un pienākumus
Vairāk nekā 20% Hootsuite vidēja lieluma biznesa klientiem ir vairākas komandas, kas izmanto sociālos medijus. Lai izveidotu efektīvu sociālo mediju procesu, jums ir jānoskaidro visi cilvēki un komandas, kas izmanto sociālos medijus un kas ir iesaistītas katra apstiprināšanā.
Tas, kā tas izskatās, ir atkarīgs no jums. Varbūt katrai komandai ir savi kanāli un savi apstiprināšanas procesi. Vai varbūt dažas vecākas ieinteresētās personas ir visa jūsu zīmola sociālā satura vārtsargi.
Galvenais, lai tas viss tiktu ierakstīts.
Piemēram, jums vajadzētu rakstīt:
- Kas veido un plāno sociālo mediju saturu?
- Kas rediģē saturu, lai saglabātu kvalitāti?
- Kas apstiprina un publicē saturu?
Vidēja lieluma uzņēmumā sociālo mediju satura apstiprināšanas process var ietvert šādas lomas:
- Satura veidotāji: rakstnieki, dizaineri, video redaktori un ikviens, kas iesaistīts satura veidošanā un plānošanā.
- Satura redaktori, kas rediģē saturu pēc valodas, stila un konsekvences sociālo mediju kontos.
- Sociālo mediju vadītāji, kas apstiprina saturu un pārliecinās, ka publicēšanas grafiks atbilst vispārējai zīmola stratēģijai un optimālajam publicēšanas laikam.
3. darbība. Izveidojiet sociālo mediju stila rokasgrāmatu
Kādu saturu publicē jūsu zīmols? Vai lietojat angļu vai amerikāņu pareizrakstību? Vai arī pavisam cita valoda? Vai jūsu zīmola tonis ir rotaļīgs un jautrs? Vai informatīvs un nopietns? Kā jūs jūtaties par atsaucēm un emocijzīmēm?
Tas viss ir jāņem vērā, lai nodrošinātu, ka jūsu zīmola sociālo mediju saturs ir konsekvents, kvalitatīvs un vienmēr atbilst zīmolam.
Pārliecinieties, vai jūsu uzņēmums ir izveidojis stila rokasgrāmatu. Šis ir detalizēts dokuments, kas apraksta, kā vajadzētu izskatīties jūsu sociālajiem tīkliem. Tas var ietvert visu, sākot no toņa un rakstīšanas stila līdz zīmola krāsām, fotoattēlu izmantošanai un fontam.
Kad visi mārketinga komandas locekļi strādā, izmantojot stabilu stila rokasgrāmatu, apstiprināšana ir daudz vienkāršāka. Satura veidotāji izmanto šo dokumentu, lai vadītu savu darbu. Tikmēr redaktori un vadītāji var atsaukties uz dokumentu, lai nodrošinātu zīmola standartu un vadlīniju ievērošanu.
4. darbība. Izveidojiet satura bibliotēku
Satura bibliotēka ir esošs apstiprinātu sociālo resursu kopums. Tas var ietvert grafiku, veidnes un citus resursus, ko satura izstrādātāji var izmantot, veidojot jaunas ziņas.
Līdzekļu izmantošana no iepriekš apstiprinātas bibliotēkas ievērojami vienkāršo apstiprināšanas procesu. Vecākās ieinteresētās personas var būt pārliecinātas, ka daudzi elementi ir apstiprināti pirms amata izveides.
5. darbība: iestatiet termiņus un termiņus
Jūsu sociālo mediju apstiprināšanas process ir jāsaista ar laika grafiku, kas ikvienam dod pietiekami daudz laika, lai pabeigtu savu procesa daļu.
Sāciet, nosakot, cik ilgs laiks vidēji nepieciešams jūsu satura veidotājiem, lai izveidotu noteiktu ziņu skaitu. Pēc tam nosakiet, cik ilgs laiks būs nepieciešams šī satura rediģēšanai, ieplānojiet to un apstipriniet to.
Pēc tam strādājiet atpakaļ, lai iestatītu laika skalu, kas der visiem. Tas palīdzēs izvairīties no pēdējā brīža panikas vai satura sastrēgumiem.
Nosakiet arī regulārus termiņus un grafiku, kas liek ikvienam atbildēt par piegādi laikā.
Piemēram, notiekošais sociālo mediju apstiprināšanas process var ietvert:
- Satura veidotāji piegādā gatavo saturu līdz katra mēneša 15. datumam.
- Redaktori piegādā galīgo saturu līdz katra mēneša 20. datumam.
- Pārvaldnieki plāno rediģēto kvalitatīvo saturu nākamajam mēnesim līdz kārtējā mēneša beigām.
Protams, šī laika skala darbojas tikai mūžzaļajam saturam vai saturam, kas nav īpaši savlaicīgs. Jums var būt nepieciešams izveidot otru termiņu kopu vai termiņu, kas ļauj jūsu zīmolam reaģēt uz sociālajām tendencēm, kad tās rodas.
6. darbība. Definējiet savu darbplūsmu un paziņojumus
Jūsu sociālo mediju apstiprināšanas process ir darbplūsma, kurā saturs tiek pārvietots no vienas personas uz otru, līdz tas beidzot tiek publicēts. Jūs jau esat definējis lomas un termiņus visiem. Tagad ir pienācis laiks izmantot šo informāciju, lai pielāgotu savu darbplūsmu un paziņojumus.
Ideālā gadījumā jūsu darbplūsmai vajadzētu automātiski pārsūtīt saturu no vienas personas otrai, paziņojot katrai personai, kad ir pienākusi kārta sākt darbu. Saglabājot visu vienā sistēmā, visi zina, kur viss atrodas apstiprināšanas procesā. Tas arī nodrošina, ka tikai viena persona vienlaikus veic izmaiņas saturā.
Tātad, kā nodrošināt, lai visi saņemtu paziņojumu, kad pienākusi viņu kārta? Varat izmantot e-pastu, Slack paziņojumus vai citus projektu pārvaldības rīkus.
Veidojot darbplūsmu, ieteicams iekļaut rīkus un lietotnes, kas atvieglos satura izveidi un satura problēmu noteikšanu.
Daži lieliski rīki jūsu darbplūsmai:
- Gramatika, lai atbalstītu pareizrakstību, gramatiku un rakstīšanas skaidrību.
- Visme dizaina atbalstam.
- Pictographr, lai atbalstītu fotoattēlu rediģēšanu.
7. darbība. Pārraugiet un pēc vajadzības pārskatiet
Izmēģiniet sociālo mediju apstiprināšanas procesu un uzziniet, kā tas darbojas jūsu komandā. Pēc tam pulcējiet visus kopā, lai pārrunātu visas nepilnības vai lietas, kuras varētu uzlabot.
Mērķis vienmēr ir atvieglot komandas dzīvi, nevis grūtāk. Ja process kļūst smagnējs, tas nedarbojas. Regulāri saņemiet atsauksmes no komandas locekļiem, lai ikviens justos novērtēts un iesaistīts.
Jūs, iespējams, jau esat izmantojis dažas no sociālo mediju procesa izveides priekšrocībām. Bet ir dažas, kuras mēs vēlamies skaidri nosaukt.
1. Pārliecinieties, ka saturs atbilst jūsu zīmola balsij un stratēģijai.
Mēs iepriekš runājām par sociālo mediju stila rokasgrāmatas izveidi, lai palīdzētu pārvaldīt jūsu saturu un apstiprināšanas procesu. Tas ir labs veids, kā saglabāt saturu atpazīstamu.
Taču nekas nepārspēj jūsu komandas kopējo pieredzi. Procesa process nodrošina, ka ikviens var dalīties savā pieredzē gan savās pamatprasmēs, gan zināšanās par zīmola vēsturi un stilu.
Pārskatīšanas procesa īstenošana sniedz arī vislabāko iespēju atrast kļūdas pirms satura publicēšanas. Pat labākie redaktori dažreiz izlaiž bojātās saites vai trūkstošos komatus. Jo vairāk roku uz klāja, jo lielākas iespējas to izdarīt.
2. Izvairieties no paroles koplietošanas un kontrolējiet piekļuvi
Paroļu koplietošana gan komandās, gan ar ārējiem konsultantiem un darbuzņēmējiem ir drošības murgs.
Sociālo mediju apstiprināšanas process apvienojumā ar labiem sociālo mediju pārvaldības rīkiem ļauj ikvienam veikt savu darbu vienā sistēmā, nedalot paroles.
Apstiprināšanas procesam vajadzētu arī ļaut jums kontrolēt, cik liela piekļuve ir katram komandas dalībniekam. Jūs vēlaties, lai vairākas personas varētu izveidot saturu, taču, iespējams, tikai dažiem ir apstiprinājuma atļaujas.
Apstiprināšanas procesa rīki ļauj arī izslēgt kādu personu no procesa, ja tā pamet jūsu komandu vai organizāciju, tādējādi jūs nekad nepakļaujat nevajadzīgam ārējam riskam.
3. Sadarbojieties efektīvāk
Pastāvīga visas komandas cilpu veidošana ar vairākām ieinteresētajām personām var būt apgrūtinoša. Ja to darāt pa e-pastu vai pārsūtāt dokumentus, tas samazina efektivitāti, palēnina darbplūsmu un var ietekmēt jūsu sociālo mediju satura kalendāru. Apstiprināšanas darbplūsma vienkāršo procesu un uzlabo produktivitāti.
Piemēram, globālā nekustamā īpašuma mārketinga projektu vadītājs runāja ar Forrester Consulting par problēmām, kas saistītas ar darbu bez apstiprināšanas darbplūsmas:
“Kad darbinieki vēlējās publicēt ziņas, viņiem bija jānosūta e-pasta ziņojumi par saviem līdzekļiem, un pēc tam tas bija daudzpakāpju process, kurā kāds ievietoja ziņas viņu vārdā vai atgriezās, lai pēc tam pārskatītu publicēto saturu viņu vārdā.”
Daudz efektīvāk ir visu glabāt vienā platformā izveidei, skatīšanai un publicēšanai. Kad rodas konkrēti pieprasījumi, darbinieki zina, kurš ir atbildīgs par katru procesa posmu. Tas nozīmē, ka darbinieki var tieši un efektīvi sadarboties.
Turklāt apstiprināšanas darbplūsma palīdz darbiniekiem ievērot grafiku. Tas novērš satura izveidi, aizmirstību vai publicēšanu. Paziņojumi informē ikvienu par to, kam jāpievērš uzmanība.
Forrester ziņojumā konstatēts, ka, uzlabojot sociālo mediju apstiprināšanas procesa pārvaldību, trīs gadu laikā varētu ietaupīt 495 000 USD laika un pūļu. Tas prasa daudz laika un pūļu.
Avots: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™.
4. Saglabājiet versiju kontroli un celiņu rediģēšanu
Iesniedzot failus pa e-pastu, var tikt saņemtas atsauksmes no dažādām ieinteresētajām personām dažādās versijās. Iespējams, kāds skatās failu, kas jau ir novecojis. Vai arī kādam būs jāapkopo atsauksmes no vairākām ieinteresētajām personām un jāapkopo tās vienā dokumentā.
Tā nav labākā laika izšķiešana. Un tas rada risku, ka nepareizā versija tiks apstiprināta vai pat tiks publicēta.
Sociālo mediju apstiprināšanas process ļauj arī izsekot izmaiņām, lai jūs varētu redzēt, kurš un kad ko ir mainījis. Šis ir labs izglītojošs resurss ikvienam, kas iesaistīts satura veidošanā.
Šeit ir daži no mūsu iecienītākajiem rīkiem, kas palīdzēs jums izveidot sociālo mediju apstiprināšanas procesu un darbplūsmu.
1.Hootsuite
Jūs jau esat redzējis, kā Hootsuite var palīdzēt sociālo mediju apstiprināšanas procesā.
Hootsuite izmantošana nozīmē, ka visas darbplūsmas daļas var darboties vienā platformā. Saturu var izveidot, rediģēt un apstiprināt no Hootsuite informācijas paneļa.
Lūk, kā jūsu komandas seniori var izmantot Hootsuite, lai apstiprinātu sociālo mediju veidotāju izveidotās ziņas.
Šīs augstākā līmeņa apstiprināšanas funkcijas ir pieejamas Hootsuite Business un Enterprise plānos.
Grupas plāns, kas paredzēts nelielām komandām, ietver arī daudzas funkcijas, kas ir noderīgas sociālo mediju apstiprināšanas darbplūsmas uzturēšanai.
Vecākie komandas locekļi var pārvaldīt komandas piekļuvi un lomas, kā arī piešķirt ziņas un komentārus konkrētiem komandas locekļiem.
2. Atslābums
Slack ir jaudīga ziņojumapmaiņas platforma, kas palīdz komandām sadarboties. Hootsuite lietotne Slack ļauj kopīgot saturu sociālajos saziņas līdzekļos tieši Slack, neizejot no Hootsuite, lai atvieglotu ziņojumu sūtīšanu starp komandām.
Šis rīks palīdz organizēt komandas. Kārtojiet un krāsu koda uzdevumus kartēs un Trello dēļos. Piešķiriet uzdevumus komandas loceklim un atzīmējiet savu uzdevumu kā pabeigtu, kad tas ir paveikts. Un, izmantojot “pieminēšanas” funkciju, jūs zināt, ka jūsu komandas loceklis tiks brīdināts par procesa gaitu.
3. Trello
Vilkšanas un nomešanas funkcija padara Trello lietotājam draudzīgu. Tas vizualizē darbplūsmu, un visa komanda var būt informēta par apstiprināšanas procesu.
Atbildēt