15 najlepszych porad i wskazówek dotyczących programu Microsoft Word

Microsoft Word to idealna aplikacja, od której łatwo zacząć, ale która ma wiele funkcji edukacyjnych. W tym przewodniku przeprowadzę Cię przez niektóre z najlepszych porad i wskazówek dotyczących programu Microsoft Word. Będzie to bardzo przydatne, jeśli codziennie edytujesz dokumenty.

Word pozostaje jednym z najcenniejszych i najstarszych narzędzi Microsoftu. Z biegiem lat oprogramowanie ewoluowało, aby między innymi tworzyć złożone tabele i wykresy, podsumowania, ulotki i biuletyny. Możesz skorzystać z tych najlepszych wskazówek i sztuczek, aby skrócić czas spędzany na MS Word i przejść do następnego zadania na liście.

15 najlepszych porad i wskazówek dotyczących programu Microsoft Word

Najpopularniejszym edytorem tekstu używanym przez maszynistki na całym świecie jest Microsoft Word. Kiedy piszesz raport, opowiadanie, esej lub cokolwiek innego, nad czym pracujesz, program jest wyposażony w różnego rodzaju funkcje, których możesz nigdy nie napotkać. Przedstawiam kilka moich ulubionych sztuczek, które pomogą Ci odkryć niektóre z mniej znanych fragmentów oprogramowania. Oto piętnaście wskazówek i sztuczek, które zmienią Cię w kreatora Microsoft Word:

1. Użyj własnych czcionek i stylów
2. Określ statystyki czytelności dokumentu
3. Zaznacz ofertę klikając
4. Użyj daty i godziny automatycznej aktualizacji
5. Pozbądź się niechcianego formatowania.
6. Wstaw zrzut ekranu
7. Niech Twój dokument przemówi
8. Usuń wstążkę paska narzędzi
9. Chroń swój dokument
10. Konwertuj Worda na PDF
11. Użyj szablonów, aby zaoszczędzić czas.
12. Importuj, formatuj i edytuj obrazy
13. Usuń słowa jednym naciśnięciem klawisza
14. Dodaj zakładki do dokumentu
15. Łączenie i scalanie dokumentów

Wypróbujmy je jeden po drugim.

1] Kliknij Niestandardowe czcionki i style

Jedną z ważnych wskazówek dotyczących pracy z programem Word jest dostosowanie rozmiaru i stylu czcionki. Program Word domyślnie wyświetla tekst 12-punktową czcionką Calibri. Jeśli zmienisz ustawienia czcionek, możesz zmienić wygląd dokumentu.

Istnieją dwa sposoby zmiany rozmiaru i stylu czcionki:

• Przed wprowadzeniem czegokolwiek możesz dokonać zmian w ustawieniach.
• Po napisaniu tekstu możesz także dostosować rozmiar i styl tekstu.

Możesz to zmienić w lewym górnym rogu ekranu, wykonując następujące czynności:

• Po lewej stronie karty Strona główna zobaczysz grupę Czcionka .

• Po prostu kliknij i przeciągnij kursor, aby zaznaczyć tekst, który chcesz zmienić.
• Następnie możesz zmienić czcionkę za pomocą menu rozwijanych w grupie Czcionka .
• Wybierz nowy styl czcionki i zmień rozmiar.

W czasie rzeczywistym zobaczysz, jak Word aktualizuje Twój tekst. To sprawia, że ​​jest to jedna z najpopularniejszych wskazówek dotyczących programu Microsoft Word — to prosta modyfikacja, która daje znaczące rezultaty!

2] Określ statystyki czytelności dokumentu

Program Word może również ocenić złożoność Twojego stylu pisania, oprócz pisowni i gramatyki. Czy Twój styl pisania dorównuje np. poziomowi zrozumienia piątoklasistów lub osób z wyższym wykształceniem? Nie masz się czego obawiać. Program Word oblicza Twój wynik na 100-punktowej skali za pomocą testu łatwości czytania w tekście. Ogólna zasada jest taka, że ​​im wyższy procent na skali, tym łatwiej to zrozumieć. Dokumentacja z Urzędu zwykle stwierdza, że ​​wynik musi być wyższy niż 60.

Ponadto test Flesh-Kincaid Grade Level wskazuje ocenę, dla której napisany jest Twój tekst, a zgodnie z dokumentacją firmy Microsoft powinieneś dążyć do poziomu między 7,0 a 8,0.

Oto procedura aktywacji tej funkcji:

• Otwórz Word > Przejdź do Plik > Opcje > Wybierz pisownię
• Pod nagłówkiem Podczas poprawiania pisowni i gramatyki w programie Word > Zaznacz pole wyboru Sprawdź gramatykę z pisownią.
• Następnie zaznacz Pokaż statystyki czytelności > Kliknij OK.
• Po włączeniu tej funkcji otwórz plik, który chcesz zbadać.
• Naciśnij klawisz F7 lub wybierz pozycję Przegląd > Pisownia i gramatyka.

Program Word wyświetla poziom czytania dokumentu po sprawdzeniu gramatyki i pisowni.

3] Zaznacz ofertę jednym kliknięciem

Możesz chcieć zaznaczyć dużą część dokumentu, aby zmienić czcionkę, kolor tekstu itp. Zwykłym sposobem przesuwania kursora nad blokiem tekstu jest przeciąganie kursora, ale może to być czasochłonne, zwłaszcza gdy blok tekstu jest duży i obejmuje wiele stron.

Aby to zrobić szybko, wykonaj następujące kroki:

• Kliknij początek bloku tekstu, który chcesz zaznaczyć.
• Przytrzymaj klawisz Shift i przewiń w dół do końca bloku tekstu.
• Wszystko zostanie podświetlone po kliknięciu na końcu tekstu. Następnie możesz podjąć dowolne działanie.

Jeśli chcesz zaznaczyć cały dokument, możesz to zrobić, naciskając Ctrl + A.

4] Użyj daty i godziny automatycznej aktualizacji

Czy używasz tego samego dokumentu w kółko, zmieniając tylko kilka kluczowych szczegółów? Jedną z fajnych sztuczek jest umożliwienie programowi Word automatycznej aktualizacji daty, jeśli dokument zawiera godzinę i datę.

Aby wstawić datę, która jest automatycznie aktualizowana, wykonaj następujące czynności:

• Otwórz program Word > kliknij kartę Wstaw.
• W grupie Tekst > kliknij Data i godzina.
• W oknie dialogowym Data i godzina wybierz żądany format .
• Następnie zaznacz pole Aktualizuj automatycznie .

Data zostanie wstawiona jako pole i zostanie automatycznie zaktualizowana.

5] Pozbądź się niechcianego formatowania

Łatwo jest zepsuć formatowanie dokumentu, zwłaszcza jeśli został on skopiowany i wklejony z innego źródła. W związku z tym należy sprawdzić i poprawić wszelkie nieprawidłowe formatowanie, aby dokument był bardziej atrakcyjny i dobrze się prezentował. Musisz przywrócić domyślny format, jak pokazano w grupie Czcionka na karcie Narzędzia główne wstążki. Aby to zrobić, musisz wykonać kroki podane poniżej:

• Zaznacz obraźliwy tekst i naciśnij klawisze Ctrl+Spacja.
• Możesz także użyć przycisku „ Wyczyść całe formatowanie ”, aby pozbyć się formatowania zaznaczonego tekstu.

To wszystko.

6] Wstaw zrzut ekranu

Dodanie wizualnej reprezentacji lub linku do treści artykułu lub recenzji czasami dodaje głębi. W ten sposób możesz użyć funkcji zrzutu ekranu w MS Word, aby zrobić zrzut ekranu i dodać wagi do treści. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

• Otwórz program Word > Kliknij kartę „Wstaw”.
• Kliknij opcję Zrzut ekranu w grupie Ilustracja w grupie Wstążka .
• Pojawi się opcja przycięcia ekranu .
• Kliknięcie go przeniesie Cię do strony, z której chcesz zrobić zrzut ekranu.
• Przeciągnij myszą do żądanego obrazu.
• Kopia zrzutu ekranu zostanie automatycznie dodana do Twojego dokumentu.

To wszystko.

7] Niech Twój dokument przemówi

Program Word ma interesującą funkcję, która umożliwia czytanie tekstu w dokumencie przez głośniki komputera. Nie należy do wstążki, więc musi zostać dodany do paska narzędzi Szybki dostęp. Aby Twoje dokumenty mówiły, wykonaj następujące kroki:

• Otwórz Word > Kliknij Plik na wstążce > Następnie kliknij Opcje z menu po lewej stronie ekranu.
• Kliknij Pasek narzędzi Szybki dostęp > Zmień listę rozwijaną z popularnych poleceń na wszystkie polecenia. Poczekaj kilka sekund na aktualizację listy poleceń.
• Przewiń w dół do Mów > stuknij Dodaj.
• Na pasku szybkiego dostępu nad wstążką zobaczysz ikonę Mów. Wygląda jak pusty dymek.
• Wybierz jakiś tekst > Następnie kliknij ikonę Mów , a po kilku sekundach usłyszysz mówiony tekst.

Możesz utworzyć książkę audio z dokumentu. Byłoby to bardzo pomocne w prezentacji, w której słuchacze muszą zrozumieć wszystkie punkty dokumentu przed przejściem do następnej sekcji.

Słuchanie słowa mówionego jest często skuteczniejsze dla słuchaczy niż czytanie czegoś, w którym można pominąć wiersze i dojść do błędnych wniosków.

8] Usuń wstążkę paska narzędzi

Szary pasek narzędzi u góry programu Word jest nazywany wstążką.

Jeśli chcesz pisać bez przerw, możesz ukryć wstążkę paska narzędzi u góry dokumentu, po prostu naciskając kombinację klawiszy Ctrl + F1 na klawiaturze. Po zakończeniu pracy możesz ponownie nacisnąć Ctrl + F1 , aby przywrócić widok.

9] Chroń swój dokument

Prawdopodobnie włożyłeś dużo pracy w tworzenie złożonego dokumentu i możesz nie chcieć, aby Twoi współpracownicy mogli wprowadzać jakiekolwiek zmiany, lub możesz chcieć, aby tylko mogli wprowadzać pewne zmiany, takie jak wstawianie komentarzy .

Ponadto, jeśli dokument jest dostępny w środowisku wielu użytkowników, możesz przypisać mu hasło, aby tylko upoważnieni użytkownicy mogli go otworzyć. Program Microsoft Word ma wiele wbudowanych funkcji zabezpieczeń, które mogą pomóc w szyfrowaniu tekstu. Aby uzyskać dostęp do ustawień ochrony, wykonaj poniższe czynności:

• Kliknij Plik > Informacje > Chroń dokument.
• Możesz wybrać Ogranicz edycję, Szyfruj hasłem lub Ogranicz dostęp z menu rozwijanego.

Wybranie opcji „Szyfruj hasłem” umożliwia kontrolowanie uprawnień do przeglądania i edytowania plików .

10] Konwertuj Worda na PDF

Czy nadal używasz oprogramowania innych firm do konwertowania dokumentów Word na pliki PDF? Cóż, teraz możesz po prostu przekonwertować dokument programu Word na format PDF w zaledwie kilku krokach zamiast w staroświecki sposób:

• Otwórz dokument, który chcesz zapisać jako plik PDF .
• Zapisz dokument, klikając kartę Plik > kliknij kartę Zapisz jako, pojawi się okno dialogowe Zapisz jako.
• Kliknij listę rozwijaną Zapisz jako typ > wybierz opcję PDF .
• Upewnij się, że opcja Otwórz plik po opublikowaniu jest zaznaczona lub wybrana.
• Kliknij opcję Zapisz.

To będzie twój dokument PDF.

11] Użyj szablonów, aby zaoszczędzić czas.

W programie Microsoft Word dostępnych jest wiele szablonów, od życiorysów po biuletyny. Większość ciężkiej pracy — formatowanie, układ itp. — jest już wykonana za Ciebie, jeśli zaczniesz od szablonu. Aby rozpocząć pracę z szablonem, wykonaj następujące kroki:

• Uruchom Word > Kliknij Nowy.
• W opcji Pusty dokument zobaczysz podgląd miniatur niektórych szablonów do wyboru.
• Szablony pokazane powyżej to tylko niektóre z opcji dostępnych online.
• Jeśli szukasz czegoś konkretnego, kliknij miejsce, w którym jest napisane Przeszukaj szablony online i wprowadź słowo kluczowe – na przykład CV . Następnie naciśnij Enter na klawiaturze.

To wszystko.

12] Importuj, formatuj i edytuj obrazy

Możesz dodawać obrazy do swoich dokumentów, wykonując następujące czynności:

• Uruchom Worda. Kliknij kartę Wstaw na wstążce.
• Następnie kliknij Obrazy > To urządzenie.
• Znajdź żądany obraz. Następnie kliknij Wstaw , aby dodać go do dokumentu.
• Możesz także wybrać obrazy z magazynu lub obrazy online z menu Wstaw > Obrazy > Obrazy online.

W większości przypadków będziesz musiał trochę popracować, aby Twoje zdjęcia wyglądały jak najlepiej. Domyślnie program Word ustawia obrazy tak, aby były wyrównane z tekstem, ale może to nie być najlepszy wybór. Aby to naprawić, wykonaj następujące kroki:

• Kliknij obraz prawym przyciskiem myszy i wybierz „ Zawijanie tekstu ”, aby wyświetlić inne opcje. Kwadrat to dobra opcja, ponieważ pozwala przeciągać obraz w dowolne miejsce i otaczać go tekstem.
• Kliknij swój obraz, a następnie kartę Format obrazu na wstążce, aby uzyskać więcej opcji edycji obrazu.
• Na przykład możesz wybrać ramkę, cień lub efekt w Stylach obrazów lub kliknąć „ Przytnij ”, aby usunąć niechciane obszary obrazu.

13] Usuń słowa jednym naciśnięciem klawisza

Chcesz usunąć duży fragment tekstu? Zamiast przytrzymywać klawisz Backspace, przytrzymaj klawisz CTRL , a następnie naciśnij klawisz Backspace na klawiaturze.

W ten sposób zamiast usuwać tylko jeden znak, każde naciśnięcie klawisza Backspace usuwa jedno słowo. Dzięki temu możesz błyskawicznie usuwać fragmenty tekstu.

14] Dodaj zakładki do dokumentu

Podczas pracy z dużymi dokumentami zakładki są bardzo wygodne. Możesz dodać zakładkę do dowolnej części dokumentu i nazwać zakładkę, aby można było jej użyć do wyszukiwania określonego tekstu. Nazwa zakładki nie jest wyświetlana w samym dokumencie.

Aby dodać zakładkę, wykonaj następujące kroki:

• Możesz utworzyć zakładkę, umieszczając kursor w żądanym miejscu.
• Kliknij kartę Wstaw na wstążce > W grupie Łącza kliknij ikonę Zakładka .
• Zostaniesz poproszony o nadanie zakładki nazwy w wyskakującym oknie.
• Wystarczy kliknąć przycisk „ Dodaj ”, aby dodać zakładkę do dokumentu.
• Teraz naciśnij klawisz F5 , aby znaleźć zakładkę w dokumencie.
• W wyskakującym oknie pojawią się przyciski Idź do i Znajdź i zamień .
• Wybierz „ Zakładka „na pierwszej liście > Następnie wybierz żądaną nazwę zakładki z listy rozwijanej.
• Kliknij „Idź” .

15] Łączenie i konsolidacja dokumentów

Office 365 oferuje funkcję programu Word, która pozwala każdemu łączyć i scalać wiele dokumentów w jeden plik. Jest to niezwykle przydatne dla tych, którzy otrzymują dokumenty z wielu źródeł i muszą przedstawić je na spotkaniu jako jeden dokument.

Wniosek

Mimo że Microsoft Word jest powszechnie używany, większość użytkowników nie zna jego najlepszych funkcji. Mam nadzieję, że ten post był pomocny i znasz już niektóre z najlepszych wskazówek i sztuczek programu Microsoft Word, które pozwolą Ci zaoszczędzić dużo czasu, zwłaszcza jeśli pracujesz z dużym i złożonym dokumentem.