37 tips en trucs voor Apple Mail die u als een professional op iPhone of iPad kunt gebruiken

Hoewel de Apple Mail-app niet zo flitsend is als andere vooraf geïnstalleerde apps op iPhone en iPad, is het een handig hulpprogramma dat een gemakkelijke manier biedt om e-mail te maken, te lezen en te beheren.

In de loop der jaren heeft Apple ongetwijfeld zijn app verbeterd. Recente updates toonden nieuwe functies waarvan u misschien nog niet op de hoogte was. Neem iOS 16 en iPadOS 16; in deze updates zijn bijvoorbeeld verschillende verbeteringen aan de applicatie aangekondigd, waardoor deze een concurrentievoordeel heeft ten opzichte van e-mailservices van derden.

Laat me je in deze gids alle nieuwe functies laten zien die beschikbaar zullen zijn in de herfst wanneer Apple iOS 16 en iPadOS 16 voor het publiek uitbrengt, evenals vele andere handige tips waarmee je de Mail-app op je iPhone kunt gebruiken op z’n best.

1. Gebruik Slim zoeken om e-mail te vinden in iOS 16

Een functie die de belangrijkste update heeft gekregen in het zoeken naar apps. Slim zoeken biedt relevantere en completere resultaten door synoniemen te gebruiken en typefouten in zoektermen te corrigeren. Het biedt ook slimme zoeksuggesties, waardoor u een rijker beeld krijgt van uw algehele inhoudsaanbod voordat u zelfs maar begint te typen.

Deze functie is voor iedereen beschikbaar. Typefoutcorrectie is echter alleen beschikbaar in het Engels.

2. E-mailopvolging

Mail heeft een volgfunctie toegevoegd die e-mails die u verzendt boven op uw inbox plaatst om u eraan te herinneren een extra e-mail naar een persoon te sturen als u geen antwoord van hen ontvangt.

De app detecteert e-mails waarvan je hebt aangegeven dat je wacht op een reactie. In dergelijke brieven verschijnt de optie om door te gaan. Als u erop klikt, gaat u naar de interface “Creëren” met het e-mailadres van de ontvanger dat al voor u is ingevuld.

3. Voeg rijke links in uw e-mail in

Apple heeft rich links toegevoegd aan Mail. Je hebt deze functie waarschijnlijk gezien in Berichten, zelfs als je niet weet hoe het heet. Rijke links tonen u een voorbeeld van een website of inhoud die iemand u heeft gestuurd zonder op de link te klikken.

Om van een normale URL een uitgebreide link te maken, voert u de URL in → selecteer de pijl in het vervolgkeuzemenu en klik op Converteren naar uitgebreide link.

4. Verstuur je berichten later

Het plannen van uw e-mails die op een later tijdstip worden verzonden, is een zeer gevraagde functie van gebruikers. Er zijn momenten waarop u een e-mail hebt geschreven, maar deze later wilt verzenden om er zeker van te zijn dat de persoon deze kan lezen en beantwoorden.

Houd gewoon de verzendknop ingedrukt en selecteer een van de beschikbare vooraf ingestelde opties. U kunt ook “Later verzenden” selecteren en de exacte datum en tijd invoeren waarop u uw e-mail wilt laten verzenden. Voordat de e-mail wordt verzonden, vindt u de e-mail in uw postvak ‘Later verzenden’ in de lijst, samen met andere mappen zoals ‘Ongelezen’ en ‘Met ster’.

5. Annuleer het verzenden van e-mails op iPhone of iPad

Verzenden ongedaan maken is een andere gevraagde functie die Apple na jaren van gebruikersverzoeken aan de stock Berichten & Mail-app heeft toegevoegd. Hiermee kunt u het verzenden van een e-mail een paar seconden nadat u op de verzendknop hebt gedrukt, annuleren.

De standaard is 10 seconden, maar u kunt dit instellen op 20 of 30 seconden. U kunt deze functie ook uitschakelen. We hebben dit in detail behandeld in ons artikel over het ongedaan maken van e-mails op uw iPhone in Mail.

6. Herinner jezelf eraan om een ​​e-mail te lezen of te beantwoorden.

We hebben het allemaal gedaan. We hebben de e-mail bekeken en op “Ongelezen” geklikt om die blauwe stip in de e-mail op te slaan – een visuele herinnering die ons vertelt dat we hem opnieuw moeten lezen en reageren.

Met een nieuwe functie in Mail kun je nu vragen om je eraan te herinneren een e-mail later te lezen wanneer je daar tijd en aandacht voor hebt.

Om dit te doen, selecteert u eenvoudig de e-mail waaraan u herinnerd wilt worden en veegt u naar rechts. Tik op Herinneren → selecteer Herinner me over 1 uur, Herinner me vanavond of Herinner me morgen. Selecteer “Herinner me later” als u het voor een specifieke tijd en datum wilt plannen.

7. Ontvang meldingen voor ontbrekende bijlagen en ontvangers

Er is niets zo gênant als het versturen van een e-mail en vergeten de belangrijkste ontvangers eraan toe te voegen. Het is erger als u vergeet een bijlage toe te voegen. Een van de belangrijkste updates van Mail is de mogelijkheid om u intuïtief op de hoogte te stellen van een ontbrekende bijlage of ontvanger.

8. E-mailtekst opmaken – vet, cursief, onderstreept, enz.

Opmaak markeert woorden en maakt ze beter. Hiermee kunt u belangrijke delen markeren, onderstrepen, de tekstkleur wijzigen, de lettergrootte van de e-mail vergroten of verkleinen en meer. Hier is hoe het allemaal te doen.

1. Markeer de tekst en tik op de pijl. Tik vervolgens op BIU en selecteer Vet, Cursief of Onderstrepen.
2. Of druk na het selecteren van tekst op Aa boven aan het toetsenbord om alle opmaakopties te zien (zoals weergegeven in de afbeelding hieronder).

9. Voeg meerdere e-mailaccounts toe

De meesten van ons gebruiken meer dan één e-mailaccount. Hierdoor blijft het onderscheid tussen familie, bedrijf, kantoor en overige communicatie behouden. Met de iPhone Mail-app kun je meerdere e-mailaccounts toevoegen, of het nu Gmail, Microsoft, Yahoo, Outlook of een aangepaste service is.

Ga naar iPhone-instellingen → Mail → Accounts → Account toevoegen. Dat is alles! U kunt onze gedetailleerde handleiding bekijken over het toevoegen van meerdere e-mailaccounts op uw iPhone.

10. Stel standaard e-mailaccount in op iPhone

Nadat u meerdere e-mailaccounts hebt toegevoegd, kunt u er een instellen als het standaardaccount. Wanneer u op een e-mail van een webpagina of app klikt, wordt deze geopend in de Mail-app met de standaard e-mailsectie “Van:”.

11. Gebruik swipes om verschillende acties uit te voeren in de iOS Mail-app.

De Mail-app heeft intuïtieve veegbewegingen waarmee u gemakkelijk handige acties kunt uitvoeren, zoals verwijderen, markeren, archiveren, markeren als ongelezen en meer. Interessant is dat deze swipes ook werken als je in een e-mail zit.

Volg deze stappen om veegbewegingen in te stellen.

1. Open iPhone-instellingen en tik op Mail.
2. Tik op Veegopties.
3. Selecteer nu Veeg naar links of Veeg naar rechts.
4. Kies een van de opties.

Coole tip: veeg omlaag op het scherm Postvak IN om je e-mails te vernieuwen.

12. Gebruik slimme postbussen op iPhone

Hiermee kunt u opties toevoegen voor mailboxen met e-mails die tot die categorie behoren. De slimme inbox “Vandaag” toont u bijvoorbeeld alle e-mails van de dag. Evenzo bevat de slimme inbox Bijlagen een lijst met e-mails met pdf’s, bestanden, afbeeldingen en meer. Hier is hoe het te gebruiken.

1. Tik in de Mail-app op <Mailboxen in de linkerbovenhoek.
2. Tik op Bewerken.
3. Tik om de gewenste slimme mailboxen in te schakelen.
4. U kunt de volgorde ook wijzigen door op het hamburger-icoontje (drie lijntjes) te klikken en dit omhoog of omlaag te slepen.
5. Klik op Voltooien om mailboxen toe te voegen.
6. Tik op een mailbox om alle e-mails te bekijken die overeenkomen met de beschrijving.

13. Minimaliseer concepten om ruimte vrij te maken in de Apple Mail-app.

We zijn er allemaal geweest wanneer we een e-mail schrijven en dan teruggaan naar de inbox om iets anders te zien (een feit, een citaat of iets uit eerdere e-mails).

In dit geval kunt u het opstelscherm minimaliseren door vanaf de bovenkant naar beneden te vegen waar de kleine horizontale lijn is. Op deze manier kunt u meerdere concepten minimaliseren. Om er weer naar terug te keren, tikt u op de samengevouwen balk onder aan het scherm van de Mail-app.

14. Voeg foto’s, video’s, bijlagen en zelfs tekeningen toe!

Het is echt cool en nuttig. Naast foto’s, video’s en bijlagen kun je in de Mail-app ook iets tekenen en versturen.

1. Wanneer u een nieuwe e-mail typt of beantwoordt in de Mail-app, tikt u ergens in het invoerveld en gebruikt u de pijl om de optie Foto of video invoegen te zien.
2. Tik op < in de rechterbovenhoek van het toetsenbord om meer opties te zien. Gebruik vanaf hier het foto- of camerapictogram om een ​​afbeelding in te voegen.
3. Om documenten toe te voegen, tikt u op het papierpictogram en selecteert u de app Bestanden.
4. Tik op het onderstaande pictogram om documenten direct te scannen en als bijlage bij een e-mail te voegen.
5. Tik op het potloodpictogram om te tekenen. Klik op Gereed → Afbeelding invoegen om deze aan uw e-mail toe te voegen.

15. Onderteken pdf’s of markeer bijlagen vanuit uw e-mailapp.

1. Tik op de pdf die je hebt ontvangen in de Mail-app.
2. Tik vervolgens op het potloodpictogram in de rechterbovenhoek.
3. Tik in de rechter benedenhoek op het + pictogram en selecteer Handtekening.
4. Gebruik nu de bestaande handtekening of voeg er een toe (zoals hieronder weergegeven).
5. Klik ten slotte op Gereed en kies een antwoord, sla op in de app Bestanden, enz.

16. Stel uw digitale handtekening in op de iPhone

“Verzonden vanaf mijn iPhone” is de standaardhandtekening voor de iPhone Mail-app. Op een iPad is het ‘Verzonden vanaf mijn iPad’.

Maar je kunt het gemakkelijk veranderen in wat je maar wilt. Bijvoorbeeld uw naam, telefoonnummer, functietitel, website, enz. Lees hier hoe u een eenvoudige of HTML-e-mailhandtekening instelt.

17. Stop met het gebruik van berichtenthreads

Ik ben niet zo dol op e-mailthreads, omdat ze vaak voor verwarring zorgen en een nieuwe thread-e-mail een beetje moeilijk leesbaar maken. Dus hier leest u hoe u e-mailthreads uitschakelt.

1. Open iPhone-instellingen en tik op Mail.
2. Scrol omlaag naar het gedeelte THREADING en schakel alle opties uit.

18. Meld u snel af van mailinglijsten

In verschillende e-mails ziet u een afmeldmogelijkheid waarmee u gemakkelijk afscheid kunt nemen van de mailinglijst. Klik op “Afmelden” en bevestig in het pop-upvenster.

19. Voeg contacten toe aan VIP in de iPhone Mail-app

Zijn er contacten die uw meeste aandacht vragen? U kunt dit benadrukken door ze toe te voegen aan de VIP-lijst. Met behulp van de slimme inbox kunt u ook alle VIP-e-mails op één plek bekijken. Hier leest u hoe u een e-mailadres als VIP kunt toevoegen.

1. Open een e-mail en tik op de naam naast Van of Aan:.
2. Klik op “Toevoegen aan VIP” → “Gereed”.

20. Druk lang om een ​​voorbeeld van de inhoud te bekijken

Wanneer u zich in uw Postvak IN, Concepten, Verzonden items of andere soortgelijke secties bevindt, houdt u een e-mail ingedrukt om te zien waar het over gaat. Raak een leeg gebied aan om terug te keren.

21. Bekijk een voorbeeld van meer inhoud in de iOS Mail-app

Standaard ziet u ongeveer twee regels van elke letter in de lijst. Maar u kunt dit wijzigen in vijf regels, waardoor u meer e-mail kunt lezen zonder de e-mail daadwerkelijk te openen.

1. Open iPhone-instellingen en tik op Mail.
2. Tik op Voorbeeld.
3. Kies een van de gewenste opties.
4. Als u de wijzigingen niet meteen in de Mail-app ziet, sluit u deze geforceerd en opent u deze opnieuw.

22. Gebruik Mail als een professional met Siri en Siri Shortcuts

U kunt Siri gebruiken om e-mails te verzenden door simpelweg de stemassistent te bellen en hem te vragen “een e-mail te sturen”.

Daarnaast heeft de Shortcuts-app verschillende e-mailtrucs die je kunt gebruiken om dingen snel voor elkaar te krijgen. U kunt hier leren hoe u de Shortcuts-app gebruikt. Tik daarna op Galerij in de Snelkoppelingen-app en veeg omlaag om de zoekbalk te openen. Voer hier uw e-mailadres in om enkele snelkoppelingen te zien die door Apple zijn gemaakt.

23. Sleep het e-mailadres van “Aan” naar “CC” of “Bcc”.

In plaats van een e-mailadres in te voeren in het gedeelte “Aan:”, kunt u dit gebruiken in het gedeelte “CC” of “Bcc”. Eenvoudig! Houd de getypte letter ingedrukt en sleep deze naar beneden. U kunt het zelfs naar het gedeelte voor het opstellen van een e-mail slepen.

24. Schud de iPhone om rommel te verwijderen

Een e-mail in de prullenbak plaatsen maar direct terugsturen? Geen probleem. Schud je iPhone en druk op “Annuleren”.

25. Converteer e-mail naar PDF

1. Open een e-mail en tik op de naar links gebogen pijl.
2. Tik onderaan op Afdrukken.
3. Plaats twee vingers op de afdrukminiatuur en vouw deze uit.
4. Tik op het pictogram Delen in de linkerbenedenhoek.
5. Klik vervolgens op “Opslaan in bestanden” of deel het met andere apps.

26. Tag, verplaats en verwijder meerdere e-mails tegelijk

Als u tegelijkertijd acties op meerdere e-mails wilt uitvoeren, kunt u ze in batches selecteren. Selecteer Bewerken en tik op de cirkel naast de berichten die je wilt selecteren en onderneem actie door op Markeren, Verplaatsen of Archiveren te tikken.

27. Verwijder suggesties voor automatisch aanvullen

Soms maken we typefouten bij het invoeren van e-mailadressen in het veld “Aan:”. Het trieste is dat Mail ze meestal onthoudt en ze automatisch voorstelt wanneer u uw succesvolle e-mail verstuurt. Er is een eenvoudige manier om het te verwijderen:

1. Stel uw e-mail samen → voer het adres in dat u wilt verwijderen.
2. Wanneer de aanbieding verschijnt, klikt u op de Info-knop (i).
3. Selecteer Verwijderen uit recent.

28. Sla de brief op als concept

Als je je e-mail hebt gemaakt maar hebt besloten deze later af te maken, kun je eenvoudig op Annuleren → Concept opslaan klikken als je klaar bent. Ga gewoon naar de map Concepten en ga verder waar je was gebleven.

29. Druk uw e-mails af

Wist je dat je e-mails ook rechtstreeks vanaf je iPhone kunt printen? U hebt een AirPrint-compatibele printer nodig. Om te beginnen met afdrukken:

1. Open Mail → open de brief die u wilt afdrukken.
2. Tik op het pictogram Beantwoorden → Afdrukken.
3. Hiermee gaat u naar de printeropties. Stel de details in en selecteer de printer van waaruit u wilt afdrukken → Afdrukken.

30. Maak verschillende handtekeningen voor verschillende e-mailaccounts

De meesten van ons hebben meer dan één e-mailaccount verbonden met Mail. Hoewel u voor al uw e-mails dezelfde handtekening kunt gebruiken, kunt u ook voor elk account verschillende handtekeningen maken. Ga gewoon naar Instellingen → E-mail → Handtekening.

Als u meerdere accounts heeft, zou u een optie moeten zien met de naam “Per account”. Als u deze optie selecteert, worden verschillende van uw accounts weergegeven, elk met een eigen veld waarin u unieke handtekeningen kunt invoeren.

31. Blokkeer en deblokkeer afzenders

Soms wilt u voorkomen dat afzenders u e-mails sturen, vooral als ze niet stoppen met het sturen van berichten. Hierdoor worden nieuwe berichten die ze verzenden automatisch naar de prullenbak verplaatst.

32. Schakel e-mailmeldingen uit

E-mailonderwerpregels zorgen vaak voor onoverzichtelijke meldingen. Als je een e-mailthread wilt verbergen, ontvang je geen meldingen meer over die thread:

1. Ga naar Mail en veeg naar links van de e-mailthread die u wilt uitschakelen.
2. Selecteer Meer (…) → Dempen.

U kunt uw e-mailthreads ook ordenen om ze gemakkelijker te volgen en minder omslachtig te maken.

33. Ontvang meldingen voor e-mailantwoorden

Als u iemand bent die regelmatig op e-mails of threads reageert, zou het geweldig voor u zijn om een ​​melding te krijgen telkens wanneer iemand reageert. Om op de hoogte te worden gehouden van antwoorden:

Bij het lezen van e-mail:

1. Open de e-mail.
2. Tik op het pictogram Beantwoorden → selecteer Breng mij op de hoogte.

U kunt ook een e-mail ingedrukt houden → selecteer “Houd mij op de hoogte” in het contextmenu.

Bij het schrijven van een e-mail:

1. Ga naar samenstellen.
2. Tik op het veld Onderwerp → tik op het belpictogram.

34. Bescherm uw e-mailactiviteit

Adverteerders, marketeers en sites die u e-mail sturen, ontvangen mogelijk wat informatie over uw activiteiten in de Mail-app. Ze kunnen deze informatie gebruiken om erachter te komen of en wanneer je de app hebt geopend, of waar je bent.

De privacybescherming van Apple verbergt het IP-adres van het apparaat, zodat het uw e-mailactiviteit niet kan koppelen aan uw IP-adres. Het downloadt ook al uw verwijderde inhoud op de achtergrond via twee afzonderlijke relais om ervoor te zorgen dat niemand u en de verwijderde e-mailinhoud die naar u is verzonden, kan identificeren.

Om dit in te schakelen:

1. Ga naar Instellingen → E-mail.
2. Selecteer “Privacybescherming” → schakel “Bescherm e-mail” in.

35. Verberg je e-mailadres

Een van de dingen die ik haat aan e-mail is spam. Een manier om het te verminderen, is door een ander e-mailadres te gebruiken, en Apple laat je dat doen. Met de functie “Mijn e-mailadres verbergen” kunt u zich aanmelden bij apps en websites met een willekeurig e-mailadres.

Deze functie is alleen beschikbaar voor mensen met een betaald iCloud+ abonnement en apparaten met iOS 15 of iPadOS 15 of hoger. Om deze functie in te schakelen, gaat u naar Instellingen → [uw naam] → iCloud → Verberg mijn e-mail.

Selecteer een adres of maak een nieuw adres aan door op “Nieuw adres aanmaken” te klikken. Alle e-mails die naar deze willekeurige e-mails worden verzonden, worden doorgestuurd naar uw werkelijke e-mailadres.

36. Reageer direct met snelle acties

Als je acties wat sneller wilt uitvoeren, kun je een paar tikken besparen door snelle acties te gebruiken. Houd in Mail een bericht in uw inbox om de inhoud ervan te bekijken. Er verschijnt ook een lijst met opties waarmee u snelle acties kunt uitvoeren, zoals het beantwoorden of doorsturen van een e-mail.

37. Kleur je e-mails

Een andere handige maar minder bekende functie van Mail is de mogelijkheid om e-mailadressen per domein een kleurcode te geven. Wat het doet, is dat mensen met e-mailadressen van hetzelfde domein (meestal van dezelfde werkplek) in het blauw verschijnen in het veld “Aan:”, terwijl andere e-mails in groen verschijnen. Zo voorkom je dat de e-mail per ongeluk naar de verkeerde persoon wordt gestuurd.

Doe het:

1. Ga naar Instellingen → E-mail.
2. Selecteer Adressen markeren → voer het domein in dat u blauw wilt houden.

U kunt dezelfde methode ook gebruiken om uw e-mails op Mac in te kleuren. Afgezien van deze methode, kunt u uw e-mails in Mail op uw Mac ook inkleuren met behulp van regels.

Voltooiing…

Hoewel het er niet zo uitziet, is Mail een veelzijdige applicatie. De functies zijn vergelijkbaar met die van gerenommeerde e-mailserviceproviders zoals Gmail. Verken je e-mailapp met deze uitgebreide lijst met tips en trucs. Hebben we iets gemist? Zo ja, plaats ze dan in een reactie zodat we ze hier kunnen toevoegen!